CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 7-8/2019

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Jak zadbać o ciepłą wodę? Poznaj sposób na instalację c.w.u. i c.o. » ‎
http://ad.administrator24.info/kotly/▲
Wysokiej klasy urządzenia przeznaczone zarówno do instalacji c.o. jak i do przygotowania c.w.u. Kotły te nadają się zarówno do ogrzewania małych, jak i dużych powierzchni (jedną z ich głównych zalet jest możliwość łączenia w układy kaskadowe)...
Kategorie: ciepła woda, instalacja c.o., instalacja c.w.u., wod-kan,

RODO, czy można lepiej?

Doświadczenie pokazuje, że zaledwie nieliczne zarządy spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych zdecydowały się na dokonanie oceny procesu przetwarzania danych osobowych
Doświadczenie pokazuje, że zaledwie nieliczne zarządy spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych zdecydowały się na dokonanie oceny procesu przetwarzania danych osobowych
fot. pixabay

Za niespełna pół roku minie pięć lat od uchwalenia RODO. Warto zatem zadać pytanie, czy spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe dobrze wykorzystały ten czas na przygotowanie, utrzymanie i rozwijanie procesu ochrony danych osobowych swoich członków?

Nie jest tajemnicą, że o ile spółdzielnie mieszkaniowe starają się podchodzić z wyważoną starannością do problematyki ochrony danych osobowych (choć nie wszystkie i nie w pełnym zakresie – niektóre traktują RODO i konieczność ochrony prywatności członków spółdzielni jak zło konieczne obarczone stygmatem „niechcianego kosztu”), to już we wspólnotach mieszkaniowych sytuacja nie jest tak jednoznaczna. Podobnie z resztą jak wymagania stawiane administratorom danych osobowych w treści wspomnianego w pierwszym akapicie Rozporządzenia (RODO).

Publikacje specjalistyczne wsparciem dla administratorów

Zestawiając praktyczną działalność w zarządzaniu procesem ochrony danych osobowych w spółdzielniach i wspólnotach mieszkaniowych z zawartością merytoryczną materiałów informacyjnych, publikowanych przez polski organ nadzorczy właściwy do monitorowania przestrzegania wymagań określonych w przepisach prawa normujących ochronę danych osobowych (prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO), adresowanych do tej grupy administratorów danych osobowych dostrzec można obszary, które wymagają pogłębionych działań o charakterze organizacyjnym i administracyjnym, w tym te przysparzające najwięcej kontrowersji interpretacyjnych.

Dlatego też, w kontekście jednoznacznych zapisów RODO i Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, traktujących o wysokich i nieuchronnych karach za naruszenia w obszarze ochrony danych osobowych, niezrozumiałym jawi się podejście niektórych administratorów danych osobowych do omawianej problematyki przez pryzmat filozofii „jakoś to będzie”. Kolejne kary pieniężne nakładane przez Prezesa UODO na podmioty z najróżniejszych branż ukazują następującą alternatywę – albo proces ochrony danych osobowych zorganizowany będzie zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach prawa, albo podmioty administrujące danymi osobowymi narażone będą na wielomilionowe kary pieniężne i sankcje karne. I nie ma co liczyć na łut szczęścia.

 

Jest zatem pożądane, by w bieżącej działalności spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe wykorzystywały w pełnym zakresie instrukcje i wskazówki publikowane przez pracowników Urzędu Ochrony Danych Osobowych (także na stronie www.uodo.gov.pl), które ukierunkowane są na zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, także w procesach właściwych dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych.

Warto także skorzystać z publikowanych przez ostatnie miesiące na łamach „Administratora” wskazówek ekspertów zajmujących się profesjonalnym, kompleksowym wsparciem zarządów spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych w codziennym prowadzeniu procesu ochrony danych osobowych. Dzięki nim zainteresowani Czytelnicy mogą poszerzyć swoją wiedzę o tematy związane, z m.in.: zasadami ochrony danych osobowych w procesach stosowania monitoringu wizyjnego; upublicznianiem i udostępnieniem danych osobowych; przetwarzaniem danych osobowych przez organy samorządowe; problematyką administrowania danymi osobowymi przez podmioty zarządzające parkingami społecznymi, czy ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej.

Czy zapowiedzi kontroli sektorowych dopingują administratorów?

Planowane w ostatnim czasie przez Urząd Ochrony Danych Osobowych kontrole sektorowe adresowane do spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych obejmowały następujące zagadnienia:

  • sposób prowadzenia i zabezpieczenia Rejestru członków,
  • przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z systemów zdalnego odczytu wodomierzy (tzw. inteligentne liczniki).

Choć wspomniane powyżej obszary planowane do kontroli nie wymagają nadmiernych wyjaśnień i specjalnego podejścia to już ich przegląd w kontekście procesu ochrony danych osobowych tak. Doświadczenie pokazuje, że zaledwie nieliczne zarządy spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych zdecydowały się na dokonanie oceny ex ante procesu przetwarzania danych osobowych in total. Oczywiście wszystko to przy uwzględnieniu założeń wynikających z udostępnionego planu kontroli sektorowych. Te podmioty, które zdecydowały się na przeprowadzenie kompleksowej oceny procesu ochrony danych osobowych skupiały się w szczególności na weryfikacji wymagań prawnych odnoszących się, m.in. do aspektów:

  • administracyjnych i ewidencyjnych, np. prowadzenie wszelkich wymaganych rejestrów, czy działań odnoszących się do inspektora ochrony danych (art. 5 ust. 2; art. 24; art. 30; art. 37 RODO),
  • zawartości umów z kontrahentami, w tym umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO),
  • faktu posiadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (art. 5 ust. 2; art. 24; art. 29 RODO),
  • realizacji obowiązku informacyjnego (art. 13; art. 14 RODO),
  • zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych (art. 32 RODO),
  • budowania świadomości ochrony danych osobowych, np. faktu prowadzenia szkoleń (art. 24; art. 39 RODO),
  • aktualności procedur, w tym procedur opisujących proces ochrony danych osobowych (art. 24 RODO).

Niestety wydaje się, że istnieje jednak znaczna grupa administratorów, która czekając biernie na inspektorów z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zdecydowała się wcielić w praktyce słowa Georg’a Christoph’a Lichtenberga …lepiej jest nie badać w ogóle jakiejś sprawy, niż uczynić to powierzchownie…

A może profesjonalny IOD pomoże?

Zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO inspektor ochrony danych może być członkiem personelu administratora (spółdzielni, wspólnoty mieszkaniowej) lub wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług. Przy czym niezwykle ważnym jest, by wyznaczając Inspektora ochrony danych administratorzy kierowali się kwalifikacjami zawodowymi kandydata na te funkcję, a w szczególności jego wiedzą fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych.W praktyce dostrzec można trzy formy formalnych relacji łączących administratora i inspektora ochrony danych:

  • „dołożenie” zadań, wynikających z przepisów prawa normujących ochronę danych osobowych, pracownikowi funkcjonującemu w strukturze organizacyjnej administratora (najczęściej specjaliście IT; rzadziej pracownikowi działu personalnego, czy księgowego),
  • zatrudnienie pracownika na stanowisku inspektora ochrony danych (najczęściej na część etatu, co i tak generuje dla administratora znaczne koszty osobowe),
  • zawarcie umowy z profesjonalnym podmiotem zewnętrznym zajmującym się zarządzaniem procesem ochrony danych osobowych.

Niezależnie od tego, na jaką formę współpracy z inspektorem ochrony danych zdecyduje się administrator warto, by przed podjęciem tej decyzji przeprowadził szczegółową analizę zadaniową i co najmniej szczątkowe studium wykonalności dla tej relacji, oparte o listę zadań przypisaną w przepisach prawa administratorowi i inspektorowi danych osobowych. Pomoże to wyeliminować w przyszłości spory kompetencyjne, przy jednoczesnym zagwarantowaniu poprawności działania procesu ochrony danych osobowych, co w konsekwencji zapewni należytą ochronę praw i wolności osób fizycznych, których danymi administrują spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe.

Pamiętać należy, że proces ochrony danych osobowych, podobnie jak każdy inny proces biznesowy, podlega ciągłemu doskonaleniu, a sposób dochodzenia do pożądanej doskonałości uzależniony jest przede wszystkim od decyzji administratora oraz przygotowania i wiedzy fachowej podmiotu (inspektora ochrony danych) zarządzającego tym procesem. Niewątpliwie, w działaniach tym pomocnym będzie, np. cykl Deminga (PDCA), na który składają się następujące działania:

  • PLANOWANIE (P), jako wynik analizy aktualnej sytuacji oraz skutków ewentualnych zmian,
  • WYKONANIE (D), jako praktyczna realizacja zaplanowanych działań,
  • SPRAWDZENIE (C), jako ocena jakościowa zaplanowanego działania,
  • DZIAŁANIE (A), jako praktyczne wdrożenie działań przynoszących najbardziej pożądane efekty spełniania wymagań określonych w przepisach prawa normującego ochronę danych osobowych.

Trzeba zaznaczyć, że powyższe działania nie stanowią novum, a jedynie wymagają od spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 24 ust. 1 RODO) gwarantujących ochronę praw i wolności ich członkom, a także zapewnienia podejmowania stałych działań zmierzających do przeglądu i aktualizacji procesu ochrony danych osobowych. Trzeba te działania pojąć i monitorować z pozycji administratora, gdyż jak mówi prawo Murphy`ego …jeśli wydaje Ci się, że wszystko idzie dobrze, to znaczy, że nie masz pojęcia, co się naprawdę dzieje.

Czytaj też: Szybciej, lepiej, prościej – RODO oczami ekspertów >>

Chcesz być na bieżąco? Czytaj nasz newsletter!

[rodo, ochrona danych osobowych, wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia mieszkaniowa, ochrona osób fizycznych, przepływ danych]

Komentarze

(0)

Wybrane dla Ciebie


Sterowanie i monitorowanie pompy. Zobacz jak działa inteligenta pompa obiegowa i cyrkulacyjna »

pompa obiegowa i cyrkulacyjna

Przeznaczona jest do systemów grzewczych i chłodniczych oraz do domowych instalacji ciepłej wody użytkowej. Została ona zaprojektowana do pracy z cieczami ... Czytam więcej »


Jak zaoszczędzić na cieple? »

Oszczedności na ogrzewaniu

Co roku koszty ciepła rosną. Większość mieszkańców i właścicieli budynków szuka możliwości obniżenia rachunków. Sprawdź  »


Co zamiast wiaty śmietnikowej? O pojemnikach na odpady»

Polskie pojemniki półpodziemneDlaczego coraz częściej zarządcy osiedli poszukują alternatyw dla wiat śmietnikowych. Powodów jest kilka – estetyka, przestrzeń, koszty. Rzadko się zdarza, aby miejsce, w którym znajdują się śmietniki, nie budziły odrazy
...
Czytam więcej »


Kilka pomysłów na plac zabaw na Twoim osiedlu »

Uwaga! Od 1 stycznia 2021 nowe wymagania dla pomp do zaopatrzenia w wodę instalacji przeciwpożarowych oraz bytowo-socjalnych»

pomysly na place zabaw Pompy prawo 2021
JPlac zabaw to ważny punkt osiedla, szczególnie ważny dla najmłodszych mieszkańców i ich rodziców. Tutaj zawiązują się przyjaźnie, toczą się rywalizacje, powstają nowe historie i zabawy... Chcę wiedzieć »

Z dniem 1 stycznia 2021 roku zgodnie z Rozporządzenia MIiB z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie sposobu deklarowania właściwości użytkowych wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym (Dz.U. 2016 poz. 1966) tylko Zespoły Pomp posiadające powyższe dopuszczenie, a także posiadające...Czytam więcej »


Domofon, unifon, czytnik - co wybrać?

Domofony cyfralPrawidłowo dobrany domofon powinien zapewnić domownikom nie tylko komfort, dzięki odpowiedniej funkcjonalności, ale co najważniejsze – bezpieczeństwo, ograniczając dostęp na teren osiedla lub... Czytam więcej »


Kotły do mieszkań i budynków wielolokalowych - co wybrać?

Niezawodna pomoc w utrzymaniu czystości w budynku - teraz okazja!

Ogrzewanie grzejnikiem czyste klatki schodowe
Koszty ogrzewania budynków są już dość wysokie, a należy się spodziewać, że będą jeszcze wyższe. Jednym ze sposobów na ich obniżenie może okazać się budowa... Czytam więcej »

Choć ich praca bywa niedoceniana i niezauważana, to przecież bez niej nie mogłaby funkcjonować żadna firma czy instytucja. Zwłaszcza dziś, w dobie pandemii koronawirusa, przekonujemy się...... czytam więcej»


Windy - rozwiązania dla osiedli»

Windy w budynkuWykluczenie architektoniczne, czyli m.in. brak dźwigów osobowych w budynkach czterokondygnacyjnych, najczęściej spółdzielczych, wybudowanych pod rządami starego prawa, jest zjawiskiem... Czytam więcej »


Nie uwierzysz! Opomiarowanie i rozliczenie mediów proste jak nigdy dotąd »

Pojemniki na odpady - mieszkańcy zostawiają bałagan? Jak temu zaradzić?

Kompleksowa energia śmieci w koszu na osiedlu
Postęp w dziedzinie technik informatycznych pozwolił na ujednolicenie pewnych standardów i stworzenie otwartego systemu komunikacyjnego do odczytu... czytam dalej »

Śmietniki – temat wprawdzie trochę wstydliwy, trochę niechciany, a nawet unikany. Niesłusznie. Otóż widok osiedlowych śmietników wcale nie musi wzbudzać odrazy i wywoływać negatywnych emocji. Idźmy dalej... chcę wiedzieć więcej»


Gaz płynny w budownictwie mieszkaniowym - zobacz, ile to kosztuje »

Gaz plynny budownictwoKonieczność wydzielenia osobnego pomieszczenia na kotłownię w przypadku wielu systemów grzewczych to niejedyny wymóg prawa budowlanego. Przepisy określają również... Chcę zobaczyć »


Jak oszczędzić przestrzeń na osiedlu, którą możemy wykorzystać np. na miejsca parkingowe?

Kocioł gazowy kondensacyjny i jego sprawność  »

Osiedle Polska kotły kondensacyjne

Brak miejsc parkingowych lub miejsc na rowery to czesty widok na polskich osiedlach. ZObacz, gdzie możesz zaoszczędzić miejsce i wykorzystać je... Czytam więcej »

Gazowe kotły kondensacyjne to wysokiej klasy urządzenia przeznaczone zarówno do instalacji c.o. jak i do przygotowania c.w.u. Kotły te nadają się zarówno do... czytam więcej »


Jak zapewnić prawidłową księgowość we wspólnocie?

Programy do zarządzania nieruchomościamiDynamiczny postęp w technologii komputerowej i infor­matyce spowodował, że komputer z odpowiednim opro­gramowaniem stał się podstawowym narzędziem pracy prak­tycznie każdego zarządcy nieruchomości... Czytam więcej »


Odczyt wodomierzy pod nieobecność mieszkańca »
LNG do zasilania centralnej kotłowni na Twoim osiedlu»
Licznik energii - oszczędzanie ogrzewanie budynku
Spis liczników to niestety często żmudny i długotrwały proces. Zastanie wszystkich mieszkańców w jednym czasie - raczej nierealne. A co gdyby... czytam więcej » LNG jest idealnym rozwiązaniem dla osiedli i budynków, które nie mają dostępu do sieci gazu ziemnego i mają duże zapotrzebowanie na energię. Używając gazu LNG masz dostęp do efektywnego, łatwo dostępnego i jednocześnie przyjaznego... czytam dalej »

Jak skutecznie naprawić i przeprowadzić renowację dachu?
Zaparowane okna w domu - jak się tego pozbyć?
Naprawa i renowacja dachu zaparowane okna
Deszcz, śnieg, wiatr …. te czynniki atmosferyczne pokazują każdemu właścicielowi i zarządcy na ile może polegać na szczelności swojego dachu. Nikomu nie trzeba... czytam więcej » Zaparowane lustro w łazience lub szyby okienne w kuchni to najprawdopodobniej oznaka... Czytam więcej »

Bezpłatne szkolenie "Naprawa balkonów w Spółdzielniach Mieszkaniowych"
Nowe narzedzie dla wspólnot mieszkaniowych - zobacz, jak wydajniej korzystać z miejsc parkingowych na osiedlu»
naprawa balkonu parking zajęty?
Czy mamy do czynienia z wykonaniem nowego balkonu lub gdy stoimy przed wyzwaniem aby naprawić juz istniejący, można liczyć na Systemowe rozwiązania PCI dla balkonów... czytaj dalej »

Nowoczesne technologie i przełomowe idee są w stanie sprostać wielu wyzwaniom cywilizacyjnym. Podejście to doprowadziło nas do stworzenia platformy, która łączy w sobie zaawansowaną technologię oraz kulturę współdzielenia, dając nam przejrzysty system, mogący(...) czytam dalej »



Ekspert Budowlany - zlecenia

POBIERZ BEZPŁATNY PORADNIK PORTALU ADMINISTRATOR24.INFO

PORADNIK PORTALU ADMINISTRATOR24.info

Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »
12/2020

Aktualny numer:

Administrator 12/2020
W miesięczniku m.in.:
  • - Zima a nieruchomości
  • - Bez windy ani rusz
Zobacz szczegóły

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY numer "Administrator i Menedżer Nieruchomości"

Zapisuję się na newsletter

Jeżeli właściciele lokali przeznaczyli środki zgromadzone na funduszu remontowym na inny cel niż wcześniej deklarowany:
ADMIREO ADMIREO Admireo to nowoczesny i funkcjonalny system do kompleksowego zarządzania nieruchomościami online. System działa w modelu SaaS i w...

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 20635|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 20004|Ocena: 1.5
Wyświetleń: 12640|Ocena: 1.0

Konferencja Miesięcznika Administrator

Docieplenie mieszkania od strony sufitu mogło wpłynąć na pojawienie się grzyba i pleśni

Od czego powinien być ubezpieczony zarządca, by mógł spać spokojnie?

Instalacje tryskaczowe - Akademia Ochrony Przeciwpożarowej

Jak dobrać odpowiedni system ogrzewania domu?

Co to jest sprawność urządzeń grzewczych?

Co to jest dom pasywny

Jak wykonać taras wentylowany?

Jak prawidłowo zamontować okno?

Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl