Odtworzenie i aktualizacja dokumentacji technicznej budynku

Dokumentacja techniczna budynku

Najważniejszymi składowymi dokumentacji technicznej są: projekt budowlany obiektu, pozwolenie na budowę, książka budowy, protokoły powykonawcze, protokół odbioru obiektu oraz decyzja dopuszczająca obiekt do użytkowania, a także książka obiektu budowlanego wraz z protokołami z przeglądów okresowych.

Oprócz dokumentacji technicznej wspólnota posiada jeszcze dokumentację prawną wraz ze spisem właścicieli lokali i wielkością posiadanych przez nich udziałów w nieruchomości wspólnej. Dokumentacja ta powinna zawierać także dokumenty rejestracyjne wspólnoty mieszkaniowej, czyli nadające jej numer NIP, REGON oraz wszelkie umowy, jakie zawarto na obsługę nieruchomości wspólnej, związane z dostawą mediów, konserwacją, utrzymaniem czystości itd.

Rzeczywistość wspólnot mieszkaniowych

Wiele wspólnot mieszkaniowych, jeśli już posiada dokumentację - to jest ona niekompletna. Przejęcie budynku z dokumentacją powykonawczą jest nierzadko pobożnym życzeniem zarządcy nieruchomości wspólnej. Dotyczy to nie tylko starych nieruchomości, ale także nowych.

Tymczasem opracowanie kompletnej dokumentacji budynku to dość kosztowna i czasochłonna operacja, dlatego też niektórzy deweloperzy próbują przerzucić koszt jej stworzenia na wspólnotę mieszkaniową przejmującą zarząd. Wspólnota mieszkaniowa powinna dołożyć wszelkich starań, aby dokumentacja była kompletna i zgodna z przepisami. Stan dokumentacji ma wielkie znaczenie dla dalszego zarządzania nieruchomością. Książka obiektu wraz z załącznikami powinna stanowić pełną historię budynku, ułatwiającą podejmowanie dalszych decyzji dla optymalnego gospodarowania nim.

Prawo budowlane a dokumentacja techniczna

Prawo budowlane nakłada na właściciela lub zarządcę nieruchomości obowiązek posiadania książki obiektu budowlanego wraz z dokumentacją techniczną budynku. Także ustawa o własności lokali zobowiązuje zarząd lub zarządcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji technicznej nieruchomości (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego).

W tym czasie przekazaniu podlegają również inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji:

• obiektu,
• instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem.

Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez cały okres istnienia obiektu całą dokumentację oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Ponadto właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku, w okresie użytkowania, książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy.

Protokoły z kontroli obiektu budowlanego, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego oraz dokumentacja, o których mowa wyżej, powinny być dołączone do książki obiektu budowlanego.

Wpisuje się w niej informacje o:

• adresie budynku, imionach i nazwiskach właścicieli i zarządcy lub członków zarządu, a także dane personalne nowego właściciela lokalu, zarządcy lub członków zarządu,
• numerze i dacie sporządzenia protokołu odbioru budynku,
• nazwie organu, który wydał pozwolenie na użytkowanie budynku, oraz numerze i dacie wydania tego pozwolenia,
• danych ogólnych budynku wraz z wykazem dokumentacji technicznej,
• planie sytuacyjnym budynku z zaznaczonymi granicami nieruchomości, a także określającymi miejsca przyłączenia budynku do sieci uzbrojenia terenu, urządzeń odcinających dopływ mediów dostarczanych siecią, protokole okresowych kontroli oraz badań instalacji w budynku oraz przewodów kominowych.

Zmiana wysokości udziału w nieruchomości wspólnej

Z aktualizacją lub odtworzeniem dokumentacji technicznej wiąże się też bardzo często konieczność zmiany wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej, gdyż sporządzenie nowej inwentaryzacji bardzo często powoduje ujawnienie błędnych powierzchni lokali, a zatem i błędnego udziału właścicieli lokali w nieruchomości wspólnej.

W myśl art. 3 ust. 3 ustawy o własności lokali udział właściciela lokalu wyodrębnionego w nieruchomości wspólnej powinien odpowiadać stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi.

W wielu wspólnotach mieszkaniowych udziały w nieruchomości wspólnej nie są właściwie określone, np. z uwagi na błędy w obmiarach powierzchni lokali lub pomijania powierzchni pomieszczeń przynależnych przy wyliczaniu ułamka. Ma to wpływ zarówno na prawa jak i obowiązki właścicieli lokali, ponieważ to od wielkości udziału zależy wysokość opłat, czy też liczba głosów w głosowaniu nad uchwałami.

Sytuacja błędnie wyliczonych udziałów wymaga więc uregulowania, a w szczególności dokonania nowych obmiarów powierzchni, czyli wykonania inwentaryzacji budynku oraz zmiany wysokości udziałów. W tym celu przepisy prawa nakładają na zarząd lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, obowiązek, w przypadku braku dokumentacji technicznej lub gdy jest ona nieaktualna, podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją tej dokumentacji.

Zgodnie z art. 29 ustawy o własności lokali, do czasu wyodrębnienia ostatniego lokalu, koszty aktualizacji dokumentacji technicznej budynku ponosi dotychczasowy właściciel. Koszt aktualizacji dokumentacji technicznej jest to koszt szeregu czynności, jednak z analizy prawnej pojęć, jakimi posługuje się ustawa o własności lokali, można wyciągnąć wnioski, że aktualizacja dokumentacji technicznej a czynności polegające na zmianie wysokości udziałów to różne czynności.

Do takich samych wniosków można dojść dokonując analizy logicznej.

Zatem biorąc pod uwagę literalne brzmienie przepisu art. 29 dotychczasowy właściciel jest obowiązany ponieść koszty aktualizacji dokumentacji technicznej budynku, natomiast koszty zmiany wysokości udziałów (wynagrodzenie notariusza za akt notarialny, koszty wpisów w księgach wieczystych) trudno uznać za aktualizację dokumentacji technicznej, a więc obciążają one właścicieli lokali niezależnie, czy wyodrębniono już wszystkie lokale.

Należy jednak zwrócić uwagę, że jak pokazuje praktyka, przynajmniej część gmin, które najczęściej w przypadku realizacji w praktyce art. 29 wstępują jako podmioty zobowiązane do zwrotu kosztów aktualizacji dokumentacji technicznej uznaje z urzędu, że koszty te obejmują także koszty zmiany wysokości udziałów. Zatem brak precyzyjnego określenia w przepisach tego zagadnienia oraz brak orzecznictwa Sądu Najwyższego w tej materii powoduje, że w konkretnej sytuacji należy po poniesieniu tych kosztów zażądać ich zwrotu od dotychczasowego właściciela, a w przypadku odmowy oddać sprawę pod rozwagę i ocenę sądu.

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że w przypadku gdy nie wyodrębniono jeszcze wszystkich lokali, dokonanie zmiany wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej, czyli sporządzenie aktu notarialnego i zmiana wysokości udziałów w księdze wieczystej będzie bardzo utrudnione.

Stosownie bowiem do treści art. 3 ust. 7 ustawy o własności lokali do czasu wyodrębnienia ostatniego lokalu stosuje się zasady obliczania udziałów w nieruchomości wspólnej w taki sposób jaki był przyjęty przy wyodrębnianiu pierwszego lokalu, chyba że wszyscy współwłaściciele lokali wyodrębnionych i dotychczasowy właściciel nieruchomości dokonają w umowie nowego ustalenia wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej. Jak widać w wypadku braku wyodrębnienia wszystkich lokali nie wystarczy podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową uchwały o zmianie wysokości udziałów, ale konieczna jest zgoda wszystkich właścicieli  (umowa), czyli ich jednomyślność. Uchwała wspólnoty mieszkaniowej w takiej sytuacji będzie jedynie upoważniała zarząd wspólnoty do podjęcia kroków w celu aktualizacji dokumentacji technicznej, natomiast zmiana udziałów w nieruchomości wspólnej wymagać będzie umowy podpisanej przez wszystkich właścicieli lokali i dotychczasowego właściciela w formie aktu notarialnego.

Należy zwrócić bowiem uwagę, że art. 3 ust. 7 odnosi się do konkretnej okoliczności faktycznej, czyli braku wyodrębnienia wszystkich lokali w danej nieruchomości, a co za tym idzie wyłącza stosowanie art. 22 ust. 2 i ust. 3 pkt 5a ustawy, które określają, że właściciele lokali mogą zmienić wysokość udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej w drodze uchwały. Gdyby było inaczej, to przepis art. 3 ust. 7 ustawy byłby zbędny. Na podstawie art. 22 ustawy o własności lokali istnieje możliwość zmiany udziałów w drodze uchwały, jednak dotyczy ona innych sytuacji. Na przykład przebudowy, czy rozbudowy nieruchomości wspólnej. Przepis ten nie ma jednak zastosowania do korekty wadliwie obliczonych udziałów. Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18.11.2004 r. (sygn. akt I CK 357/04).

Jak wynika z powyższej analizy dotychczasowy właściciel, jeżeli nie będzie chciał narażać się na dodatkowe koszty związane z aktualizacją dokumentacji budynku nie udzielając zgody na zmianę wysokości udziałów (brak jednomyślności), może dość skutecznie zablokować uregulowanie wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej. Jednak brak jednomyślności właścicieli nie przesądza definitywnie o braku możliwości zmiany wysokości udziałów, gdyż wobec braku uregulowania następstw takiej sytuacji w ustawie o własności lokali należy uznać, że zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego. Zgodnie natomiast z treścią art. 199 kodeksu cywilnego w braku jednomyślności współwłaściciele, których udziały wynoszą co najmniej połowę, mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interes wszystkich współwłaścicieli. Jednak konieczność skorzystania z drogi sądowej spowoduje niestety dalsze komplikacje, koszty i wydłużenie postępowania.

Podsumowanie

Często zdarza się, że deweloper odmawia przekazania dokumentacji technicznej lub unika jej przekazania. Pozbawianie wspólnoty mieszkaniowej kompletnej dokumentacji technicznej nieruchomości ma oczywiście na celu ograniczenie przez dewelopera własnych kosztów, ale również utrudnienie lub uniknięcie odpowiedzialności związanej z gwarancją i rękojmią.

W sytuacji gdy deweloper nie przekazał dokumentacji, nowy zarządca obowiązany jest niezwłocznie do podjęcia czynności zmierzających do opracowania i rozliczenia kosztów związanych z jej opracowaniem.

Szybkość działania ma tu decydujące znaczenie, gdyż jak już pisałem wyżej, jeżeli uchwała właścicieli lokali nie stanowi inaczej, koszty opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku obciążają: do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu - dotychczasowego właściciela nieruchomości, a po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu - wszystkich właścicieli lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Dlatego ważne jest, aby wspólnota w porę podjęła kroki w celu odtworzenia dokumentacji technicznej. Jeżeli wspólnota mieszkaniowa w porę reaguje i podejmuje zdecydowane kroki, bardzo często zdarza się, że mimo iż deweloper pierwotnie twierdził, że nie ma dokumentacji, to kiedy wspólnota udowodniła, że zna swoje prawa i potrafi sprawnie reagować, nagle tę dokumentację techniczną odnajduje, uzupełnia i wydaje nowemu zarządcy nieruchomości.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!