CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 7-8/2017

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Nowoczesne oprogramowanie wspiera zarządcę nieruchomości

Na zdjęciu: mgr inż. Tomasz Bąkiewicz,  autor niniejszej publikacji, na co dzień dyrektor ds. marketingu i sprzedaży, aktywny handlowiec z doświadczeniem m.in. w sprzedaży usług doradczych i produktów informatycznych dla branży mieszkaniowej i komunalnej.
Na zdjęciu: mgr inż. Tomasz Bąkiewicz, autor niniejszej publikacji, na co dzień dyrektor ds. marketingu i sprzedaży, aktywny handlowiec z doświadczeniem m.in. w sprzedaży usług doradczych i produktów informatycznych dla branży mieszkaniowej i komunalnej.
Fot. archiwum autora (T. Bąkiewicz)

Zarządzanie nieruchomościami – rozumiane jako usługa świadczona właścicielom, najemcom i wszystkim tym, którzy zdecydowali się powierzyć obsługę swojej własności zarządcy – jest obecnie z powodu ogromnej konkurencji na rynku poddawane ciągłej ocenie i weryfikacji ze strony korzystających z niego klientów.

W artykule w kontekście oprogramowania dla zarządców nieruchomości:

• Czy cenzorem oprogramowania jest mieszkaniec?
• Czego oczekują od oprogramowania pracownicy?
• Standard – wspólna baza danych
• Komunikacja z mieszkańcami

Oczekiwania w stosunku do zarządców oraz sposób oceny ich pracy mocno się w ostatnich latach zmieniły. Jedną z przyczyn tych zmian jest dotyczący nas wszystkich wzrost dostępności rozwiązań informatycznych działających na urządzeniach mobilnych – prostych w obsłudze, wspomagających nasze codzienne życie.

Laptopy, tablety, smartfony i wszystkie inne urządzenia z dostępem do internetu, w szczególności te, których rozmiary i zastosowanie umożliwiają ciągłe posiadanie ich przy sobie, dysponują obecnie aplikacjami znacząco upraszczającymi i skracającymi czas realizacji czynności takich, jak obsługa konta bankowego, w tym wykonywanie przelewów, kontakt z dostawcami mediów, usług radiowo-telewizyjnych, korzystanie z internetu etc.

Czy cenzorem oprogramowania jest mieszkaniec?

W ciągu kilku ostatnich lat, dzięki wsparciu ze strony aplikacji informatycznych, pojawiła się na przykład alternatywa dla oczekiwania w kolejkach w celu osobistej rozmowy z przedstawicielem usługodawcy. Udało się wypracować standardy komunikacji, które w ewidentny sposób upraszczają pracę firm i osób świadczących usługi, w tym zarządców nieruchomości.

— Według jakich kryteriów zatem oceniać oprogramowanie i wyłonić rynkowego lidera oraz wśród wielu oferowanych na rynku systemów informatycznych wspierających pracę zarządców wybrać ten optymalny?

— Czy można zaryzykować stwierdzenie, że to mieszkańcy, właściciele, najemcy są ostatecznym opiniodawcą i cenzorem narzędzi informatycznych, wykorzystywanych przez świadczących usługi zarządzania i administrowania zasobem lokalowym?

Odpowiedź nie jest niestety ani jednoznaczna, ani oczywista, a z doświadczenia firm sprzedających i wdrażających oprogramowanie wynika, że na etapie wyboru aplikacji przez zarządcę, ocenie użytkowników podlega wiele czynników i elementów analizowanych produktów, przy czym szczególny nacisk kładziony jest na:

  • elastyczność konfiguracji,
  • łatwość obsługi i kompleksowość funkcjonalną oferowanego przez system wsparcia.

A gdzie w tym wszystkim podział się wspomniany wcześniej mieszkaniec?

Możliwość spełnienia jego oczekiwań, przekładająca się na pozytywną ocenę pracy zarządcy nieruchomości, wynika w dużej mierze ze stopnia dostosowania systemu i jego specyfiki do indywidualnych potrzeb pracowników firmy zarządzającej.

