Pełnomocnictwo we wspólnocie mieszkaniowej

Zakres pełnomocnictwa

Nie możemy udzielić pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności prawnych. Stwarzałoby to zbyt duże zagrożenie dla mocodawcy, więc z przepisów prawa wynika, że każde pełnomocnictwo musi mieć określony zakres. Udzielenie pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności prawnych trzeba uznać za czynność prawną bezwzględnie nieważną.

Można wyróżnić dwa rodzaje pełnomocnictw, tzn. pełnomocnictwo ogólne i rodzajowe. Zgodnie z treścią art. 98 Kodeksu cywilnego, pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do konkretnej czynności.

Udzielenie pełnomocnictwa w każdym przypadku wymaga określenia przez mocodawcę objętego nim zakresu umocowania. Zakres ten zależy więc przede wszystkim od woli mocodawcy. Jednakże przepis art. 98 kc wprowadza co do tego pewne ograniczenia, wskazując trzy rodzaje pełnomocnictw i odpowiadające im zakresy umocowania:

• pełnomocnictwo ogólne do czynności zwykłego zarządu;
• pełnomocnictwo do czynności prawnych określonego rodzaju (pełnomocnictwo rodzajowe);
• pełnomocnictwo do poszczególnej czynności prawnej (pełnomocnictwo szczególne).

Pełnomocnictwo rodzajowe obejmuje umocowanie do określonego rodzaju czynności prawnych. Zakresem umocowania obejmuje ono dokonywanie w imieniu mocodawcy czynności prawnych należących do określonej kategorii. Pełnomocnictwo rodzajowe może zostać udzielone zarówno do dokonania czynności prawnych określonego rodzaju przekraczających zakres zwykłego zarządu, jak i do pewnego rodzaju czynności zwykłego zarządu.

Wystarczające wydaje się, by pełnomocnictwo takie określało rodzaj czynności prawnych objętych umocowaniem. Może ono jednakże zostać ograniczone przez wskazanie dodatkowych cech tejże czynności prawnej, w szczególności jej przedmiotu lub podmiotu będącego drugą stroną. Mamy wówczas do czynienia z doprecyzowaniem zakresu umocowania pełnomocnika.

Przepisy kc nie definiują pojęcia pełnomocnictwa rodzajowego, natomiast w literaturze przedmiotu i judykaturze przyjmuje się, że kryterium rozróżnienia między pełnomocnictwem ogólnym a rodzajowym jest zakres umocowania do działania w imieniu mocodawcy.

Czytaj również: REZONE: asystent AI, który zamienia chaos w Excelu w inteligentne zarządzanie nieruchomościami >>

Pełnomocnictwo ogólne nie określa ani nie wyodrębnia czynności prawnych, do jakich pełnomocnik został umocowany, natomiast pełnomocnictwo rodzajowe powinno określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot. Jeżeli rodzaj czynności prawnej nie jest w pełnomocnictwie określony w sposób wyraźny, dla ustalenia rzeczywistej woli reprezentowanego mają zastosowanie reguły interpretacyjne obowiązujące przy tłumaczeniu oświadczeń woli (art. 56 i 65 kc, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 04 listopada 1998 r., II CKN 866/97).

Zgodnie z powyższymi zasadami pełnomocnictwo, które upoważnia do reprezentowanie właściciela na zebraniach wspólnoty mieszkaniowej z prawem głosu nad uchwałami, jest – moim zdaniem – pełnomocnictwem rodzajowym. Jak wskazuje się bowiem w wyżej przedstawionych zasadach wynikających z orzecznictwa i doktryny, pełnomocnictwo ogólne nie wyodrębnia czynności prawnych, zatem miałoby postać „do reprezentowania mnie wobec wspólnoty mieszkaniowej”.

Zwrot „do reprezentowania na zebraniach wspólnoty mieszkaniowej z prawem głosu nad uchwałami” jest wskazaniem przez mocodawcę rodzaju czynności, jakich pełnomocnik może dokonać. Ponadto pośrednio informuje, że pełnomocnik ma prawo podejmować czynności przekraczające zwykły zarząd, ponieważ takie decyzje we wspólnocie zapadają w formie uchwały.

Jednak w orzecznictwie spotkać się można z orzeczeniami, które od treści pełnomocnictwa rodzajowego we WM wymagają wymienienia konkretnego zebrania właścicieli lokali i przewidzianego na nim porządku obrad (por. np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2002 r., II CKN 1479/00). Moim zdaniem to zbyt daleko posunięte ograniczenie właścicieli w możliwościach udzielenia pełnomocnictwa do glosowaniu na zebraniach.

Niemniej jednak, udzielając pełnomocnictwa do głosowania na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej, warto mieć na uwadze to stanowisko SN ze względu na możliwość zaskarżenia uchwały do sądu i jego werdyktu.

Forma pisemna

W orzecznictwie (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2002 r., II CKN 1479/00) oraz doktrynie wskazuje się, że pełnomocnictwo rodzajowe powinno mieć formę pisemną. Uchwały wspólnot mieszkaniowych podejmowane są w formie pisemnej, która na gruncie kodeksu cywilnego stanowi formę szczególną (art. 73 § 1 i 2 kc).

Z tego powodu pełnomocnictwo rodzajowe obejmujące umocowanie do głosowania nad uchwałami w imieniu właściciela lokalu również powinno być udzielone w takiej formie (art. 99 § 1 kc). W praktyce naszych organów administracji – zarówno samorządowej, jak i państwowej – oraz w przypadku kontrahentów o zdecydowanie silniejszej pozycji (banki, dostawcy mediów, towarzystwa ubezpieczeniowe itd.) często spotkać można się z wymogiem, aby podpis mocodawcy na pełnomocnictwie był notarialnie poświadczony (choć nie jest to wymóg wynikający z przepisów prawa).

Kluczowa jest tu opinia, że pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej nie gwarantuje, że faktycznie pochodzi od mocodawcy. W związku z tym, udzielając pełnomocnictwa, warto tę formę stosować zwłaszcza, że nie jest to ani kosztowne, ani czasochłonne, a dzięki temu później w praktyce nasz pełnomocnik nie będzie miał problemów z jego wykonaniem.

Koszt poświadczenia podpisu na dokumencie to 20 złotych + VAT, a w większości kancelarii notarialnych można je uzyskać w ciągu kilku minut bez wcześniejszego umawiania się. Warto też wiedzieć, że pełnomocnictwo będzie musiało mieć formę aktu notarialnego, jeżeli czynność, do której umocowany jest pełnomocnik, ma mieć taką formę.

Kto może być pełnomocnikiem?

Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna, która ma przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Z reguły w Polsce przyjęło się, że na pełnomocnika powołujemy osobę z najbliższej rodziny, gdyż do niej mamy największe zaufanie i ufamy, że postąpi zgodnie z naszą wolą.

Zatem najczęściej pełnomocnikiem właściciela na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej będzie członek jego rodziny, np. syn czy córka. Równie jednak często pełnomocnikiem na zebraniu bywa też inny właściciel lokalu w tej wspólnocie. Warto też zwrócić uwagę, że zgodnie z prawem pełnomocnictwa można kumulować, tzn. dana osoba może być pełnomocnikiem większej ilości właścicieli lokali w danej wspólnocie mieszkaniowej.

Zatem jak najbardziej zgodna z prawem jest sytuacja, w której na zebraniu pojawia się pełnomocnik reprezentujący kilku czy kilkunastu właścicieli i oddający za nich głos. Tak bywa, gdy we wspólnocie oprócz lokali mieszkalnych jest kilka lokali użytkowych lub też gdy zawiązała się nieformalna grupa właścicieli, np. w celu zmiany zarządu czy przeforsowania jakiejś decyzji.

Zgodna z prawem, choć rzadka, jest także sytuacja, w której pełnomocnik reprezentuje wszystkich właścicieli lokali i podejmuje uchwały, sam tylko oddając głos w ich sprawie. Należy zwrócić uwagę, że pełnomocnikiem może być też osoba trzecia. Często takim pełnomocnikiem właściciela będzie profesjonalista, np. prawnik albo osoba z wiedzą finansową, czy techniczną.

Zwrócić trzeba bowiem uwagę, że właścicielowi przysługuje nie tylko prawo glosowania nad uchwałami, lecz także prawo wglądu w dokumentację wspólnoty mieszkaniowej. Dokumentacja ta charakteryzuje się pewnym poziomem skomplikowania zagadnień prawnych, technicznych czy finansowych. W związku z tym właściciele lokali udzielają pełnomocnictwa profesjonaliście, aby w ich imieniu wystąpił do zarządu z żądaniem wglądu do dokumentów wspólnoty, a następnie – jako fachowiec – zapoznał się ich poprawnością.

Takie działanie jest jak najbardziej zgodne z prawem, a zarząd nie może nie udostępnić pełnomocnikowi żądanych dokumentów, zasłaniając się przy tym twierdzeniem, że wgląd w dokumenty ma tylko właściciel. Według przepisów prawa bowiem pełnomocnik właściciela działa tak, jakby to sam właściciel podejmował określone czynności.

Okazanie pełnomocnictwa

Podczas zebrania właścicieli osoba, która twierdzi, że działa w imieniu właściciela lokalu, powinna okazać dokument pełnomocnictwa, a dokument ten lub jego kopię zarząd powinien dołączyć do dokumentacji z zebrania. Bez okazania dokumentu pełnomocnictwa zarząd powinien odmówić jej prawa do reprezentowania nieobecnego właściciela lokalu.

Osoba niedysponująca dokumentem pełnomocnictwa nie ma prawa do czynnego udziału w podejmowaniu decyzji, w tym – nie ma prawa głosować nad uchwałami. Zatem niedopuszczalna jest sytuacja, w której na zebranie wspólnoty mieszkaniowej przychodzi syn właściciela i twierdzi, że ojciec udzielił mu pełnomocnictwa, nie okazując jednocześnie dokumentu pełnomocnictwa. Osobie takiej należy odmówić prawa do głosowania nad uchwałą.

Z kolei jeżeli zarząd ma wątpliwości, czy okazane mu pełnomocnictwo pochodzi od właściciela, czy np. nie zostało podrobione, należy zawsze pamiętać, że to nie jest władny oceniać, czy doszło do fałszerstwa. Osobie, która dysponuje pełnomocnictwem, nie można odmówić prawa do głosowania. Natomiast po zebraniu zarząd może zwrócić się do właściciela i zweryfikować autentyczność pełnomocnictwa, a w przypadku wykrycia fałszerstwa – zawiadomić prokuraturę.

Odwołanie i wygaśnięcie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo zawsze może być odwołane. Jednakże, nie może być odwołane w dowolnym czasie, jeżeli mocodawca zrzekł się jego odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego jego podstawą. Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia na przykład wtedy, gdy strony zawarły umowę przedwstępną sprzedaży, a sprzedający udzielił kupującemu pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży, w którym zrzekł się prawa jego odwołania.

Należy zwrócić uwagę, że odwołanie pełnomocnictwa nie wymaga żadnej szczególnej formy prawnej (np. formy aktu notarialnego), nawet w sytuacji, gdy taka forma była zastrzeżona dla udzielenia pełnomocnictwa (tak stanowi wyrok Sądu Najwyższego z 4.11.1998 II CKN 866/97).

Pełnomocnictwo natomiast wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika. Jednakże umocowanie nie wygasa z chwilą śmierci mocodawcy, jeżeli tak zaznaczono w pełnomocnictwie z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego jego podstawą. Jeżeli pełnomocnictwo ustanowiono dla dokonania konkretnej czynności prawnej, to umocowanie wygasa z chwilą jej dokonania, a jeżeli ustanowiono je na oznaczony czas, to wygasa ono po jego upływie.

Należy ponadto pamiętać, że po odwołaniu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. To bardzo ważne, bo dopóki ma on dokument pełnomocnictwa, to – mimo odwołania pełnomocnictwa – może go użyć. Jeżeli pełnomocnik po odwołaniu dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej, to taka czynność będzie ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu pełnomocnictwa wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Dla wspólnot mieszkaniowych ta kwestia ma małe praktyczne znaczenie. Należy jednak pamiętać, że jeżeli właściciel odwołał pełnomocnictwo, to powinien ten fakt zgłosić zarządowi przed zebraniem lub być na nim i podać tę informację w jego trakcie. W innym wypadku, jeżeli pełnomocnik zagłosuje na zebraniu za nieobecnego właściciela, jego głos będzie ważny. Czasami na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej może się też zdarzyć, że nad uchwałą próbuje zagłosować zarówno właściciel, jak i pełnomocnik.

Na przykład właściciel wprawdzie udzielił wcześniej pełnomocnictwa ale ostatecznie sam przyszedł na zebranie i chce głosować nad uchwałą. Wówczas jest to równoznaczne z tym, że pełnomocnik traci prawo do głosowania w jego imieniu. Udzielenie pełnomocnictwa nie ogranicza bowiem właściciela w samodzielnym podjęciu decyzji, a pełnomocnik podejmuje za niego decyzję tylko wtedy, gdy on sam nie może jej podjąć.

Pełnomocnictwo od zarządu

We wspólnocie mieszkaniowej może też dojść do udzielenia przez zarząd pełnomocnictwa do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej. Najczęściej z takim pełnomocnictwem spotykamy się wtedy, gdy WM wnosi sprawę do sądu i pełnomocnikiem ustanawia adwokata. Jednak także w codziennych sprawach zarząd może się takim pełnomocnictwem posłużyć.

Poza wyżej przedstawionymi regułami udzielania pełnomocnictw musi on pamiętać o zasadach podejmowania decyzji nałożonych na niego przez ustawę o własności lokali, w tym o tym, że gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie.

Zatem przy zarządzie wieloosobowym pełnomocnictwo powinni podpisać przynajmniej dwaj jego członkowie. Jeżeli pełnomocnictwo ma upoważniać do konkretnie oznaczonej czynności, należy ten zakres wprost wskazać w dokumencie i wymienić ewentualne ograniczenia.

Pełnomocnictwo między małżonkami

W związku z licznymi błędami popełnianymi przez wspólnoty mieszkaniowe przy głosowaniu małżonków warto też jeszcze omówić sytuację pełnomocnictwa miedzy nimi. Z chwilą zawarcia małżeństwa między małżonkami z mocy ustawy powstaje wspólność majątkowa (wspólność ustawowa), obejmująca przedmioty majątkowe nabyte przez oboje małżonków lub przez jednego z nich (majątek wspólny) w czasie jej trwania.

Zgodnie z zasadami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oboje są obowiązani współdziałać w zarządzie majątkiem wspólnym. Każde z nich może samodzielnie zarządzać majątkiem wspólnym.

Jednak małżonek może sprzeciwić się czynności zarządu majątkiem wspólnym zamierzonej przez drugiego małżonka, z wyjątkiem czynności w bieżących sprawach życia codziennego lub zmierzającej do zaspokojenia zwykłych potrzeb rodziny albo podejmowanej w ramach działalności zarobkowej. Sprzeciw jest skuteczny wobec osoby trzeciej, jeżeli mogła się z nim zapoznać przed dokonaniem czynności prawnej.

Zgoda drugiego małżonka jest potrzebna natomiast do dokonania:

• czynności prawnej prowadzącej do zbycia, obciążenia, odpłatnego nabycia nieruchomości lub użytkowania wieczystego oraz do oddania nieruchomości do używania lub pobierania z niej pożytków,
• czynności prawnej prowadzącej do zbycia, obciążenia, odpłatnego nabycia prawa rzeczowego, którego przedmiotem jest budynek lub lokal,
• czynności prawnej prowadzącej do zbycia, obciążenia, odpłatnego nabycia i wydzierżawienia gospodarstwa rolnego lub przedsiębiorstwa,
• darowizny z majątku wspólnego, z wyjątkiem drobnych darowizn zwyczajowo przyjętych.

Jeżeli jeden z małżonków odmawia zgody albo jeżeli porozumienie z nim napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, drugi małżonek może zwrócić się do sądu o zezwolenie na dokonanie czynności. Z ważnych powodów może on, na żądanie jednego z małżonków, pozbawić drugiego małżonka samodzielnego zarządu majątkiem wspólnym; może również postanowić, że na dokonanie czynności zamiast zgody małżonka będzie potrzebne zezwolenie sądu.

Warto więc zauważyć, że jeżeli mieszkanie we wspólnocie mieszkaniowej stanowi majątek wspólny małżonków, to do wykonywania praw we WM, czyli np. głosowania nad jej uchwałami, jedno z małżonków nie potrzebuje pełnomocnictwa drugiego. Zatem dla ważności głosu wystarczy podpis na uchwale, złożony przez jedno z nich.

Oczywiście, nie wyklucza to sytuacji, w której obydwoje uczestniczą w zebraniu wspólnoty mieszkaniowej i razem głosują nad uchwałą. Jednak każdy z małżonków może sam wykonywać prawo głosu, chyba że drugi małżonek sprzeciwił się dokonaniu czynności i zawiadomił o tym zarząd przed jej dokonaniem, czyli np. przed zebraniem.

Przy takim sprzeciwie jednego z małżonków co do głosowania drugiego nie można uznać np. jego głosu za uchwałą. Za taki sprzeciw należy uznać także sytuację, gdy każde z obecnych na zebraniu małżonków próbuje zagłosować nad uchwałą inaczej.

Pamiętać jednak trzeba, że sytuacja będzie wyglądała inaczej, gdy lokal we wspólnocie mieszkaniowej stanowi własność tylko jednego z małżonków, tzn. wchodzi w skład jego majątku osobistego. Wówczas powyższe zasady nie mają zastosowania, bo lokal ma tylko jednego właściciela. Wówczas drugi małżonek, który nie jest właścicielem lokalu, potrzebuje pełnomocnictwa od współmałżonka będącego właścicielem, jeżeli chce go zastępować na zebraniu.

Do majątku osobistego każdego z małżonków należą m.in.: przedmioty majątkowe nabyte przed powstaniem wspólności ustawowej oraz przez dziedziczenie, zapis lub darowiznę, a także nabyte w zamian za składniki majątku osobistego. Zarząd nie powinien mieć problemu z ustaleniem, czy dany lokal stanowi majątek osobisty jednego z małżonków, czy też majątek wspólny.

Wystarczy przy pomocy przeglądarki internetowej wejść do elektronicznej bazy ksiąg wieczystych, wyszukać księgę wieczystą prowadzoną dla danego lokalu (jej numer powinien być w dokumentach wspólnoty mieszkaniowej) i sprawdzić, czy jako właściciel ujawniony jest tam tylko jeden z małżonków, czy też oboje.

Wykaz osób będących właścicielami lokali, a zatem osobami uprawnionymi do głosowania nad uchwałami, jest sprawą podstawową w każdej wspólnocie mieszkaniowej. Bez niego poprawne podejmowanie decyzji nie jest możliwe.

Pełnomocnictwo od gminy

Niejednokrotnie właścicielem lokali we wspólnocie mieszkaniowej jest gmina. Warto więc wiedzieć, jak wówczas wygląda kwestia pełnomocnictwa. Oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu składa wójt (burmistrz, prezydent miasta) lub ustanowiony przez niego pełnomocnik.

Przepisy ustawy o samorządzie gminnym nie wyłączają bowiem możliwości ustanowienia pełnomocnictwa. Ustawa pozwala wójtom (burmistrzom, prezydentom) na udzielenie pełnomocnictw w zakresie zarządu majątkiem gminy. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 3 października 2003 roku, sygn. akt III CZP 63/03, potwierdził, że z art. 47 ustawy o samorządzie gminnym nie wynika zakaz ustanawiania przez gminę pełnomocników według ogólnych zasad przewidzianych w art. 96–109 kc.

We wspólnotach mieszkaniowych z udziałem gminy zdarza się jednak, że gminę reprezentują osoby, które nie otrzymały odpowiednich pełnomocnictw. Można bowiem spotkać się z praktyką powiadamiania tylko zarządów WM o osobie, która jest pełnomocnikiem gminy w danej wspólnocie.

Zawiadomienie takie zawiera imię i nazwisko oraz inne dane dotyczące pełnomocnika, ale nie podaje, do czego i na jakiej podstawie jest on upoważniony. Tymczasem zgodnie z art. 96 i następnymi kc pełnomocnik musi być odpowiednio umocowany. Jak już omawiałem wyżej, pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie tylko do czynności zwykłego zarządu.

Do czynności przekraczających jego zakres potrzebuje pełnomocnictwa określającego ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Jeżeli pełnomocnik gminy ma zatem uczestniczyć w podejmowaniu decyzji przekraczających zakres zwykłego zarządu, to niezbędne mu jest pełnomocnictwo rodzajowe, czyli określające rodzaj spraw, do których podejmowania jest uprawniony.

Pełnomocnik gminy przybywający na zebranie właścicieli lokali powinien więc wykazać, że ma udzielone na piśmie pełnomocnictwo wskazujące sprawy, w których może w jej imieniu zabierać głos. Niestety, zdarza się, że pełnomocnik gminy w ogóle nie dysponuje żadnym pełnomocnictwem albo pełnomocnictwem ogólnym, upoważniającym go generalnie do reprezentowania gminy w danej wspólnocie mieszkaniowej.

Tego rodzaju pełnomocnictwo ogólne wystarczyłoby do podejmowania czynności mieszczących się w granicach zwykłego zarządu, ale do głosowania w sprawie uchwał właścicieli lokali w sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu nie wystarczy. Zatem zarząd powinien sprawdzić, czy pełnomocnik gminy ma odpowiednie pełnomocnictwo.

W przypadku braku takowego powinien nie dopuścić przedstawiciela gminy do głosowania. A gdyby nawet doszło do głosowania przez taką osobę, to jej głos nie powinien być brany pod uwagę podczas liczenia głosów oddanych za uchwałą. W przypadku zaś wzięcia pod uwagę głosu gminy oddanego przez osobę nienależycie umocowaną do jej reprezentacji uchwała – w przypadku jej zaskarżenia – będzie uchylona przez sąd.

Także jej wykonanie może napotykać przeszkody z powodu wadliwości sposobu jej podjęcia. Jednakże wójt (burmistrz, prezydent miasta) lub ustanowiony pełnomocnik nie musi dysponować uchwałą rady gminy do głosowania we wspólnocie mieszkaniowej.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!