Esej o oprogramowaniu dla zarządców…

Na pierwszy ogień: rozliczanie liczników. Dwa razy w roku odczytujemy liczniki i konfrontujemy faktyczne zużycie z zaliczkami i dokonujemy rozliczenia. Proste? Nie do końca. Oprogramowanie powinno posiadać informacje o ilości liczników w danym lokalu – a dla każdego licznika znać numer seryjny oraz datę montażu oraz datę legalizacji. Dodatkowo trzeba pamiętać odczyty – przynajmniej z ostatnich 5 lat, czyli co najmniej 10. Tyle danych trzeba znać i wpisać lub zaimportować.

To nie koniec: pojawia się jeszcze kwestia odczytów. Czy liczniki można odczytać zdalnie czy konieczny jest odczyt właściciela? Czy oprogramowanie posiada możliwość wpisania przez właściciela wartości licznika? Jaki odczyt jest prawidłowy?

Skąd wiemy, że odczyt wprowadzony przez właściciela jest prawidłowy? Jakie są inne metody wprowadzenia danych o odczytach liczników – odczyt elektroniczny – mamy kilkudziesięciu producentów liczników i każdy ma własne oprogramowanie – trzeba więc znaleźć metodę importu danych – to też wymaga odpowiedniej funkcji oprogramowania. Wciąż częstą metodą jest dostarczanie odczytów do administratora, który sam wprowadza te dane ręcznie do oprogramowania.

Skoro już mamy odczyty w oprogramowaniu to możemy przystąpić do rozliczenia. Z jednej strony oprogramowanie musi posiadać dane o wielkości ryczałtu dla danego medium np. zimnej wody, z drugiej strony pamiętać wystawione zaliczki i oczywiście zaksięgowane wpłaty właściciela. W tej sytuacji wkraczają księgowe, które muszą porównać zużycie w całym budynku z sumą zużycia w licznikach – to również wymaga dodatkowych funkcji w oprogramowaniu. Wystarczy już tylko obliczyć faktyczną należność i odjąć wpłacone środki i można przystąpić do przygotowania raportu. A to nie jest prosta sprawa – jak zapisać wszystkie te dane w taki sposób żeby to było zrozumiałe i przejrzyste dla każdego właściciela?

Teraz dopiero widać jak wiele funkcji może mieć oprogramowanie dla takiego drobnego fragmentu rzeczywistości, jakim jest rozliczenie liczników.

Oprogramowanie wspierające zarządcę

Żeby oprogramowanie mogło wspierać właściciela, administratora, księgową w tym procesie wiele ludzi musi wykonać sporo pracy. Ktoś musi spisać potrzeby tych użytkowników – zwykle będzie to analityk. Następnie programiści tworzą z jednej strony interface użytkownika, czyli to co widzi użytkownik, a z drugiej strony „backend”, czyli część która znajduje się na serwerze. Następnie testerzy sprawdzają oprogramowanie, czy działa tak jak zapisał analityk oraz czy jest intuicyjne dla użytkownika, a także czy przez przypadek nie można niechcący uszkodzić oprogramowania lub uszkodzić danych użytkowników. Dopiero wtedy oprogramowanie jest gotowe do sprzedaży. Trzeba je jeszcze wdrożyć, czyli skonfigurować zasilając danymi konkretnej wspólnoty czy wspólnot.

Każda wspólnota posiada ogromną ilość istotnych danych, które trzeba zaimportować do oprogramowania. Trzeba wprowadzić wszystkie lokale a dla każdego z nich potrzebujemy: powierzchni, właścicieli, danych adresowych, naliczeń – zestaw specyficznych dla wspólnoty czy typu lokalu danych służących obliczaniu należności i ogromną ilość innych danych, choćby tych o licznikach. Tak działa oprogramowanie.

Kiedy oprogramowanie jest dobre?

Czy oprogramowanie jest dobre wtedy, kiedy podoba się użytkownikom jego wygląd? A może wtedy, kiedy zawiera wszystkie informacje, jakich szukamy? Czy może istotne są automatyzacje, takie jak możliwość zapłacenia jednym kliknięciem należności właściciela dla wspólnoty?

Rozliczenie liczników to jeden proces. Ile procesów musi obsługiwać oprogramowanie żeby było dobre? W księgowości mamy kilkanaście procesów: tworzenie naliczeń, księgowanie wpłat, rozliczanie liczników, naliczanie śmieci, rozliczenia mediów i wiele innych.

W administracji mamy jeszcze więcej procesów: głosowanie, zgłaszanie problemów, nadzór nad sprzątaniem, kontakty z właścicielami, przygotowywanie i realizacja planu gospodarczego, poszukiwanie wykonawców do prac remontowych, proces wyboru oferentów i wiele innych.

W dziale technicznym mamy szereg procesów w większości nie wspieranych przez oprogramowanie dla zarządców nieruchomości – obsługa remontów w zakresie dokumentacji wymaganej Prawem budowalnym, pozwolenia na budowę, zgłoszenia dla drobnych prac, zajęcia pasa drogowego, przeglądy roczne, przeglądy pięcioletnie, prowadzenie książki obiektu zgodnie z Prawem budowlanym.

Niektóre z tych procesów są wspierane przez dedykowane oprogramowanie np. elektroniczna książka obiektu.

Tu pojawia się dylemat, czy lepiej mieć jedno oprogramowanie, nawet jak nie wspiera wszystkich procesów, czy kilka ale wtedy z reguły nie można wymieniać danych pomiędzy nimi czyli właściciel lub administrator żeby mieć pełny obraz sytuacji musi czerpać dane z kilku oprogramowań.

Czy jest jakiś program, który obejmuje wszystkie procesy – nie, nie ma takiego oprogramowania. Można zadać pytanie, czy istnieje możliwość zbudowania idealnego oprogramowania – śmiem wątpić – każda wspólnota to zbiór ludzi o różnych potrzebach, każdy administrator obsługuje różne wspólnoty, o odmiennych potrzebach. Trudno wyobrazić sobie, że mogłoby zatem powstać jedno oprogramowanie – uniwersalne dla wszystkich.

Każde oprogramowanie jakie dziś możemy spotkać na rynku ma mankamenty, ale również potencjał rozwoju. Pytanie czy Ty, Drogi Czytelniku, zgłaszasz twórcom oprogramowania swoje potrzeby żeby mogli poprawiać i rozwijać swoje produkty?

Może warto – bez Twojego głosu skąd analitycy mają wiedzieć czego potrzebujesz, a programiści co mają jeszcze napisać lub zmienić?

Masz sugestie - napisz na adres redakcji: redakcja@administrator24.info.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!