CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 7-8/2017

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Czy płyty styropianowe na elewację budynku to dobry pomysł? » ‎
www.administrator24.info/artykul/id10731,jak-nakladac-klej-do-styropianu-plyty-styropianowe-na-elewacje
Płyty styropianowe, aby spełniły swoje funkcje wymagają odpowiedniego montażu. Nie bez znaczenia jest...
Kategorie: jakość styropianu, styropian, klej do styropianu elewacyjnego,

Jak dobrze przygotować konferencję i salę konferencyjną?

Artykuł zewnętrzny
 centrumkrzesel.pl  |  24.09.2018
Jak dobrze przygotować konferencję i salę konferencyjną?
Jak dobrze przygotować konferencję i salę konferencyjną?

Konferencje to nie tylko wielkie sympozja i spotkania naukowe, biznesowe lub jakiekolwiek inne. To także małe spotkania firmowe, czy to między różnymi podmiotami, czy też wewnątrz samego przedsiębiorstwa, np. pomiędzy różnymi działami. Dlatego każda firma potrzebuje sali konferencyjnej i warto przeznaczyć jedno z pomieszczeń na ten cel. Warto je też dobrze wyposażyć. W jaki sposób to zrobić najlepiej? I o czym należy pamiętać, przygotowując konferencję?

Zadania sali konferencyjnej

Przede wszystkim trzeba się zastanowić, jakie funkcje powinna spełniać firmowa sala konferencyjna. Dwa różne przedsiębiorstwa mogą mieć zupełnie odmienne podejścia w tej kwestii. Firma, która stawia na pracę zespołową, będzie potrzebowała przygotować pomieszczenia przeznaczone dla pracowników do omawiania bieżących problemów czy spotkań między wydziałami lub zespołami w danym dziale. Nieco inne potrzeby będą, gdy sala konferencyjna będzie służyć przede wszystkim spotkaniom z klientami, a jeszcze inne, gdy będzie ona wykorzystywana głównie w celach szkoleniowych i do poszerzenia umiejętności zawodowych. To samo dotyczy sal konferencyjnych, w których będą odbywać się spotkania z mediami i prezentacje czy pokazy dla prasy.

Ponadto, istotne jest jasne określenie, czy firmowa sala konferencyjna będzie służyć wyłącznie do organizacji spotkań o bardziej kameralnym charakterze, czy też firma będzie przygotowywać duże imprezy, na kilkadziesiąt lub więcej osób. To kwestia nie tylko kosztów, ale i doboru wielkości pomieszczenia i jego wyposażenia oraz możliwości do przeprowadzenia konferencji.

Ważne również będzie to, czy firmie rzeczywiście będzie potrzebna sala konferencyjna z prawdziwego zdarzenia. Jeśli spotkania konferencyjne, szkolenia i inne tego rodzaju aktywności będą miały raczej okazjonalny charakter, możliwe, że na tym etapie funkcjonowania bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie wynajem sali poza firmą, a pomieszczenie przeznaczone na potencjalną salę konferencyjną w przyszłości można tymczasem wykorzystać do innych celów lub tak je dostosować, aby możliwa była organizacja spotkań ad hoc.

Wszystko to trzeba dokładnie przeanalizować, bo kwestie te będą determinować wszystkie kolejne decyzje, np. w kwestii doboru mebli i urządzeń oraz całego zaplecza technicznego, które należy w sali konferencyjnej umieścić.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Wszelkie sprzęty należy dobrać odpowiednio do potrzeb, zwłaszcza jeśli chodzi o ich liczbę. Liczy się też ich jakość, bo choćby rzutnik nie spełniający odpowiednich standardów już będzie obniżał nie tylko rangę, ale i funkcjonalności sali konferencyjnej.

W pomieszczeniu tym znaleźć się muszą przede wszystkim odpowiednie stoły i krzesła – takie jak np. na stronie sklepu Centrum Krzeseł. Dobrej jakości meble wpłyną na komfort użytkowników, przez co szkolenie czy konferencja będą bardziej skuteczne, uczestnicy nie będą się męczyć, a atmosfera będzie sprzyjać kreatywności i rozwojowi biznesu. Dobrze też, aby meble te były łatwe w czyszczeniu i trwałe, aby mogły posłużyć wiele lat. Sale, które mają służyć do przeprowadzania prezentacji i spotkań biznesowych z klientami, warto wyposażyć w sprzęt o najwyższym standardzie. To nie tylko oznaka prestiżu, ale i sposób na usprawnienie przebiegu konferencji. Jeśli w sali będziemy organizować konferencje prasowe, przyda się coś w rodzaju sceny, niekoniecznie o stałej konstrukcji.

Ponadto, należy zadbać o to, aby w sali konferencyjnej był odpowiedni komputer, rzutnik HD, mikrofony, nagłośnienie i tym podobne sprzęty, jeśli sala jest duża. Trzeba też zadbać o łącze internetowe, zwłaszcza jeśli zamierzamy przeprowadzać wideokonferencje. W takim wypadku niezbędny może się okazać także dobrej jakości monitor lub telewizor. Jeśli zależy nam na e-spotkaniach, przyda się więcej stanowisk komputerowych.

Przygotowanie sali konferencyjnej

W przypadku konferencji wewnętrznych w firmie, skala przedsięwzięcia jest dużo mniejsza, więc organizacja takiego wydarzenia jest też mniej wymagająca. Może ono mieć nawet nieco spontaniczny lub kameralny charakter, co nie pociąga za sobą wielkiego planowania. W wypadku większych konferencji warto jednak wypracować sobie odpowiednie procedury, które pozwolą usprawnić przygotowanie wydarzenia.

Organizując konferencje z prawdziwego zdarzenia z pewnością warto:

  • opracować budżet;
  • określić temat konferencji;
  • zaplanować harmonogram;
  • określić liczbę gości i uczestników spotkania;
  • zadbać o stronę techniczną, czyli dopilnować i sprawdzić np. czy wszystkie wymagane urządzenia znajdują się w sali, czy działa nagłośnienie, jeśli jest potrzebne, mikrofony, łącza internetowe, klimatyzacja, etc.;
  • wyznaczyć odpowiednie osoby do obsługi technicznej;
  • zorganizować catering oraz noclegi, jeśli mamy do czynienia z konferencją całodniową lub trwającą dłużej niż jeden dzień.

Warto pamiętać, że wieloma kwestiami związanymi z organizacją dużych konferencji, może się zająć podmiot zewnętrzny, jeśli zdecydujemy się przeprowadzić event w wynajętej sali lub lokalu. Można również wynajmować sprzęt i kogoś do jego obsługi. Rosnąca popularność tego rodzaju usług sprawia, że jest to atrakcyjne rozwiązanie dla firm, które nie dysponują odpowiednim miejscem do przeprowadzanie tego rodzaju spotkań, choć dotyczy to oczywiście większych spotkań, a nie tych wewnątrz firmy.

Organizacja konferencji przez firmę zewnętrzną

Jeśli chodzi o usługi firm wyspecjalizowanych w przygotowywaniu tego rodzaju eventów, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na doświadczenie i prestiż danej organizacji. Jeśli wcześniej firma organizowała tego rodzaju spotkania, z pewnością poradzi sobie z naszym zleceniem. Warto też zwrócić uwagę na lokalizację sali konferencyjnej, możliwości dojazdu i miejsca parkingowe, a także jej wielkość i inne parametry. Dodatkowym atutem będą wszelkie opcje relaksu i odpoczynku na miejscu lub w okolicy, a także miejsca do spokojnych rozmów i kontaktów na osobności. Ma to znaczenie integracyjne i biznesowe.

Najczęstszymi obiektami, w których w Polsce organizowane są konferencje, są hotele, domy wczasowe, ośrodki konferencyjno-szkoleniowe, hale sportowe, muzea i galerie sztuki, dworki i pałace. Ale są też inne lokacje, które mogą okazać się strzałem w dziesiątkę. Oryginalnym i atrakcyjnym miejscem może być na przykład jedna z grot w kopalni soli w Wieliczce – z profesjonalnym sprzętem audiowizualnym i dostępem do internetu, a także bogatą bazą hotelową na miejscu i w okolicy. Intrygujące może być także zorganizowanie konferencji… w wagonie konferencyjnym PKP, z miejscem na 20-30 osób, w wysokim komforcie, z dobrym sprzętem oraz z zapleczem kuchennym, przede wszystkim oferujące mobilność. Z pewnością warto wybrać się do potencjalnie wynajmowanej sali i sprawdzić, czy faktycznie będzie odpowiadała naszym potrzebom oraz czy będzie nam łatwo dogadać się z obsługą.

Konferencje w biznesie są dziś na porządku dziennym. Praktycznie każda firm organizuje jakiś ich rodzaj. Czasem ich celem jest wymiana doświadczeń i poglądów. Innym razem mają one charakter szkoleniowy. Często towarzyszy im budowanie kontaktów z klientami i z otoczeniem, a także są doskonałym sposobem na pokazanie możliwości organizacyjnych firmy. Pozwalają na lepszą komunikację w obrębie samej firmy między działami. Służą też celom marketingowym, tworząc pozytywny obraz firmy i pozwalając dotrzeć do mediów. Konferencje są dziś istotnym elementem funkcjonowania firm, dlatego warto wiedzieć jak najwięcej o tym, jak je organizować, aby były udane.

 

[konferencje,wyposażenie sali konferencyjnej,meble do sali konferencyjnej,przygotowanie sali konferencyjnej]

Komentarze

(0)

Wybrane dla Ciebie


Utrzymanie optymalnego ciśnienia w instalacji HVAC »

HVACDostarczając odpowiednią ilość wody do układu we właściwym czasie, bardziej zapobiegamy niż leczymy (...) czytam więcej »



Urządzenia do pomiaru i regulacji ciepła w pomieszczeniach - jak oszczędzić na cieple ?

W czym może pomóc izolacja stropów i sufitów piwnic oraz garaży?
Dowiedz się, ile kosztuje ocieplenie piwnic i garaży

Ciepło i zawór ciepła Ocieplanie garażów i piwnic
Sprawne działanie urządzeń do pomiaru i regulacji ciepła w pomieszczeniach, a także współpraca tych urządzeń jest bardzo ważną kwestią. Dlaczego? czytaj dalej »

Odpowiednia izolacja stropów i sufitów piwnic oraz garaży pomoże zmniejszyć przede wszystkim zużycie ciepła. Jest również jedynym sposobem, by uporać się z zimną podłogą w pomieszczeniu nad piwnicą... Zobacz ile to kosztuje»



Układy dystrybucji wody użytkowej i grzewczej »

Dystrybucja wodyMają za zadanie dostarczyć wodę i energię do budynków w sposób bezpieczny i optymalny. Ich jakość decyduje w dużej mierze o jakości całej instalacji (...) zobacz więcej »


Jak pozbyć się problemu psich odchodów z trawnika »

Psie odchody na trawnikuProblem zanieczyszczonych przez psy trawników dotyczy wielu osiedli. Możemy pomóc właścicielom czworonogów (...) zobacz więcej »


Co zrobić, by nie wymieniać rur ?

Wymiana rur w budynkuKażdego dnia w budynkach mieszkalnych wymieniane są rury, szczególnie piony wody ciepłej. Przyczyna jest zawsze ta sama: kamień ... zobacz więcej »


Jak zadbać o dobry wygląd lub renowację elewacji budynku»
Jak monitorować oraz zapobiegać awariom pomp i instalacji»
czyszcenie i renowacja elewacji Monitoring pomp i instalacji
Jednym z najważniejszych powodów, poza ekologią, jest fakt nienaruszania w trakcie czyszczenia naturalnej struktury materiału poddawanego rewitalizacji. Technologie można stosować do powierzchni z wapieni, wapieni zbitych, wszelkiego rodzaju cegły, piaskowców, a także ... czytam więcej» Udowodniono, że ponad 50% akcji awaryjnych i serwisowych można by uniknąć dzięki wcześniejszym przeglądom. Usterki są rozpoznawane odpowiednio wcześnie, zanim jeszcze dojdzie do zakłócenia produkcji, dostaw ciepła lub wody i większych uszkodzeń... czytam dalej »

10 powodów, dlaczego warto ocieplić budynek stryopianem »

10powodów dla których warto ocieplić dom styropianemOcieplenie budynku to inwestycja, która dla wielu może okazać się nie lada wyzwaniem, szczególnie w kwestii doboru odpowiednich materiałów. Inwestycja z założenia ma przynosić korzyści... czytam więcej »


Jak bezinwazyjnie i skutecznie osuszyć mury budynku?
Brak sieci gazowej – jak zapewnić ogrzewanie mieszkańcom?
Osuszanie ścian budynku Brak ogrzewania w budynku
Jest kilka sposobów zwalczania wilgoci. Metoda osuszania zawilgoconych murów musi m.in. uwzględniać ich grubość oraz rodzaj materiału, z którego powstały.... czytam więcej» Podczas budowy nowego budynku wielolokalowego zarówno projektanci, jak zarządcy stają przed zadaniem, jakim jest zapewnienie ogrzewania mieszkańcom. Zadanie niby nie jest (...) czytam dalej »

Gdzie szukać profesjonalnej pomocy w zarządzaniu nieruchomościami»

Dobry Zarządca nieruchomości - opinie

Pompy ciepła zyskują na popularności. Stosowane są zarówno w budownictwie mieszkaniowym jednorodzinnym, jak i wielorodzinnym, a także w obiektach (...) Czytam więcej »


Jak naprawić odcinek rury kanalizacyjnej?
Kiedy ogrzewanie pompą ciepła się opłaca?
Jak naprawić odcinek rury kanalizacyjnej Kotły do budynków mieszkalnych
Uszkodzony i nieszczelny fragment rury kanalizacyjnej jest nie lada problemem dla zarządcy nieruchomości, zwłaszcza jeśli fragment ten przebiega w lokalu, (...) czytaj dalej »

Pompy ciepła zyskują na popularności. Stosowane są zarówno w budownictwie mieszkaniowym jednorodzinnym, jak i wielorodzinnym, a także w obiektach (...) czytam dalej »


Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY PORADNIK
"Opomiarowanie i rozliczenie mediów"

Zapisuję się na newsletter

Czy uchwały w sprawie wyrażenia zgody na nabycie przyległych nieruchomości gruntowych oraz udzielenia zarządowi (zarządcy nieruchomości) pełnomocnictwa do wykonania czynności zmierzających do osiągnięcia tego celu, zapaść muszą:
1-2/2019

Aktualny numer:

Administrator 1-2/2019
W miesięczniku m.in.:
  • - Stawka na specjalizację? - debata
  • - Nie wystarczy prawo i technika... - wywiad
Zobacz szczegóły

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 16034|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 9659|Ocena: 1.5
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl