Ograniczenia techniczne Portalu Rejestrów Sądowych a terminy ustawowe

W tym miejscu profesjonalny pełnomocnik, który zazwyczaj nie posiada wykształcenia informatycznego zapoznaje się z wymogami technicznymi wprowadzenia takich załączników, w świetle których każdy załącznik nie może obejmować więcej niż 30 MB. Skoro taki też komunikat wyświetla się na stronie przyjmujemy, że tak jest. W dodatku przed złożeniem środka zaskarżenia zapoznajemy się z instrukcją rejestracji pisma w aplikacji e-formularze KRS oraz instrukcją, która przedstawia zasady obsługi załączników dołączanych do wniosków/pism składanych za pośrednictwem aplikacji e-formularze KRS.

Pismo do Sądu Rejestrowego krok po kroku

Zgodnie z tymi instrukcjami, aby utworzyć pismo do sądu rejestrowego w oknie głównym aplikacji, w bloku Złóż wniosek lub pismo, na zakładce Pisma wybieramy kategorię pisma z listy i klikamy przycisk Przejdź do pism. Uzupełniamy zakładkę Nazwa pisma. Pozostawiamy nazwę sugerowaną przez system, modyfikujemy ją lub wprowadzamy własną nazwę pisma.

Uzupełniamy następnie zakładkę Osoby składające pismo. Zakładka Osoby składające pismo pozwala na wskazanie, kto składa pismo. Składający pismo może być osobą fizyczną albo podmiotem niebędącym osobą fizyczną.

W celu uzupełnienia zakładki:

• W bloku Dane osób składających pismo, używamy przycisku Dodaj, wprowadzamy dane osób składających pismo, gdzie dla osoby fizycznej wymagane jest podanie: numeru PESEL albo oświadczenia o braku numeru PESEL, imienia i nazwiska osoby składającej pismo oraz adresu do korespondencji. Natomiast dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną wymagane jest podanie: numeru KRS albo oświadczenia o braku numeru KRS, w przypadku oświadczenia o braku numeru KRS dodatkowo numeru REGON albo oświadczenia o braku numeru REGON, a w przypadku oświadczenia o braku numeru KRS i numeru REGON - dodatkowo rodzaju i numeru innego Identyfikatora; nazwy podmiotu oraz adresu do korespondencji. Dodana osoba/podmiot pojawia się w tabeli zawierającej listę osób składających pismo w bloku Dane osób składających pismo. Korzystając z przycisków dostępnych PRS – Instrukcja rejestracji pisma w aplikacji e-formularze KRS 4 w kolumnie Działania możesz zmodyfikować dane lub usunąć dodaną osobę/podmiot. Używając przycisku Dodaj możemy dodawać kolejne osoby/podmioty.

Zakładka Podmiot, sąd i sprawa umożliwia z kolei wprowadzenie danych podmiotu, którego dotyczy pismo, sądu, do którego pismo jest składane, oraz sygnatury sprawy, której pismo dotyczy. Podanie danych podmiotu jest opcjonalne. Wskazanie sądu jest obowiązkowe. Jeżeli pismo dotyczy podmiotu, pole Nazwa sądu zostanie wypełnione automatycznie w oparciu o dane dotyczące siedziby podmiotu. Wyjątek stanowią miejscowości znajdujące się w obszarze właściwości terytorialnej więcej niż jednego Sądu Rejestrowego (jak np. Warszawa), gdzie wartość musi być wprowadzona ręcznie (wybrana ze słownika). Użytkownik ma więc możliwość zmiany wartości wypełnionej automatycznie. Podanie sygnatury sprawy, której dotyczy pismo, jest opcjonalne, jeśli jako kategorię pisma wybrano Pismo procesowe ogólne. Dla pozostałych kategorii pism podanie sygnatury sprawy jest obowiązkowe.

W celu uzupełnienia zakładki:

1. wskazujemy, czy składane pismo dotyczy podmiotu zaznaczając odpowiednie pole wyboru.
2. jeżeli składane pismo dotyczy podmiotu, w bloku I. Dane podmiotu, którego dotyczy pismo uzupełniamy wymagane dane podmiotu: numer KRS albo oświadczenie o braku numeru KRS, a w przypadku oświadczenia o braku numeru KRS, podajemy dodatkowo: nazwę podmiotu, formę prawną oraz, opcjonalnie, NIP lub numer REGON. Po wpisaniu numeru KRS podmiotu niebędącego osobą fizyczną używamy przycisku Wyszukaj w KRS, aby pobrać pozostałe dane podmiotu z KRS.
3. w bloku II. Sąd, do którego składane jest pismo wybieramy z listy sąd, do którego adresowane jest pismo. Jeżeli składane pismo dotyczy podmiotu, dodatkowo podajemy dane dotyczące siedziby podmiotu.

W bloku III. Sygnatura sprawy uzupełniamy pola tworzące sygnaturę sprawy nadaną przez sąd rejestrowy: Sąd, Wydział, Numer sprawy, Rok oraz Liczba kontrolna.

Uzupełniamy zakładkę Treść pisma. Zakładka Treść pisma umożliwia wprowadzenie właściwej treści pisma. Alternatywnie treść pisma może być dołączona do wniosku w formie załącznika. W celu uzupełnienia zakładki wpisujemy treść pisma w polu edycyjnym zakładki lub zaznaczamy pole wyboru (checkbox) Treść pisma znajduje się w załączniku. W zakładce Załączniki możemy dodać załączniki do pisma.

Jeżeli, w zakładce Treść pisma, zaznaczyliśmy pole Treść pisma znajduje się w załączniku, na liście załączników pojawi się predefiniowany załącznik o nazwie Treść pisma. W takim przypadku wypełnienie zakładki (dodanie przynajmniej jednego załącznika do wniosku) jest obowiązkowe;

1. używając przycisku Dodaj, dostępnego dla pozycji Treść pisma na liście załączanych dokumentów, dołączamy do wniosku załącznik z treścią pisma.
2. wykorzystując przycisk Dodaj dowolny dokument możemy dodać inny, niewymieniony na liście załącznik.

Korzystając z przycisku Sprawdź poprawność dostępnego w panelu Działania możemy (na dowolnym etapie uzupełniania formularza) sprawdzić poprawność jego wypełnienia. Jeżeli formularz jest kompletny i poprawnie wypełniony możemy też, używając przycisku Pokaż wniosek, podejrzeć pismo w formacie, w jakim zostanie ono wysłane do sądu rejestrowego. Poprawnie wypełnione pismo jest gotowe do podpisania i opłacenia. Na dowolnym etapie uzupełniania formularza możesz zapisać pismo w wersji roboczej. Jest to możliwe nawet w sytuacji, gdy formularz nie jest kompletny i nie został zweryfikowany jako poprawny. W dowolnym momencie możemy wrócić do zapisanego formularza uruchamiając jego edycję w widoku Moje sprawy > Wnioski > Robocze i dokończyć jego wypełnianie.

Z instrukcji dowiadujemy się również, że zakładka Załączniki jest ostatnią zakładką każdego wniosku i pisma składanego do Sądu Rejestrowego w aplikacji e-formularze KRS. Umożliwia dołączenie załączników do wniosku/pisma. Dla pozostałych wniosków i pism nie ma listy sugerowanych załączników; mamy możliwość dołączenia dowolnych dokumentów.

• Aby dodać sugerowany załącznik klikamy przycisk Dodaj w wierszu odpowiadającym danemu załącznikowi.
• Aby dodać dowolny inny załącznik, klikamy przycisk Dodaj dowolny dokument poniżej tabeli zawierającej listę załączanych dokumentów.

Na ekranie zostaje wyświetlone okno Dodanie załącznika. Jeżeli wybraliśmy dodanie załącznika z listy sugerowanych załączników, pole Rodzaj dokumentu będzie wypełnione wartością z listy i nie będzie możliwe do zmiany. Jeżeli wybraliśmy dodanie dowolnego dokumentu, wybieramy Rodzaj dokumentu z rozwijalnej listy. Lista podpowiadanych rodzajów dokumentów zależy od rodzaju formularza i formy prawnej podmiotu. W przypadku braku na liście rodzajów dokumentów pozycji, której nazwa odpowiadałaby treści załącznika, wybieramy pozycję Inny. Możemy też dodać więcej niż jeden załącznik o takiej nazwie. Załącznik możemy dodać poprzez:

• wskazanie numeru aktu notarialnego w CREWAN;
• dodanie pliku dokumentu.

Dokument może, ale nie musi być podpisany podpisem elektronicznym.

Dodanie pliku dokumentu oraz dodanie podpisu w osobnym pliku

Dla załączników, które zostały sporządzone w formie aktu notarialnego nie musimy dołączać pliku, wystarczy wskazanie numeru (identyfikatora) aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Sąd rejestrowy w oparciu o podany identyfikator uzyska dostęp do dokumentu bezpośrednio z Systemu Rejestrów Notarialnych.

Aby dodać załącznik w postaci wskazania na numer aktu notarialnego w CREWAN, w oknie Dodanie załącznika:

1. jeśli dodajemy dowolny dokument (nie załącznik z listy sugerowanych załączników), wybieramy z listy rodzaj dokumentu.
2. wypełniamy blok danych Numer aktu notarialnego w CREWAN, podając identyfikator Rep. N notarialnego dokumentu elektronicznego, który znajdujemy na zawiadomieniu o rejestracji aktu.

Aby dodać jako załącznik plik dokumentu:

1. jeśli dodajemy dowolny dokument (nie załącznik z listy sugerowanych załączników) wybieramy z listy rodzaj dokumentu.
2. wybieramy datę sporządzenia dokumentu.
3. jeżeli dokument sporządzany został w języku innym niż polski, wybieramy z listy język dokumentu.
4. używając przycisku Dodaj w sekcji Plik dokumentu, wskazujemy plik dokumentu.

Aplikacja wczyta wskazany plik i, jeśli dokument jest podpisany elektronicznie, w sekcji Dane o podpisach wyświetli informacje o podpisach na dokumencie.

Ograniczenia techniczne Portalu Rejestrów Sądowych

W tym miejscu pojawia się najważniejsza dla nas, przed złożeniem środka zaskarżenia wraz załącznikami, informacja, że aplikacja przyjmuje następujące typy plików: XML, JPG, PDF, DOC, TXT, RTF, XPS, ODT, ODS, ODP, DOCX, XLS, XLSX, CSV, XSLX, CSV, PPT, PPTX, XADES, XASES, PAdES, CAdES, XML.SIG.

Jak dowiadujemy się z komunikatu na stronie portalu, plik załącznika może mieć rozmiar do 30 MB. Wyobraźmy sobie więc, że przygotowaliśmy już wszystkie załączniki, które obejmują kilkaset stron, jako oddzielne pliki w odpowiednim formacie i rozmiarze. Okazuje się, że po próbie wprowadzenia tych załączników pojawia się się komunikat po angielsku, z którego wynika, że rozmiar załączników przekracza możliwości techniczne samego portalu. Nasze zdziwienie jest tym większe, że zastosowaliśmy się przecież do wymogów technicznych portalu oraz zasad, które związane są z wprowadzeniem pism do niego. W takiej sytuacji profesjonalny pełnomocnik staje przed kolejnym wyzwaniem, a mianowicie przed zainwestowaniem w zakup specjalnej aplikacji do mega kompresji danych, która może umożliwić jeszcze większe – pomimo tego, że każdy z załączników nie przekracza 30 MB – zmniejszenie rozmiaru tych załączników.

Powyższe prowadzi niestety do wniosku, że ograniczenia techniczne Portalu Rejestrów Sądowych mogą uniemożliwić skuteczne złożenie środka zaskarżenia, z uwagi na realne ryzyko uchybienia terminowi wobec trudności technicznych związanych ze składaniem pism do Sądu drogą elektroniczną.