Zawarcie i rozwiązanie umowy o zarządzanie

Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu w szczególności:

• zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości;
• zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;
• zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego;
• bieżące administrowanie nieruchomością;
• utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;
• uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Wybrany zarząd z reguły składa się z osób nie będących profesjonalistami więc często zachodzi konieczność wynajęcia do prowadzenia spraw fachowca. Wspólnota mieszkaniowa ma prawo zlecić danej osobie czynności związane z zarządzaniem na podstawie umowy i nie ma to nic wspólnego z powierzeniem zarządu. To dwie różne sytuacje prawne.

Umowa o zarządzanie

Umowa jest podstawowym dokumentem regulującym stosunki pomiędzy zatrudnionym fachowcem a wspólnotą mieszkaniową, a jej treść kształtowana jest przez strony. W umowie wspólnota mieszkaniowa może zlecić danej osobie prawie cały zakres kompetencji zarządu i wówczas będziemy mieć do czynienia z zarządcą w pełnym tego słowa znaczeniu, a zarząd będzie tylko sprawował nadzór nad jej poczynaniami. Zarząd może też sam zarządzać nieruchomością, podejmować czynności zwykłego zarządu i wykonywać uchwały wspólnoty, a zlecić tej osobie tylko wykonywanie pewnych czynności, co spowoduje, że będziemy mieć raczej do czynienia z inną umową i na przykład administratorem.

Jak wynika z uchwały Sądu Najwyższego z 17 lipca 2007 roku (sygn. akt III CZP 69/07) wspólnota mieszkaniowa nie musi zawrzeć umowy o zarządzanie, lecz może – w każdy aprobowany przez siebie i dopuszczalny prawem sposób – uregulować kwestię gospodarowania nieruchomością np. w zakresie tych działań, które wymagają dokonywania czynności prawnych może udzielić pełnomocnictwa, w zakresie czynności faktycznych może zawrzeć umowę podobną do umowy zlecenia itd., a umowy dotyczące zarządzania może zawrzeć także z osobami nie mającymi licencji zarządcy nieruchomości. Tak więc nic nie stoi na przeszkodzie aby wspólnota mieszkaniowa w celu wsparcia zarządu w zakresie czynności prawnych zawarła umowę z prawnikiem, w zakresie obsługi księgowej z księgowym, w zakresie obsługi technicznej z konserwatorem itd., i w ten sposób uregulowała kwestie zarządzania nieruchomością wspólną bez zatrudniania licencjonowanego zarządcy i zawarcia umowy o zarządzanie. Natomiast jeśli wspólnota mieszkaniowa chce podpisać umowę o zarządzanie z takimi skutkami, jakie wynikają z Ustawy o gospodarce nieruchomościami musi ją zawrzeć z zarządcą posiadającym licencję zarządcy nieruchomości, w przeciwnym razie umowa będzie nieważna.

Sąd Najwyższy zwrócił uwagę na szczególny charakter umowy o zarządzanie wskazując na jej specyficzny charakter i uznając, że należy ona do kategorii umów nazwanych. Skuteczne jej zawarcie wiąże się ze spełnieniem wymogów określonych w Ustawie o gospodarce nieruchomościami. Jednak podstawowym błędem jaki popełniają zarządcy jest rozróżnienie zawieranej umowy ze wspólnotą mieszkaniową na podstawie jej tytułu. Niejednokrotnie spotykam się z praktyką, w której zarządca posługuje się jednym wzorem umowy o określonej treści, w którym w zależności od sytuacji wpisuje tylko tytuł „umowa o zarządzanie” lub „umowa o administrowanie”. Tymczasem sam tytuł o niczym nie przesądza. Samo nazwanie umowy „umową o administrowanie” nie powoduje, że strony zawrą taką umowę gdyż decydujące znaczenie będzie miała treść umowy a nie jej tytuł. Jeżeli więc strony nadały umowie tytuł „umowa o administrowanie”, a z jej treści – głównie zakresu obowiązków zarządcy wynika, że rola zarządcy nie sprowadza się tylko do administrowania a ma o wiele szerszy charakter, to w przypadku sporu, gdy sprawa trafi na wokandę sądu, zarządca musi liczyć się z tym, że sąd uzna, że między stronami doszło do zawarcia umowy o zarządzanie.

Zawarcie umowy

W praktyce wspólnot mieszkaniowych często rodzi się pytanie, czy zarząd może bez uchwały wspólnoty mieszkaniowej zawrzeć umowę o zarządzanie z zarządcą. Ustawa o własności lokali (UWL) jest w tej materii zbyt ogólna. Jak bowiem w niej czytamy, zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie, natomiast do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności. Zatem decydujące znaczenie będzie miało zaliczenie zawarcia umowy o zarządzanie do czynności zwykłego zarządu lub do czynności ten zarząd przekraczających. Jeżeli zawarcie umowy o zarządzanie mieści się w zakresie zwykłego zarządu to zarząd może sam zawrzeć taką umowę, jeżeli natomiast jest to czynność, która przekracza zakres zwykłego zarządu zarząd potrzebuje uchwały właścicieli. Nie ma w tej materii jednolitych poglądów w doktrynie i na pewno można spotkać się z różnymi opiniami na ten temat. Moim zdaniem zawarcie umowy o zarządzanie jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd, a zatem wymaga ze strony wspólnoty mieszkaniowej podjęcia uchwały.

Po pierwsze ustawodawca w art. 22 ust. 3 Ustawy o własności lokali wskazał czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu. Wyliczenie zawarte w przepisie jest wyliczeniem przykładowym jednak wśród spraw tu wskazanych jest ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej. Zatem, skoro jeden z najważniejszych elementów umowy o zarządzanie, czyli ustalenie wynagrodzenia zarządcy, jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd to również zawarcie umowy o zarządzanie należy uznać za czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Trudno byłoby bowiem zgodnie z prawem i logiką zawrzeć umowę o zarządzanie bez wcześniejszego ustalenia wynagrodzenia zarządcy. Skoro zaś wspólnota mieszkaniowa w uchwale ma zadecydować przed podpisaniem umowy o wysokości wynagrodzenia zarządcy to oczywistym jest, że podejmując taką uchwałę, wyraża zgodę na zawarcie przez zarząd umowy o zarządzanie, a nie wyrażając zgody na wynagrodzenie zarządcy odbiera zarządowi możliwość zawarcia umowy.

Po drugie i najważniejsze – obojętnie od wszelkich innych argumentacji decydujące zdanie, jak w każdym przypadku sporu, będzie miał sąd. Orzecznictwo sądowe powinno być więc decydującym wyznacznikiem w sprawie. Tymczasem zgodnie z orzecznictwem zawarcie umowy o zarządzanie stanowi przekroczenie zarządu zwykłego. Warto na przykład zwrócić uwagę na argumentację i stanowczość stwierdzeń Sądu Apelacyjnego w Białymstoku, który w wyroku z 10 września 2002 roku (sygn. akt I ACa 384/2002) uznał, że w kwestii zawarcia umowy o zarządzanie nieruchomością musi zapaść uchwała właścicieli, która konstytuuje ten sposób zarządu nieruchomością i ustala, iż nieruchomością nie będzie zarządzać bezpośrednio zarząd, ale zarządca. Ogół właścicieli lokali w stosunku do zarządu traktowany jest jako organ nadrzędny. Organ ten ma prawo więc wypowiedzieć się w przedmiocie wyboru osoby zarządcy. Zdaniem sądu, zawarcie umowy z zarządcą stanowi czynność niewątpliwie przekraczającą zakres zwykłego zarządu, podobnie jak i ustalenie wynagrodzenia zarządcy. W tych kwestiach zdaniem sądu konieczna jest więc uchwała właścicieli lokali.

Rozwiązanie umowy

Jeśli chodzi o rozwiązanie umowy o zarządzanie to może ono nastąpić w każdym czasie za porozumieniem stron, a gdy tego porozumienia nie ma, każda ze stron może wypowiedzieć umowę o zarządzanie z zachowaniem terminów wypowiedzenia określonych w umowie. Wspólnota mieszkaniowa ani zarządca nie muszą podawać żadnych powodów rozwiązania umowy. Jeżeli zawarcie umowy o zarządzanie należy do czynności przekraczających zwykły zarząd i w związku z tym wymaga uchwały, oczywistym jest, że także wypowiedzenie umowy jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd. Jeżeli w umowie przewidziano, że każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem jakiegoś terminu wypowiedzenia to jeżeli rozwiązania chce wspólnota mieszkaniowa do skuteczności wypowiedzenia wystarczy podjęcie uchwały i dostarczenie przez zarząd wypowiedzenia do rąk zarządcy za potwierdzeniem odbioru lub nadanie go listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli rozwiązania chce zarządca składa on na ręce zarządu wspólnoty mieszkaniowej za potwierdzeniem odbioru wypowiedzenie umowy zgodnie z postanowieniami umowy lub nadaje listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!