Czy można poradzić sobie z opisem ilościowym i jakościowym lokali bez programu?
Program dla administratora.
API-Link
Administrowanie jest elementem zarządzania nieruchomością. Odnosi się przede wszystkim do podstawowych czynności związanych z opieką nad nieruchomością, takich jak: sprzątanie oraz dbanie o porządek, pobieranie opłat czynszowych, monitorowanie awarii oraz ich usuwanie, prowadzenie korespondencji itp. Wszystko to wiąże się z gromadzeniem pewnych danych. Nasuwa się zatem pytanie: czy administrator potrzebuje narzędzi informatycznych do administrowania powierzonymi zasobami?
Administratorzy w swojej pracy zmagają się z pewnymi bolączkami związanymi z gromadzeniem i przetwarzaniem danych. Chodzi m.in. o informacje dotyczące: obciążeń poszczególnych lokali, rozliczeń (kosztów, zaliczek), windykacji lokali, charakterystyki zasobów i historii zmian, bieżących informacji dla mieszkańców, aktualnego stanu technicznego zasobu jako całości. Danych jest sporo i zapanowanie nad nimi może stać się nie lada wyzwaniem.
Prosty arkusz kalkulacyjny jako wsparcie dla administratora
Z pewnością prosty arkusz kalkulacyjny będzie wsparciem w pracy administratora, ale czy wystarczającym… Zakładamy skoroszyt, każda strona odpowiada konkretnemu lokalowi. Wpisujemy powierzchnię, ilość mieszkańców, osobę odpowiedzialną, status lokalu itp. Opisywanie zasobów mieszkaniowych nacechowane jest ogromną różnorodnością.
Załóżmy, że jedna strona skoroszytu wystarczy. Problemem jednak są dane sumaryczne, jak je uzyskać? W prostym arkuszu kalkulacyjnym jest to możliwe.
Druga kwestia to historia zmian, która stanowi bardzo ważną informację dla administratora. Wówczas arkusz kalkulacyjny okazuje się niewystarczającym narzędziem. Nie oznacza to, że nie istnieją inne rozwiązania.
Zaawansowane narzędzia w administrowaniu nieruchomością
Na rynku dostępne są bardziej zaawansowane programy, które umożliwiają administratorowi tworzenie parametrów opisu, wprowadzanie ich wartości, a także zachowanie i śledzenie historii zmian. Przykładem jest system firmy API-Link.
Tworzenie nowych parametrów jest intuicyjnie proste: dodaj opis – i już możemy tworzyć nowy parametr opisowy. Kolejne dane dotyczą osób, które mają powiązania z konkretnymi zasobami. Dopisujemy do naszej bazy osoby.
Kolejnym krokiem całego procesu jest uzupełnienie danych poszczególnych osób.
Dopiero po ich wprowadzeniu możliwe jest powiązanie osób z lokalami poprzez opcję Naliczenia - Umowy.
I w ten sposób administrator dysponuje podstawową bazą opisową. Tak wygenerowana baza pozwala przejść do kolejnego etapu, którym są obciążenia.
Czym powinien charakteryzować się program wspierający pracę administratora nieruchomości?
Program, który będzie stanowił realne wsparcie w pracy administratora, powinien posiadać kilka zasadniczych funkcji, m.in.:
- elastyczność informacyjna wraz z historią zmian,
- elastyczność naliczeń wraz z historią zmian,
- elastyczność rozliczeń wraz z historią zmian,
- bieżąca i rzetelna informacja dla zarządcy oraz mieszkańców,
- sprawna windykacja,
- aktualna informacja na temat stanu technicznego nieruchomości.
Wszystkie wymienione funkcje zawiera system firmy API-Link
Inną, równie ważną, kwestią, na którą należy zwrócić uwagę podczas doboru narzędzia, jest ocena stosunku kosztów oprogramowania do korzyści wynikających z jego stosowania. Bezpłatne narzędzia raczej nie są wskazane ze względu na liczne ograniczenia. Nie oznacza to jednak, że tylko drogie oprogramowanie będzie właściwe. Koszty programu to koszty eksploatacji i jako takie podlegają planowaniu i rozliczaniu. Łatwo więc rok po roku sprawdzić, jak się mają wydatki w stosunku do korzyści.
Zatem odpowiedź na tytułowe pytanie brzmi: TAK, ale czy warto? Zazwyczaj okazuje się, że korzyści wynikające z zastosowania oprogramowania znacznie przewyższają koszty użytkowania.
Sprawdź, jak się to przedstawia w przypadku systemu firmy API-Link.
