Pewne są tylko zmiany…

Pojęcie facility management utrwaliło się już w polskim słowniku fachowym na tyle mocno, że jego używanie w odniesieniu do różnych obszarów związanych z obsługą budynku nikogo nie dziwi. Niemniej jednak istotę facility management można zdefiniować szerzej – w trzech uzupełniających się aspektach – jako:

• zarządzanie obiektami takimi jak: budowle, budynki, ale również: miasta, krajobrazy, nowoczesne kompleksy produkcyjne, sieciowe urządzenia techniczne;
• zarządzanie udogodnieniami, czyli wspieranie procesów podstawowych organizacji poprzez wytwarzanie i dostarczanie dogodnego miejsca pracy dla ludzi i wspomaganie ich w wypełnianiu podstawowych zadań, które wykonują;
• zarządzanie innowacjami technologicznymi w obiektach i urządzeniach, gdzie Facility Manager to osoba będąca motorem innowacji i wprowadzająca zmiany technologiczne w tych obiektach i urządzeniach.

W praktyce przyjęło się stosować pojęcie facility management w odniesieniu do nieruchomości, stąd można zdefiniować FM w nieruchomości jako: Zorientowane na klienta całościowe świadczenie – którego przedmiotem są kompleksowe zasady podejmowania decyzji dla optymalnego planowania, użytkowania i przystosowania budynków, ich urządzeń, obiektów i świadczeń – wzmacnianym przez systemy informacyjne. Definicja precyzuje zakres przedmiotowy działalności facility managera, nie precyzuje jednak sposobów realizacji i nadrzędnych dla tej realizacji: misji i strategii w obszarze Facility Management.

Misja FM

Podstawowym problemem, z którym mają do czynienia niektórzy zarządcy nieruchomości, jak i facility managerowie jest działanie bez misji, a w niektórych przypadkach nawet brak wyraźnie określonej strategii i celu działania (np. podejmowanie jedynie działań wymaganych przepisami prawa oraz tzw. „gaszenie pożarów”). Takie podejście sprawia, że mamy do czynienia nie tyle z zarządzaniem czy realizacją funkcji FM, a jedynie z administrowaniem obiektem i – chcąc nie chcąc – degradacją roli zarządzającego obiektem. Definiując misję FM, możemy jako podstawowy szablon zastosować następujące stwierdzenie: „Misją FM jest utrzymywanie obiektów i urządzeń oraz dostarczanie usług pomocniczych w ramach wymaganych standardów. Standardy te ułatwiają i promują wzrost wydajności biznesu przy minimalnym poziomie ryzyka utraty skuteczności i bezpieczeństwa. Wykorzystują aktywną kontrolę finansową oraz podtrzymują gotowość do zmian”.

Zaplecze, jakie stwarza nieruchomość, stanowi coraz ważniejszą część składową działań biznesowych oraz – co jest nie mniej istotne – poprzez zmiany technologiczne dokonuje się coraz silniejsza integracja infrastruktury technicznej z działalnością podstawową firmy. Taka specjalizacja nie oznacza wyłącznie specjalizacji budynku jako obiektu architektonicznego, bowiem dotyczy ona szerszego aspektu: sieci informatycznych, procedur bezpieczeństwa, zarządzania zasobami ludzkimi i majątkowymi itp. Powoduje to, że granica nieruchomości jest coraz słabiej widoczna pośród innych dziedzin zarządzania firmą. Sens ekonomiczny facility management to odciążenie użytkownika nieruchomości od problemów o charakterze drugoplanowym (i umożliwienie mu koncentracji na „core bussines” w oparciu o kluczowe kompetencje). W szczególności chodzi tu także o powiązania pomiędzy jakością oferowanych udogodnień a ich kosztami, z punktu widzenia korzyści, jakie osiągane są przez organizację użytkującą obiekt a zwłaszcza poprzez zwiększenie wydajności jej pracowników.

Strategia FM

Wspomaganie działalności podstawowej, wsparcie realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa wymaga od facility managera (czy też zarządcy nieruchomości chcącego pracować zgodnie z koncepcją FM) precyzyjnego zdefiniowania, wdrożenia i realizacji strategii. Można wyróżnić kilka podstawowych strategii w tym obszarze spotykanych we współczesnej praktyce:

• Minimalizacja długookresowych kosztów użytkowania nieruchomości. Strategia charakteryzująca się dążeniem do redukcji kosztów związanych z użytkowaniem i utrzymaniem nieruchomości w całym cyklu jej życia. Decyzje determinowane są tutaj kryterium niskiego kosztu całkowitego.
• Elastyczność w dostosowywaniu przestrzeni do zmieniających się potrzeb organizacyjnych. Strategia ta uwzględnia zmieniające się potrzeby organizacji co do powierzchni, wyposażenia czy świadczonych usług.
• Promowanie środowiska przyjaznego zasobom ludzkim. W ramach tej strategii uwaga facility managera zwrócona jest głównie na potrzeby wewnętrznych użytkowników nieruchomości (pracowników) i zapewnienie im dogodnego, komfortowego miejsca pracy, sprzyjającego podnoszeniu ich wydajności i zwiększającego ich motywację.
• Wspomaganie procesów zarządczych. Strategia obejmująca działania zmierzające do uwzględnienia efektów, wynikających z zarządzania nieruchomościami w działalności całej firmy, m.in. poprzez aktywną politykę przestrzeni i wprowadzanie najbardziej efektywnych rozwiązań organizacyjnych na terenie nieruchomości.

Strategia wybierana przez facility managera musi najlepiej wpisywać się w cele strategiczne jego klienta. Pojawia się więc również problem określenia, kto jest jego klientem i wyważenie pomiędzy oczekiwaniami różnych ich grup. Klientem może być bowiem zarówno właściciel nieruchomości (zazwyczaj zainteresowany wzrostem wartości nieruchomości lub minimalizacją kosztów eksploatacyjnych), jak i jej użytkownik (zainteresowany przede wszystkim jakością miejsca pracy i elastycznością w zakresie zapewnianych mu usług). Jeśli przyjrzymy się dokładniej, to zauważymy, że ich interesy mogą być rozbieżne.
W tym aspekcie – przed zdefiniowaniem strategii działania – konieczne jest określenie głównego klienta facility managera i jego oczekiwań w stosunku do jego pracy.

Wiele organizacji nie ma wyraźnie zdefiniowanej strategii zarządzania nieruchomościami, natomiast facility manager powinien taką strategię mieć. Dodatkowo musi być osobą uświadamiającą skutki realizacji przyjętej strategii „nieruchomościowej”. Dla przykładu, w krajach wysokorozwiniętych (USA, Dania, Wielka Brytania, Niemcy) coraz częstszym staje się jednak podkreślanie korzystnego wpływu optymalnej strategii Facility Management na wielkość produkcji, środowisko pracy, zdrowie, bezpieczeństwo, jakość życia pracowników, ochronę środowiska itp. Obserwuje się też idące w ślad za tym silniejsze „dowartościowanie” tego obszaru działalności zawodowej. Stosowanie strategicznego podejścia do zarządzania nieruchomościami, stając się coraz bardziej popularne, daje lepszą możliwość realizacji celu, jakim jest poprawa lub wspomaganie efektu działania organizacji. Realizowane strategie zaczynają coraz bardziej koncentrować się na aspektach jakościowych funkcjonowania nieruchomości, np.: strategia wspomagania procesów zarządczych, obejmująca działania zmierzające do uwzględnienia efektów, wynikających z zarządzania nieruchomościami w działalności całej firmy, m.in. poprzez aktywną politykę przestrzeni i wprowadzanie najbardziej efektywnych rozwiązań organizacyjnych na terenie nieruchomości. Stanowi to obecnie główny wyróżnik facility management jako dziedziny zarządzania.