Jak efektywnie zarządzać nieruchomościami? 5 praktycznych porad od Zarządcy dla Zarządcy

W wywiadzie Łukasz Supiński, który w branży zarządzania nieruchomościami działa od lat, odkrywa przed nami tajniki efektywnego zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi. Od planowania perspektywicznego po wdrożenie narzędzi usprawniających codzienną pracę – poznaj sekrety, które pomogły Panu Łukaszowi zarządzać ponad 100 wspólnotami.

Redaktor: Panie Łukaszu, jakie wyzwania napotyka Pan w codziennej pracy zarządcy?

Łukasz Supiński: To z pewnością kontrola kosztów i podnoszenie wartości nieruchomości. Staram się równoważyć potrzeby mieszkańców z ograniczeniami budżetowymi. Ostatnio skoncentrowaliśmy się na termomodernizacji, co było dużym projektem, ale przyniosło znaczące oszczędności.

R: Czy mógłby Pan podzielić się szczegółami tego projektu?

Ł. S.: Oczywiście. Skupiliśmy się na kilku kluczowych aspektach, takich jak: ocieplanie murów, izolacja dachów oraz modernizacja fundamentów. Te działania miały na celu nie tylko poprawę efektywności energetycznej budynków, ale również zmniejszenie kosztów ogrzewania dla mieszkańców.

W ramach tego projektu, zainwestowaliśmy również w izolację podpiwniczeń, aby zapobiec wyziębianiu nieruchomości, oraz w zagospodarowanie terenów zewnętrznych w celu lepszego odprowadzania wód i ochrony przed zawilgoceniem fundamentów. To szczególnie ważne w kontekście starszych bloków i kamienic, gdzie takie problemy są częstsze.

R: Dlaczego zdecydował się Pan na podjęcie takich działań?

Ł. S.: To proste - aby budynki stały się bardziej energooszczędne, a mieszkańcy doświadczyli niższych rachunków za ogrzewanie. To przekłada się na bezpośrednie oszczędności dla wspólnoty i podnosi wartość nieruchomości - remonty klatek schodowych znacząco wpłynęły na wartości mieszkań. W niektórych przypadkach wzrost ten sięgał nawet 30-40 tys. zł. Z naszych obserwacji wynika, że w dłuższej perspektywie takie działania są nie tylko ekonomicznie opłacalne, ale również przyczyniają się do poprawy komfortu życia mieszkańców.

Tu muszę wspomnieć, że w całym przedsięwzięciu ogromnym wsparciem był PortalPRO, dzięki któremu szybko znajdowałem wykonawców prac. Dodatkowo mogłem skorzystać z najbardziej konkurencyjnych ofert wybierając spośród tylko zweryfikowanych fachowców - to duży atut. Jako, że korzystam również z usługi PortalPRO+ zdecydowaną większość spraw pomaga mi załatwić asystent wyznaczony technicznej obsługi nieruchomości.

R: Jak radzi sobie Pan z codziennymi wyzwaniami w pracy Zarządcy?

Ł. S.: Kluczowe jest znalezienie efektywnych rozwiązań i partnerów, którzy mogą pomóc w realizacji naszych celów. Ja skorzystałem  z usług DomBest w zakresie między innymi księgowości, co zwolniło mnie z konieczności bycia stale pod telefonem. Księgowość bezpośrednio udziela informacji mieszkańcom w razie potrzeby, a dodatkowo możemy korzystać ze strefy klienta, aby samodzielnie sprawdzić stan rozrachunków. Dzisiaj na rynku jest wiele nowoczesnych rozwiązań, które pomagają w pracy zarządcy.

R: Czy zauważył Pan jakieś szczególne zmiany w branży?

Ł. S.: Tak, chociażby wzrost kosztów utrzymania i eksploatacji. To wyzwanie, zwłaszcza w kontekście starszych budynków, które wymagają więcej uwagi i inwestycji.

R: Jakie rozwiązania uważa Pan za najbardziej efektywne?

Ł. S.: Staram się ułatwiać sobie pracę. Tu kluczowa okazała się współpraca z DomBest w ramach przede wszystkim usług księgowych, o które już zupełnie nie muszę się martwić. Dzięki usługom DomBest, moje obowiązki księgowe są realizowane sprawnie i terminowo, jakbym miał księgową pracującą zdalnie. To daje mi pewność, że wszystkie terminy wynikające z przepisów prawa są dotrzymane, a ja mogę spać spokojnie.

I tak jak wcześniej wspomniałem korzystanie z serwisu PortalPRO. Dzięki centralizacji usług i lepszym negocjacjom z kontrahentami, udało nam się obniżyć koszty operacyjne. PortalPRO ułatwia też zarządzanie zleceniami i komunikację z podwykonawcami, a także udostępnia postępy i efekty pracy w formie raportu, co jest nieocenione i bardzo oszczędza czas.

R: Czy mógłby Pan podać przykład, jak ta współpraca wpłynęła na Pana pracę?

Ł. S.:  Dzięki korzystaniu z PortalPRO rozszerzyliśmy nasz zasięg podwykonawców, co pozwoliło na bardziej konkurencyjne ceny i szybszą realizację projektów. To z kolei przekłada się na większą satysfakcję mieszkańców i lepsze zarządzanie budżetem.

Dodatkowo, dzięki temu, że korzystam z całego pakietu firmy DomBest, osiągnęliśmy znaczącą oszczędność kosztów w skali roku. Na przykład, w małej wspólnocie roczny koszt wysyłki listów może wynosić od 2000 do 2500 tysięcy złotych. Dzięki usługom DomBestu, te koszty zostały znacznie zredukowane, przekładając się na obniżenie miesięcznych kosztów stałych dla całej wspólnoty. Przy korzystaniu z scentralizowanych usług oferowanych przez DomBest, jesteśmy w stanie zredukować zaplecze kosztów operacyjnych, co przekłada się na większą efektywność finansową dla wspólnoty.

R: Panie Łukaszu, jak wyglądał w Pana przypadku proces przejścia do firmy DomBest? 

Ł. S.: Jednym z aspektów, który naprawdę wyróżnia DomBest, jest ich indywidualne podejście do klientów. Doświadczyłem tego osobiście, gdy zespół DomBest przyjechał do mnie, aby pomóc w zeskanowaniu i przygotowaniu wszystkich niezbędnych dokumentów w ramach ich usługi IT. To było nie tylko wygodne, ale też pokazało, jak bardzo są wspierający i dostosowują się do indywidualnych potrzeb Zarządcy. Dzięki tym działaniom przejście poszło gładko. 

Dzięki pomocy DomBest i PortalPRO, mogę zarządzać wspólnotami na wysokim poziomie przy znacznie niższych kosztach. Ta współpraca trwa od marca 2023 i pozwoliła mi efektywnie zarządzać ponad 100 wspólnotami. To, że DomBest oferuje takie kompleksowe wsparcie od A do Z, znacznie ułatwia moją pracę i pozwala skupić się na najważniejszych aspektach zarządzania.

R: Jakie są Pana plany na przyszłość w kontekście zarządzania nieruchomościami?

Ł. S.: Moim celem jest ciągłe doskonalenie procesów zarządczych i poszukiwanie nowych rozwiązań, które mogą przynieść korzyści zarówno mieszkańcom, jak i wspólnotom. Współpraca z DomBest i PortalPRO to krok w tym kierunku. Najważniejsze to zrozumienie potrzeb wspólnoty i szukanie oszczędności, ale zawsze z uwzględnieniem dobra mieszkańców. 

R.: Panie Łukaszu, jakie 5 rad mógłby Pan dać innym Zarządcom Nieruchomości, aby usprawnić ich pracę?

Ł. S.: Podsumowując Oczywiście, oto moje rekomendacje:

1. W mojej ocenie, ważne jest, aby utrzymywać stały dialog z mieszkańcami. Edukowanie ich na temat ważnych decyzji i zmian, by może pomóc w budowaniu zaufania i wspólnoty.
2. Polecam centralizować usługi, takie jak księgowość, aby uzyskać lepsze ceny i uproszczenie procesów.
3. Termomodernizacja to klucz do oszczędności dla mieszkańców. Inwestowanie w izolację i efektywność energetyczną przynosi długofalowe korzyści.
4. Nieocenione jest korzystanie z nowoczesnych narzędzi zarządczych.
5. Zarządzanie nieruchomościami wymaga elastyczności. Bądźmy otwarci na nowe pomysły i rozwiązania, które mogą poprawić efektywność zarządzania. Zawsze warto brać udział w branżowych imprezach - to szansa na poszerzenie wiedzy i wymianę doświadczeń.

Redaktor: Tak, to prawda. W najbliższym czasie zachęcamy do wzięcia udziału w bezpłatnym webinarze "Nowoczesne zarządzanie nieruchomościami – jak ułatwić sobie pracę?". Można uczestniczyć w nim nie wychodząc z domu/pracy, bo będzie transmitowany na YouTube. Więcej informacji i link do zapisów znajdą Państwo pod artykułem. Panie Łukaszu - serdecznie dziękuję za rozmowę!

Ł.S.: Dziękuję serdecznie.

Łukasz Supiński - Zarządca Wspólnot Mieszkaniowych i Nieruchomości >>