Nowoczesne oprogramowanie w pracy zarządcy nieruchomości

Rozwój technologii i sztucznej inteligencji przyczynił się do powstawania coraz nowocześniejszych narzędzi informatycznych. Postęp powoduje też niestety, że metody cyberataków i kradzieży danych stają się coraz bardziej zaawansowane. Dlatego inwestycja w dobre oprogramowanie komputera jest koniecznością – nie tylko ze względu na korzyści związane z codzienną pracę, ale także na bezpieczeństwo finansowe i ochronę danych osobowych.

Odpowiednie oprogramowanie komputera usprawnia rozliczenia i daje wgląd we wszelkiego rodzaju koszty i przychody. Pozwala na sprawniejsze prowadzenie dokumentacji. Dzięki niemu można także w każdej chwili zapoznać się z treścią zawieranych umów, uchwał podejmowanych przez wspólnotę czy też wynikami ze­brań właścicieli lokali oraz członków spółdzielni.

Na rynku dostępnych jest kilkadziesiąt narzędzi wspierających zarządzanie nieruchomościami. Producenci proponują różne funkcjonalności, dlatego przed zakupem warto się z nimi szczegółowo zapoznać. Na co zwrócić uwagę?

Ewidencja infrastruktury

To kluczowa funkcjonalność oprogramowania do zarządzania nieruchomościami. Zgromadzone dane pozwalają na zarządzanie okresowymi przeglądami budynków czy instalacji. W przypadku usterek czy awarii, które zgłaszają lokatorzy, proces usuwania problemów jest szybszy i sprawniejszy. Ta funkcjonalność programu pozwala też automatycznie generować raporty czy harmonogramy.

Rozliczenia

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania nieruchomościami cały proces naliczania zaliczek miesięcznych oraz późniejszego ich rozliczania na podstawie rzeczywistego zużycia staje się automatyczny. Program uzwględnia zmiany w danym okresie rozliczeniowym, np. zmianę lokatora czy wymianę urządzeń pomiarowych. Użytkownicy oprogramowania definiują własne algorytmy, dzięki którym naliczają opłaty miesięczne i rozliczają koszty. Mogą również wyliczać średnie normy zużycia dla mieszkańców, bazując na licznikach indywidualnych.

Użytkownicy oprogramowania mają możliwość generowania raportów, zawiadomień, faktur sprzedaży czy not obciążeniowych. Ponadto programy zwykle są wyposażone w funkcje automatycznego przypominania o zbliżających się terminach.

Ewidencja danych

Ważną funkcjonalnością programów wspomagających zarządzanie nieruchomościami jest ewidencja danych. Chodzi przede wszystkim o nadzór nad danymi osobowymi wszystkich podmiotów powiązanych ze wspólnotą lub spółdzielnią. Są to właściciele, najemcy, dostawcy oraz pozostali kontrahenci. Programy pozwalają na ewidencjonowanie operacji księgowych związanych z danym kontrahentem oraz zasobów wspólnoty przy jednoczesnym określeniu rodzaju zasobu – lokale mieszkalne, użytkowe, miejsca postojowe, pomieszczenia gospodarcze, reklamy, garaże itp.

Programy umożliwiają definiowanie dowolnych parametrów opisujących zasoby wspólnoty w postaci wszelkiego rodzaju powierzchni, udziałów czy liczby osób. Ewidencjonowane są dzięki nim także urządzenia pomiarowe oraz całkowita historia odczytów, umowy związane z daną nieruchomością oraz zgłoszenia pochodzące od mieszkańców – np. zgłoszenia naprawy z określeniem stanu ich wykonania. Oprogramowanie pozwala także na gromadzenie informacji o terminach przeglądów technicznych i budowlanych, zebrań członków wspólnoty, legalizacji itp. Wybierając program, warto zwrócić uwagę na funkcję automatycznego przypominania o zbliżających się terminach oraz o niezałatwionych zgłoszeniach.

Ważną kwestią jest także możliwość ewidencjowania remontów prowadzonych w poszczególnych budynkach, zleceń wykonanych na rzecz wspólnoty/spółdzielni oraz uchwał wspólnot mieszkaniowych wraz z pełnym archiwum głosowań. 

Obsługa SMS

Zarządca nieruchomości wykorzystujący oprogramowanie może wysyłać wiadomość SMS do lokatorów. Zwykle zdefiniowanych jest kilka formatów wiadomości, np. powiadomienie o zebraniu, awarii, ale także przypomnienie o płatności czy oddaniu głosu na daną uchwałę. Możliwe jest również wysłanie informacji o rozliczeniach. Oczywiście programy zwykle dopuszczają również wysyłanie innych wiadomości i kontrolują poprawność wprowadzonych numerów telefonów.

Komunikacja

Lokatorzy mają własne loginy zabezpieczone hasłem i mogą korzystać z pewnych zasobów systemu. Ważne jest udostępnienie mieszkańcom dokumentów – regulaminów, uchwał czy sprawozdań finansowych. Ponadto mogą być udostępnienie informacje o rozrachunkach z poprzednich lat oraz dane dotyczące składników bieżącej zaliczki.

Lokatorzy uzyskują też dostęp do historii stanów liczników w danym lokalu. Co więcej, mogą samodzielnie wprowadzać aktualne stany swoich urządzeń pomiarowych oraz zgłaszać usterki i przeglądać raporty wykonania prac dotyczących likwidacji zgłaszanych usterek.

Programy wspomagające zarządzanie nieruchomościami cechują się m.in. mobilnością, kompleksowością i skalowalnością. Poprzez mobilność rozumie się możliwość zarządzania nieruchomością niemal z każdego miejsca na świecie czy zgłaszanie usterki poprzez aplikację mobilną. Z kolei kompleksowość oznacza możliwość całkowitego zarządzania stanem technicznym nieruchomości. Ważna jest również skalowalność wynikająca z tego, że poszczególne moduły systemu mogą być modyfikowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika.   

Integracja z innymi systemami

W nowoczesnym oprogramowaniu wspomagającym zarządzanie nieruchomościami wykorzystuje się technologie chmurowe. Ważne są przy tym odpowiednie zabezpieczenia. W urządzeniach mobilnych (np. smartfon) aplikacje współpracują z systemem operacyjnym Android. Wybierając oprogramowanie warto zwrócić uwagę, czy isteniej możliwość integracji z innymi systemami i urządzeniami wspomagającymi zarządzanie nieruchomościami.