CZYTELNIKU!

Pobierz pełny numer miesięcznika Administrator 7-8/2016

WYDANIE BEZPŁATNE - ZAREJESTRUJ konto w portalu

Zasady zwoływania zebrań

Katarzyna  Czajkowska  |  Administrator 4/2012  |  08.11.2012  |  1
Zasady zwoływania zebrań
Zasady zwoływania zebrań

Zasady zwoływania zebrań we wspólnotach mieszkaniowych zostały określone w Ustawie o własności lokali i są identyczne zarówno dla starych zwykłych budynków, nowoczesnych i tych, które potocznie nazywamy inteligentnymi.

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 Ustawy o własności lokali (UWL) zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej jest zobowiązany do zwołania zebrania ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Zarząd lub zarządca (nie administrator – zarządca nieruchomości) mogą również w razie potrzeby zwołać zebranie ogółu właścicieli (art. 31 lit. a UWL). Zebranie powinno być również zwołane przez zarząd lub zarządcę na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 31 lit. b UWL). Wynika więc z powyższego, że generalną zasadą jest zwoływanie zebrania przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 UWL.

Zwoływanie zebrań w praktyce

Mimo takich samych zasad wyjściowych, w praktyce zwoływanie zebrań we wspólnotach wygląda nieco inaczej. Zebranie należy przeprowadzić według ściśle określonych zasad i procedur, a członkowie wspólnoty w budynku inteligentnym, jak i tym „zwykłym” zobowiązani są do podjęcia stosownych uchwał i decyzji. Często błędy popełniane są zarówno przy zwoływaniu samego zebrania, jak i w trakcie jego trwania, co może niekorzystnie wpłynąć na funkcjonowanie oraz codzienne życie mieszkańców budynku (Czytaj więcej na ten temat).

Ustawowo, wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości.

 

Zgoda właścicieli

Liczba właścicieli lokali wchodzących w skład danej nieruchomości jest ogromnie ważna, bo podczas gdy duże wspólnoty (liczba lokali przekracza 7) są zobowiązane do zorganizowania zebrania i podjęcia uchwały o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, czyli organu kierującego sprawami wspólnoty i reprezentującego ją na zewnątrz, to małe wspólnoty (liczba lokali nie przekracza 7) nie muszą takiego posiedzenia nawet przeprowadzać. Inaczej przebiega również głosowanie w sprawie czynności, które wykonują zarządy i zarządcy.

 

 

W dużych wspólnotach zarząd podejmuje czynności samodzielnie lub za zgodą większości właścicieli. W małych wspólnotach zarząd podejmuje czynności za zgodą większości lub wszystkich członków. Podjęcie czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu zawsze uzależnione jest od zgody członków wspólnoty. W budynkach inteligentnych różnica w przypadku głosowania jest zauważalna o tyle, że podjąć uchwały w budynku zwykłym, mniejszym jest stosunkowo łatwo. Nawet jeśli na zebraniu nie mamy większości, nie jest problemem zebranie głosów od mieszkańców w drodze indywidualnego zbierania głosów.

Specyfika budynków inteligentnych jest nieco inna, i nie ze względu na strukturę czy wyposażenie, ile na wielkość samego obiektu. W takich budynkach mamy średnio 300 może 400 właścicieli, wielu z nich nie mieszka na stałe w swoich lokalach, wynajmuje je, bądź użytkuje czasowo, więc zebranie głosów pod uchwałami graniczy z cudem. Podejmowanie decyzji trwa miesiącami a podejmując uchwały musimy zakładać, że rozciągnie się to w czasie, a dobry zarządca powinien w takich przypadkach mądrze i z dużym wyprzedzeniem planować prace w budynku. Kosztuje to więcej pracy, ale daje komfort i płynność w funkcjonowaniu budynku. W uchwale remontowej możemy założyć plan na okres najbliższych 3–5 lat, dzięki czemu nie będziemy co roku musieli martwić się o środki finansowe na niezbędne prace.

 

Ocena pracy zarządu

Zarówno w budynku inteligentnym, jak i w zwykłym praca zarządu jest oceniana na corocznym zebraniu, przez członków wspólnoty. Właściciele lokali, akceptując pracę zarządu udzielają mu absolutorium. Kolejna znacząca różnica między wspólnotami, poparta praktyką to brak absolutorium dla Zarządu. W małej wspólnocie, jeśli jej członkowie źle ocenią pracę Zarządu, nie udzielają mu absolutorium. W budynku inteligentnym procedura jest taka sama, jednak naprawdę rzadko zdarza się, aby odwoływać zarząd, czy też zaskarżać uchwały, chociażby dlatego, że ciężko jest znaleźć chętnych do poprowadzenia tak wielkiej struktury, jaką jest taka wspólnota. Łatwiej jest rozwiązać konflikty i wyjaśnić pewne problemy, w mniejszych budynkach bywa, że konflikty nie wyjaśniane są przez lata, kształtują się przeciwstawne obozy, które spierają się ze sobą i na zmianę tworzą zarząd.

Głosowanie

Uchwała nie jest podjęta, jeżeli głosowała za nią jedynie większość członków obecnych na zebraniu. By została przegłosowana, za uchwałą musi opowiedzieć się większość wszystkich właścicieli, zgodnie z posiadanymi przez nich udziałami w nieruchomości wspólnej. Głos właściciela musi być zgodny z wielkością udziałów, odpowiadającą powierzchni mieszkania właścicieli w danej nieruchomości.

Organizacja zebrania

W ostatnich latach zwoływanie i sama organizacja zebrania nieco się zmieniły w porównaniu z działaniami podejmowanymi tuż po wprowadzeniu UWL. Powstało wiele nowoczesnych budynków, wyposażonych w wysokiej klasy urządzenia i instalacje. W budynkach tego typu zarządy to zwykle grupa ludzi, mocno zaangażowanych i skupionych na potrzebach wspólnoty. Podstawą prawidłowego funkcjonowania takiej nieruchomości jest jednak dobry zarządca, który zna specyfikę budynków wysokiej klasy. Zarządy w tego typu nieruchomościach wiedzą, że mogą wymagać od zarządcy dużo więcej. Wymagania i oczekiwania tyczą się także samego zebrania. Z uwagi na wielkość wspólnoty w nowoczesnych budynkach zebrania coraz częściej zwoływane są w przystosowanych do spotkań większej grupy ludzi salach konferencyjnych, hotelach, a nawet kawiarniach czy winiarniach, które wynajmowane są przez wspólnotę. Dobra atmosfera panująca w takich miejscach ułatwia rozmowę i niejednokrotnie pomaga podejmować trudne decyzje.

Przygotowania do zebrania

Dokumenty

Dokumenty przekazywane wraz z zaproszeniem na zebranie w budynkach inteligentnych również mocno odbiegają od standardu, kiedyś wystarczyło zaproszenie, niewielkie sprawozdanie i propozycja planu gospodarczego. Zarządy, ale i mieszkańcy wymagają od zarządców, aby do dokumentów dołączali także część opisową dotyczącą prac, które zostały wykonane w mijającym roku z podziałem na prace zaplanowane z funduszu remontowego, prace bieżące i prace wynikające z bieżącej eksploatacji budynku. Przy nowych, większych inwestycjach często dokładane są także komplety zdjęć. Dodatkowo zarządca opisuje szczegółowo wszystko, co wydarzyło się w ciągu roku, opisuje osobno pożytki, czyli wpływy z akcji reklamowych przeprowadzanych na terenie nieruchomości. Tu zarządca może również zawrzeć swoje uwagi, przedstawić problemy, które trapią wspólnotę i na zebraniu wspólnie je omówić i szukać rozwiązań. Dzięki temu oszczędza się czas na tłumaczeniu spornych kwestii już na zebraniu, a także właściciel otrzymuje czas niezbędny na przemyślenie problemów.

Dodatkowo w tym miejscu zarządca może pochwalić się tym, co udało mu się dla wspólnoty wywalczyć, np. że wynegocjowaliśmy lepsze warunki danej umowy albo, że znaleźliśmy sposób zaoszczędzenia energii. Wszystkie te informacje zebrane w czytelną tabelkę będą świadczyły o profesjonalizmie i zaangażowaniu zarządcy.

zobacz: Administracja wspólnoty mieszkaniowej nie jest organem administracji publicznej

Kolejnym dokumentem przygotowywanym na zebranie jest propozycja planu gospodarczego na kolejny rok wraz z propozycją prac remontowych. Tu też nie możemy zapomnieć o części opisowej. Pamiętajmy, że dokumenty te będą rozsyłane, a wielu mieszkańców, mimo że jest zainteresowanych sprawami wspólnoty, z różnych względów nie będzie obecnych na zebraniu, zatem im więcej opiszemy, tym większą mamy pewność, że nawet Ci nieobecni, będąc dobrze poinformowanymi zagłosują pod uchwałami w trybie indywidualnego zbierania głosów. Wraz z zaproszeniem możemy wysyłać karty do głosowania z prośbą o odesłanie karty w przypadku nieobecności na zebraniu.

Ważne są szczegóły

Przygotowując się do zebrania warto pamiętać m.in. o zapewnieniu kawy i wody dla mieszkańców, o drobnych przekąskach a także o rzutniku multimedialnym i przygotowaniu materiałów do pokazania uczestnikom.

zobacz: Zmiana Zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Naprawdę warto postarać się, organizując zebranie we wspólnocie czy to budynku standardowego czy nowoczesnego. Znam budynki, gdzie mieszkańcy przestali chodzić na zebrania tłumacząc, że nie chce im się słuchać jak Kowalski znowu 3 godziny awanturuje się, że nic nie rozumie z dokumentów finansowych. Zamiast wałkować te same scenariusze co roku, lepiej zaplanujmy swój czas i przygotujmy kilka informacji więcej, nawet dla budynku nie ogromnego ani niespecjalnie nowoczesnego – na pewno przyda się to każdemu.

Czytaj dalej: Zebranie właścicieli lokali a przepisy UWL

Komentarze

(1)
Radek | 30.09.2016, 15:34
Witam,
w mojej dużej wspólnocie zebrania sprawozdawcze odbywają się w kwietniu, wg. administratora ustawa mówi o obowiązku zwołania zebrania (zawiadomienia o zebraniu )do 31.03. natomiast samo zebranie może odbyć się nawet w grudniu
   1 / 1   

Wybrane dla Ciebie


Jak pozbyć się problemu psich odchodów z trawnika »

Psy siedzące, jak pozbyć się psich odchodów z trawnika

Problem zanieczyszczonych przez psy trawników dotyczy wielu osiedli. Możemy pomóc właścicielom czworonogów (...) czytaj dalej»


Uzyskaj bezpłatnie oferty na zarządzanie nieruchomością od zarządców »

Porównaj oferty na zarządzanie nieruchomościami

Możesz bezpłatnie otrzymać oferty na zarządzanie nieruchomości od zarządców w okolicy (...) czytaj dalej»


Gospodarka, rachunkowość, podatki oraz rozrachunki wspólnoty mieszkaniowej» Jakim warunkom technicznym powinny odpowiadać budynki?
Gospodarka rachunkowość podatki oraz rozrachunki wspólnoty mieszkaniowej Kiedy dostosować nieruchomość do osób niepełnosprawnych
Książka stanowi przewodnik opisujący funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej - jej gospodarkę finansową, rachunkowość, sprawozdawczość, rozrachunki, (...) czytaj dalej » Kwestie tę uregulowało dopiero Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki.(...) czytaj dalej»

Wentylacja mechaniczna w garażach - to warto wiedzieć »

wentylacja mechaniczna w garażach

W garażach powyżej 10 stanowisk musi być stosowana wentylacja mechaniczna sterowana czujkami (detektorami) niedopuszczalnego stężenia tlenku węgla (CO) czytaj dalej»


Jak dobrze wybrać ubezpieczenie » Jak poprawnie rozliczyć zużycie ciepła i wody w budownictwie wielorodzinnym»
Pakiety medyczne – czy warto ubezpieczyć nasze zdrowie rozliczenie ciepła i wody w budownictwie wielorodzinnym
Motywowanie pracowników świadczeniami pozafinansowymi staje się w Polsce coraz bardziej popularne (...) czytaj dalej » Prawidłowe rozliczenie indywidualnego zużycia wody i ciepła w budynkach wielorodzinnych często stanowi duże wyzwanie (...) czytaj dalej »

Zobacz spółdzielnię, w której mieszkańcy mają realny wpływ na to, co się dzieje»

Spóldzielnia mieszkaniowa Nadodrze opinie

Spółdzielnia od lat czynnie uczestniczy w życiu Głogowa. Prowadzi stałą współpracę z Urzędem Miejskim w zakresie poprawy bezpieczeństwa i warunków zamieszkiwania – budowa nowych parkingów, dróg i chodników. czytaj dalej»


Czy warto wybrać kompleksową opiekę nad nieruchomościami?
Dlaczego mam zaparowane okna i jak mogę temu zapobiec?
Zobacz model zarządzania aktywnego, który charakteryzuje się inicjatywą w obsłudze nieruchomości, wskazywaniem możliwości i konsekwencją w realizacji podjętych działań. Zobacz jak pozbyć się zaparowanych okien w zimę
Zobacz model zarządzania aktywnego, który charakteryzuje się inicjatywą w obsłudze nieruchomości, wskazywaniem możliwości i konsekwencją w realizacji podjętych działań czytaj dalej » Długotrwale zaparowane okna są sygnałem alarmującym. Zdrowie mieszkańców może być zagrożone, zobacz dlaczego(...) czytaj dalej »

Co warto wiedzieć o detektorach gazu?

detektoryory gazu

Sercem detektora gazu jest sensor gazu – element reagujący na gaz. W wyniku oddziaływania gazów sensory zmieniają swoje parametry elektryczne, które łatwo zmierzyć. czytaj dalej»


POBIERZ BEZPŁATNY PORADNIK PORTALU ADMINISTRATOR24.INFO

PORADNIK PORTALU ADMINISTRATOR24.info

Dodaj komentarz
Nie jesteś zalogowany - zaloguj się lub załóż konto. Dzięki temu uzysksz możliwość obserwowania swoich komentarzy oraz dostęp do treści i możliwości dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników portalu Administrator24.info... dowiedz się więcej »
Co jest ważne w pracy zarządcy?
Zapisz się na bezpłatny newsletter!
Najnowsze informacje na Twoją skrzynkę:
ADMIREO ADMIREO Admireo to nowoczesny i funkcjonalny system do kompleksowego zarządzania nieruchomościami online. System działa w modelu SaaS i w...

Produkty i technologie

10/2017

Aktualny numer:

Administrator 10/2017
W miesięczniku m.in.:
  • - Krajowy Zasób Nieruchomości
  • - Akceleracja zmian w przepisach o spółdzielniach
Zobacz szczegóły

Porady eksperta (video)

Wyświetleń: 13901|Ocena: 3.0
Dom Wydawniczy MEDIUM Rzetelna Firma
Copyright © 2011 - 2012 Grupa MEDIUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, nr KRS: 0000537655. Wszelkie prawa w tym Autora, Wydawcy i Producenta bazy danych zastrzeżone. Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułów zabronione. Korzystanie z serwisu i zamieszczonych w nim utworów i danych wyłącznie na zasadach określonych w Zasadach korzystania z serwisu.
realizacja i CMS: omnia.pl