KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – zagrożenie czy szansa?

Krajowy System e-Faktur to w skrócie KSeF. Jest narzędziem powstałym z inicjatywy Ministerstwa Finansów i służyć ma do generowania, archiwizowania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Podobnie jak w przypadku innych instrumentów przygotowanych przez rząd, tak i KSeF wzbudza wiele czasem skrajnie różnych emocji. Jego wdrożenie obecnie jest dobrowolne, ale docelowo ma być obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

Czym jest KSeF i po co powstało to narzędzie?

KSeF to ogólnopolska platforma, z której możemy korzystać od tego roku. Ze względu na możliwość generowania i przesyłania faktur niektórzy mylą oprogramowanie z platformą elektronicznego fakturowania (PEF), ale jest to coś zupełnie nowego. Faktura ustrukturyzowana otrzymuje swój indywidualny numer w systemie i jest zgodna ze wzorem faktury, jaki ustaliło ministerstwo. W latach 2022-2023 Krajowy System e-Faktur można, ale nie trzeba wdrożyć, natomiast później jest taki wymóg. Ponieważ jest to jedno z narzędzi rządowych, pojawia się pytanie, co rząd na tym zyska?

Przede wszystkim fiskus będzie mieć bieżące dane na temat dokonanych transakcje. W efekcie kontrole VAT mają być szybsze, prostsze, a to ma zwiększyć trafiające do budżetu wpływy i uszczelnić podatek VAT. Czy to oznacza, że korzyści płyną tylko dla fiskusa? Niekoniecznie, na nas również czekają pewne benefity.

Co zyska przedsiębiorca?

Aby zachęcić firmy do wcześniejszego wdrożenia KSeF, przygotowano kilka korzyści. Po pierwsze decydując się na to rozwiązanie, będziemy zwolnieni z archiwizowania wystawionych faktur. KSeF ma służyć nie tylko do samego generowania dokumentów, ale odpowiada za ich przechowywanie i właśnie archiwizację. Obowiązek będzie spoczywać na KSeF. Drugą korzyścią jest krótszy czas oczekiwania na wpływ w związku ze zwrotem podatku. W przypadku firm niekorzystających z Krajowego Systemu e-Faktur jest to 60 dni, natomiast posiadając to narzędzie, czas ten skraca się do 40 dni.

Istotnym benefitem jest bezpieczeństwo interpretacyjne. Ponieważ wszystkie faktury będą w tym samym formacie i będą w czasie rzeczywistym docierać do klienta, a ten odbiór potwierdza, nabywca nie będzie mógł usprawiedliwiać ewentualnych zadłużeń tym, że dokumentu nie otrzymał bądź nie może go odczytać. Możliwość udostępniania plików w czasie rzeczywistym to także szybsze dostarczanie korekt.

Platforma pozwala zautomatyzować pracę. Szybciej wystawia się i księguje faktury, można przez to zaoszczędzić czas na ich rozliczaniu. Poza tym minimalizuje się ryzyko błędów ludzkich, bo każdy dokument jest weryfikowany. Część firm już testuje to rozwiązanie, dzięki czemu przedsiębiorcy nie będą musieli wdrażać niczego w pośpiechu, kiedy KSeF będzie obowiązkowy.