CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 9/2018

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Dowiedz się, ile kosztuje docieplenie stropów i piwnic » ‎
https://derowerk.administrator24.info/▲
Zarządcy nieruchomości, rozważający termomodernizację stropów piwnic, napotykają szereg trudności. Jednak analiza dostępnych technologii pokazuje...
Kategorie: ocieplenie stropodachu, docieplenie piwnic, ocieplenie garaży, ocieplenie stropów, izolacja cieplna i akustyczna

Jakość zarządzania – warto zainwestować w standardy

Grzegorz Okoński  |  Administrator 12/2012  |  02.01.2013  |  1

Zarządzanie dużymi zasobami nieruchomości, zwłaszcza mieszkaniowymi, jest procesem niełatwym i bardzo złożonym. Utrzymanie wysokiego standardu zarządzania wymaga dużego wysiłku szczególnie jeżeli chcemy zapewnić permanentną jakość świadczonych usług. Tworzenie standardów jakościowych poszczególnych podprocesów składających się na całościowy proces zarządzania to inwestycja, która się jednak opłaca.

Na całościowy proces zarządzania nieruchomościami składa się wiele czynności, które musi wykonać zarządca nieruchomości. Zaczynając od odpowiedniego sprzątania, poprzez obsługę mieszkańców, bieżącą konserwacje, niezbędne przeglądy okresowe, zlecanie, wykonywanie i nadzorowanie remontów po poważne inwestycje, wszystkie te czynności muszą być wykonane w odpowiednim czasie, zakresie i jakości. Zadaniem zarządcy jest także niezwykle istotny proces koordynacji tych działań, tak aby tworzyły pewien logiczny i racjonalny program zarządzania daną nieruchomością. Niska jakość lub nieadekwatność niektórych zadań realizowanych obok dobrze przygotowanych i wdrożonych działań może te drugie zmarnować bowiem, raz jeszcze warto to podkreślić, proces dobrego zarządzania nieruchomościami to nierozerwalna całość, która podlega ocenie za całościowy efekt a nie za dobre chęci. Bywa więc tak, że administrator wkłada wprawdzie dużo energii, zaangażowania i pieniędzy w wykonywanie lub zlecanie określonych usług, jednak całościowe efekty są nieadekwatnie mizerne do zaangażowanych sił i środków. Dlatego też często w takich przypadkach zdziwienie użytkowników lub właścicieli nieruchomości budzi stosunkowo wysoki koszt utrzymania nieruchomości w niezadowalającym stanie. Taka ocena czasem niesprawiedliwie zrównuje nienajlepszego zarządcę z tym, który stara się, ale jednak całościowy efekt jego pracy nie jest na miarę oczekiwań mieszkańców. Pada w takich sytuacjach istotne pytanie co zrobić, aby utrzymać stale wysoką jakość wszystkich świadczonych usług przy zachowaniu – co nie mniej istotne – optymalnych kosztów. Przy małych zasobach osobiste zaangażowanie administratora i jego „gospodarska ręka” mogą okazać się wystarczające, jednak w przypadku na prawdę dużych i zróżnicowanych zasobów oraz konieczności nadzoru nad wieloma podwykonawcami różnych specjalności wiara w skuteczność ręcznego sterowania i indywidualnego oceniania jakości to często pewna droga do klęski i to paradoksalnie przy dużych nakładach ze strony zarządcy, który ma jak najlepsze intencje.

Standardy jakości – skuteczne narzędzie

Publikacja promuje zarządzanie nieruchomościami zgodnie ze standardami wynikającymi z posiadania certyfikatu jakości ISO 9001:2008. Autor ponadto prezentuje niezbędną wiedzę o procedurach związanych ze staraniem się o ten dokument oraz wyjaśnia dlaczego warto go uzyskać.

Skuteczną odpowiedzią na powyższe problemy może być tworzenie całościowych standardów jakości poszczególnych elementów-podprocesów składających się na finalny efekt złożonego procesu, jakim jest profesjonalne zarządzanie nieruchomościami. Dobrym przykładem wprowadzania wysokich standardów zarządzania może być wdrażanie procedur ISO w tym zakresie przez firmy komunalne i prywatne, przy udziale i wsparciu merytorycznym Ogólnopolskiej Izby Gospodarski Nieruchomościami, specjalizującej się we wprowadzaniu ISO w jednostkach zarządzających nieruchomościami mieszkalnymi i komercyjnymi. Certyfikacja powoduje konieczność ewaluacji i odpowiedniego standaryzowania każdego procesu, który winien mieć swojego gospodarza i jasne odniesienie do innych czynności realizowanych przez zarządcę. Tak więc, analizom podlegają takie procesy jak: przejmowanie nieruchomości do zarządzania, tworzenie planów rzeczowo-finansowych, rozliczanie należności, obsługa techniczna, bieżąca eksploatacja oraz inwestowanie w nieruchomość. Dodatkowo standaryzacji podlegają procesy organizacyjne tj. zebrania współwłaścicieli nieruchomości, zgłoszenia awarii i usterek oraz zarządzanie pracownikami, mające wpływ na realizację procesów zasadniczych.

System standardów ISO zakłada zarządzanie poprzez konkretne cele z zastosowaniem podejścia procesowego z ukierunkowaniem na spełnienie wymogów klienta. Formułuje on osiem generalnych zasad zarządzania jakością tj.:

  • orientacja na klienta i realizacja jego oczekiwań jako użytkownika nieruchomości,
  • przywództwa organizacji, które kreują i nadzorują politykę jedności celów i kierunków działania firmy,
  • zaangażowania ludzi na wszystkich szczeblach zarządzania nieruchomością,
  • podejście procesowe nakierowane na maksymalną efektywność wykorzystania działań w połączeniu z zarządzanymi zasobami,
  • podejście systemowe do zarządzania polegające na zidentyfikowaniu i zarządzaniu wzajemnie powiązanymi procesami jako systemem przyczyniającym się do zwiększania skuteczności osiągania celów,
  • ciągłe doskonalenie całej organizacji,
  • podejmowanie decyzji na podstawie faktów ustalonych w oparciu o dogłębną i wnikliwą analizę danych i stanu faktycznego.

Ostatnią zasadą jest tzw. wzajemne korzystne powiązanie z dostawcami jako przyczynek do zwiększania zdolności obu stron do tworzenia nowej wartości dodanej.

Międzynarodowa norma PN EN ISO 9001:2008 opiera się na podejściu procesowym, które ma swoje odzwierciedlenie także w generalnej zasadzie, iż do wszystkich występujących procesów należy stosować metodę PDCA „Plan – Do – Check – Act” (Planuj – Wykonaj –Sprawdź – Działaj)[o czym pisaliśmy w Administratorze nr 10/2012 na s. 7 – przyp. red]. Zasada ta sprowadza się do konieczności odpowiedniego planowania celów, które niezbędne są do realizacji określonej strategii czy szerzej polityki firmy.

Następnie procesy te należy w określony, skuteczny sposób wdrażać i co nie mniej istotne monitorować ich poziom i jakość oraz dokonywać ciągłej ich oceny. Na koniec niezwykle ważne jest wyciąganie wniosków z dotychczasowych starań oraz nowe działania mające na celu permanentne doskonalenie całego procesu. Ważne jest także to aby formułowane cele organizacji były mierzalne podobnie jak poziom zaawansowania procesów do ich zrealizowania. Tak więc muszą być to realne, konkretne cele, których poziom osiągnięcia będzie można wstępnie ocenić nawet bez specjalnych analiz.

Norma jakości ISO wymaga także aby system zarządzania jakością, który wprowadzamy posiadał specjalną dokumentację obejmującą politykę jakości, księgę jakości oraz księgę procesów zawierającą wszystkie procesy i procedury objęte systemem. Księga Jakości zawiera zakres sytemu zarządzania jakością, opis procedur i standardów działania oraz wzajemne ich oddziaływanie na siebie. Integralną częścią tego dokumentu jest także Polityka Jakości danej firmy zarządzającej nieruchomościami, która formułuje jej „misję” wobec odbiorców usług oraz sposoby realizacji tej „misji” poprzez katalog konkretnych, podejmowanych działań.

Kolejnym etapem jest wdrożenie sytemu zarządzania jakością połączone ze szkoleniem pracowników z zakresu realizacji procesów i procedur. Ostatnim działaniem przed certyfikacją jest przeprowadzenie auditu wewnętrznego, wyciągnięcie z niego wniosków poprzez tzw. działania poauditowe. Następnie audit ten powtarza podmiot wydarzający system a po jego pozytywnym przejściu jednostka certyfikująca przeprowadza swój audit końcowy, którego rezultatem w sytuacji spełnienia wymogów normy jest nadanie firmie zarządzającej nieruchomościami certyfikatu jakości zarządzania zgodnie z normą EN ISO 9001:2008 na okres trzech lat.

Następnie system ten przewiduje prowadzenie kolejnych auditów wewnętrznych co sześć miesięcy oraz raz w roku auditu zewnętrznego. Standardy ISO nakazują także ustawiczne doskonalenie zawodowe i podnoszenie praktycznych kwalifikacji pracowników oraz kierownictwa firmy. Po trzech latach może nastąpić recertyfikacja, która jest poprzedzona szerokim działaniem auditowym oraz aktualizacją wprowadzonych poprzednio procedur. System jakości według Normy ISO, certyfikowany przez TUV Nord Cerf, którego koszta są nieproporcjonalnie niskie do potencjalnych efektów, w tym podniesienia efektywności działania firmy także w wymiarze ekonomicznym. Największą inwestycją jest konieczny wysiłek kadry zarządzającej oraz większości pracowników w konieczne zmiany wewnątrz organizacji oraz wprowadzenie procedur w realizacji prowadzonych działań. Jednak wysiłek ten, który może być odczuwalny na samym początku, jest niezwykle dobrą inwestycją, która niedługo może się zwrócić poprzez lepsze efekty działania całej firmy, ale także poprzez poprzez lepszą organizację i wydajność pracy skutkować może mniejszym obłożeniem poszczególnych pracowników.

Certyfikat potwierdzający działania zgodne z normami ISO w zakresie zarządzania jakością jest także z uwagi na wysokie
wymagania do jego utrzymania, dobrym motywatorem doskonalenia świadczonych usług i nieustającego dbania o jakość usług. Postawienie na wysokie, unormowane całościowym system jakości standardy funkcjonowania na rynku nieruchomości to także istotny element profesjonalizmu i bezpieczeństwa działania ­organizacji tak w wymiarze wewnętrznym, jak i w odbiorze naszych partnerów i klientów.  

Komentarze

(1)
iga | 21.01.2013, 19:10
Dodatkowo standaryzacji podlegają procesy organizacyjne tj. zebrania współwłaścicieli nieruchomości

może autor artykułu powinien przeczytać ustawę w własności lokali?
   1 / 1   

Wybrane dla Ciebie

Czy dla spółdzielni i wspólnot gaz może być tańszy?

Zamów bezpłatną wizytę konsultanta i osusz swój dom lub budynek ▼

niższa cena gazu Osuszanie ścian budynku
Czy w sytuacji gdy ceny gazu idą w górę, masz pewność, że Twoje stawki nie wzrosną w trakcie trwania... czytam więcej »

Wystarczy, że zostawisz do siebie kontakt, a Konsultant skontaktuje się z Tobą. Podczas kontaktu zostanie ustalony dogodny dla Ciebie termin nieodpłatnego badania zawilgocenia obiektu. W trakcie tej wizyty dowiesz się... czytam więcej»


Jaki wybrać kocioł do budynku mieszkalnego lub domu?

Kotły jakie wybraćKotły dzielą się na (gazowe) kondensacyjne i konwencjonalne. W kotłach kondensacyjnych następuje kondensacja zawartej w spalinach pary wodnej (powstałej w wyniku spalania gazu), a odzyskana dzięki temu dodatkowa energia zostaje przekazana do instalacji c.o... Czytam więcej »


Jak zmniejszyć swój rachunek za prąd »

Ogrzewanie - automatyczne odpowietrzanie grzejników?

jak obniżyć rachunki za prąd Odpowietrzanie kaloryfera
Czy wiesz, że możesz oszczędzać na rachunkach za prąd w domu lub firmie? Wystarczy szybka (...) zobacz, ile możesz oszczędzić » »

Gazy nagromadzone w grzejnikach mogą skutecznie zmniejszyć efektywność grzewczą, nie tylko urządzenia... czytam więcej»


Dom bez rachunków - teraz to możliwe »

Dom bez rachunkówInstalacje solarne przy pomocy kolektorów SUNEX zamieniają energię promieniowania słonecznego w ciepło użytkowe. Wytworzone w kolektorach słonecznych ciepło przenoszone jest przez czynnik roboczy do zbiornika wody... zobacz więcej »


Zarządco, przygotuj nieruchomość na zimę »

Problem z odczytem wodomierzy - "nie mogę zastać mieszkańców "

Zima i obowiązki zarządcy odczyt liczników wody
Zgodnie z ludową mądrością – lepiej jest zapobiegać niż naprawiać skutki zimowych uszkodzeń. Mimo że do zimy zostało jeszcze trochę czasu, warto zrobić ... Czytam więcej »

Jak ciężko jest wykonać odczyt licznika zużycia mediów wie tylko zarządca i osoby do tego wyznaczone. Na szczęście możemy sobie pomóc , dzięki czemu znacznie przyspieszymy ... chcę wiedzieć jak»


Pojemniki podziemne na odpady - zobacz korzyści takiego rozwiązania »

Pojemniki podziemne na osiedlachPodstawową zaletą pojemników podziemnych jest oszczędność powierzchni i minimalizacja kosztów odbioru. Równie istotną zaletą tego typu pojemników jest estetyka, ponieważ jedynymi widocznymi dla otoczenia elementami systemu pojemników jest... Czytam więcej »


Głowice i zawory termostatyczne - jakie wybrać?
Czy wiesz, że możesz monitorować i sterować zestawami do podnoszenia ciśnienia wody»
systemy odpowietrzania HVAC Aplikacja do monitoringu i sterowania pompami
Utrzymywanie optymalnego ciśnienia w systemach HVAC może zwiększyć wydajność i poprawić długoterminową trwałość każdego typu instalacji. Zapewnienie, że system jest wolny od pozostałości zanieczyszczeń... czytam więcej» Aplikacja do monitoringu i sterowania zestawami podnoszenia ciśnienia to bezpieczny system oparty na internecie do monitorowania i zarządzania instalacjami pompowymi w spółdzielniach mieszkaniowych, firm zarządzających... czytam dalej »

Dlaczego detektory gazów pełnią tak ważną rolę w wentylacji pomieszczeń zamkniętych?
Dlaczego opłaca się zasilać budynek gazem LPG? »
Detektory gazów w garażach podziemnych Ogrzewanie gazem plynnym
Mikroprocesorowe, elektrochemiczne detektory DE-TOX służą do ciągłej kontroli stężenia poziomu tlenku węgla w garażach podziemnych, nadziemnych, kanałach rewizyjnych, przejazdach, tunelach i innych zamkniętych obiektach, w których istnieje ryzyko powstania nadmiernego stężenia trującego gazu. ... czytam więcej » Twoje osiedle nie ma dostępu do gazu ziemnego? Wybierz sieć gazową zasilaną gazem płynnym:
- możliwość dofinansowania inwestycji
- indywidualne rozliczanie za zużyty gaz dla każdego lokalu
- bezobsługowe i czyste paliwo do ogrzewania, c.w.u. i gotowania...
Chcę wiedzieć ile to kosztuje»

Gdzie szukać profesjonalnej pomocy w zarządzaniu nieruchomościami - Interaktywna Administracja Nieruchomości»

Dobry Zarządca nieruchomości - opinie

Zarządca przecież odpowiada za funkcjonowanie nieruchomości, za wszystkie sprawy techniczne, formalne, i komunikacyjne. Aby czynić to efektywnie (...) Czytam więcej »


Jak dobrze opomiarować i rozliczyć media»
Spadek ciśnienia wody w instalacji wodnej - co zrobić?
Oze-spoldzielnia Zestawy podnoszenia ciśnienia wody
W uzyskaniu oszczędności bardzo pomagają wszelkie narzędzia służące do pomiaru zużycia mediów: wody czy ciepła. Widząc, ile ich zużywają mieszkańcy, możemy lepiej(...) czytaj dalej »

W sieciach i instalacjach wodociągowych trzeba pogodzić dwa sprzeczne interesy – zapewnienie odpowiedniego ciśnienia wody w każdym ich punkcie i (...) czytam dalej »


Na co zwrócić uwagę przy ubezpieczeniu budynku? »

ubezpieczenie budynku

Bardzo istotne i jednocześnie problematyczne jest ustalenie wysokości sumy ubezpieczenia. Z prostego powodu – niedoszacowanie może skutkować (...) Czytam więcej »


POBIERZ BEZPŁATNY PORADNIK PORTALU ADMINISTRATOR24.INFO

PORADNIK PORTALU ADMINISTRATOR24.info

Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY PORADNIK
"Opomiarowanie i rozliczenie mediów"

Zapisuję się na newsletter

Jeżeli właściciele lokali przeznaczyli środki zgromadzone na funduszu remontowym na inny cel niż wcześniej deklarowany:
SZOTT - Nowoczesna naprawa rur kanalizacyjnych SZOTT - Nowoczesna naprawa rur kanalizacyjnych SZOTT to firma zajmująca się renowacją rur kanalizacyjnych metodą natryskową. Oferujemy także monitoring, czyszczenie, udrażnianie...
9/2019

Aktualny numer:

Administrator 9/2019
W miesięczniku m.in.:
  • - Nowelizacja Ustawy o własności lokali
  • - Winda pod nadzorem
Zobacz szczegóły

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 17334|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 10822|Ocena: 1.5
Wyświetleń: 10398|Ocena: 1.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl