Odbierz bezpłatne wydanie miesięcznika Administrator

 

Odbierz bezpłatne wydanie miesięcznika Administrator [PDF]

 

Ochrona danych osobowych - wolno czy nie wolno udostępniać danych?

Co członkowie wspólnoty mieszkaniowej mają prawo wiedzieć o innych? Warto wiedzieć jakie dane wolno udostępniać, bowiem przepisy nie pozwalają jednak na wszystko.

Jednym z zadań zarządu wspólnoty jest administrowanie danymi osobowymi w imieniu wspólnoty. Należy pamiętać o tym, że na wspólnocie mieszkaniowej ciążą obowiązki wskazane w Ustawie o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (choć wspólnota jest zwolniona od konieczności zgłoszenia zbioru danych swoich członków do rejestracji). Oznacza to m.in., że zarząd wspólnoty (lub zarządca – jako podmiot któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych) – musi spełniać wymagania zabezpieczenia danych osobowych (zgodnie z art. 36 i n. ustawy). Szczegółowe zasady wskazane są także w rozporządzeniu MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Jest to o tyle istotne, że wspomniana Ustawa o ochronie danych osobowych zawiera także przepisy karne, zgodnie z którymi naruszenie (choćby nieumyślne) obowiązku zabezpieczenia danych przed ich zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega grzywnie, karze pozbawienia wolności do roku albo karze ograniczenia wolności.

Wolno czy nie wolno udostępniać danych?

Wobec licznych skarg mieszkańców na problem czy zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma prawo upublicznić na klatce schodowej listę zawierającą numer mieszkania wraz z przypisaną do niego kwotą zaległości, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych odpowiedział wyraźnie, że nie, bowiem żaden z przepisów prawa nie upoważnia go do tego.

Podstawę przetwarzania danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej przez zarząd wspólnoty stanowią przepisy Ustawy o własności lokali z 24 czerwca 1994 r. (UWL), a w zakresie nieuregulowanym w tych przepisach – ustawy Kodeks cywilny. Aczkolwiek żaden z ww. przepisów nie zezwala na podawanie do publicznej wiadomości danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej np. poprzez wywieszanie numerów mieszkań wraz z przypisaną do nich kwotą zaległości. Widać tu jednoznacznie zatem, że przepisy prawa nie stanowią podstawy do upublicznienia tego typu informacji.

Jednak należy zauważyć, że brak w przepisach podstawy do zamieszczania w miejscach ogólnie dostępnych informacji o zadłużeniach czynszowych członków wspólnoty mieszkaniowej nie oznacza, że informacje te nie mogą być ujawnione innym członkom tej wspól­noty.

Zgodnie ze stanowiskiem GIODO, współwłaściciele uprawnieni są do uzyskania informacji o zaległościach we wnoszeniu opłat eksploatacyjnych innych członków tej wspólnoty gdyż zezwalają na to przepisy prawa.

Wobec powyższego dopuszczalność udostępnienia członkom wspólnoty mieszkaniowej danych dotyczących zaległości we wnoszeniu opłat przez innych jej członków wynika z przepisów prawa, a tym samym znajduje oparcie w przesłance określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 Ustawy o ochronie danych osobowych. Z przepisów tych wynika, że każdy współwłaściciel uprawniony jest do dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością. Udostępniając dokumenty należy pamiętać, iż zakres danych i informacji udostępnianych współwłaścicielom powinien być adekwatny do ich potrzeb związanych ze zgodnym z prawem celem udostępnienia. Przepis art. 26 ust. 1 pkt 3 Ustawy o ochronie danych osobowych stanowi, iż „administrator danych (..) powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane”. Nie jest więc dopuszczalne udostępnienie współwłaścicielom określonej nieruchomości danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz do sprawowania kontroli działalności jej zarządcy.

Zarządca wie więcej, niż mu się wydaje…

Wiedza każdego zarządcy jest ogromna i to znacznie większa, niż może mu się wydawać. I nie myślę tu wcale o danych osobowych, ilości zadłużenia, czy powierzchni mieszkania lecz o ogromie wiedzy ogólnej dotyczącej właścicieli prowadzonych przez zarządcę nieruchomości.

Wiedza, jaką dysponuje zarządca, to wiedza jaką gromadzimy każdego dnia naszej pracy. Wiemy kto ma jaki samochód, kiedy wyjeżdża na wakacje, co ma w domu, niejednokrotnie kogo zna, z kim się spotyka i kto go odwiedza. Niekiedy zdarza się również, że zarządca jest też powiernikiem trosk i zmartwień mieszkańców budynku, którym zarządza. Nie da się zaprzeczyć: wiemy o mieszkańcach bardzo dużo, i są to informacje, które również powinny podlegać ochronie, jak np. dane osobowe czy wyniki lekarskie.

Nie zapominajmy, że zarządca to zawód dużego zaufania, tak jak rzeczoznawca, prawnik czy lekarz. Dla niektórych – zwłaszcza postronnych osób – ogromna wiedza, którą dysponuje zarządca, jest ciekawa i warta wykorzystania. Niestety, nie każdy z nas zdaje sobie sprawę jak bardzo dużym zaufaniem obdarzają nas mieszkańcy. Zatem gaduła, opowiadający anegdotki zawodowe nie nadaje się na zarządcę, bowiem trzymanie „języka za zębami” nie jest jego domeną. Owszem, jest to nie lada sztuka, jednak zarządca powinien bezwzględnie pilnować tego co mówi. Nie opowiadajmy zatem nawet koledze o zabezpieczeniach jakie zrobiliśmy w rowerowi, że nawala nam system kamer, czy o tym, że ten i ten mieszkaniec, spod tego i tego numeru świetnie zarabia i spędza całe wakacje za granicą. Nigdy nie wiemy kto nas słucha, kto siedzi przy stoliku obok, a okazja czyni złodzieja.

Wielu szczególnie młodych zarządców lubi pochwalić się, kto mieszka w ich budynku, często są to ludzie z pierwszych stron gazet, pilnowani przez paparazzich, którzy marzą, by choć w domu mieć odrobinę spokoju i prywatności. A naszą pracą jest również zapewnienie im tego podstawowego komfortu. To, że wiem gdzie mieszka znana piosenkarka czy aktor, jak duże mają mieszkania i kiedy jadą na wakacje nie znaczy, że tą wiedzą powinnam dzielić się z innymi. To nie są historie do opowiadania znajomym, podobnie jak to kto i kiedy przychodzi to masażysty czy terapeuty, który swój gabinet ma usytuowany w takim miejscu, by zapewnić klientom prywatność.

Jakże to trudne, wiem doskonale z autopsji. Pewnie nie jednemu zarządcy zdarzyło się opowiadać takie historie, a i każdy z nas niejednokrotnie słyszał podobne opowieści od kolegów. Jednak musimy zdać sobie sprawę jak wielką wiedzę posiadamy i jak wielu niepożądanym słuchaczom ona może okazać się użyteczna. A na co dzień w taki sytuacjach pamiętajmy o ty, że to milczenie jest złotem.

Stosownie do art. 16 ust. 1 UWL, jeżeli właściciel lokalu zalega długotrwale z opłatami lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie utrudnia współwłaścicielom korzystanie z nieruchomości, wspólnota mieszkaniowa może w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji z nieruchomości. Aby wspólnota mogła skorzystać z tego uprawnienia, jej członkowie powinni znać dane osobowe właściciela i wysokość jego zadłużenia wobec wspólnoty.

Generalny Inspektor – w odpowiedziach na pytania zamieszczone na stronie www.giodo.gov.pl – odniósł się także do możliwości gromadzenia przez wspólnotę aktów notarialnych poszczególnych mieszkań. Co do zasady wspólnota (jej zarząd lub zarządca) może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Jednakże nie oznacza to obowiązku okazywania, a więc tym bardziej udostępniania kserokopii aktów notarialnych. Wprost wypowiedział się o tym Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/2005) donosząc, że takie przechowywanie aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe, mogłoby naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych (która oznacza, że dane osobowe można przetwarzać tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu).

Dostęp właścicieli do danych

Dostęp do danych właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej jest bardzo szeroki. Zgodnie z art. 27 Ustawy o własności lokali wszyscy właściciele mają prawo uczestniczyć w zarządzaniu nieruchomością, a co za tym idzie, mają prawo wglądu w pełną dokumentację wspólnoty. A skoro tak, to mają także dostęp do danych osobowych, które ma zarząd/zarządca. Są to dane wskazujące osobę właściciela, jego adres, również adres do korespondencji. Oznacza to, że w zakresie koniecznym do prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólnota dysponuje danymi personalnymi swoich członków i ma wszelkie informacje o ich nieruchomości, np. o udziale w nieruchomości wspólnej.

Idąc z duchem czasu wielu zarządców na swoich stronach internetowych wprowadziło „bramkę”, zwaną często e-kartoteką, czy strefą dla mieszkańców. Jednak pamiętajmy, że nie wszystkie dane właściciela można umieścić w Internecie. Wspólnota może umieścić dane właściciela lokalu w sieci, ale nie mogą być one ogólnodostępne.

W swojej codziennej pracy zawodowej pamiętajmy zatem, podejmując decyzję o przekazaniu dokumentów czy udostępnieniu danych osobowych, czy posiadamy chociaż zgodę lokatora na upublicznienie jego danych.

Czytaj dalej:
  jak wykorzystać nowe technologie informatyczne w zarządzaniu nieruchomościami?
  jak wyeliminować problem niszczejących balkonów?
  jak zadbać o bezpieczeństwo użytkowników wind?
  co zrobić, aby dach nie przeciekał?
  jak dodatkowo docieplić i osuszyć mury budynku?
Artykuł pochodzi z: miesięcznika Administrator 9/2012

sprawdź forum

Bezpłatny NOWY poradnik dla zarządców » POBIERZ TUTAJ »

 

Nowe technologie!
Biznesowe Informatyczne Narzędzia dla zarządców i firm sprzątających

Kotły: ARES TEC 150–900 kW

Nowe warunki techniczne dla budynków i ich usytuowania 2014
Kolektor słoneczny CKN 2.0

Monitorowanie dachów związane z obciążeniami śniegiem

Ochrona przeciwporażeniowa oraz dobór przewodów i ich zabezpieczeń w instalacjach elektrycznych niskiego napięcia

Aplikacja dla zarządcy nieruchomości [testuj za darmo]

dowiedz sie więcej

Dowiedz się więcej...

Komentarze

(0)
Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »

CZYTELNIKU!

Produkty i technologie!
Wodomierze - podstawowe urządzenie opomiarowania zużycia wody

Ciepłomierz - urządzenie przeznaczone do zliczania zużytej energii cieplnej

 

Darmowy newsletter...
» Mieszkasz w budynku wielorodzinnym?
» Należysz do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej?
» Jesteś zarządcą nieruchomości komercyjnych lub mieszkaniowych?
» Chcesz kupić mieszkanie lub je wynajmujesz?

Jeśli przynajmniej RAZ odpowiedziałeś/łaś TAK, to TEN PORTAL JEST DLA CIEBIE!

Zapisz się na bezpłatny newsletter. Najnowsze informacje znajdziesz w swojej skrzynce.

Co blokuje biznes zarządzania nieruchomościami?
Zapisz się na bezpłatny newsletter!
Najnowsze informacje na Twoją skrzynkę:

Produkty i technologie

10/2014

Aktualny numer:

Administrator 10/2014
W miesięczniku m.in.:
  • - Ochrona cieplna budynków w nowej ustawie
  • - Udostępnianie dokumentów we wspólnocie i spółdzielni
Zobacz szczegóły
Główne grzechy deregulacji zawodów

Główne grzechy deregulacji zawodów

Jak funkcjonuje sektor nieruchomości dziesięć miesięcy po deregulacji zawodów? Co sądzą o niej przedstawiciele branży? Pokazuje to najnowszy sondaż Polskiej Federacji...

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 5390|Ocena: 4.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowo-akcyjna, nr KRS: 0000439720. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl