Wiele zakładów i jednostek budżetowych, zarządzając publicznymi, głównie samorządowymi nieruchomościami, winna przeanalizować opłacalność wykonywania wielu prac samodzielnie jeżeli istnieje możliwość ich zlecania podmiotom zewnętrznym.
Jednak jednoznaczna odpowiedź na pytanie czy wykonywać prace siłami własnych pracowników czy firm zewnętrznych nie jest prosta, zależy bowiem od wielu czynników i lokalnych uwarunkowań wykonywanych zadań. Nie ma dwóch takich samych jednostek, a i oczekiwane rezultaty bywają nieco różne. Pomimo tego, istnieją jednak zweryfikowane na realnych przykładach dość uniwersalne tendencje, sprawdzające się w większości przypadków.
Pracochłonne i proste czynności zlecać
Przykładem jest duża opłacalność zlecania usług sprzątania w zamian za dotychczasowe zatrudnianie dozorców i innych pracowników fizycznych. Praktyka chociażby w Warszawie pokazała, że koszty sprzątania budynków i terenów przez wybrane w przetargach firmy prywatne obniży się o średnio 50% w stosunku do kosztów zatrudnienia dozorców na etatach. Ponadto w wielu przypadkach jakość usług się podwyższyła. Poza tym publiczną jednostkę zarządzającą zasobem komunalnym nie interesują urlopy pracowników i ich zwolnienia chorobowe, które szczególnie w okresach zimowych, kiedy do wykonania jest najwięcej ciężkiej pracy, mogły skutecznie sparaliżować prawidłowe działania jednostki. Nie jest też tajemnicą, że w wielu firmach komunalnych liczni dozorcy tworzyli silne związki zawodowe, które postulowały podwyżki płac oraz mogły skutecznie blokować wszelkie zmiany mogące powodować nałożenie przez pracodawców większych obowiązków swoim podwładnym odpowiedzialnym za sprzątanie. Taka sytuacja jest w niejednym miejscu powodem napięć między kierownictwem a załogą, co oczywiście nie ułatwia wykonywania powierzonych na jednostkę ważnych społecznie zadań, z których jest przecież rozliczana.
Ponadto, zlecenie usług sprzątania podmiotom zewnętrznym zwalnia jednostkę z obowiązku dowożenia pracowników wraz ze stosownymi środkami czystości, zapewniania im pomieszczeń oraz odpowiedniego sprzętu potrzebnego do pracy. Firma zewnętrzna rozliczana jest przede wszystkim za efekt swoich działań, a nie za deklarowany czas obecności na nieruchomościach. Daje to możliwość szybkiego reagowania na zgłaszane przez mieszkańców potrzeby i podnosi tym samym ich codzienne zadowolenie z działania jednostki. Także w razie złego wykonywania zadań przez firmę prywatną – w świetle przepisów prawa cywilnego i zapisów umowy – można z nią szybko i skutecznie rozwiązać współpracę, co nie jest tak proste w przypadku pracowników etatowych. Powyższe korzyści i oczszczędności w wyniku korzystania z usług firmy zewnętrznej zazwyczaj będą tym większe im większy jest zasób sprzątanych budynków i terenów.
Liczy się szybkość i profesjonalizm
Kolejnym przykładem zadań, które warto zlecić podmiotom zewnętrznym są wszelkiego rodzaju usługi konserwatorskie. Prace te z reguły wymagają dużej dyspozycyjności i mobilności, a oceną ich skuteczności jest widoczny efekt w postaci szybkiego i fachowego usunięcia awarii. Wiąże się to zawsze z bezpośrednią odpowiedzialnością zarządcy za prawidłowy stan nieruchomości więc wymaga szybkiej i profesjonalnej reakcji na każdą zgłoszoną usterkę. Zatrudnienie przez jednostkę fachowców wszystkich branży budowlanych w systemie ponad 8-godzinnym i zapewnienie im fachowego sprzętu oraz środków transportu dla osób i sprzętu w wielu przypadkach jest dwukrotnie droższe niż zlecenie tego firmie prywatnej. Do tego dochodzi oczywiście problem urlopów i zwolnień lekarskich, które bywają czasem nieprzewidywalne podobnie jak awarie. Zaangażowanie profesjonalnej firmy dysponującej dobrą kadrą i nowoczesnym sprzętem powinno zapewnić jednostce pewność właściwej i szybkiej reakcji na wszelkie zdarzenia, które przecież często mają związek z bezpieczeństwem lokatorów oraz ich mienia.
Zlecać oznacza wzmocnić nadzór
Zlecanie wszelkich zadań firmom zewnętrznym oznacza zawsze konieczność właściwego przygotowywania zamówień publicznych oraz skutecznego rozliczenia powierzonych robót z weryfikacją jakości ich wykonania, a także zastosowania właściwego, wskazanego przez nas standardu materiałów. Powoduje to potrzebę posiadania w jednostce dobrej kadry administratorów kontrolujących np. jakość sprzątania oraz inspektorów nadzoru budowlanego wszystkich branży, mogących bez trudu zweryfikować właściwe wywiązanie się z umów. Jest to szczególnie ważne bo i tak na zarządcy publicznym spoczywa ostateczna odpowiedzialność za stan i bezpieczeństwo zarządzanych nieruchomości.
Ponadto z uwagi na wydatkowanie środków publicznych jednostki publiczne rozliczane są z racjonalnego wydawania swojego budżetu i poddawane z tego tytułu różnym kontrolom, co oznacza także konieczności prowadzenia odpowiedniej dokumentacji technicznej i księgowej.
Z dokumentacji tej musi jasno wynikać, że prawidłowo zidentyfikowane zostały potrzeby eksploatacyjne i remontowe zasobu, wybrano najkorzystniejsze cenowo oferty wykonawców posiadających stosowne uprawnienia, referencje oraz niezbędny sprzęt, a także zaplecze pracownicze i techniczne. Wszelkie aneksy do umów czy zlecanie prac dodatkowych musi być solidnie uzasadnione i racjonalne ekonomiczne, tak aby nie narazić kierownika jednostki na stosowną odpowiedzialność.
Czasem lepiej samemu wykonywać
W zdecydowanej większości zlecanie szeregu powyższych usług na zewnątrz dla zarządcy publicznego wydaje się najbardziej opłacalne i efektywne. Są jednak oczywiście przypadki kiedy z uwagi na lokalną specyfikę miejsca i nieruchomości lepsze jest wykonywanie określonych prac przy wykorzystywaniu własnych sił i środków. Po pierwsze zlecanie usług na zewnątrz będzie tańsze pod warunkiem, że na danym rynku istnieje realna konkurencja rywalizujących ze sobą na cenę i jakość podmiotów gospodarczych. Na niektórych małych rynkach może tego zabraknąć i niekiedy pracownicy etatowi mogą okazać się – i lepsi i tańsi.
W przypadku bardzo małych zasobów czy też potrzeby szczególnego zainteresowania się określoną nieruchomością, która czasem pełni jakąś istotną funkcję społeczną, oczywiście stali sprawdzeni pracownicy na etatach mogą okazać się najlepszym rozwiązaniem także na miarę społecznych oczekiwań, które również trzeba uwzględniać. Czasem zaangażowany w pracę i dbający o nieruchomość, znający lokatorów, dyspozycyjny dozorca jest „większym kosztem”, który warto ponieść dla wyższego komfortu życia mieszkańców oraz stanu budynku.
Kolejnym przykładem mogą być także różnego rodzaje specyficzne nieruchomości np. zabytkowe czy posiadające niestandardowe urządzenia wymagające szczególnej dbałości i osobistego zaangażowania gospodarza oraz wszelkich służb konserwatorskich. W takich przypadkach czasem lepiej nie oszczędzać na kosztach osobowych bo można narazić się na dużo wyższe koszty drogich napraw czy utratę cennych gwarancji.
Pragmatyzm i zdrowy rozsądek
Mając na uwadze powyższe argumenty zarządca publiczny winien dokonać wnikliwej analizy swoich faktycznych potrzeb oraz kosztów wykonywania określonych prac własnymi siłami oraz w ramach zamówień zewnętrznych. Należy zbadać jakość i dostępność tych usług, mając na uwadze swoje określone wymagania i specyfikę zarządzanych nieruchomości, sumując wszystkie realne koszty z tym związane. O wyborze docelowych rozwiązań jak zawsze powinien zdecydować – oprócz jedynie suchej kalkulacji ekonomicznej – zdrowy rozsądek i pragmatyzm.
