Rada Wspólnoty

We wspólnotach liczących kilkadziesiąt lub więcej lokali, których właściciele nie zawsze w tych lokalach mieszkają, zgromadzenie na zebraniu właścicieli, którzy mieliby łącznie ponad połowę udziałów, często się nie udaje. Ustawodawca umożliwił co prawda podejmowanie uchwał z udziałem głosów zbieranych indywidualnie, ale jest to kłopotliwe i w niektórych wypadkach niemożliwe do zastosowania. Najpoważniejsze problemy pojawiają się wtedy, gdy konieczne jest podjęcie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, ponieważ wymaga to obecności na zebraniu członków wspólnoty.

Niektóre wspólnoty, korzystając z opinii wyrażanych przez nie do końca rzetelnych ekspertów, podejmują uchwały, także z udziałem głosów zbieranych indywidualnie, których efektem jest tworzenie Rady Wspólnoty. Rada składa się z członków wspólnoty, czasami wybranych podczas zebrań, w których udział biorą np. właściciele mieszkający w obrębie jednej klatki schodowej. Bywa, że wyboru członków rady dokonuje się uchwałą podejmowaną „obiegiem", tzn. wyłącznie głosami zbieranymi indywidualnie. Rady są zazwyczaj powoływanie przez te wspólnoty, w których istnieją zarządcy, którym zarząd nieruchomością wspólną powierzono w trybie art. 18 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Uprawnienia Rady precyzuje zazwyczaj projekt uchwały o jej powołaniu. Bywa, że dotyczą one prawa do podejmowania uchwał w imieniu wspólnoty we wszystkich sprawach, które przekraczają zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną. Corocznie odbywają się zebrania Rady, której członkowie w imieniu wspólnoty oceniają pracę zarządcy i podejmują uchwałę o udzieleniu mu absolutorium, uchwalają roczny plan gospodarczy, wysokość zaliczek na kolejny rok oraz wieloletnie plany remontów. Członkowie wspólnot otrzymują zawiadomienia o stanie zobowiązań, ewentualnym zadłużeniu, treści podjętych uchwał i nowe karty wymiaru opłat. To rozwiązanie wbrew pozorem często działa, choć nie powinno.

Uchwała o wyborze Rady Wspólnoty nie może być traktowana jako udzielenie jej członkom pełnomocnictwa przez właścicieli lokali. Właściciel może udzielić osobie trzeciej pełnomocnictwa do głosowania na zebraniu wspólnoty w jego imieniu, ale mają tu zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Do czynności nieprzekraczających zakresu zwykłego zarządu nieruchomością wspólną musi być udzielone tzw. pełnomocnictwo ogólne, a dla czynności, które zakres ten przekraczają - pełnomocnictwo wymieniające szczegółowo te czynności, które pełnomocnik ma prawo wykonać w imieniu reprezentowanego (art. 98).

W obu przypadkach konieczna jest pisemna forma pełnomocnictwa (art. 99 § 2). Jeśli dla ważności czynności prawnej potrzebna jest forma szczególna (np. akt notarialny), to pełnomocnictwo do dokonania tej czynności musi mieć tę samą formę (art. 99 § 1).

W świetle powyżej przywołanych zapisów kc uchwała wspólnoty udzielająca Radzie pełnomocnictwa do głosowania w imieniu członków wspólnoty nie rodzi żadnych skutków prawnych.

Pomysł głosowania per procura również jest dobry, ale jego realizacja wymaga określonej staranności, tzn. udzielenia pełnomocnictw we właściwy sposób.

Znam wspólnotę, w której jest 120　lokali (6 klatek schodowych). Członkowie wspólnoty doszli do wniosku, że zorganizowanie zebrania z udziałem właścicieli mających ponad połowę udziałów jest bardzo trudne i postanowili problem rozwiązać. W każdej klatce została wybrana osoba, która miała czas, ochotę oraz wiedzę z zakresu ustawy o własności lokali, i na jej ręce mieszkańcy klatki złożyli pełnomocnictwa, w których upoważnili ją do głosowania w każdej sprawie z zakresu zwykłego zarządu oraz dodatkowo w sprawach przekraczających ten zakres, a dotyczących: zatwierdzenia planu gospodarczego, wyboru lub odwołania zarządu albo poszczególnych jego członków oraz uchwalenia wysokości zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

W ten sposób w zebraniach wspólnoty uczestniczyło zazwyczaj tylko sześciu członków wspólnoty i możliwe było sprawne ich przeprowadzanie i podejmowanie wszelkich „rutynowych" uchwał. Mieszkańcy poszczególnych klatek organizowali sobie własne zebrania, na których omawiali swoje problemy i udzielali instrukcji pełnomocnikowi, a także spotykali się, by wysłuchać jego sprawozdań z zebrań wspólnoty. Było to możliwe dlatego, że pełnomocnicy cieszyli się zaufaniem sąsiadów i rzetelnie wykonywali przyjęte na siebie (społecznie!) obowiązki.

Gdyby zaszła konieczność podjęcia uchwały, która kończy się aktem notarialnym (np. w sprawie zmiany wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej, podziału nieruchomości itp.), to konieczne byłoby zwołanie „walnego" zebrania wspólnoty z udziałem notariusza lub udzielenie przez właścicieli lokali notarialnych pełnomocnictw do podjęcia uchwały przez wspólnotę. Byłoby to także możliwe, a może nawet wygodne, w poszczególnych klatkach.

Jedna ze znanych mi wspólnot podjęła uchwałę o wyborze pięcioosobowej Rady Wspólnoty i upoważniła ją do zmiany dotychczasowego zarządcy i powierzenia zarządzania innemu w trybie art. 18 ust. 1, pozostawiając Radzie prawo wyboru według własnego uznania. Ta aktem notarialnym powierzyła zarządzanie nieruchomością wspólną wybranemu przez siebie zarządcy. Grupa właścicieli lokali wystąpiła do sądu z wnioskiem o stwierdzenie, że powyższa umowa nie ma mocy prawnej. Sprawa jest w toku, ale interesujące wnioski już można sformułować.

Po pierwsze, zmiana zarządcy wymaga uchwały wspólnoty, a za przyjęciem uchwały głosują wyłącznie właściciele lub ich pełnomocnicy. Członkowie Rady Wspólnoty nie posiadali pełnomocnictw właścicieli lokali. Po drugie, gdyby nawet Rada miała prawo podpisać umowę z zarządcą, to musiałaby występować w pełnym składzie (uchwała wspólnoty upoważniała do podpisania umowy Radę, a nie jej część. Rada to nie zarząd, którego stanowisko podpisuje dwóch członków).

Nie wydaje się zatem możliwe, by umowa nie została przez sąd uchylona, chociaż zdziwienie może budzić fakt, że sąd zwleka z wydaniem wyroku, mimo iż już sprawę rozpatrywał.

Interesujący problem pojawił się w pewnej wspólnocie „deweloperskiej". W aktach notarialnych dotyczących wyodrębniania i zbywania lokali został określony okres, na który wspólnota w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali powierzyła zarząd nieruchomością wspólną firmie ZN, nie precyzując, jakie zasady zarządzania nieruchomością wspólną będą obowiązywać po upływie tego okresu, czyli z początkiem roku 2007. Już jesienią zwołano zebranie wspólnoty, podczas którego wybrana została pięcioosobowa Rada Wspólnoty, i upoważniono ją do zawarcia umowy o zarządzanie z licencjonowanym zarządcą nieruchomości, także na podstawie art. 18 ust. 1. W protokole notarialnym zapisano, że w zebraniu uczestniczyli właściciele mający łącznie 60% udziałów w nieruchomości wspólnej, za uchwałą głosowali właściciele mający łącznie 45% udziałów, a brakujące głosy zostaną zebrane w trybie indywidualnym.

Członkowie Rady faktycznie uzyskali dodatkowo akceptację uchwały od właścicieli mających łącznie 17% udziałów i następnie wybranemu przez siebie licencjonowanemu zarządcy (nazwijmy go Panem X) przedłożyli umowę o zarządzanie w formie aktu notarialnego, w której zapisano, że jest ona zawarta na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Po stronie wspólnoty umowę podpisało trzech spośród pięciu członków Rady. Zarządca pełni swoje obowiązki, ale ma wątpliwości, czy czyni to „w majestacie prawa".

Wątpliwości tego zarządcy uważam za absolutnie uzasadnione. Moim zdaniem, po upływie okresu, na który zarządzanie nieruchomością wspólną zostało powierzone firmie ZN, czyli od dnia 1 stycznia 2007 r., mamy do czynienia ze wspólnotą, która powinna zdecydować, czy zechce skorzystać z art. 18 ust. 1, czy też wybierze zarząd w trybie art. 20 i do zarządu nieruchomością wspólną będzie stosować zasady określone w ustawie o własności lokali. Aby móc skorzystać z art. 18 ust. 1, należało zawrzeć z zarządcą umowę, którą musieliby zaakceptować wszyscy członkowie wspólnoty (umowa zawsze wymaga akceptacji wszystkich zainteresowanych). Tak się nie stało, zatem Pan X nie jest zarządcą w rozumieniu art. 18 ust. 1. Wydaje się, że prowadzi on sprawy wspólnoty na zasadzie prowadzenia cudzych spraw bez zlecenia.

Można także - przy zastosowaniu pewnej nadinterpretacji - uznać, że Rada Wspólnoty jest faktycznie zarządem wybranym w trybie art. 20, a Pan X jest wybranym przez nią administratorem. Przyjęcie takiego założenia pozwoliłoby na uznanie, że podpisy trzech spośród pięciu członków Rady są podpisami „co najmniej dwóch członków zarządu", co spełniałoby warunki zawarte w art. 21 ust. 2. Rozumowanie to przekracza chyba jednak dopuszczalną nadinterpretację.

Panu X doradziłem, aby niezwłocznie podjął próbę uporządkowania swojego statusu. Zasugerowałem, by zwołał zebranie wspólnoty, podczas którego wybrany zostanie zarząd (mogliby go tworzyć np. aktualni członkowie Rady) i podjęte będą uchwały dotyczące planu gospodarczego i wysokości zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a także regulamin rozliczania wody i ciepła, zasady prowadzenia ewidencji pozaksięgowej (art. 29 ust. 1) i ewentualnie regulamin porządku domowego.

Ponieważ wspólnota liczy ponad 100 członków, doradziłem, by zaproponować rozwiązanie, o którym wspominam powyżej (pełnomocnicy). Mam nadzieję, że tak się stanie i problemy formalno-prawne znikną.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!