CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 5/2019

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Czy wiesz, że możesz zmienić dostawcę gazu przez internet i cieszyć się tańszym gazem? ‎
http://ad.administrator24.info/poprostu1085/▲
Zobacz ofertę i uzyskaj idealnie dopasowaną ofertę do swoich upodobań i potrzeb ...
Kategorie: gaz, ceny gazu, gaz przez internet,

Programy wspomagające pracę zarządców

Katarzyna  Czajkowska  |  Administrator 5/2017  |  15.05.2019  |  3
Programy wspomagające pracę zarządców.
Programy wspomagające pracę zarządców.
pixabay

Z roku na rok zarządy wspólnot stawiają swoim zarządcom coraz wyższe wymagania. Doświadczenie wskazuje, że pogodzenie oczekiwań dotyczących obniżenia wynagrodzenia zarządcy z zatrudnieniem „sztabu ludzi” do zarządzania jednym budynkiem jest niemożliwe. W sukurs zarządcom budynków wyposażonych w nowoczesne instalacje przychodzi informatyka. Instalacje co prawda nadzorowane są przez zarządcę, ale obsługą tych często rozbudowanych systemów zajmują się wyspecjalizowane firmy.

***

Producenci nowoczesnych rozwiązań prześcigają się w propozycjach dla zarządców, jednak w natłoku oferowanych programów każdy zaspakaja zaledwie niewielką część potrzeb property i facility managera.

Na rynku dostępna jest szeroka oferta oprogramowania pomocnego w pracy zarządcy, często z funkcją on-line dla właścicieli i użytkowników. Warto poświęcić chwilę na doprecyzowanie swoich oczekiwań, zapoznać się z ofertą rynkową i wybrać oprogramowanie optymalnie odpowiadające naszym potrzebom.

Sprawdź ranking najlepszych programów wspierających zarządzanie nieruchomościami!

Rnking programów do zarządzania nieruchomościami

 

Napoleon mawiał, że do wygrania wojny potrzebne są trzy rzeczy. Pieniądze, pieniądze i jeszcze raz pieniądze. Parafrazując Napoleona, można powiedzieć, że czynnikami decydującymi o sukcesie zarządcy nieruchomości stają się trzy kolejne: kontrola, kontrola i jeszcze raz kontrola. A tę zapewnia dobre oprogramowanie.

Sprawdź ranking najlepszych programów, które wspierają zarządzanie nieruchomościami.


Rnking programów do zarządzania nieruchomościami

Jak system BMS

Programy wspomagające zarządcę, dostępne obecnie na rynku, działają podobnie jak system BMS – można je modyfikować, przerabiać i rozbudowywać, dostosowując do swoich potrzeb. Jest to oczywiście kosztowne, ale niezwykle ułatwiające życie udogodnienie. Niektóre z nich bywają nawet kompatybilne z systemami księgowymi, co pozwala na sprawniejszy obieg dokumentów księgowych, zdalne opisywanie faktur, a także sprawną windykację.

Duży budynek to dodatkowo ogromna liczba dokumentów. Bywa, że po kilku latach gromadzą się ich setki, dlatego dziś trudno wyobrazić sobie zarządzanie nieruchomościami bez pomocy komputerów.

Ilość przetwarzanych danych jest tak duża, że nie każdy system jest w stanie temu podołać. Konieczność uwzględnienia zarówno wymogów ustawowych, jak i postanowień określonych w statucie spółdzielni mieszkaniowej czy w uchwałach wspólnot mieszkaniowych, dodatkowo komplikuje całą sytuację. Do tego jeszcze samo życie przynosi dodatkowe problemy, konieczne do rozwiązania.

Nie jest już nowością korzystanie z prostych udogodnień dotyczących zlecania prac – aplikacji w telefonie czy zdalnego pulpitu – znacznie ułatwiających kontrolę nad nieruchomością oraz umożliwiających dostęp do wszystkich danych z dowolnego miejsca.

Ewidencja mieszkańców

Każdy program wspomagający pracę zarządcy, nawet ten najbardziej nowoczesny, powinien zawierać zbiór podstawowych danych niezbędnych do ewidencjonowania mieszkańców. A zatem w programie powinien znaleźć się wykaz lokali i lista mieszkańców przedstawiona w czytelny sposób, ze wszelkimi posiadanymi danymi – od danych kontaktowych, poprzez informacje, kiedy lokal został kupiony, sprzedany, czy posiada jakieś pomieszczenia przynależne, garaż itp.

Na karcie mieszkańca znajdują się między innymi:

  • powierzchnia lokalu,
  • udział,
  • dane kontaktowe,
  • dane licznikowe,
  • wykaz uchwał, pod którymi dany właściciel głosował, oraz jak dane głosowanie przebiegło,
  • przesyłane przez niego maile i sms-y
  • oraz wszelkie zgłoszenia usterek czy awarii

– czyli kompletna korespondencja z zarządcą.

Takie rozwiązanie ułatwia wszelkie rozmowy z mieszkańcami budynku. Za pomocą kilku kliknięć można uzyskać dostęp do interesujących nas w danym momencie danych.

Łatwa i szybka komunikacja

Od dawna wiadomo, że dobra komunikacja jest podstawą sprawnie działającej firmy. Dzięki możliwości wysyłania grupowych i indywidualnych maili czy sms-ów administrator może informować mieszkańców na przykład o zbliżającym się terminie zebrania, o awariach, zmianach w funkcjonowaniu terenów wspólnych czy planowanych remontach mogących utrudnić codzienne funkcjonowanie mieszkańcom.

Zdalne głosowanie

Również głosowania mogą być przeprowadzane w sposób elektroniczny.

Każdy mieszkaniec otrzymuje elektroniczną kartę do głosowania na swoją skrzynkę mailową. Oddaje swój głos poprzez zaznaczenie wybranej opcji za pomocą jednego kliknięcia. Nie musi się nigdzie logować, wystarczy, że odbierze maila.

Takie podejście znacznie zwiększa frekwencję podczas głosowań – nawet do 95%.

Ja jednak nie jestem zwolenniczką tego rozwiązania, które budzi również wątpliwości w GIODO.

Należy przy tym pamiętać, że na dostarczanie jakiejkolwiek korespondencji drogą mailową wspólnota musi dodatkowo wyrazić zgodę w formie uchwały. Jeśli włączy takie „zielone światło”, to jest to dopiero początek pozwalający właścicielowi na złożenie oświadczenia, w którym deklaruje chęć otrzymywania korespondencji elektronicznej.

Warto tu zwrócić uwagę na fakt, że programy księgowe dla wspólnot dają możliwość głosowania przez system księgowy. Odbywa się to na tej samej zasadzie co sprawdzanie wpłat, rozliczeń czy też wypowiadanie się w ankietach.


Liczniki

Prowadzanie ewidencji liczników sprawia, że automatycznie każdy mieszkaniec będzie mógł obejrzeć swoje zużycie a połączenie programu z programem księgowym spowoduje, że będą oni mogli dokonać rozliczeń w prosty sposób.

Integralność danych

Warto zwrócić uwagę, czy oferowany program zapewnia integralność danych. Jedna baza administracji, księgowych i mieszkańców sprawia, że nie ma rozbieżności w danych. Wszyscy działają na tych samych danych, tylko z różnymi prawami dostępu.

Terminowa kontrola

Większość programów posiada gotowe do wykorzystania wzory dokumentów, instrukcji i protokołów zgodnych z wytycznymi GUNB i przepisami przeciwpożarowymi.

Prawo budowlane nakłada na właścicieli i zarządców nieruchomości obowiązek wykonania, zgodnie z obowiązującym prawem, przeglądów technicznych budynków i obiektów. Zarządcy muszą dotrzymać ustawowych terminów, ustalić harmonogram planowanych przeglądów oraz usunąć stwierdzone usterki.

Aby zgodnie z prawem dbać o bezpieczeństwo budynków, programy umożliwiają, m.in.:

  • kontrolowanie wszystkich warunków bezpieczeństwa w budynkach i obiektach zgodnie z wytycznymi znowelizowanego Prawa budowlanego, przygotowanie wszystkich obowiązujących dokumentów (zgodnie z DzU nr 99, poz. 665), w tym m.in.: instrukcji bezpieczeństwa, scenariusza pożarowego, planów ratowniczych, pożarowych i ewakuacyjnych;
  • wyznaczanie terminów przeglądów, konserwacji sprzętu, urządzeń i instalacji przeciwpożarowych oraz przypominanie o realizacji wszystkich obowiązkowych zadań;
  • przygotowanie budynku do kontroli nadzoru budowlanego i straży pożarnej. Są to gotowe listy sprawdzające każdy kontrolowany element w obiektach biurowych, budynkach mieszkalnych i produkcyjnych;
  • sporządzenie protokołów i formularzy przeglądów różnych części budynków oraz wzorów wniosków i raportów wymaganych przez PSP i nadzór budowlany.

To jednak dość podstawowe dane, dobremu zarządcy powinno zależeć na tym, żeby program dawał jak najwięcej możliwości. Nie może więc w nim zabraknąć również wzorów dokumentów dotyczących przeglądów okresowych, w tym przypomnień o zbliżających się terminach.

e-KOB

Ponieważ nie ma obowiązku prowadzenia KOB w formie papierowej, wprowadzając w programie wykonane remonty, możemy skorelować je z zakładką e-KOB i dzięki temu zyskujemy czas tracony na uzupełnianie papierów.

W programie powinniśmy mieć możliwość wpisania wszystkich remontów i napraw – wygodniej będzie więc, jeśli wykupimy dodatkowe „stanowisko” dla konserwatorów, którzy będą równocześnie uzupełniać ze swej strony wykazy wszelkich usterek zgłaszanych przez mieszkańców i użytkowników budynku. Dzięki temu wiemy, kto i co zgłosił oraz kto się daną sprawą zajmuje.

Na koniec program wygeneruje, w razie konieczności, stosowny protokół.

Powyższe rozwiązanie:

  • pozwala śledzić usterki pojawiające się w budynku oraz ich usuwanie,
  • łatwiej i szybciej dostrzec, że coś dzieje się w danej strefie z cykliczną częstotliwością,
  • przy licznych awariach i wpinaniu wersji papierowej protokołów do segregatora ułatwia pracę (nie mamy oglądu całości, co w wielu przypadkach może spowalniać nasze reakcje i działanie).

Oprogramowanie partnerem

Warto, aby zarządcy potraktowali oprogramowanie wspomagające ich pracę jak partnera – jeśli dobrze przeanalizujemy potrzeby danej nieruchomości, właściwie dobrany program może służyć nam jako dodatkowa pamięć. Przede wszystkim powinien posiadać kalendarz i na bieżąco przesyłać dane do nas oraz do osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania.

Ponadto oprogramowanie powinno umożliwiać stworzenie bazy danych kontrahentów i firm, które składały nam rożnego rodzaju oferty. Dzięki takiej funkcji łatwo i szybko znajdziemy kontakt do osoby, która jest w danej chwili niezbędna. Wszystkie informacje dostępne są w jednym miejscu, w jednej grupie, nie tracimy zatem niepotrzebnie czasu na ich wyszukiwanie.

Oprogramowanie wyższej klasy umożliwia również skatalogowanie podstawowych rzutów i planów – zarówno mieszkań, powierzchni biurowych, jak i instalacji. Konserwator i zarządca przebywający w różnych miejscach nie muszą wyobrażać sobie tego, o czym rozmawiają, albo rozkładać ogromnych planów budynku.

Niektóre programy dają również możliwość utworzenia specjalnej zakładki na rozliczenia z deweloperem z tytułu gwarancji i rękojmi.

Od grudnia 2014 zmieniła się ustawa konsumencka, w ramach której obowiązuje 5-letnia rękojmia. W tym czasie pojawiają się setki, a niejednokrotnie tysiące usterek. Program „pomaga” zapanować nad nimi, wspomaga w grupowaniu zgłoszeń – można je dowolnie dzielić, np. na te dotyczące urządzeń i te dotyczące prac budowlanych albo na poszczególne klatki i garaż – panuje tu absolutna dowolność. Możemy sprawdzić, czy w ciągu ostatnich lat zgłaszaliśmy już daną pracę, kiedy to było i czy zgłoszenie zostało zrealizowane. Znacznie łatwiej jest też wyłapać błędy, bowiem system podpowiada, na co zwrócić szczególną uwagę.

Dzięki oprogramowaniu nie zastanawiamy się na początku roku, jakie prace będą niezbędne do wykonania w budynku – takie zestawienie przygotowuje program za zarządcę.

W zakładce „plan prac i remontów” znajdziemy rejestr usterek, które powtarzały się w budynku, oraz wykaz prac, które zanotowaliśmy jako warte wykonania w danym roku.

Nowością na rynku jest moduł umożliwiający tworzenie prostego kosztorysu inwestorskiego, pozwalającego na zaplanowanie kosztów robocizny, materiałów i czasu pracy maszyn, z uwzględnieniem kosztów jednostkowych i całościowych.

Przy ostatecznym wyborze programu wspomagającego zarządzanie nieruchomością warto zadbać, aby zawierał on także wykaz obowiązujących i najbardziej potrzebnych na co dzień aktów prawnych, na bieżąco aktualizowanych.

 

Zapisz się na bezpłatny NEWSLETTER. Co tydzień najświeższe informacje o zarządzaniu bezpośrednio na Twój e-mail.

Komentarze

(2)
JurekP | 27.08.2019, 08:43

Zarządzanie obiegiem dokumentów to kwestia z którą zmaga się każdy zarządca wspólnot…na rynku istnieje sporo programów, które mogą ułatwić i usprawnić jego pracę… warto wybrać taki, który cechuje się prostotą obsługi oraz atrakcyjną ceną…

Wiesiek | 19.05.2020, 14:26
Kontakt zarządców z mieszkańcami jest bardzo ważna kwestią. Bardzo podoba mi się podejście autora artykułu w tym temacie.
   1 / 1   

Wybrane dla Ciebie


Zobacz, jak tani może być gaz i prąd dla Twojego budynku»

Czy warto zainwestować w pompy ciepła?

tanszy-gaz poradnik doboru pomp
Roczne zużycie gazu przekracza w Polsce 17 mld m3, co więcej – zapotrzebowanie systematycznie rośnie. Ceny za energię elektryczną również nie ... Chcę zobaczyć »

Pompy ciepła to rozwiązanie coraz częściej stosowane w budownictwie wielorodzinnym. Ich fenomen polega na tym, że wykorzystując energię odnawialną skumulowaną w powietrzu, gruncie czy wodach gruntowych, prowadzą do... czytam więcej »


Jak płacić mniej za ochronę osiedla?

Ochrona osiedlaWiększa skuteczność ochrony przy niższych jej kosztach – to charakterystyka stworzonego w naszej agencji Aktywnego Systemu Monitoringu (ASM). Rozwiązanie jest dedykowane dla osiedli mieszkaniowych oraz firm i jest odpowiedzią na rosnące koszty pracy mimo... Czytam więcej »


Co wybrać do czyszczenia elewacji i klatek schodowych?

mycie nieruchomościW czasach wirusów, oprócz dbania o budynek pod względem czystości wizualnej, musimy także dbać też o czystość biologiczną. Co może pomóc nam w tych zadaniach? Czytam więcej »


Czy warto zainwestować w pompy ciepła?

Jak ukryć śmietnik w przestrzeni osiedlowej?

pompy cieplne śmietniki w przestrzeni osiedlowej
Pompy ciepła to rozwiązanie coraz częściej stosowane w budownictwie wielorodzinnym. Ich fenomen polega na tym, że wykorzystując energię odnawialną skumulowaną w powietrzu, gruncie czy wodach gruntowych, prowadzą do... Czytam więcej »

Śmietniki – temat wprawdzie trochę wstydliwy, trochę niechciany, a nawet unikany. Niesłusznie. Otóż widok osiedlowych śmietników wcale nie musi wzbudzać odrazy... czytam więcej»


Jaki wybrać ciepłomierz?

Zimne kaloryferyCiepłomierz zlicza zużytą energię cieplną, a jego wskazania stanowią podstawę rozliczeń odbiorcy energii z dostawcą. Współczesne ciepłomierze posiadają niewielkie rozmiary i...... Czytam więcej »


Mycie elewacji: glony, pleśń, grzyby - gdzie i kiedy to zrobić?

Innowacyjna koncepcja kotłów, dzięki którym możesz zaoszczędzić »

brudna elewacja kotły gazowe
Elewacja budynku czy to tynkowa, czy szklana ma to do siebie, że z czasem niszczeje, zwłaszcza jeśli jest nienależycie pielęgnowana. Koszt napraw jest bardzo wysoki, dlatego... czytam dalej »

Sprawne działanie urządzeń do pomiaru i regulacji ciepła w pomieszczeniach, a także współpraca tych urządzeń jest bardzo ważną... chcę wiedzieć więcej»


Czy, wiesz ile możesz zaoszczędzić na dociepleniu stropodachu?!

stropodach ocieplenieTo nie jest moment na odnawianie pergoli czy poprawę estetyki balkonów. To czas gospodarskich inwestycji, które skutecznie obniżą wysokość czynszu i pomogą mieszkańcom w płaceniu swoich zobowiązań... zobacz, ile możesz zaoszczędzić »


Koronawirus. Jakie materiały ochronne dla zarządców, wspólnot i spółdzielni? »»

Jak odczytać liczniki u mieszkańców podczas epidemii koronawirusa?

Koronawirus- zarzadcy odczyt liczników wody

Najtańsze w Polsce płyny do dezynfekcji pomieszczeń czy klatek schodowych. W czasie zagrożenia koronawirusem to nierzadko dodatkowy, spory wydatek dla zarządców czy wspólnot. Zobacz gdzie kupić je taniej. Odbierz 10% rabatu dla wszystkich na hasło: „ADMINISTRATOR”... Czytam więcej »

Jak ciężko jest wykonać odczyt licznika zużycia mediów wie tylko zarządca i osoby do tego wyznaczone. Z pomocą przychodzą liczniki z odczytem radiowym i ... chcę wiedzieć jak »


Jaki wybrać program do zarządzania nieruchomościami?

Programy do zarządzania nieruchomościamiDynamiczny postęp w technologii komputerowej i infor­matyce spowodował, że komputer z odpowiednim opro­gramowaniem stał się podstawowym narzędziem pracy prak­tycznie każdego zarządcy nieruchomości... Czytam więcej »


Zestawy hydroforowe - urządzenia i systemy do podnoszenia ciśnienia wody »
Programy wspomagające pracę zarządców nieruchomości - podpowiadamy co wybrać »
Użycie pompy w budownictwie mieszkaniowym Program dla zarzadcy
Przesyłanie i podnoszenie ciśnienia wody w sieciach i instalacjach pochłania kilka procent całości energii zużywanej w skali globalnej. Dlatego oprócz ciągłości i bezpieczeństwa dostaw wody coraz ... czytam więcej » Koronawirus, który opanował niemal cały świat, zmusza rządzących do wprowadzania pewnych restrykcji. Firmy, instytucje, organizacje zaczynają funkcjonować jakby na nowych zasadach. Część firm postawiła... czytam dalej »

Czy wiesz, że możesz zmienić dostawcę gazu przez internet?
Jak naprawić pęknięcia i uszkodzenia rur od wewnątrz bez konieczności kucia ścian i remontów »
gaz jak może być tani wymiana rur kanalizacyjnych
Roczne zużycie gazu przekracza w Polsce 17 mld m3, co więcej – zapotrzebowanie systematycznie rośnie. Do gazociągów podłączane są nowe ... czytam więcej » Oczyszczenie instalacji z zabrudzeń i osadów odsłania faktyczny stan. Uwidacznia wszelkie uszkodzenia mechaniczne rury (uszkodzenia, pęknięcia, dziury, rysy) powstałe w wyniku wieloletniej eksploatacji a także... czytam dalej»

Gdzie szukać profesjonalnej pomocy w zarządzaniu nieruchomościami?

Dobry Zarządca nieruchomości - opinie

Zarządca przecież odpowiada za funkcjonowanie nieruchomości, za wszystkie sprawy techniczne, formalne, i komunikacyjne. Aby czynić to efektywnie (...) Czytam więcej »


Ile kosztuje ocieplenie stropodachu - może Cię to zaskoczyć »
Jak pozbyć się problemu psich odchodów z trawnika »
ocieplanie stropodachu Sprzątanie po psie
Ceny energii grzewczej od lat rosną. Co możemy zrobić i gdzie szukać oszczędności, skoro nie mamy wpływu na poziom cen energii grzewczej? (...) czytaj dalej »

Oroblem zanieczyszczonych przez psy trawników dotyczy wielu osiedli. Jak możemy pomóc właścicielom czworonogów(...) czytam dalej »


Szukasz dobrego zarządcy nieruchomości? Sprawdź to! »

Jak wybrac dobrego zarządcę?

Zarządzanie nieruchomościami to wymagająca branża, która nie tylko podlega zmieniającym się przepisom i zarządzeniom ale potrzebuje profesjonalizmu i rzetelności działań, by zapewnić bezpieczeństwo oraz odpowiedni standard życia tych, którzy powierzyli innym zarządzanie swoimi budynkami... Czytam więcej »



Ekspert Budowlany - zlecenia

Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »
4/2020

Aktualny numer:

Administrator 4/2020
W miesięczniku m.in.:
  • - Umowa najmu a tarcza antykryzysowa
  • - Rozliczanie kosztów ciepła po sezonie
Zobacz szczegóły

Bezpłatny newsletter

masz wiadomość

 

Mamy dla Ciebie prezent

zapisz się na newsletter i otrzymuj
na bieżąco informacje
o nowościach naszego portalu,
a w prezencie otrzymasz

BEZPŁATNY PORADNIK
"Opomiarowanie i rozliczenie mediów"

Zapisuję się na newsletter

Jeżeli właściciele lokali przeznaczyli środki zgromadzone na funduszu remontowym na inny cel niż wcześniej deklarowany:

Produkty i technologie

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 18914|Ocena: 3.0
Wyświetleń: 12051|Ocena: 1.5
Wyświetleń: 11516|Ocena: 1.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl