Kogo lepiej zatrudnić?

Członkowie zarządów wspólnot mieszkaniowych i właściciele lokali często zastanawiają się, kogo lepiej zatrudnić: licencjonowanego zarządcę nieruchomości czy administratora, i jakie są między nimi różnice.

Niniejszy artykuł stara się rozwiać te wątpliwości.

Ostatnio obok zarządcy nieruchomości posiadającego wyższe wykształcenie, podnoszącego na bieżąco swoje kwalifikacje i posiadającego licencję zawodową, zarządzaniem nieruchomościami zaczął zajmować się również administrator niezdefiniowany w żadnej z ustaw dotyczących gospodarowania nieruchomościami.

Określenia „administrator" i zarządca zaczęto używać zamiennie. Szybko zaczęto także zmieniać umowy o zarządzanie na umowy o administrowanie, zawarte z zarządami wspólnot mieszkaniowych.

Od tej chwili ta sama osoba nie występuje już jako zarządca nieruchomości, lecz jako administrator.

Dzieje się tak m.in. dlatego, że członkowie zarządów i właściciele lokali posiedli wiedzę, że zamiast iść do sądu, mogą napisać skargę na nieuczciwego zarządcę nieruchomości do Ministerstwa Infrastruktury do Komisji Odpowiedzialności Zawodowej (KOZ-y).

Takiej skargi nie mogą napisać na administratora - skarga jest odrzucana, ponieważ zostaje przedstawiona umowa o administrowanie, a zatrudniona osoba oświadcza, że jest tylko administratorem.

W obowiązujących ustawach o gospodarce nieruchomościami i o własności lokali (uwl), dotyczących zarządzania nieruchomościami, nie ma nawet słowa o odpowiedzialności zawodowej administratora.

Sądy i prawo cywilne w Polsce mamy takie, jakie mamy, ale moim zdaniem nazwa dokumentu nie może przesądzać o jego treści. W obu tych umowach² czynności i obowiązki osoby zatrudnionej (zarządcy nieruchomości/administratora) przez zarząd wspólnoty są zbliżone.

Obowiązki zarządzającego

Administrator

Administrator, zawierając umowę cywilnoprawną z zarządem wspólnoty, może odpowiadać w sądzie jedynie tylko za niewykonanie czynności zawartych w umowie. Brak jest przepisów prawnych wymagających od niego wiedzy, praktyki, umiejętności, niekaralności i obowiązkowego ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z wykonywanymi czynnościami.

Zarządca

Zarządca nieruchomości to osoba fizyczna lub firma zarządzająca jako osoba prawna, której zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 uwl.

W praktyce oznacza to, że wspólnota mieszkaniowa, właściciele lokali na zebraniu w obecności notariusza podejmują uchwałę, większością głosów liczonych udziałami, o wyborze zarządcy nieruchomości/firmy zarządzającej, powierzając mu zarząd i określają sposób zarządu nieruchomością wspólną.

Uchwała ta później ma formę aktu notarialnego sporządzonego przez notariusza. Odwołanie tak zatrudnionego zarządcy nieruchomości/firmy musi również być dokonane na zebraniu właścicieli lokali w obecności notariusza. Zarządca obowiązany jest do przestrzegania wszystkich przepisów zawartych w ugn i uwl, a jego wynagrodzenie określone jest w umowie zawartej ze wspólnotą mieszkaniową.

Zarząd

Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy, składający się z członków będących osobami fizycznymi, wybranymi spośród właścicieli lokali lub spoza z ich grona (art. 20 ust. 1 uwl - duża wspólnota).

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz i między poszczególnymi właścicielami lokali. Zarząd nie może przekazać zarządu osobie trzeciej, może jednak zlecić wykonywanie części czynności zarządzania profesjonaliście i znaleźć się w roli właściciela i kontrolera, podpisując i odpowiadając za wszystkie dokumenty przygotowane przez profesjonalistę, dotyczące zarządzania wspólnotą.

Zgodnie z zapisem art. 30 ust. 2 pkt 2 i 3 uwl, to zarząd, a nie zatrudniony zarządca nieruchomości/firma zarządzająca (profesjonalista) odpowiada przed wspólnotą. Zarządca nieruchomości/firma zarządzająca odpowiada przed zarządem za wykonanie czynności wymienionych w umowie o zarządzanie i przed KOZ-ą.

Zarząd obowiązany jest wykonywać uchwały właścicieli lokali (kontrolować ich wykonanie) i postępować zgodnie z przepisami zawartymi w uwl i innymi przepisami dotyczącymi zarządzania nieruchomością wspólną.

W umowie zarząd określa wynagrodzenie zgodnie z uchwałą właścicieli lokali i w niej również powinien znaleźć się sposób wypowiedzenia umowy, tak żeby można było szybko zrezygnować z zatrudniania nieuczciwego zarządcy nieruchomości/firmy zarządzającej. Nie ma obawy, zawsze znajdzie się lepszego. Wystarczy zwrócić się o pomoc do najbliższego stowarzyszenia, którego członkami są zarządcy nieruchomości.

Z mojego doświadczenia wynika, że jest to najlepszy model zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi.

Zarządca przymusowy

Zarządca przymusowy ustanawiany jest przez sąd. Jest to osoba fizyczna, która musi posiadać licencję zawodową zarządcy nieruchomości. Odpowiada on przed sądem za swoją działalność niekoniecznie wykonywaną osobiście.

Sąd określa wysokość jego wynagrodzenia, na ogół w wysokości uzgodnionej wcześniej przez wnoszącego żądanie ustanowienia zarządcy przymusowego na podstawie art. 26 ust. 1 uwl z zarządcą nieruchomości zaproponowanemu sądowi wraz z jego oświadczeniem, że wyraża on zgodę na ustanowienie go zarządcą przymusowym.

Powszechnie uważa się, że osoby fizyczne wybrane do zarządu wspólnoty mieszkaniowej na podstawie art. 20 ust. 1 uwl, będące właścicielami lokali w tej wspólnocie i zarządzające nieruchomością wspólną, na mocy art. 190 ugn zwolnione są z posiadania licencji zawodowej zarządcy nieruchomości. Zwolnienie to nie dotyczy osób spoza grona właścicieli wybranych do zarządu, szczególnie wtedy, gdy pobierają wynagrodzenie.

Osobiście uważam inaczej. Zapis art. 190 ugn stanowi, cytuję: „...nie stosuje się (...) do zarządzania nieruchomościami bezpośrednio przez ich właścicieli lub użytkowników wieczystych...", dotyczy właścicieli, a nie współwłaścicieli.

Zatem po pierwsze: członkowie zarządu wspólnoty mieszkaniowej są tylko właścicielami lokali, a nie właścicielami nieruchomości wspólnej, którą zarządzają. A po drugie, są osobami fizycznymi, od których nic więcej uwl nie wymaga.

Jedyne, co możemy o nich powiedzieć, to to, że świadomie podjęli decyzję o przynależeniu do grona członków zarządu - chcą w nim być i obiecują, że jako sąsiedzi będą dbali o nasz dom. To jest, niestety, stanowczo za mało, ale trudno żądać więcej. Tacy członkowie zarządu zarządzają najlepiej jak potrafią, a innych kandydatów przecież brak.

Niekiedy zarządzają nieruchomością nieudolnie - jeśli popełnią jakiś błąd, to cała wspólnota poniesie straty - oni też, ale nie bardzo muszą się tym przejmować, ponieważ przypadające w udziale na nich straty pokryją z otrzymywanego od wspólnoty wynagrodzenia.

Co innego w sytuacji, gdy zarząd zatrudnia profesjonalistę i z jego winy wspólnota zostanie ukarana grzywną czy zostanie zalane mieszkanie, bo niedokładnie wykonał przegląd - wówczas to on zapłaci z własnej kieszeni. Zarząd po prostu te straty pokryje z jego wynagrodzenia, a nie z pieniędzy właścicieli lokali.

Jeżeli członek zarządu byłby właścicielem domu, w którym popełniłby błąd i spowodował zniszczenie ściany, to za jej naprawę zapłaciłby wyłącznie ze swojej kieszeni, ponieważ sam bezpośrednio zarządzał swoją własnością - domem. Uważam, że takie rozumowanie jest zasadne - nie powinno się powierzać zarządzania nieruchomością wspólną o znacznym majątku osobom niebędącym profesjonalistami.

Zarządy bardzo często straszą właścicieli lokali zarządcą przymusowym powoływanym przez sąd, twierdząc, że będzie pobierał wysokie wynagrodzenie - to też jest nieprawda. Zarządca przymusowy jest najlepszym rozwiązaniem, jeżeli we wspólnocie powstają konflikty.

Warunki zatrudnienia

Oczywiście członkom zarządu należy się wynagrodzenie i trzeba podjąć uchwałę o przyznaniu wynagrodzenia każdemu z nich. Na koniec roku należy też sporządzić dla każdego członka zarządu i urzędu skarbowego PIT-8C.

Ponadto wspólnota, zawierając umowy o pracę z członkami zarządu, jako płatnik, musi naliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz pobierać zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych i wpłacać je do urzędu skarbowego.

Odradzam zawieranie umów pomiędzy wspólnotą a członkami zarządu, bo może stać się to podstawą do stwierdzenia, że osoba taka wykonuje swoje obowiązki zawodowo i powinna być licencjonowanym zarządcą.

Podział kompetencji we wspólnocie mieszkaniowej ZOBACZ>> 

O sposobie zarządu nieruchomością wspólną zawsze decydują właściciele lokali na podstawie art. 18, art. 20 lub art. 26 uwl. Wspólnoty mieszkaniowe najczęściej wybierają zarząd, którego członkowie pobierają niewielkie wynagrodzenia, rzędu 100-300 zł miesięcznie.

Zarząd zatrudnia licencjonowanego zarządcę nieruchomości bez dostępu do środków finansowych na koncie bankowym wspólnoty, na podstawie umowy o zarządzanie. Prowadzi on ewidencję pozaksięgową i wszystkie rozliczenia, dokumentację. Obowiązkowo jest co miesiąc rozliczany przez zarząd ze swojej działalności.

¹ Ustawa o gospodarce nieruchomościami z 1997 roku (ugn), art. 184 ust. 2.
²Ogólny wzór umowy o zarządzanie można znaleźć na stronie www.msgn-specjal.pl.tl. Należy pamiętać, że nie każda nieruchomość wymaga wykonywania wszystkich wymienionych tam czynności.