Jeśli oprogramowanie realizuje wspomniane wcześniej aspekty konfiguracyjne i funkcjonalne, przy jednoczesnym zagwarantowaniu jego użytkownikom łatwości obsługi, zarządca jest w stanie zapewnić swoim klientom, a więc mieszkańcom i właścicielom obsługiwanych lokali, przejrzyste i zrozumiałe wydruki zawiadomień i pozostałej korespondencji, dostęp do niezbędnych informacji przez internet oraz możliwość kontaktu z biurem zarządcy bez konieczności osobistej wizyty lub nawet kontaktu telefonicznego. Użyteczność rozwiązania informatycznego zbiera tym lepsze noty mieszkańców, im łatwiej z niego korzystać na najpopularniejszych urządzeniach mobilnych, w szczególności smartfonach i laptopach.

Uwzględniając niezwykle ważny głos mieszkańców, nie wolno zapominać, że to jednak użytkownicy systemu reprezentujący zarządcę mają być głównym beneficjentem zalet i korzyści, wynikających z posiadania często drogiej, ale przede wszystkim użytecznej w codziennej pracy aplikacji.

Czego oczekują od oprogramowania pracownicy?

— Co jest najważniejsze w aplikacji, kiedy opadną już emocje związane z wyborem najlepszego z dostępnych i oferowanych na rynku systemu?

— Czym powinien charakteryzować się nowy program, kiedy uda się go w końcu po wielu dniach pracy wdrożyć?

Próbując odpowiedzieć na tak wiele pytań dotyczących jednej, ale fundamentalnej kwestii, jaką jest rola i istota nowoczesnego oprogramowania w pracy zarządcy nieruchomości, pamiętać należy że dostępne dziś systemy informatyczne, a w szczególności najpopularniejsze branżowe rozwiązania dedykowane zarządcom charakteryzują się – poza wysokim stopniem zaawansowania technologicznego – wielowątkowością funkcjonalną i integracją elementów, tzw. modułów.

Szukając odpowiedzi, należy zwrócić uwagę, że najbardziej pożądaną sytuacją jest taka, w której z oprogramowania w przedsiębiorstwie korzystać będą niemal wszyscy pracownicy, reprezentujący wszystkie poziomy zarządzania.

I tu dochodzimy do sedna problemu, dotyczącego próby jednoznacznego sformułowania definicji systemu „idealnego”, która zmienia się wraz z zakresem obowiązków i odpowiedzialnością osób mających z niego korzystać:

  • inne oczekiwania w stosunku do systemu informatycznego towarzyszyć będą pracy na stanowisku członka zarządu, który od aplikacji oczekiwać będzie przede wszystkim dostępu do wiarygodnej i zawsze aktualnej informacji, wspomagającej podejmowanie często strategicznych decyzji,
  • inne natomiast pojawią się na poziomie pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie naliczeń czynszowych i mediowych, przy których istotna będzie sprawna, efektywna i stabilna praca programu, przy jednoczesnym minimalizowaniu ilości powtarzalnych operacji manualnych, np. związanych z wprowadzaniem danych do systemu.

Reasumując: aplikacja wspomagająca zarządzanie, oprócz branżowego dostosowania do specyfiki przedsiębiorstwa, musi dawać możliwość szybkiego dostępu do danych z uwzględnieniem potrzeb informacyjnych poszczególnych jej użytkowników.

Standard – wspólna baza danych

Od ponad dekady rynkowym standardem stało się oprogramowanie działające w oparciu o jedną, wspólną dla wszystkich modułów bazę danych, gwarantującą jednokrotne wprowadzanie informacji i ich natychmiastową dostępność z dowolnego modułu – z uwzględnieniem uprawnień dostępu do danych przypisanych dla poszczególnych użytkowników.

Celem tworzenia takiej struktury systemu i budowania powiązanych ze sobą (zwykle modułem finansowo-księgowym) części programu jest możliwość centralnego zarządzania informacją i dokumentami. Nie jest to być może szczególnie ważne w mikroprzedsiębiorstwach, ale dla większych, w szczególności wielooddziałowych firm staje się najistotniejszą z cech oprogramowania.

Z praktycznego punktu widzenia jedna baza danych:

  • po pierwsze – ułatwia analizę, filtrowanie i przetwarzanie danych,
  • po drugie – znacznie przyspiesza i obniża koszt jej zabezpieczenia, obejmującego m.in. cykliczne tworzenie kopii zapasowych.

Pojęcie archiwizacji ma w kontekście zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem dwojakie znaczenie:

  • techniczne, tj. dotyczące ochrony aplikacji, przetwarzanych w niej informacji, a nawet całego środowiska informatycznego, w którym pracuje, przed nieodwracalną utratą danych lub dostępu do nich;
  • tworzenie kompleksowego repozytorium dokumentów i wiedzy, dotyczącego zarówno spraw formalno-prawnych, związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, ale także umożliwiającego pełen dostęp do historii obsługi klienta, obejmującej korespondencję przychodzącą i wychodzącą, notatki z rozmów, protokoły odbioru wykonywanych usług etc.

Prowadzenie w systemie informatycznym elektronicznych teczek obsługiwanych klientów jest jedną z tych możliwości oprogramowania, dzięki którym pozytywny efekt wdrożenia nowego systemu widać niemalże natychmiast po jego zakończeniu.

Zamiast długotrwałego przeszukiwania zawartości kurzących się i stale zwiększających swą objętość segregatorów, pracownicy działu obsługi klienta są w stanie w bardzo krótkim czasie dotrzeć do pełnej „kartoteki” mieszkańca, dysponując pełnym zakresem informacji dotyczących jego obsługi.

Komunikacja z mieszkańcami

Nowoczesne oprogramowanie zagwarantować może również szeroki zakres pomocy dotyczącej technicznej obsługi zasobu lokalowego – od przypominania o terminach przeglądów, odczytów, kontroli i legalizacji zaczynając, a na przechowywaniu związanej z nimi dokumentacji technicznej w postaci np. protokołów kończąc.

Dodatkowo istnieje możliwość, aby część z ewidencjonowanych w archiwum dokumentów dostępna była na tzw. portalu internetowym, czyli w ramach indywidualnego, dostępnego dla mieszkańca przez przeglądarkę internetową serwisu, którego najważniejszym zadaniem – z punktu widzenia zarządcy nieruchomości – jest ograniczenie konieczności osobistego kontaktu z klientami.

Wspomniany portal, o ile zarządca zagwarantuje sobie jego odpowiednią funkcjonalność, zapewni możliwość wymiany dokumentów między mieszkańcami a biurem ich obsługi, posłuży jako internetowa tablica ogłoszeń, ale również umożliwi zgłoszenie awarii w budynku lub lokalu, podanie wartości odczytu mediów albo głosowanie nad uchwałami przez zalogowanych użytkowników.

Zakres wsparcia dwukierunkowej komunikacji na linii zarządca – mieszkaniec może być bardzo szeroki, zarówno w kontekście zwykłej codziennej obsługi, jak i obiegu dokumentów formalno-prawnych.

Grunt to rozsądek!

Mimo że nowoczesne systemy wspomagające zarządzanie nieruchomościami, dostępne z całą gamą indywidualnie konfigurowalnych możliwości funkcjonalnych, różnią się znacząco od swych protoplastów działających w odchodzącym w technologiczny niebyt środowisku DOS, to niezmiennie ich rolą jest przede wszystkim wspomóc zarządcę przy księgowaniu dokumentów finansowych, rozliczeniu mediów czy naliczeniu płac.

Oprogramowanie to jednak tylko narzędzie, które niezależnie od tego, jak bardzo jest dostosowane do rewolucyjnych wręcz rozwiązań technologicznych, musi wspomóc pracę firmy zarządzającej w wywiązywaniu się choćby z podstawowych, regulowanych prawem czynności, m.in. sprawozdawczych i podatkowych. Nie wolno jednak zapominać, że bardzo atrakcyjne możliwości wykorzystania w pracy internetu nie zastąpią i nie zrównoważą braków związanych np. z wysyłką Jednolitego Pliku Kontrolnego albo skutecznego prowadzenia procesu windykacji.

Z doświadczenia wynika, że oferta oprogramowania dedykowanego zarządcom jest bardzo duża, jednak szczegółowa analiza możliwości dostępnych systemów jednoznacznie wskazuje, że niewiele jest aplikacji, w których skutecznie udało się pogodzić nowoczesność i intuicyjność obsługi z możliwością pełnego wsparcia obszarów branżowych w przedsiębiorstwach zarządzających nieruchomościami.

— Czy zatem, aby prawidłowo obsługiwać zasób lokalowy, trzeba rezygnować z udogodnień oferowanych w związku z dostępnymi nowinkami technicznymi?

Absolutnie nie! Jednak przy wyborze nowej aplikacji – tak jak w życiu – należy kierować się rozsądkiem.

Decydując się na konkretny system, warto zagwarantować sobie możliwość jego rozwoju i dostosowania do dynamicznie rozwijającej się technologii w przyszłości. Zgubnym bowiem może okazać się podejście, w którym pełniące rolę gadżetów i ozdobników funkcje przesłonią istotę działania systemu zintegrowanego jako całości.               

Czytaj też: Programy wspomagające pracę zarządców >>>

Zapisz się na bezpłatny NEWSLETTER. Co tydzień najświeższe informacje o zarządzaniu bezpośrednio na Twój e-mail.

Komentarze

(0)

Wybrane dla Ciebie

Bezpłatne szkolenie dla zarządców i administratorów nieruchomości »

Bezpłatne szkolenie dla zarządców i administratorów nieruchomości

Zobacz jak to możliwe - poczta tradycyjna przez internet? Teraz to możliwe napiszesz list, kupisz spersonalizowane znaczki i wyślesz (...) czytaj dalej »


Jak zmniejszyć koszty wysyłania listów i paczek w procesie zarządzania nieruchmościami »

Wyślij list przez internet

Zobacz jak to możliwe - poczta tradycyjna przez internet? Teraz to możliwe napiszesz list, kupisz spersonalizowane znaczki i wyślesz (...) czytaj dalej »


Jak podnieść wartość nieruchomości? Jaki wybrać ciepłomierz »
Jak podnieść wartość nieruchomości? Jaki wybrać ciepłomierze?
Zobacz, jak połączono zarządzanie, administrowanie, współpracę, doradztwo i pomoc techniczną w jeden organizm dzięki, któremu zyskuje (...) czytaj dalej » Obowiązek instalowania urządzeń służących do indywidualnego rozliczania kosztów ogrzewania w budynku wielolokalowym wynika z Rozporządzenia... (...) czytaj dalej »

Zadania inwestycyjne i modernizacyjne w obrębie administrowanych nieruchomości»»

MZZK Chrzanów zadania inwestycyjne

Samodzielna organizacja przetargów na remonty i inwestycje na terenie gminy Chrzanów zaowocowała dobrze utrzymanymi budynkami i lokalami... czytaj dalej »


Od czego zależy wysokość ubezpieczenia samochodu? Zarządca kontra zima – kto wygra?
Od czego zależy wysokość ubezpieczenia samochodu Sople na dachu
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) pojazdów mechanicznych jest obowiązkowym typem polisy(...) czytaj dalej » Zima zwykle kojarzy nam się ze wspaniałym okresem związanym ze świętami, kolędami, choinką, (...) czytaj dalej »

 


Jak pozbyć się problemu psich odchodów z trawnika »

Psy siedzące, jak pozbyć się psich odchodów z trawnika

Problem zanieczyszczonych przez psy trawników dotyczy wielu osiedli. Możemy pomóc właścicielom czworonogów (...) czytaj dalej »


Jak prowadzić korespondencję w procesie zarządzania nieruchomościami»
Jak tanio zrobić renowację posadzki w budynku»
Obieg korespondencji w procesie zarządzania nieruchmościami renowacja posadzek w budynku mieszkalnym
Wysyłka korespondencji związanej z zarządzaną nieruchomością to obowiązek uciążliwy dla wielu administratorów. Zobacz jak zaoszczędzić czas i pieniądze na wysyłce dokumentów?...
czytaj dalej »
Relatywnie niskie koszty remontu posadzki oraz niewielka uciążliwość prac remontowych dla mieszkańców… czytaj dalej »

Modernizacja z energooszczędnością w tle »

Energooszczedność nieruchomości

Modernizacji w budynkach w Chrzanowie sprzyja oszczędzaniu energii... czytaj dalej »


Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »
Co jest ważne w pracy zarządcy?
Zapisz się na bezpłatny newsletter!
Najnowsze informacje na Twoją skrzynkę:

Produkty i technologie

12/2017

Aktualny numer:

Administrator 12/2017
W miesięczniku m.in.:
  • - KZN a własność lokali
  • - By nie było miejsc bez duszy
Zobacz szczegóły

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 14464|Ocena: 3.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl