Administrator a nowe regulacje kodeksu cywilnego w zakresie dokumentacji

Zmiany dotyczą formy czynności prawnych – formy dokumentowej. Mają na celu zrównanie oświadczenia woli złożonego w formie elektronicznej z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Przewidziano, że w przypadku zastrzeżenia formy dokumentowej skutki jej niedochowania będą uregulowane analogicznie do skutków niedochowania formy pisemnej. Forma dokumentowa zastrzeżona w ustawie ma charakter formy ad solemnitatem tylko wówczas, gdy rygor nieważności zostanie wyraźnie określony w ustawie (art. 73 § 1 kc). W przeciwnym przypadku miałaby charakter formy zastrzeżonej ad probationem (art. 74 kc).

Podobnie jak w przypadku formy pisemnej, do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami nie stosuje się przepisów o skutkach niezachowania formy przewidzianej dla celów dowodowych. Przyjęto, że dla zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Formę elektroniczną zdefiniowano natomiast jako złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zmieniono także przepis dotyczący umowy pożyczki. Przyjęto, że czynność ta wymaga zachowania formy dokumentowej, jeżeli kwota przekracza tysiąc złotych.

Termin „dokument” jest używany w przepisach prawa cywilnego do określenia dokumentów różnorodnych zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem realizowanych przez nie funkcji. Ten stan rzeczy dodatkowo potęguje fakt, że ustawodawca – na równi z pojęciem „dokumentu” – używa wielokrotnie takich wyrażeń, jak np. „pismo”, „pisemna forma czynności prawnej”, „pokwitowanie”, „akt notarialny”. Wprowadzenie jego ustawowej definicji realizuje cele porządkowe, a przy okazji jednoznacznie zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, co daje wyraz szerokiemu jego rozumieniu. Regulacja definiująca dokument w art. 772 sformułowana została przy zastosowaniu kryterium mieszanego, przedmiotowo-funkcjonalnego.

Przeczytaj także: Odpowiedzialność cywilna i karna zarządcy

Przede wszystkim nawiązuje ona do ujęcia dokumentu jako przekazu woli ludzkiej (informacji możliwej do odtworzenia), co bazuje na etymologii słowa documentum, stanowiącego połączenie łacińskich wyrazów: do, dare − dawać, przekazywać i mens − myśl, zamiar.

Konstytutywną cechą dokumentu w świetle projektowanego przepisu jest zatem jego intelektualna zawartość, czyli informacja – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Treść ta musi zostać odpowiednio utrwalona w sposób umożliwiający jej odtworzenie. W takim ujęciu dla istnienia dokumentu nie ma znaczenia to, czy jest on podpisany. Podpis nie jest zatem jego koniecznym elementem.

Dokument może być zapisany na jednym informatycznym nośniku danych. Może on być jednak zapisany na wielu takich nośnikach, z których każdy może zawierać tylko jego część, a jego odczytanie i odtworzenie nastąpi przy użyciu odpowiedniego oprogramowania importującego dane z tych informatycznych nośników danych.

Z taką sytuacją mamy do czynienia chociażby przy interoperacyjności (ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne), kiedy to dane są zapisywane w wielu miejscach i można je odtworzyć tylko za pośrednictwem odpowiednich systemów teleinformatycznych. W przypadku konieczności badania dokumentu przez biegłego (informatyka) niezbędna może być analiza wielu informatycznych nośników danych zawierających poszczególne dane składające się na jeden dokument. Takie ujęcie dokumentu odpowiada nowoczesnemu zapisywaniu danych zawierających informację.

Sens tej regulacji polega na ustaleniu konstytutywnych cech, jakimi powinien odznaczać się każdy dokument. Nie ulega natomiast wątpliwości, że w pewnych sytuacjach, z uwagi na określony kontekst prawny, sporządzenie dokumentu może wymagać zachowania określonej postaci. Na przykład w przypadku sporządzenia oświadczenia woli w formie pisemnej dokument będzie musiał przybrać postać pisma, na którym będzie umieszczony własnoręczny podpis osoby dokonującej czynności prawnej.

Wprowadzenie formy dokumentowej do Kodeksu cywilnego będzie prowadzić do stworzenia prawnych ram funkcjonowania formy, która obecnie jest już w obrocie powszechnie stosowana (np. poczta elektroniczna, SMS), a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii stale zyskuje na znaczeniu.

Sprawdź też: OC budowlańca w zamówieniach publicznych

Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej zachowania, ma przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej stosownie do przepisów kpc o mocy dowodowej dokumentów. Uznanie autonomiczności formy elektronicznej rozstrzyga wątpliwości co do możliwości zastrzeżenia formy pisemnej z wyłączeniem dopuszczalności spełnienia tego wymogu przy użyciu formy elektronicznej i na odwrót.

Zaproponowany art. 78¹ § 2 kc określa wyraźnie względny charakter zasady równoważności między formą pisemną a elektroniczną, która może zostać wyłączona na podstawie ustawy lub czynności prawnej. Wyodrębnienie formy elektronicznej usuwa także spór wokół możliwości posłużenia się nią przez osoby, które mogą czytać, ale nie mogą pisać. 

Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej korzysta z domniemania prawdziwości (autentyczności), a także z domniemania, że pochodzi od osoby, która sygnowała go podpisem. Osoba, która zaprzecza prawdziwości dokumentu prywatnego, o którym mowa w art. 245, albo twierdzi, że zawarte w nim oświadczenie nie pochodzi od osoby, która go podpisała, będzie obowiązana udowodnić te okoliczności. Jeżeli dokument został opatrzony podpisem elektronicznym, osoba ta powinna przeprowadzić dowód w oparciu o przepisy ustawy o podpisie elektronicznym.