#GorącaLinia – głosowanie uchwały ws. sprawozdania finansowego

Odpowiedź eksperta:

Odpowiedzialność z mocy prawa za planowanie, gospodarkę, sprawozdawczość i rozrachunki wspólnoty mieszkaniowej ponosi zarząd wspólnoty, wybrany przez właścicieli lokali. Obowiązki  te, pomimo ustanowionych ograniczeń w czasie pandemii, nie zostały zdjęte. Obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego za rok 2019 i przedłożenia go do zatwierdzenia właścicielom lokali jest obowiązkiem z art. 30 ust. 1 u.w.l.

Równie poważnym problemem, jak niezłożenie sprawozdania finansowego za rok 2019, jest działanie zarządu wspólnoty w roku 2020 bez uchwały zatwierdzającej plan gospodarczy i opłaty na rok 2020. Bez tego planu, np. w części kosztowej, zarząd nie ma prawa ponosić wydatków, chyba że usprawiedliwi to stanem wyższej konieczności i np. tym, że z uwagi na pandemię musiał działać w niepełnym składzie. 

Niemniej zarząd wspólnoty musi działać według zatwierdzonego planu gospodarczego i jeśli działał inaczej, to znaczy że przekroczył kompetencje, bo działał bez upoważnienia.

Zarząd wspólnoty, może próbować "naprawić" ten stan nieprawidłowy poprzez legalizację tych czynności podjętych w roku 2020 bez zatwierdzonego planu gospodarczego, np. poprzez uchwałę konwalidującą te czynności i poprzez przyjęcie z opóźnieniem planu gospodarczego na rok 2020. 

Jednocześnie zarząd powinien pamiętać o podjęciu uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2019 i za rok 2020 [może to być jedna uchwała, jeśli zarząd tak postanowi]. 

Należy też pamiętać, że w czasie pandemii i ustanowionych ograniczeń specustawą o COVID-19 obowiązuje zakaz organizowania zebrań ogółu właścicieli w formie tradycyjnej [zakaz ustanowiony art. 90 specustawy]. Niemniej jednak uchwały mogą być podejmowane w formie innej, np. głosowania elektronicznego lub w formie kart do głosowania.  

Kwestia sposobu głosowania w drodze elektronicznej lub kart do głosowania składanych np. do euroskrzynki powinna być przedyskutowana przez członków zarządu i ustalona we wspólnocie w drodze uchwały właścicieli. Ustawa o własności lokali tego nie reguluje, kwestie te wyjaśnia orzecznictwo dopuszczając głosowanie w różnych formach, np. w formie kart do głosowania, w formie elektronicznej. Zarząd wspólnoty musi ustalić taką metodykę głosowania, żeby wszyscy mieli możliwość głosowania, choć nie wszyscy muszą wziąć udział w głosowaniu.

Wyrok SA w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r. V ACa 110/13: 

"Nie sposób uznać, iż przepis art. 23 ust. 1 u.w.l. jest przepisem szczególnym, który nie przewiduje możliwości głosowania nad uchwałą w formie elektronicznej. Przeciwnie, u.w.l. nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali".

"Ustawa precyzuje wyłącznie, iż uchwały mają być podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. W tym drugim przypadku zbieranie głosów ma nastąpić indywidualnie, decyzję natomiast w jakiej formie zarząd będzie zbierał owe głosy, pozostawiono uznaniu zainteresowanych. 

Uchwała nr (...) podjęta przez właścicieli lokali w dniu 5 czerwca 2012 r. miała na celu wyrażenie zgody na oddawanie głosów na uchwały Wspólnoty poprzez właścicieli tworzących ową wspólnotę, poprzez "internet drogą mailową, na konto e-mail zarządcy nieruchomości". Dalej uchwalono, iż właściciel, który będzie zainteresowany głosowaniem przez internet drogą mailową, na konto e-mail zarządcy nieruchomości winien złożyć do biura zarządu odpowiednią deklarację w formie papierowej z oryginalnym podpisem, z podaniem adresu swojego konta e-mail, w której określi, w jaki sposób będzie głosował na uchwałami wspólnoty.

Z powyższego wynika zatem, iż głosowanie dokonywane przez właścicieli lokali pozwanej Wspólnoty (...) za pośrednictwem poczty elektronicznej nie jest obowiązkowe i jest możliwe wyłącznie wówczas, gdy uprawniony do głosowania złoży uprzednio pisemną deklarację.

Powtórzyć należy, iż ustawa nie wskazuje technicznego rozwiązania "indywidualnego zbierania głosów przez zarząd". Nie sposób też uznać, tak jak to czyni Sąd Okręgowy, iż przepis art. 23 ust. 1 ustawy jest przepisem szczególnym, który nie przewiduje możliwości głosowania nad uchwałą w formie elektronicznej. 

Przeciwnie, ustawa nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali. Nie budzi też wątpliwości Sądu Apelacyjnego, iż oddanie głosu jest oświadczeniem woli, a zgodnie z treścią art. 60 k.c. wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Szczególne sposoby wyrażenia woli są wymagane tylko w sytuacji "wyjątków w ustawie przewidzianych".

Z kolei elektroniczne oświadczenie woli występuje w formie zwykłej i kwalifikowanej, a więc z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. W świetle powołanego wyżej przepisu nie ma podstaw, by odmawiać złożeniu oświadczenia woli za pośrednictwem poczty e-mail, prawnie skutecznych konsekwencji. Skoro zatem pozwana Wspólnota (...) podjęła w głosowaniu ważnym uchwałę (...) umożliwiającą jej członkom złożenie indywidualnego oświadczenia woli w drodze elektronicznej, która nie jest jedyną dopuszczalną formą głosowania, to nie sposób uznać, by uchwała ta wymagała uchylenia i naruszała interes właścicieli lokali, w tym właścicieli lokali użytkowych. Wprost przeciwnie-uchwała taka, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji jest w pełni uzasadniona i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających uchwały właścicieli lokali.

Reasumując, zaskarżona uchwała nie narusza interesu powoda (art. 25 ust. 1 ustawy), zaś istotnego argumentu za wyeliminowaniem jej z obrotu prawnego nie stanowi możliwość sfałszowania wyników głosowania poprzez włamanie się do skrzynek mailowych. Sfałszowanie wyników nastąpić może bowiem również w każdej innej formie zbierania głosów.

Wyeliminowania z obrotu prawnego nie wymaga również uchwała nr (...), w której wyrażono zgodę na otrzymywanie korespondencji od zarządcy nieruchomości do tzw. euroskrzynek.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!