CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 9/2018

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Dowiedz się, ile kosztuje docieplenie stropów i piwnic » ‎
https://derowerk.administrator24.info/▲
Zarządcy nieruchomości, rozważający termomodernizację stropów piwnic, napotykają szereg trudności. Jednak analiza dostępnych technologii pokazuje...
Kategorie: ocieplenie stropodachu, docieplenie piwnic, ocieplenie garaży, ocieplenie stropów, izolacja cieplna i akustyczna

Programy wspomagające pracę zarządców

Katarzyna  Czajkowska  |  Administrator 5/2017  |  15.05.2019  |  1
Programy wspomagające pracę zarządców.
Programy wspomagające pracę zarządców.
pixabay

Z roku na rok zarządy wspólnot stawiają swoim zarządcom coraz wyższe wymagania. Doświadczenie wskazuje, że pogodzenie oczekiwań dotyczących obniżenia wynagrodzenia zarządcy z zatrudnieniem „sztabu ludzi” do zarządzania jednym budynkiem jest niemożliwe. W sukurs zarządcom budynków wyposażonych w nowoczesne instalacje przychodzi informatyka. Instalacje co prawda nadzorowane są przez zarządcę, ale obsługą tych często rozbudowanych systemów zajmują się wyspecjalizowane firmy.

***

Producenci nowoczesnych rozwiązań prześcigają się w propozycjach dla zarządców, jednak w natłoku oferowanych programów każdy zaspakaja zaledwie niewielką część potrzeb property i facility managera.

Na rynku dostępna jest szeroka oferta oprogramowania pomocnego w pracy zarządcy, często z funkcją on-line dla właścicieli i użytkowników. Warto poświęcić chwilę na doprecyzowanie swoich oczekiwań, zapoznać się z ofertą rynkową i wybrać oprogramowanie optymalnie odpowiadające naszym potrzebom.

 

Najlepsze programy wspomagające zarządzanie nieruchomościami:

Perseus_Nieruchomości
www.weles2fk.com www.perseus.com.pl www.tron.net.pl
Wspólnoty mieszkaniowe & FK BazaN
www.bazan.com.pl

www.mmsoft.com.pl www.domconsult.com

Jak system BMS

Programy wspomagające zarządcę, dostępne obecnie na rynku, działają podobnie jak system BMS – można je modyfikować, przerabiać i rozbudowywać, dostosowując do swoich potrzeb. Jest to oczywiście kosztowne, ale niezwykle ułatwiające życie udogodnienie. Niektóre z nich bywają nawet kompatybilne z systemami księgowymi, co pozwala na sprawniejszy obieg dokumentów księgowych, zdalne opisywanie faktur, a także sprawną windykację.

Duży budynek to dodatkowo ogromna liczba dokumentów. Bywa, że po kilku latach gromadzą się ich setki, dlatego dziś trudno wyobrazić sobie zarządzanie nieruchomościami bez pomocy komputerów.

Ilość przetwarzanych danych jest tak duża, że nie każdy system jest w stanie temu podołać. Konieczność uwzględnienia zarówno wymogów ustawowych, jak i postanowień określonych w statucie spółdzielni mieszkaniowej czy w uchwałach wspólnot mieszkaniowych, dodatkowo komplikuje całą sytuację. Do tego jeszcze samo życie przynosi dodatkowe problemy, konieczne do rozwiązania.

Program Weles

Nie jest już nowością korzystanie z prostych udogodnień dotyczących zlecania prac – aplikacji w telefonie czy zdalnego pulpitu – znacznie ułatwiających kontrolę nad nieruchomością oraz umożliwiających dostęp do wszystkich danych z dowolnego miejsca.

Ewidencja mieszkańców

Każdy program wspomagający pracę zarządcy, nawet ten najbardziej nowoczesny, powinien zawierać zbiór podstawowych danych niezbędnych do ewidencjonowania mieszkańców. A zatem w programie powinien znaleźć się wykaz lokali i lista mieszkańców przedstawiona w czytelny sposób, ze wszelkimi posiadanymi danymi – od danych kontaktowych, poprzez informacje, kiedy lokal został kupiony, sprzedany, czy posiada jakieś pomieszczenia przynależne, garaż itp.

Na karcie mieszkańca znajdują się między innymi:

  • powierzchnia lokalu,
  • udział,
  • dane kontaktowe,
  • dane licznikowe,
  • wykaz uchwał, pod którymi dany właściciel głosował, oraz jak dane głosowanie przebiegło,
  • przesyłane przez niego maile i sms-y
  • oraz wszelkie zgłoszenia usterek czy awarii

– czyli kompletna korespondencja z zarządcą.

Rerseus - oprogramowanie dla wspólnot

Takie rozwiązanie ułatwia wszelkie rozmowy z mieszkańcami budynku. Za pomocą kilku kliknięć można uzyskać dostęp do interesujących nas w danym momencie danych.

Łatwa i szybka komunikacja

Od dawna wiadomo, że dobra komunikacja jest podstawą sprawnie działającej firmy. Dzięki możliwości wysyłania grupowych i indywidualnych maili czy sms-ów administrator może informować mieszkańców na przykład o zbliżającym się terminie zebrania, o awariach, zmianach w funkcjonowaniu terenów wspólnych czy planowanych remontach mogących utrudnić codzienne funkcjonowanie mieszkańcom.

Zdalne głosowanie

Również głosowania mogą być przeprowadzane w sposób elektroniczny.

Każdy mieszkaniec otrzymuje elektroniczną kartę do głosowania na swoją skrzynkę mailową. Oddaje swój głos poprzez zaznaczenie wybranej opcji za pomocą jednego kliknięcia. Nie musi się nigdzie logować, wystarczy, że odbierze maila.

Takie podejście znacznie zwiększa frekwencję podczas głosowań – nawet do 95%.

Ja jednak nie jestem zwolenniczką tego rozwiązania, które budzi również wątpliwości w GIODO.

Należy przy tym pamiętać, że na dostarczanie jakiejkolwiek korespondencji drogą mailową wspólnota musi dodatkowo wyrazić zgodę w formie uchwały. Jeśli włączy takie „zielone światło”, to jest to dopiero początek pozwalający właścicielowi na złożenie oświadczenia, w którym deklaruje chęć otrzymywania korespondencji elektronicznej.

Warto tu zwrócić uwagę na fakt, że programy księgowe dla wspólnot dają możliwość głosowania przez system księgowy. Odbywa się to na tej samej zasadzie co sprawdzanie wpłat, rozliczeń czy też wypowiadanie się w ankietach.

Tristan - oprogramowanie dla zarządców nieruchomości


Liczniki

Prowadzanie ewidencji liczników sprawia, że automatycznie każdy mieszkaniec będzie mógł obejrzeć swoje zużycie a połączenie programu z programem księgowym spowoduje, że będą oni mogli dokonać rozliczeń w prosty sposób.

Integralność danych

Warto zwrócić uwagę, czy oferowany program zapewnia integralność danych. Jedna baza administracji, księgowych i mieszkańców sprawia, że nie ma rozbieżności w danych. Wszyscy działają na tych samych danych, tylko z różnymi prawami dostępu.

Terminowa kontrola

Większość programów posiada gotowe do wykorzystania wzory dokumentów, instrukcji i protokołów zgodnych z wytycznymi GUNB i przepisami przeciwpożarowymi.

Prawo budowlane nakłada na właścicieli i zarządców nieruchomości obowiązek wykonania, zgodnie z obowiązującym prawem, przeglądów technicznych budynków i obiektów. Zarządcy muszą dotrzymać ustawowych terminów, ustalić harmonogram planowanych przeglądów oraz usunąć stwierdzone usterki.

Aby zgodnie z prawem dbać o bezpieczeństwo budynków, programy umożliwiają, m.in.:

  • kontrolowanie wszystkich warunków bezpieczeństwa w budynkach i obiektach zgodnie z wytycznymi znowelizowanego Prawa budowlanego, przygotowanie wszystkich obowiązujących dokumentów (zgodnie z DzU nr 99, poz. 665), w tym m.in.: instrukcji bezpieczeństwa, scenariusza pożarowego, planów ratowniczych, pożarowych i ewakuacyjnych;
  • wyznaczanie terminów przeglądów, konserwacji sprzętu, urządzeń i instalacji przeciwpożarowych oraz przypominanie o realizacji wszystkich obowiązkowych zadań;
  • przygotowanie budynku do kontroli nadzoru budowlanego i straży pożarnej. Są to gotowe listy sprawdzające każdy kontrolowany element w obiektach biurowych, budynkach mieszkalnych i produkcyjnych;
  • sporządzenie protokołów i formularzy przeglądów różnych części budynków oraz wzorów wniosków i raportów wymaganych przez PSP i nadzór budowlany.

To jednak dość podstawowe dane, dobremu zarządcy powinno zależeć na tym, żeby program dawał jak najwięcej możliwości. Nie może więc w nim zabraknąć również wzorów dokumentów dotyczących przeglądów okresowych, w tym przypomnień o zbliżających się terminach.

Program BAZAN

e-KOB

Ponieważ nie ma obowiązku prowadzenia KOB w formie papierowej, wprowadzając w programie wykonane remonty, możemy skorelować je z zakładką e-KOB i dzięki temu zyskujemy czas tracony na uzupełnianie papierów.

W programie powinniśmy mieć możliwość wpisania wszystkich remontów i napraw – wygodniej będzie więc, jeśli wykupimy dodatkowe „stanowisko” dla konserwatorów, którzy będą równocześnie uzupełniać ze swej strony wykazy wszelkich usterek zgłaszanych przez mieszkańców i użytkowników budynku. Dzięki temu wiemy, kto i co zgłosił oraz kto się daną sprawą zajmuje.

Na koniec program wygeneruje, w razie konieczności, stosowny protokół.

Powyższe rozwiązanie:

  • pozwala śledzić usterki pojawiające się w budynku oraz ich usuwanie,
  • łatwiej i szybciej dostrzec, że coś dzieje się w danej strefie z cykliczną częstotliwością,
  • przy licznych awariach i wpinaniu wersji papierowej protokołów do segregatora ułatwia pracę (nie mamy oglądu całości, co w wielu przypadkach może spowalniać nasze reakcje i działanie).

Oprogramowanie partnerem

Warto, aby zarządcy potraktowali oprogramowanie wspomagające ich pracę jak partnera – jeśli dobrze przeanalizujemy potrzeby danej nieruchomości, właściwie dobrany program może służyć nam jako dodatkowa pamięć. Przede wszystkim powinien posiadać kalendarz i na bieżąco przesyłać dane do nas oraz do osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania.

Ponadto oprogramowanie powinno umożliwiać stworzenie bazy danych kontrahentów i firm, które składały nam rożnego rodzaju oferty. Dzięki takiej funkcji łatwo i szybko znajdziemy kontakt do osoby, która jest w danej chwili niezbędna. Wszystkie informacje dostępne są w jednym miejscu, w jednej grupie, nie tracimy zatem niepotrzebnie czasu na ich wyszukiwanie.

Oprogramowanie wyższej klasy umożliwia również skatalogowanie podstawowych rzutów i planów – zarówno mieszkań, powierzchni biurowych, jak i instalacji. Konserwator i zarządca przebywający w różnych miejscach nie muszą wyobrażać sobie tego, o czym rozmawiają, albo rozkładać ogromnych planów budynku.

Niektóre programy dają również możliwość utworzenia specjalnej zakładki na rozliczenia z deweloperem z tytułu gwarancji i rękojmi.

Od grudnia 2014 zmieniła się ustawa konsumencka, w ramach której obowiązuje 5-letnia rękojmia. W tym czasie pojawiają się setki, a niejednokrotnie tysiące usterek. Program „pomaga” zapanować nad nimi, wspomaga w grupowaniu zgłoszeń – można je dowolnie dzielić, np. na te dotyczące urządzeń i te dotyczące prac budowlanych albo na poszczególne klatki i garaż – panuje tu absolutna dowolność. Możemy sprawdzić, czy w ciągu ostatnich lat zgłaszaliśmy już daną pracę, kiedy to było i czy zgłoszenie zostało zrealizowane. Znacznie łatwiej jest też wyłapać błędy, bowiem system podpowiada, na co zwrócić szczególną uwagę.

Program dla zarządców GRANIT HOME

Dzięki oprogramowaniu nie zastanawiamy się na początku roku, jakie prace będą niezbędne do wykonania w budynku – takie zestawienie przygotowuje program za zarządcę.

W zakładce „plan prac i remontów” znajdziemy rejestr usterek, które powtarzały się w budynku, oraz wykaz prac, które zanotowaliśmy jako warte wykonania w danym roku.

Nowością na rynku jest moduł umożliwiający tworzenie prostego kosztorysu inwestorskiego, pozwalającego na zaplanowanie kosztów robocizny, materiałów i czasu pracy maszyn, z uwzględnieniem kosztów jednostkowych i całościowych.

Przy ostatecznym wyborze programu wspomagającego zarządzanie nieruchomością warto zadbać, aby zawierał on także wykaz obowiązujących i najbardziej potrzebnych na co dzień aktów prawnych, na bieżąco aktualizowanych.

 

Zapisz się na bezpłatny NEWSLETTER. Co tydzień najświeższe informacje o zarządzaniu bezpośrednio na Twój e-mail.

Komentarze

(1)
JurekP | 27.08.2019, 08:43

Zarządzanie obiegiem dokumentów to kwestia z którą zmaga się każdy zarządca wspólnot…na rynku istnieje sporo programów, które mogą ułatwić i usprawnić jego pracę… warto wybrać taki, który cechuje się prostotą obsługi oraz atrakcyjną ceną…

   1 / 1   

Wybrane dla Ciebie


Czy dla spółdzielni i wspólnot gaz może być tańszy?

Zarządco, zzy znasz już te innowacyjne rozwiązania?

niższa cena gazu Osuszanie ścian budynku
Czy w sytuacji gdy ceny gazu idą w górę, masz pewność, że Twoje stawki nie wzrosną w trakcie trwania... czytam więcej »

Dużym kłopotem wszystkich firm zajmujących się gospodarką komunalną jest zagospodarowanie pustostanów. Jest to proces ciągły, ponieważ...czytam więcej»


Jaki wybrać kocioł do budynku mieszkalnego lub domu?

Kotły jakie wybraćKotły dzielą się na (gazowe) kondensacyjne i konwencjonalne. W kotłach kondensacyjnych następuje kondensacja zawartej w spalinach pary wodnej (powstałej w wyniku spalania gazu), a odzyskana dzięki temu dodatkowa energia zostaje przekazana do instalacji c.o... Czytam więcej »


Pożar nieruchomości? Jak zabezpieczać obiekty użytkowe? »

Programy wspierające zarządzanie nieruchomościami?

Pożar budynku Programy dla zarzadcow
Systemy wentylacji pożarowej są bardzo ważnym elementem ochrony przeciwpożarowej obiektów użytkowych. W zabezpieczanych pomieszczeniach i (...) czytam dalej »

Nowoczesne oprogramowanie wspomagające zarządzanie nieruchomościami cechuje przede wszystkim mobilność, kompleksowość i skalowalność. Wszystko to... czytam więcej»


Dom bez rachunków - teraz to możliwe »

Dom bez rachunkówInstalacje solarne przy pomocy kolektorów SUNEX zamieniają energię promieniowania słonecznego w ciepło użytkowe. Wytworzone w kolektorach słonecznych ciepło przenoszone jest przez czynnik roboczy do zbiornika wody... zobacz więcej »


Zarządco, przygotuj nieruchomość na zimę »

Problem z odczytem wodomierzy - "nie mogę zastać mieszkańców "

Śnieg na dachu nieruchomości odczyt liczników wody
Zgodnie z ludową mądrością – lepiej jest zapobiegać niż naprawiać skutki zimowych uszkodzeń. Mimo że do zimy zostało jeszcze trochę czasu, warto zrobić ... Czytam więcej »

Jak ciężko jest wykonać odczyt licznika zużycia mediów wie tylko zarządca i osoby do tego wyznaczone. Na szczęście możemy sobie pomóc , dzięki czemu znacznie przyspieszymy ... chcę wiedzieć jak»


Jaki wybrać system do zarządzania dla wspólnot i spódzielni mieszkaniowych? »

system do zarządzania nieruchomościamiNiezwykle elastyczny sposób kreowania opisu zasobów, zarówno w części finansowo-księgowej jak i technicznej, uniwersalny sposób rozliczania mediów, automatyczne rozliczanie kosztów dla każdego składnika obciążeń lokalu... Czytam więcej »


Renowacja czy wymiana posadzek? Jak najszybciej i najtaniej?
Jak monitorować zestawy do podnoszenia ciśnienia wody»
Naprawa posadzek w budynku Aplikacja do monitoringu i sterowania pompami
Dzięki swojej budowie posadzki lastryko, niezależnie od wieku oraz stopnia zużycia, praktycznie zawsze poddaje się renowacji, podczas której uzyskuje się całkowicie... czytam więcej» Aplikacja do monitoringu i sterowania zestawami podnoszenia ciśnienia to bezpieczny system oparty na internecie do monitorowania i zarządzania instalacjami pompowymi w spółdzielniach mieszkaniowych, firm zarządzających... czytam dalej »

Dlaczego detektory gazów pełnią tak ważną rolę w wentylacji pomieszczeń zamkniętych?
Dlaczego opłaca się zasilać budynek gazem LPG? »
Detektory gazów w garażach podziemnych Ogrzewanie gazem plynnym
Mikroprocesorowe, elektrochemiczne detektory DE-TOX służą do ciągłej kontroli stężenia poziomu tlenku węgla w garażach podziemnych, nadziemnych, kanałach rewizyjnych, przejazdach, tunelach i innych zamkniętych obiektach, w których istnieje ryzyko powstania nadmiernego stężenia trującego gazu. ... czytam więcej » Twoje osiedle nie ma dostępu do gazu ziemnego? Wybierz sieć gazową zasilaną gazem płynnym:
- możliwość dofinansowania inwestycji
- indywidualne rozliczanie za zużyty gaz dla każdego lokalu
- bezobsługowe i czyste paliwo do ogrzewania, c.w.u. i gotowania...
Chcę wiedzieć ile to kosztuje»

Gdzie szukać profesjonalnej pomocy w zarządzaniu nieruchomościami - Interaktywna Administracja Nieruchomości»

Dobry Zarządca nieruchomości - opinie

Zarządca przecież odpowiada za funkcjonowanie nieruchomości, za wszystkie sprawy techniczne, formalne, i komunikacyjne. Aby czynić to efektywnie (...) Czytam więcej »


Jak dobrze opomiarować i rozliczyć media»
Ocieplenie budynku - na co zwrócić uwagę?
Oze-spoldzielnia Ocieplenie styropianem
W uzyskaniu oszczędności bardzo pomagają wszelkie narzędzia służące do pomiaru zużycia mediów: wody czy ciepła. Widząc, ile ich zużywają mieszkańcy, możemy lepiej(...) czytaj dalej »

Do ocieplania budynków nowych, jak i remontowanych, najczęściej stosowany jest system ETICS (ang. External Thermal Insulation Composite System) – czyli złożony(...) czytam dalej »


Plac zabaw na osiedlu - zrób najfajniesze miejsce dla młodych mieszkańców »

plac zabaw

Plac zabaw na nieruchomości wspólnej powinien służyć zaspokajaniu potrzeb członków wspólnoty związanych z odpoczynkiem, rekreacją (...) Czytam więcej »


Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY PORADNIK
"Opomiarowanie i rozliczenie mediów"

Zapisuję się na newsletter

Jeżeli właściciele lokali przeznaczyli środki zgromadzone na funduszu remontowym na inny cel niż wcześniej deklarowany:
10/2019

Aktualny numer:

Administrator 10/2019
W miesięczniku m.in.:
  • - Lider SM 2019 i IX Forum za nami
  • - Za co odpowiada podatnik?
Zobacz szczegóły

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 17545|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 10933|Ocena: 1.5
Wyświetleń: 10509|Ocena: 1.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl