CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 9/2018

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Dowiedz się, ile kosztuje docieplenie stropów i piwnic » ‎
https://derowerk.administrator24.info/▲
Zarządcy nieruchomości, rozważający termomodernizację stropów piwnic, napotykają szereg trudności. Jednak analiza dostępnych technologii pokazuje...
Kategorie: ocieplenie stropodachu, docieplenie piwnic, ocieplenie garaży, ocieplenie stropów, izolacja cieplna i akustyczna

Udokumentowanie podjęcia uchwały

Paweł Puch  |  Administrator 3/2012  |  05.04.2012  |  1
Udokumentowanie podjęcia uchwały
Udokumentowanie podjęcia uchwały

Wiele wspólnot mieszkaniowych ma problemy z właściwym udokumentowaniem podjęcia uchwały. Tymczasem właściwe udokumentowanie jest konieczne nie tylko w celu realizacji wewnętrznych spraw wspólnoty ale też w ewentualnych sprawach sądowych.

Wiele wspólnot mieszkaniowych, nie znajdując przepisów prawa, które nakładałyby na nie jedynie słuszny sposób udokumentowania podjęcia uchwały, ma problemy z jego właściwym udokumentowaniem. Próbując znaleźć rozwiązanie wprowadzają nieraz zupełnie nieracjonalne i nieadekwatne do sytuacji metody.

Uchwały we wspólnocie mieszkaniowej

Właściciele lokali samodzielnie podejmują decyzje w dwóch formach prawnych. Pierwszą z nich jest rzadko występująca, bo też i rzadko potrzebna umowa zawarta przez wszystkich właścicieli lokali. Na przykład w tej formie dochodzi do zmiany sposobu zarządu przewidzianego w Ustawie o własności lokali (UWL). Drugą formą powszechnie występującą, i której dotyczy ten artykuł, jest uchwała podjęta przez właścicieli lokali.

Jak przewiduje UWL uchwały właścicieli lokali podejmowane są albo na zebraniu, albo w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Uchwała może być też wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania, na przykład gdy na zebraniu nie było wystarczającej ilości właścicieli lokali niezbędnej do podjęcia uchwały. Co do zasady uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów. Ustawa o własności lokali przewiduje także, że w pewnych wypadkach na każdego właściciela może przypadać jeden głos niezależnie od wielkości udziału w nieruchomości wspólnej. Przytaczana tu ustawa, jak i inne przepisy nie mówią jednak wprost jak udokumentować podjęcie takiej uchwały. Stąd można spotkać się z bezradnością zarządców, którzy przejmują wspólnotę mieszkaniową z innym sposobem udokumentowania podejmowanych uchwał i nie mogą się w nim znaleźć, zarzucając nieraz poprzednikowi, że postępował sprzecznie z prawem (czytaj: sprzecznie z tym do czego przywykli). Można też spotkać się z bezzasadnymi roszczeniami właścicieli często realizowanymi na drodze sądowej sprowadzającymi się do zarzutu, że w dokumentacji wspólnoty nie ma np. protokołów z podjęcia każdej uchwały, a we wspólnocie, w której kiedyś mieszkali zarząd takie protokoły zawsze sporządzał. W związku z chaosem panującym w kwestii dokumentowania podjęcia uchwał warto kilka spraw w tej materii wyjaśnić.

Dokument z podpisem

W kwestii udokumentowania podjęcia uchwały sprawa jest stosunkowo prosta choć nieraz niepotrzebnie gmatwana, gdyż tak naprawdę jedynym dokumentem, który wspólnota mieszkaniowa z podjęcia uchwały musi posiadać jest treść uchwały wraz z podpisami wystarczającej większości właścicieli lokali. Jakiekolwiek inne formy udokumentowania podjęcia uchwały (listy do głosowania, karty do głosowania itp.) mają sens wówczas gdy ze względu na duże rozmiary wspólnoty trzeba szukać rozwiązań praktycznych do usprawnienia głosowania. Jeżeli treść uchwały i podpisy właścicieli oraz krótką adnotację zarządu można zmieścić na jednej kartce papieru (dwie strony) produkowanie innych dokumentów pozbawione jest sensu i jest przejawem wyłącznie biurokratycznych nawyków członków zarządu lub zarządcy. Większość wspólnot mieszkaniowych nie dysponuje swoimi biurami, więc niestety w praktyce dokumenty przechodzą z rąk do rąk między zarządcami. Niepotrzebny rozrost dokumentacji stanowi zatem poważny problem, z którego należy sobie zdawać sprawę, produkując kolejny zbyteczny dokument.

Ponadto zwrócić należy uwagę, że przepisy nie narzucają wspólnotom mieszkaniowym jak ma wyglądać uchwała zatem każdy dokument o charakterze decyzyjnym, na którym zarząd na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów zebrał podpisy właścicieli, których łączne udziały przekraczają połowę wszystkich udziałów we wspólnocie mieszkaniowej, może być potraktowany jako uchwała właścicieli lokali. Należy pamiętać, że wspólnota mieszkaniowa, jeżeli chce sformalizować i uszczegółowić te zasady, powinna stosowne zapisy umieścić w statucie wspólnoty. Jednak we wspólnotach mieszkaniowych można spotkać się też z fatalną w skutkach praktyką zmierzającą do ograniczenia ilości tworzonych dokumentów. Część zarządów, zdając sobie bowiem sprawę z konieczności ograniczania ilości dokumentów, zlicza glosy nazwijmy to „ustnie”, a jedynym dokumentem potwierdzającym podjęcie uchwały jest treść uchwały z podpisem członków zarządu i adnotacją o wyniku głosowania. Sam fakt potwierdzenia przez zarząd podjęcia uchwały bez podpisów właścicieli nie jest udokumentowaniem podjęcia uchwały i dopuszcza do sytuacji wycofania się właścicieli z podjętej decyzji. Wówczas w sądzie brak jest dowodu a pozostaje tylko słowo zarządu przeciwko słowu właściciela, który twierdzi, że nie głosował za daną uchwałą. Dopuszczenie do takiej sytuacji przez zarząd nie powinno mieć miejsca.

Listy obecności

W dużych wspólnotach mieszkaniowych można się spotkać ze sporządzaniem listy obecności, która ma na celu ułatwienie późniejszego głosowania nad uchwałami. Na podstawie listy obecności zarząd wie, kto stawił się na zebranie, zatem wie również kogo wyczytywać przy głosowaniu nad uchwałami. Niestety według mnie błędem popełnianym na części zebrań jest sprawdzenie tożsamości zebranych przy sporządzaniu listy obecności i rezygnacja ze sprawdzenia tożsamości przy głosowaniu nad uchwałami. Jest to wygodna procedura ale poza tym, że może prowadzić do fałszerstw przy głosowaniu nad uchwałami stanowi podstawę do zaskarżenia uchwał. Zarząd, postępując w taki sposób, dopuszcza do możliwości wystąpienia właściciela z zarzutem do sądu, że część sąsiadów wyszła w trakcie zebrania a za nich głosowali inni obecni. Tymczasem ten zarzut byłby bezzasadny w przypadku gdyby zarząd sprawdzał tożsamość w takcie głosowania. Z tego powodu lista obecności, jeżeli już jest sporządzana, powinna mieć charakter tylko czysto informacyjny i nie powinna stanowić dokumentacji z podjęcia uchwały.

Listy do głosowania

W celu ułatwienia liczenia głosów oraz orientacji kto głosował, a kto jeszcze nie zamiast prostej formy podpisu pod uchwałą wspólnoty mieszkaniowe często praktykują listy do głosowania. Ma ona z reguły postać tabeli z rubrykami na imię i nazwisko właściciela, wysokość jego udziału, oraz rubryki za i przeciw, w których właściciel umieszcza podpis w zależności czy głosuje za uchwałą czy przeciw jej podjęciu. W celu uniknięcia posądzeń o fałszerstwo lista do głosowania powinna stanowić integralną część uchwały. Jeżeli jest to możliwe powinna znajdować się na jednej kartce wraz z treścią uchwały lub gdy nie jest to możliwe powinna stanowić kilka ponumerowanych spiętych kartek opatrzonych u góry numerem uchwały i jej nazwą oraz datą.

Karty do głosowania

Karta do głosowania w odróżnieniu od listy do głosowania jest dokumentem indywidualnym. Każdy z głosujących ma swoją kartę do głosowania, na której wymienione są wszystkie uchwały najczęściej tylko z numeru i tytułu, a obok jest rubryka z miejscem do złożenia podpisu w rubryce za lub przeciw. Zaletą posługiwania się kartami do głosowania jest szybkość głosowania. Właściciele lokali nie muszą podczas głosowania podchodzić do zarządu i składać podpisu na liście do głosowania tylko mają kartę do głosowania przed sobą. Wadą jest duża liczba dokumentów „wyprodukowanych” podczas zebrania, które trzeba archiwizować. Karty do głosowania warto stosować tylko w bardzo dużych wspólnotach gdzie głosowanie za pomocą listy byłoby fizycznie bardzo utrudnione. Karta do głosowania może mieć też swoją wersję elektroniczną, która na razie jest rzadko stosowana na zebraniach wspólnot mieszkaniowych, a z powodzeniem wykorzystywana jest na zgromadzeniach spółek z dużą ilością udziałowców. Głosowania przygotowywane są tam przez wyspecjalizowaną firmę, która zapewnia elektroniczne czytniki i oprogramowanie komputerowe do liczenia głosów. Głosujący otrzymują karty do głosowania z paskiem magnetycznym, na którym zakodowane są ich dane i przy użyciu tej karty głosują nad uchwałami. System elektroniczny rozpoznaje i zlicza ich głosy. Nawet przy kilkuset osobach głosowanie przebiega w kilka minut, a jego wynik dostępny jest natychmiast po zakończeniu głosowania nad uchwałą.

Protokoły

Protokół sporządza się w trakcie zebrania albo już po nim na podstawie notatek w celu udokumentowania przebiegu zebrania. Podaje się w nim czas i miejsce zebrania, porządek obrad, wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami i inne istotne elementy przebiegu zebrania oraz informacje o spełnieniu wymogów formalnych. Protokół sporządza się dla celów dowodowych ze względu zawodność ludzkiej pamięci. W przypadku postępowań sądowych, na przykład w sprawie zaskarżenia uchwały, protokół ten stanowi cenny materiał dowodowy. Protokół umożliwia też zapoznanie się przez właścicieli nieobecnych na zebraniu z jego przebiegiem gdyż sama treść uchwał może w pełni nie obrazować przebiegu zebrania. Jest to moim zdaniem bardzo słuszna praktyka. Protokół powinien jednak przybrać formę zwięzłego dokumentu najlepiej z treścią podzieloną na podpunkty, w której powinno się unikać ponownego przepisywania treści uchwał, a skupić się przede wszystkim na spełnionych wymogach formalnych zwołania zebrania, porządku obrad oraz liczbach, czyli osobach obecnych oraz wynikach głosowania. Zawsze należy rozróżniać protokół od stenogramu zatem np. na zarzut Pana Nowaka zgłoszony na zebraniu, że Pani Kowalska przy podlewaniu kwiatów zalewa mu balkon nie ma miejsca w protokole.

» Mieszkasz w budynku wielorodzinnym?
» Należysz do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej?
» Jesteś zarządcą nieruchomości komercyjnych lub mieszkaniowych?
» Chcesz kupić mieszkanie lub je wynajmujesz?


Jeśli przynajmniej RAZ odpowiedziałeś/łaś TAK, to TEN PORTAL JEST DLA CIEBIE!

Zapisz się na bezpłatny newsletter. Najnowsze informacje znajdziesz w swojej skrzynce.

Podjęcie uchwały wymaga udokumentowania ale stosujmy metody adekwatne do sytuacji czyli przede wszystkim wielkości wspólnoty mieszkaniowej. Naprawdę trzy zdaniowa uchwała we wspólnocie liczącej kilkunastu członków to po prostu jedna kartka papieru z podpisami właścicieli i adnotacją zarządu o podziale głosów za i przeciw. W takiej sytuacji dokumentacja, która składa się z treści uchwały, listy do głosowania albo kilkunastu kart do głosowania, i dwóch kilku stronicowych protokołów niejakiej komisji skrutacyjnej i zarządu wzbudza nie tylko uśmiech ale też daje stronie, która chce podważyć uchwałę, możliwość zgłaszania przeróżnych zarzutów, co skutkuje przedłużającym się postępowaniem sądowym. Ponadto pamiętajmy, że przepisy nie nakładają na wspólnotę żadnych konkretnych sposobów dokumentowania podjęcia uchwały zatem nie twierdźmy, jak to ma nieraz miejsce w praktyce, że poprzedni zarząd czy zarządca postępował sprzecznie z prawem bo nie sporządzał protokołu z podjęcia każdej uchwały albo, że z zebrania nie ma protokołu komisji skrutacyjnej itp.

Komentarze

(1)
ind | 12.04.2012, 08:43
Właśnie karta do głosowania lub lepiej osobny załacznik do uchwały w postaci oodanych głosów jest jak najbardziej odpowiednią rzeczą. Autor nie pomyslał o jednaj istotnej sprawie - co jesli uchwała zawiera jednocześnie dane osobowe właścicieli nieruchomości z ich podpisami wówczas gdy kopie tej uchwały trzeba przedłozyc dalej ??? Musi on przekazać ją wraz z głosowaniem i tymi danymi - absurd!!!! Dlatego wprowadza sie jak wspomiałem wyżej załacznik, zawierający jako odrębną cześć wykaz oddanych głosów.
   1 / 1   

Wybrane dla Ciebie


Czy dla spółdzielni i wspólnot gaz może być tańszy?

Zamów bezpłatną wizytę konsultanta i osusz swój dom lub budynek ▼

niższa cena gazu Osuszanie ścian budynku
Czy w sytuacji gdy ceny gazu idą w górę, masz pewność, że Twoje stawki nie wzrosną w trakcie trwania... czytam więcej »

Wystarczy, że zostawisz do siebie kontakt, a Konsultant skontaktuje się z Tobą. Podczas kontaktu zostanie ustalony dogodny dla Ciebie termin nieodpłatnego badania zawilgocenia obiektu. W trakcie tej wizyty dowiesz się... czytam więcej»


Jaki wybrać kocioł do budynku mieszkalnego lub domu?

Kotły jakie wybraćKotły dzielą się na (gazowe) kondensacyjne i konwencjonalne. W kotłach kondensacyjnych następuje kondensacja zawartej w spalinach pary wodnej (powstałej w wyniku spalania gazu), a odzyskana dzięki temu dodatkowa energia zostaje przekazana do instalacji c.o... Czytam więcej »


Jak zmniejszyć swój rachunek za prąd »

Ogrzewanie - automatyczne odpowietrzanie grzejników?

jak obniżyć rachunki za prąd Odpowietrzanie kaloryfera
Czy wiesz, że możesz oszczędzać na rachunkach za prąd w domu lub firmie? Wystarczy szybka (...) zobacz, ile możesz oszczędzić » »

Gazy nagromadzone w grzejnikach mogą skutecznie zmniejszyć efektywność grzewczą, nie tylko urządzenia... czytam więcej»


Dom bez rachunków - teraz to możliwe »

Dom bez rachunkówInstalacje solarne przy pomocy kolektorów SUNEX zamieniają energię promieniowania słonecznego w ciepło użytkowe. Wytworzone w kolektorach słonecznych ciepło przenoszone jest przez czynnik roboczy do zbiornika wody... zobacz więcej »


Zarządco, przygotuj nieruchomość na zimę »

Problem z odczytem wodomierzy - "nie mogę zastać mieszkańców "

Zima i obowiązki zarządcy odczyt liczników wody
Zgodnie z ludową mądrością – lepiej jest zapobiegać niż naprawiać skutki zimowych uszkodzeń. Mimo że do zimy zostało jeszcze trochę czasu, warto zrobić ... Czytam więcej »

Jak ciężko jest wykonać odczyt licznika zużycia mediów wie tylko zarządca i osoby do tego wyznaczone. Na szczęście możemy sobie pomóc , dzięki czemu znacznie przyspieszymy ... chcę wiedzieć jak»


Pojemniki podziemne na odpady - zobacz korzyści takiego rozwiązania »

Pojemniki podziemne na osiedlachPodstawową zaletą pojemników podziemnych jest oszczędność powierzchni i minimalizacja kosztów odbioru. Równie istotną zaletą tego typu pojemników jest estetyka, ponieważ jedynymi widocznymi dla otoczenia elementami systemu pojemników jest... Czytam więcej »


Głowice i zawory termostatyczne - jakie wybrać?
Czy wiesz, że możesz monitorować i sterować zestawami do podnoszenia ciśnienia wody»
systemy odpowietrzania HVAC Aplikacja do monitoringu i sterowania pompami
Utrzymywanie optymalnego ciśnienia w systemach HVAC może zwiększyć wydajność i poprawić długoterminową trwałość każdego typu instalacji. Zapewnienie, że system jest wolny od pozostałości zanieczyszczeń... czytam więcej» Aplikacja do monitoringu i sterowania zestawami podnoszenia ciśnienia to bezpieczny system oparty na internecie do monitorowania i zarządzania instalacjami pompowymi w spółdzielniach mieszkaniowych, firm zarządzających... czytam dalej »

Dlaczego detektory gazów pełnią tak ważną rolę w wentylacji pomieszczeń zamkniętych?
Dlaczego opłaca się zasilać budynek gazem LPG? »
Detektory gazów w garażach podziemnych Ogrzewanie gazem plynnym
Mikroprocesorowe, elektrochemiczne detektory DE-TOX służą do ciągłej kontroli stężenia poziomu tlenku węgla w garażach podziemnych, nadziemnych, kanałach rewizyjnych, przejazdach, tunelach i innych zamkniętych obiektach, w których istnieje ryzyko powstania nadmiernego stężenia trującego gazu. ... czytam więcej » Twoje osiedle nie ma dostępu do gazu ziemnego? Wybierz sieć gazową zasilaną gazem płynnym:
- możliwość dofinansowania inwestycji
- indywidualne rozliczanie za zużyty gaz dla każdego lokalu
- bezobsługowe i czyste paliwo do ogrzewania, c.w.u. i gotowania...
Chcę wiedzieć ile to kosztuje»

Gdzie szukać profesjonalnej pomocy w zarządzaniu nieruchomościami - Interaktywna Administracja Nieruchomości»

Dobry Zarządca nieruchomości - opinie

Zarządca przecież odpowiada za funkcjonowanie nieruchomości, za wszystkie sprawy techniczne, formalne, i komunikacyjne. Aby czynić to efektywnie (...) Czytam więcej »


Jak dobrze opomiarować i rozliczyć media»
Spadek ciśnienia wody w instalacji wodnej - co zrobić?
Oze-spoldzielnia Zestawy podnoszenia ciśnienia wody
W uzyskaniu oszczędności bardzo pomagają wszelkie narzędzia służące do pomiaru zużycia mediów: wody czy ciepła. Widząc, ile ich zużywają mieszkańcy, możemy lepiej(...) czytaj dalej »

W sieciach i instalacjach wodociągowych trzeba pogodzić dwa sprzeczne interesy – zapewnienie odpowiedniego ciśnienia wody w każdym ich punkcie i (...) czytam dalej »


Na co zwrócić uwagę przy ubezpieczeniu budynku? »

ubezpieczenie budynku

Bardzo istotne i jednocześnie problematyczne jest ustalenie wysokości sumy ubezpieczenia. Z prostego powodu – niedoszacowanie może skutkować (...) Czytam więcej »


Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY PORADNIK
"Opomiarowanie i rozliczenie mediów"

Zapisuję się na newsletter

Jeżeli właściciele lokali przeznaczyli środki zgromadzone na funduszu remontowym na inny cel niż wcześniej deklarowany:
SZOTT - Nowoczesna naprawa rur kanalizacyjnych SZOTT - Nowoczesna naprawa rur kanalizacyjnych SZOTT to firma zajmująca się renowacją rur kanalizacyjnych metodą natryskową. Oferujemy także monitoring, czyszczenie, udrażnianie...
9/2019

Aktualny numer:

Administrator 9/2019
W miesięczniku m.in.:
  • - Nowelizacja Ustawy o własności lokali
  • - Winda pod nadzorem
Zobacz szczegóły

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 17304|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 10798|Ocena: 1.5
Wyświetleń: 10372|Ocena: 1.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl