Jak systemy informatyczne wspomagają komunikację z mieszkańcami?

–  Najemcy mieszkań komunalnych niczym nie różnią się pod tym względem od klientów komercyjnie obsługiwanych przez firmy zarządzające nieruchomościami – mówi Konrad Gieżek – dyrektor pionu zarządu ZKZL. I dodaje: – Dzisiaj praktycznie każda rodzina może korzystać z dobrodziejstw, jakie niosą ze sobą nowe technologie. Zawsze pod ręką znajdzie się również ktoś, kto potrafi umiejętnie z dostępnych zasobów skorzystać.
ZKZL chce podążać za tymi trendami, być blisko zmieniających się potrzeb najemców, którzy coraz chętniej korzystają z dostępnych rozwiązań informatycznych i oczekują dalszego postępu w tym zakresie. Zwłaszcza, że w dzisiejszych czasach potrzebna informacja musi być aktualna i dostarczona bardzo szybko.

Portal najemcy komunalnego

Na początku 2020 roku Zarząd Komunalnych Zasobów Lokalowych w Poznaniu wprowadził nowe, praktyczne rozwiązanie, które w znacznym stopniu ułatwia dostęp do danych, związanych z umową najmu. Portal najemcy – to wygodna i zarazem praktyczna możliwość dla wszystkich, posiadających mieszkanie lub lokal z miejskich zasobów mieszkaniowych i użytkowych. Taka szybka komunikacja poprzez portal, obecna do niedawna w budynkach komercyjnych i trochę traktowana jak gadżet, zrobiła zawrotną karierę w ciągu kilku ostatnich lat i można powiedzieć, że już dzisiaj jest jednym z podstawowych rozwiązań, również w zasobach komunalnych, w których uruchamia się Portale Najemców. Ułatwia bowiem komunikację między zarządcą nieruchomości a obsługiwanymi przez niego najemcami, właścicielami czy użytkownikami lokali.

Chcąc przybliżyć możliwości, jakie daje taki portal najemcy, należy podkreślić jego użyteczność i innowacyjność w sposobie i formie udostępniania informacji. Najemca korzystający z portalu, po uwierzytelnieniu użytkownika, poprzez podanie w portalu nazwy użytkownika i indywidualnego hasła, uzyskuje pełen wgląd w szczegóły swojego profilu w zakresie:

Informacyjnym:

• możliwość podglądu parametrów lokalu, m.in. powierzchnia, zgłoszona liczba osób, normy dla zaliczek na media czy indeks lokalu,
• możliwość sprawdzania na bieżąco wszystkich operacji finansowych związanych z zajmowanym lokalem,
• możliwość sprawdzenia aktualnego salda, zaksięgowanych wpłat oraz kwoty czynszu,
• możliwość sprawdzenia zarejestrowanych w systemie liczników wody, ciepła czy gazu,
• możliwość sprawdzania informacji o numerach liczników wody, ciepła czy gazu oraz dacie ich legalizacji, a co najważniejsze – o pełnej historii dokonanych odczytów,
• uzyskanie informacji o nowym dokumencie, który zostanie przesłany jako e-mail.

Wykonawczym:

• możliwość zapłaty za czynsz, dzięki bankowości elektronicznej czy płatnościom typu blik.

Kontaktowym:

• możliwość komunikacji z zarządcą on-line.

Co ważne, informacje są odpowiednio zabezpieczone, zindywidualizowane, ale przede wszystkim aktualne, dostępne dla zainteresowanych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku. Jedynym „warunkiem” dla skorzystania z tej formy wglądu do najważniejszych danych jest dostęp do internetu i posiadanie urządzenia mobilnego, jak smartfon, tablet, laptop lub komputer stacjonarny.

Dodatkowo na portalu udostępniona jest korespondencja wysyłana przez ZKZL do wszystkich lub do wybranych Użytkowników. W tym przypadku Portal służy jako internetowa tablica ogłoszeń, pozwalając pracownikom zarządcy informować użytkowników o wydarzeniach lub czynnościach administracyjno-obsługowych, dotyczących ich lokalu. Za pomocą portalu każdy użytkownik może również skontaktować się z pracownikami spółki, używając w tym celu formularza kontaktowego znajdującego się na stronie.

Portal internetowy mieszkańców może zatem skutecznie przyczynić się do ograniczenia konieczności bezpośredniego – telefonicznego lub osobistego – kontaktu z zarządcą, przy zachowaniu pełnego dostępu mieszańców do danych z zakresu eksploatacji i opłat.

Z korzyścią dla obu stron

Portal jest widocznym i najbardziej ewidentnym potwierdzeniem wzrastającej potrzeby nowoczesnego podejścia do zarządzania nieruchomościami i obsługi swoich klientów. To niewątpliwie duże ułatwienie i krok w kierunku tak potrzebnej szybszej komunikacji z najemcami.

Portal z każdym dniem cieszy się większym zainteresowaniem klientów. Pracownicy Punktów Obsługi Klienta przy każdym kontakcie z klientami zachęcają do założenia konta. Dodatkowe kampanie informacyjne w mediach zwiększają zainteresowanie nową funkcjonalnością.

Korzystanie z portalu najemcy jest bardzo proste i wygodne. Wystarczy zarejestrować się jako użytkownik portalu poprzez formularz rejestracyjny na stronie. Portal najemcy z pewnością przyczyni się do zdecydowanego podniesienia jakości usług, świadczonych przez ZKZL.

Jak to działa, można sprawdzić pod adresem: https://portalnajemcy.zkzl.poznan.pl

Czytaj też: Czy wspólnota mieszkaniowa może wylicytować lokal mieszkańca? >>

[systemy informatyczne, portal najemncy komunalnego, kontakt z mieszkańcami, portal, dostęp do internetu, informatyka]