CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 9/2018

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Dowiedz się, ile kosztuje docieplenie stropów i piwnic » ‎
https://derowerk.administrator24.info/▲
Zarządcy nieruchomości, rozważający termomodernizację stropów piwnic, napotykają szereg trudności. Jednak analiza dostępnych technologii pokazuje...
Kategorie: ocieplenie stropodachu, docieplenie piwnic, ocieplenie garaży, ocieplenie stropów, izolacja cieplna i akustyczna

Jak dobrze przygotować konferencję i salę konferencyjną?

Artykuł zewnętrzny
 centrumkrzesel.pl  |  24.09.2018  |  3
Jak dobrze przygotować konferencję i salę konferencyjną?
Jak dobrze przygotować konferencję i salę konferencyjną?

Konferencje to nie tylko wielkie sympozja i spotkania naukowe, biznesowe lub jakiekolwiek inne. To także małe spotkania firmowe, czy to między różnymi podmiotami, czy też wewnątrz samego przedsiębiorstwa, np. pomiędzy różnymi działami. Dlatego każda firma potrzebuje sali konferencyjnej i warto przeznaczyć jedno z pomieszczeń na ten cel. Warto je też dobrze wyposażyć. W jaki sposób to zrobić najlepiej? I o czym należy pamiętać, przygotowując konferencję?

Zadania sali konferencyjnej

Przede wszystkim trzeba się zastanowić, jakie funkcje powinna spełniać firmowa sala konferencyjna. Dwa różne przedsiębiorstwa mogą mieć zupełnie odmienne podejścia w tej kwestii. Firma, która stawia na pracę zespołową, będzie potrzebowała przygotować pomieszczenia przeznaczone dla pracowników do omawiania bieżących problemów czy spotkań między wydziałami lub zespołami w danym dziale. Nieco inne potrzeby będą, gdy sala konferencyjna będzie służyć przede wszystkim spotkaniom z klientami, a jeszcze inne, gdy będzie ona wykorzystywana głównie w celach szkoleniowych i do poszerzenia umiejętności zawodowych. To samo dotyczy sal konferencyjnych, w których będą odbywać się spotkania z mediami i prezentacje czy pokazy dla prasy.

Ponadto, istotne jest jasne określenie, czy firmowa sala konferencyjna będzie służyć wyłącznie do organizacji spotkań o bardziej kameralnym charakterze, czy też firma będzie przygotowywać duże imprezy, na kilkadziesiąt lub więcej osób. To kwestia nie tylko kosztów, ale i doboru wielkości pomieszczenia i jego wyposażenia oraz możliwości do przeprowadzenia konferencji.

Ważne również będzie to, czy firmie rzeczywiście będzie potrzebna sala konferencyjna z prawdziwego zdarzenia. Jeśli spotkania konferencyjne, szkolenia i inne tego rodzaju aktywności będą miały raczej okazjonalny charakter, możliwe, że na tym etapie funkcjonowania bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie wynajem sali poza firmą, a pomieszczenie przeznaczone na potencjalną salę konferencyjną w przyszłości można tymczasem wykorzystać do innych celów lub tak je dostosować, aby możliwa była organizacja spotkań ad hoc.

Wszystko to trzeba dokładnie przeanalizować, bo kwestie te będą determinować wszystkie kolejne decyzje, np. w kwestii doboru mebli i urządzeń oraz całego zaplecza technicznego, które należy w sali konferencyjnej umieścić.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Wszelkie sprzęty należy dobrać odpowiednio do potrzeb, zwłaszcza jeśli chodzi o ich liczbę. Liczy się też ich jakość, bo choćby rzutnik nie spełniający odpowiednich standardów już będzie obniżał nie tylko rangę, ale i funkcjonalności sali konferencyjnej.

W pomieszczeniu tym znaleźć się muszą przede wszystkim odpowiednie stoły i krzesła – takie jak np. na stronie sklepu Centrum Krzeseł. Dobrej jakości meble wpłyną na komfort użytkowników, przez co szkolenie czy konferencja będą bardziej skuteczne, uczestnicy nie będą się męczyć, a atmosfera będzie sprzyjać kreatywności i rozwojowi biznesu. Dobrze też, aby meble te były łatwe w czyszczeniu i trwałe, aby mogły posłużyć wiele lat. Sale, które mają służyć do przeprowadzania prezentacji i spotkań biznesowych z klientami, warto wyposażyć w sprzęt o najwyższym standardzie. To nie tylko oznaka prestiżu, ale i sposób na usprawnienie przebiegu konferencji. Jeśli w sali będziemy organizować konferencje prasowe, przyda się coś w rodzaju sceny, niekoniecznie o stałej konstrukcji.

Ponadto, należy zadbać o to, aby w sali konferencyjnej był odpowiedni komputer, rzutnik HD, mikrofony, nagłośnienie i tym podobne sprzęty, jeśli sala jest duża. Trzeba też zadbać o łącze internetowe, zwłaszcza jeśli zamierzamy przeprowadzać wideokonferencje. W takim wypadku niezbędny może się okazać także dobrej jakości monitor lub telewizor. Jeśli zależy nam na e-spotkaniach, przyda się więcej stanowisk komputerowych.

Przygotowanie sali konferencyjnej

W przypadku konferencji wewnętrznych w firmie, skala przedsięwzięcia jest dużo mniejsza, więc organizacja takiego wydarzenia jest też mniej wymagająca. Może ono mieć nawet nieco spontaniczny lub kameralny charakter, co nie pociąga za sobą wielkiego planowania. W wypadku większych konferencji warto jednak wypracować sobie odpowiednie procedury, które pozwolą usprawnić przygotowanie wydarzenia.

Organizując konferencje z prawdziwego zdarzenia z pewnością warto:

  • opracować budżet;
  • określić temat konferencji;
  • zaplanować harmonogram;
  • określić liczbę gości i uczestników spotkania;
  • zadbać o stronę techniczną, czyli dopilnować i sprawdzić np. czy wszystkie wymagane urządzenia znajdują się w sali, czy działa nagłośnienie, jeśli jest potrzebne, mikrofony, łącza internetowe, klimatyzacja, etc.;
  • wyznaczyć odpowiednie osoby do obsługi technicznej;
  • zorganizować catering oraz noclegi, jeśli mamy do czynienia z konferencją całodniową lub trwającą dłużej niż jeden dzień.

Warto pamiętać, że wieloma kwestiami związanymi z organizacją dużych konferencji, może się zająć podmiot zewnętrzny, jeśli zdecydujemy się przeprowadzić event w wynajętej sali lub lokalu. Można również wynajmować sprzęt i kogoś do jego obsługi. Rosnąca popularność tego rodzaju usług sprawia, że jest to atrakcyjne rozwiązanie dla firm, które nie dysponują odpowiednim miejscem do przeprowadzanie tego rodzaju spotkań, choć dotyczy to oczywiście większych spotkań, a nie tych wewnątrz firmy.

Organizacja konferencji przez firmę zewnętrzną

Jeśli chodzi o usługi firm wyspecjalizowanych w przygotowywaniu tego rodzaju eventów, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na doświadczenie i prestiż danej organizacji. Jeśli wcześniej firma organizowała tego rodzaju spotkania, z pewnością poradzi sobie z naszym zleceniem. Warto też zwrócić uwagę na lokalizację sali konferencyjnej, możliwości dojazdu i miejsca parkingowe, a także jej wielkość i inne parametry. Dodatkowym atutem będą wszelkie opcje relaksu i odpoczynku na miejscu lub w okolicy, a także miejsca do spokojnych rozmów i kontaktów na osobności. Ma to znaczenie integracyjne i biznesowe.

Najczęstszymi obiektami, w których w Polsce organizowane są konferencje, są hotele, domy wczasowe, ośrodki konferencyjno-szkoleniowe, hale sportowe, muzea i galerie sztuki, dworki i pałace. Ale są też inne lokacje, które mogą okazać się strzałem w dziesiątkę. Oryginalnym i atrakcyjnym miejscem może być na przykład jedna z grot w kopalni soli w Wieliczce – z profesjonalnym sprzętem audiowizualnym i dostępem do internetu, a także bogatą bazą hotelową na miejscu i w okolicy. Intrygujące może być także zorganizowanie konferencji… w wagonie konferencyjnym PKP, z miejscem na 20-30 osób, w wysokim komforcie, z dobrym sprzętem oraz z zapleczem kuchennym, przede wszystkim oferujące mobilność. Z pewnością warto wybrać się do potencjalnie wynajmowanej sali i sprawdzić, czy faktycznie będzie odpowiadała naszym potrzebom oraz czy będzie nam łatwo dogadać się z obsługą.

Konferencje w biznesie są dziś na porządku dziennym. Praktycznie każda firm organizuje jakiś ich rodzaj. Czasem ich celem jest wymiana doświadczeń i poglądów. Innym razem mają one charakter szkoleniowy. Często towarzyszy im budowanie kontaktów z klientami i z otoczeniem, a także są doskonałym sposobem na pokazanie możliwości organizacyjnych firmy. Pozwalają na lepszą komunikację w obrębie samej firmy między działami. Służą też celom marketingowym, tworząc pozytywny obraz firmy i pozwalając dotrzeć do mediów. Konferencje są dziś istotnym elementem funkcjonowania firm, dlatego warto wiedzieć jak najwięcej o tym, jak je organizować, aby były udane.

 

[konferencje,wyposażenie sali konferencyjnej,meble do sali konferencyjnej,przygotowanie sali konferencyjnej]

Komentarze

(3)
Gosia28 | 17.04.2019, 15:11
Najważniejsze są meble: stoły i krzesła. Musi być wygodnie i estetycznie. Od tego zależy prestiż sali konferencyjnej, ale nie zapominajmy, że tu pracownicy często spędzają kilka godzin ,więc musi też być komfortowo. Jeśli nie macie pomysłu na wyposażenie sali konferencyjnej polecam skorzystać z oferty Meblebankietowe.pl Mają tu stoły i krzesła i nie tylko na każdą okazję.
Marek09 | 21.05.2019, 16:47
Moim zdaniem odpowiednie miejsce organizacji konferencji to pół sukcesu. Chyba najbardziej utkwiło mi szkolenie zorganizowane na Stadionie Poznań, świetna lokalizacja (mnie jako fana piłki nożnej bardzo widok na murawę ucieszył), dobrze pojadłem w restauracji "12". Czego chcieć więcej? ;-)
Franek35 | 09.08.2019, 15:40
świetnie napisany artykuł. W organizacji konferencji istotną rolę odgrywają także odpowiednio dobrane do wnętrza. Warto tutaj wesprzeć się pomocą profesjonalistów. W naszym hotelu skorzystaliśmy z usług Milsystem.pl, którzy idealnie dobrali umeblowanie do wszystkich pomieszczeń.
   1 / 1   

Wybrane dla Ciebie


Przegląd budynku - pobierz bezpłatnie gotową dokumentację »

prawo budowlaneProtokół kontroli kanałów spalinowych, protokół odbioru robót przy odstąpieniu od umowy, uniwersalny protokół przekazania nieruchomości, protokół kontroli obowiązkowej po zakończonej budowie lub... Chcę pobrać »


Czy dla spółdzielni i wspólnot gaz może być tańszy?

Zamów bezpłatną wizytę konsultanta i osusz swój dom lub budynek ▼

niższa cena gazu Osuszanie ścian budynku
Czy w sytuacji gdy ceny gazu idą w górę, masz pewność, że Twoje stawki nie wzrosną w trakcie trwania... czytam więcej »

Wystarczy, że zostawisz do siebie kontakt, a Konsultant skontaktuje się z Tobą. Podczas kontaktu zostanie ustalony dogodny dla Ciebie termin nieodpłatnego badania zawilgocenia obiektu. W trakcie tej wizyty dowiesz się... czytam więcej»


Jaki wybrać kocioł do budynku mieszkalnego lub domu?

Kotły jakie wybraćKotły dzielą się na (gazowe) kondensacyjne i konwencjonalne. W kotłach kondensacyjnych następuje kondensacja zawartej w spalinach pary wodnej (powstałej w wyniku spalania gazu), a odzyskana dzięki temu dodatkowa energia zostaje przekazana do instalacji c.o... Czytam więcej »


Jak zmniejszyć swój rachunek za prąd »

Ogrzewanie - automatyczne odpowietrzanie grzejników?

jak obniżyć rachunki za prąd Odpowietrzanie kaloryfera
Czy wiesz, że możesz oszczędzać na rachunkach za prąd w domu lub firmie? Wystarczy szybka (...) zobacz, ile możesz oszczędzić » »

Gazy nagromadzone w grzejnikach mogą skutecznie zmniejszyć efektywność grzewczą, nie tylko urządzenia... czytam więcej»


Dom bez rachunków - teraz to możliwe »

Dom bez rachunkówInstalacje solarne przy pomocy kolektorów SUNEX zamieniają energię promieniowania słonecznego w ciepło użytkowe. Wytworzone w kolektorach słonecznych ciepło przenoszone jest przez czynnik roboczy do zbiornika wody... zobacz więcej »


Zarządco, przygotuj nieruchomość na zimę »

Problem z odczytem wodomierzy - "nie mogę zastać mieszkańców "

Zima i obowiązki zarządcy odczyt liczników wody
Zgodnie z ludową mądrością – lepiej jest zapobiegać niż naprawiać skutki zimowych uszkodzeń. Mimo że do zimy zostało jeszcze trochę czasu, warto zrobić ... Czytam więcej »

Jak ciężko jest wykonać odczyt licznika zużycia mediów wie tylko zarządca i osoby do tego wyznaczone. Na szczęście możemy sobie pomóc , dzięki czemu znacznie przyspieszymy ... chcę wiedzieć jak»


Pojemniki podziemne na odpady - zobacz korzyści takiego rozwiązania »

Pojemniki podziemne na osiedlachPodstawową zaletą pojemników podziemnych jest oszczędność powierzchni i minimalizacja kosztów odbioru. Równie istotną zaletą tego typu pojemników jest estetyka, ponieważ jedynymi widocznymi dla otoczenia elementami systemu pojemników jest... Czytam więcej »


Głowice i zawory termostatyczne - jakie wybrać?
Czy wiesz, że możesz monitorować i sterować zestawami do podnoszenia ciśnienia wody»
systemy odpowietrzania HVAC Aplikacja do monitoringu i sterowania pompami
Utrzymywanie optymalnego ciśnienia w systemach HVAC może zwiększyć wydajność i poprawić długoterminową trwałość każdego typu instalacji. Zapewnienie, że system jest wolny od pozostałości zanieczyszczeń... czytam więcej» Aplikacja do monitoringu i sterowania zestawami podnoszenia ciśnienia to bezpieczny system oparty na internecie do monitorowania i zarządzania instalacjami pompowymi w spółdzielniach mieszkaniowych, firm zarządzających... czytam dalej »

Dlaczego detektory gazów pełnią tak ważną rolę w wentylacji pomieszczeń zamkniętych?
Dlaczego opłaca się zasilać budynek gazem LPG? »
Detektory gazów w garażach podziemnych Ogrzewanie gazem plynnym
Mikroprocesorowe, elektrochemiczne detektory DE-TOX służą do ciągłej kontroli stężenia poziomu tlenku węgla w garażach podziemnych, nadziemnych, kanałach rewizyjnych, przejazdach, tunelach i innych zamkniętych obiektach, w których istnieje ryzyko powstania nadmiernego stężenia trującego gazu. ... czytam więcej » Twoje osiedle nie ma dostępu do gazu ziemnego? Wybierz sieć gazową zasilaną gazem płynnym:
- możliwość dofinansowania inwestycji
- indywidualne rozliczanie za zużyty gaz dla każdego lokalu
- bezobsługowe i czyste paliwo do ogrzewania, c.w.u. i gotowania...
Chcę wiedzieć ile to kosztuje»

Gdzie szukać profesjonalnej pomocy w zarządzaniu nieruchomościami - Interaktywna Administracja Nieruchomości»

Dobry Zarządca nieruchomości - opinie

Zarządca przecież odpowiada za funkcjonowanie nieruchomości, za wszystkie sprawy techniczne, formalne, i komunikacyjne. Aby czynić to efektywnie (...) Czytam więcej »


Jak dobrze opomiarować i rozliczyć media»
Spadek ciśnienia wody w instalacji wodnej - co zrobić?
Oze-spoldzielnia Zestawy podnoszenia ciśnienia wody
W uzyskaniu oszczędności bardzo pomagają wszelkie narzędzia służące do pomiaru zużycia mediów: wody czy ciepła. Widząc, ile ich zużywają mieszkańcy, możemy lepiej(...) czytaj dalej »

W sieciach i instalacjach wodociągowych trzeba pogodzić dwa sprzeczne interesy – zapewnienie odpowiedniego ciśnienia wody w każdym ich punkcie i (...) czytam dalej »


Na co zwrócić uwagę przy ubezpieczeniu budynku? »

ubezpieczenie budynku

Bardzo istotne i jednocześnie problematyczne jest ustalenie wysokości sumy ubezpieczenia. Z prostego powodu – niedoszacowanie może skutkować (...) Czytam więcej »


Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY PORADNIK
"Opomiarowanie i rozliczenie mediów"

Zapisuję się na newsletter

Jeżeli właściciele lokali przeznaczyli środki zgromadzone na funduszu remontowym na inny cel niż wcześniej deklarowany:
9/2019

Aktualny numer:

Administrator 9/2019
W miesięczniku m.in.:
  • - Nowelizacja Ustawy o własności lokali
  • - Winda pod nadzorem
Zobacz szczegóły

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 17315|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 10803|Ocena: 1.5
Wyświetleń: 10378|Ocena: 1.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl