Terminy związane ze zwołaniem zebrania wspólnoty mieszkaniowej

Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 30 ust. 1 pkt 3 powołanej powyżej ustawy o własności lokali, obowiązek zwołania zebrania do 31 marca danego roku nie oznacza jednocześnie konieczności odbycia tegoż zebrania w tym terminie. Zebranie tak zwołane może bowiem bez przeszkód odbyć się po zakończeniu pierwszego kwartału.

Termin ten ma istotne znaczenie z punktu widzenia nie tylko samej organizacji zebrania, ale również z uwagi na uprawnienia każdego z członków wspólnoty do zwołania zebrania.

W przypadku gdy zarząd lub zarządca nieruchomości wspólnej nie wykona obowiązku nałożonego na te podmioty, stosownie do art. 30 ust. 1a ustawy o własności lokali, prawo do zwołania zebrania przysługuje każdemu członkowi tejże wspólnoty, niezależnie od ilości udziałów w nieruchomości wspólnej.

Jak wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 25 marca 2015 r., sygn. I ACa 1008/14, nie można się zgodzić z poglądem, że uprawnienie właścicieli do zwołania zebrania znajduje oparcie w art. 27 ustawy o własności lokali, statuującym prawo i obowiązek każdego właściciela lokalu do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Uprawnienie do zwołania zebrania, co do zasady, należy do zarządu lub zarządcy, a uprawnienie w tym zakresie zostało przyznane każdemu właścicielowi w sytuacji ściśle określonej, a mianowicie wówczas, gdy zarząd lub zarządca nie zwołuje zebrania corocznego (art. 30 ust. 1a ustawy).

We wskazanym powyżej terminie zarządcy i zarząd wspólnoty zobowiązani są do przesłania każdemu z członków wspólnoty zawiadomienia, o którym mowa w art. 32 ustawy o własności lokali. Zawiadomienie to winno być dokonane na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania z podaniem jednocześnie informacji o dniu, godzinie, miejscu i porządku obrad.

Dodatkowo, zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy o własności lokali, w wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, z uwagi na obowiązek wskazania treści takiej zmiany, uzasadnione jest dołączenie do przesyłanego zawiadomienia projektów odpowiednich uchwał.

Powyższy przepis wprowadza do procedury organizacji zebrania wspólnoty dodatkowy termin związany z zawiadomieniem właścicieli o planowanym zebraniu.

Ustawodawca, wprowadzając obowiązek zachowania minimum tygodniowego okresu pomiędzy zawiadomieniem a zebraniem, niestety nie wziął pod uwagę faktu, że w przypadku chociażby awizowania przesyłki pocztowej adresat może otrzymać zawiadomienie o zebraniu już po dacie jego odbycia. Pomimo faktu, że problem ten jest wielokrotnie podnoszony na zebraniach wspólnot, a zarzuty ze strony członków wspólnoty skupiają się w tym zakresie na zarządzie lub zarządcy nieruchomości, judykatura stanęła na stanowisku, iż już nadanie przesyłki pocztowej z zawiadomieniem na 7 dni przed planowanym zebraniem uznaje się za wypełnienie obowiązku zawartego w art. 32 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Można zatem przyjąć, że jeśli zarząd wyśle na tydzień przed zebraniem zawiadomienia o nim listami poleconymi (uzyskując potwierdzenia daty wysłania), może to zostać uznane za wywiązanie się z omawianego obowiązku (tak: Bończak-Kucharczyk Ewa, Własność lokali i wspólnota mieszkaniowa. Komentarz, wyd. III, Lex/el.).

Sąd Apelacyjny w Warszawie I Wydział Cywilny w sprawie za sygn. akt I ACa 707/14 w uzasadnieniu zapadłego w dniu 20.01.2015 r. wyroku wskazał jednak, że w literaturze podmiotu istnieją rozbieżności w zakresie ustalenia, czy termin tygodniowy to termin doręczenia zawiadomienia (na 7 dni przed zebraniem), czy termin wysłania zawiadomienia, uznając jednakowoż, iż w rozpatrywanej sprawie, gdzie członek wspólnoty otrzymał zawiadomienie na jeden dzień przed zebraniem, pomimo nadania przesyłki pocztowej na 7 dni przed planowanym zebraniem doszło do naruszenia przepisu art. 32 ust. 1 ustawy o własności lokali. Niemniej jednak istotnym jest, że uchybienie w powyższym zakresie nie wpływa na ważność zebrania czy też podjętych na nim uchwał.

Rachunkowość w orzecznictwie

Wymóg prowadzenia ewidencji rachunkowej przez wspólnotę mieszkaniową wynika z przepisów prawa podatkowego. Przypomnijmy, że wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i jako podatnik jest związana dyspozycją art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop).

Przepisy cyt. art. 9 updop zobowiązują podatnika, w tym wspólnotę mieszkaniową jako osobę ustawową, do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami. Te odrębne przepisy to nie są przepisy ustawy o własności lokali, gdzie mowa o prowadzeniu tzw. ewidencji pozaksięgowej.

Jak wyjaśniono w orzecznictwie sądów administracyjnych, w tym NSA, są to przepisy ustawy o rachunkowości, które dla podatnika są wiążące, ponieważ prowadzenie odpowiedniej ewidencji rachunkowej jest obowiązkiem każdego podatnika, w tym osoby prawnej i osoby ustawowej, a także jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Oznacza to, że jest to również obowiązek wspólnoty mieszkaniowej

Według orzecznictwa sądów administracyjnych podstawę prawną do prowadzenia rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej jako osoby ustawowej stanowią:

• przepisy UWL oraz normy ustawy o rachunkowości,
• przepisy art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zobowiązujące podatnika do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami (ustawy o rachunkowości), oraz inne przepisy prawa podatkowego,
• zasady prowadzenia rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej, przyjmowane w drodze uchwały właścicieli w dużej wspólnocie mieszkaniowej lub w drodze decyzji właścicieli lokali w małej wspólnocie mieszkaniowej.

NSA w Warszawie 28 stycznia 2009 r. wydał wyrok (sygn. II FSK 1508/07), w którym stwierdził, że przepisy ustawy z 1994 r. o rachunkowości stosuje się do wspólnot mieszkaniowych w zakresie uwzględniającym to, że jako jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej nie mogą prowadzić działalności gospodarczej. Obowiązki nałożone tą ustawą istnieją niezależnie od wprowadzonego w art. 29 ustawy o własności lokali obowiązku prowadzenia przez zarząd ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Tymi odrębnymi przepisami ustalającymi zasady prowadzenia rachunkowości są przepisy art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 80 ust. 3 i art. 82 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do wspólnoty mieszkaniowej w zakresie uwzględniającym to, że jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej nie może prowadzić działalności gospodarczej.

Natomiast WSA w Łodzi w uzasadnieniu do wyroku z 16 listopada 2010 r. (sygn. I SA/Łd 915/10) stwierdził, że: „Rozwiązania zawarte w art. 9 updop przesądzają o podporządkowaniu ewidencji księgowej potrzebom podatkowym. Przepis ten należy rozumieć w ten sposób, że pomiędzy przepisami o rachunkowości a wymiarem podatków istnieje związek o charakterze techniczno-formalnym, który sprowadza się do wykorzystywania tego samego systemu ewidencyjnego”.

Warto tu również porównać inne orzeczenia, w tym wyrok SA w Katowicach z 8 lutego 2013 r., sygn. V ACa 533/12, oraz wyrok SA w Warszawie z 23 maja 2014 r., sygn. I ACa 1732/13.

Kropka nad „i”, czyli wyrok Sądu Najwyższego

16 listopada 2016 r. Sąd Najwyższy wydał wyrok (I CSK 791/15) kończący wszelkie dyskusje wokół pełnej rachunkowości i sprawozdawczości finansowej wspólnot mieszkaniowych. Stwierdza w nim autorytatywnie, że przepisy ustawy z 1994 r. o rachunkowości mają zastosowanie także do wspólnot mieszkaniowych, co wynika z art. 2 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu ustawie o rachunkowości podlega działalność jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej. Przepis ten nie zawiera wyłączeń wskazujących na wspólnoty mieszkaniowe (lege non distinquente nec nostrum est distinquere [gdy ustawa nie rozróżnia, nie do nas należy rozróżnianie]), które z mocy art. 6 zd. 2 UWL w zw. z art. 331 § 1 k.c. są jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym przyznano zdolność prawną.

Zgodnie z art. 52 ust. 1 i 2 tejże ustawy, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Stosownie do art. 30 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 pkt 3 UWL zarządca lub zarząd obowiązany jest zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie późnej niż w pierwszym kwartale każdego roku, i przedmiotem tego zebrania powinna być m.in. ocena pracy zarządcy lub zarządu oraz sprawozdania zarządu i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.

Celem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie zarządu z działalności, w tym obejmujące sprawozdanie finansowe, jest stwierdzenie przez członków danej wspólnoty mieszkaniowej prawidłowości i zgodności z prawem działania zarządu.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe nie wywołuje skutków cywilnoprawnych, tj. nie prowadzi do zmiany lub ustania stosunku prawnego, a dla oceny spełnienia wymogu z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości nie mają znaczenia przepisy regulujące reprezentację wspólnoty mieszkaniowej, czyli art. 21 ust. 2 UWL. Wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości nie dotyczą bowiem sfery reprezentacji, lecz funkcjonowania podmiotu, który ma spełniać określone standardy rachunkowości (por. wyrok SN z 10 lutego 2012 r., II CSK 350/11, OSNC-ZD 2013, nr 2, poz. 40).

Za rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej, prawidłowość prowadzenia ewidencji rachunkowej, przechowywanie danych oraz sprawozdawczość finansową odpowiada z mocy prawa wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa. Według ustawy o rachunkowości organem odpowiedzialnym za rachunkowość jest tzw. kierownik jednostki; w warunkach działania wspólnoty mieszkaniowej chodzi o zarząd wspólnoty, co jest zgodne z przepisami art. 21 UWL.

Warto zwrócić uwagę, że w sprawie dotyczącej działania wspólnoty mieszkaniowej jako osoby ustawowej i jej kompetencji linia orzecznictwa jest jednolita, a ostatnie orzeczenie Sądu Najwyższego z 16 listopada 2016 r. jedynie potwierdziło tę linię.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!