Księgowość we wspólnocie mieszkaniowej

Są to zdarzenia i operacje gospodarcze wspólnoty, wykonywane pod jej NIP, REGON, za które odpowiada całym swoim majątkiem, środkami finansowymi wykazywanymi w ewidencji i w bilansie.

Te zdarzenia i operacje gospodarcze wspólnoty dokumentowane są dowodami źródłowymi. W tym miejscu powstaje pytanie, czy wspólnotę mieszkaniową, jako jednostkę, obowiązują zasady nadrzędne ustawy o rachunkowości, co do stosowania zasad księgowych i prowadzenia księgowości wspólnoty.

Wspólnota mieszkaniowa jako podmiot i jako ogół właścicieli lokali

Warto tu przytoczyć wyrok SA w Gdańsku z dnia 13 maja 2016 r. (sygn. akt V ACa 844/15), z którego wynika, że wprawdzie wspólnoty mieszkaniowe obowiązują uproszczone zasady prowadzenia rachunkowości, ale to nie oznacza, że zwolnione są one z obowiązku prowadzenia dokumentacji księgowej na zasadach i z zastosowaniem standardów wyrażonych w ustawie o rachunkowości, co zostało wielokrotnie podkreślone w orzecznictwie.

Linia orzecznicza w tej materii jest jednolita

SN w wyroku z dnia 19 marca 2021 r. (sygn. akt I CSKP 45/21) czytamy: przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości stosuje się do wspólnot mieszkaniowych jedynie w zakresie uzasadnionym specyfiką prowadzonej przez nią działalności. Sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej powinno być sporządzone zgodnie z wynikającą z ustawy o rachunkowości zasadą ciągłości bilansowej.

SN w wyroku z dnia 16 listopada 2016 r. (sygn. akt I CSK 791/15) orzekł: przepisy ustawy z 1994 r. o rachunkowości mają zastosowanie także do wspólnot mieszkaniowych, co wynika z art. 2 ust. 1 pkt 5. Według tego przepisu ustawie o rachunkowości podlega działalność jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej. Przepis ten nie zawiera wyłączeń wskazujących na wspólnoty mieszkaniowe, które z mocy art. 6 zd. 2 UWL w zw. z art. 331 § 1 KC są jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym przyznano zdolność prawną.

Warto tu również przytoczyć wyrok SA w Warszawie z dnia 4 maja 2018 r. (sygn. akt VI ACa 1450/16): prowadzenie księgowości przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej: Stosownie do treści art. 30 ust. 1 pkt 2 UWL zarząd obowiązany jest składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności. Dotyczy ono zakresu przedmiotowego spraw, którymi zarząd się zajmuje, gospodarki finansowej wspólnoty, co wynika z treści art. 14 w zw. art. 21 ust. 1 i 29 ust. 1 ustawy.

Innymi słowy, sprawozdanie finansowe to istotna część sprawozdania z działalności zarządu wspólnoty, stanowiąca zapis jego działań z perspektywy wpływów i wydatków oraz ich rozliczeń, ujęta matematycznym językiem rachunkowości. Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy zarząd obowiązany jest prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej (stosownie do ust. 1a powyższego przepisu okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy). Powyższe uregulowanie należy jednak rozpatrywać w powiązaniu z art. 2 ust. 1 pkt 5 ustawy z 1994 r. o rachunkowości, który stanowi, iż przepisy tej ustawy stosuje się do jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, a taką stanowi z mocy art. 331 §1 KC w zw. art. 6 zd.2 UWL wspólnota mieszkaniowa, będąca tzw. ułomną osobą prawną.

Przepis ten zatem nie wyłącza ze swojego zakresu wspólnot mieszkaniowych. Ustawa o własności lokali, a w szczególności art. 29 ust. 1 również nie wyłącza w stosunku do materii w niej uregulowanej stosowania tego ostatniego przepisu. Stanowi jedynie określenie minimalnego wymogu, iż wspólnota ma obowiązek prowadzić ewidencję pozaksięgową, a zatem księgowość uproszczoną, w miejsce ksiąg rachunkowych, choć nie jest wykluczone również prowadzenie rachunkowości w tej ostatniej formie. Powyższe oznacza, iż w pozostałym zakresie wspólnotę obowiązują standardy określone w ustawie o rachunkowości stosowanej z uwzględnieniem jej specyfiki działalności.

Tym samym, stosownie do regulacji art. 4 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe powinno być jasne i rzetelne, a zatem również i kompletne. Natomiast stosownie do treści art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości winno być sporządzone z poszanowaniem zasady ciągłości. Oznacza to, iż dane stanowiące zamknięcie ewidencji rachunkowej za dany okres/aktywa i pasywa/są danymi otwarcia za następny interwał czasowy, widniejącymi na początku kolejnego sprawozdania.

W świetle prawa i orzecznictwa SN

• wspólnotę mieszkaniową obowiązują przepisy prawa, w tym o prowadzeniu rachunkowości, z tego względu musi ona prowadzić ewidencję rachunkową, w której ujmuje swoje operacje gospodarcze na podstawie dowodów księgowych,
• podstawę prawną ewidencji rachunkowej wspólnoty stanowią zatem:

• przepisy ustawy o rachunkowości – odpowiednio,
• przepisy ustawy o własności lokali – odpowiednio,
• prawo podatkowe zw. z ustawą o rachunkowości,
• art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zobowiązujący podatników do prowadzenia „ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami”, a więc zgodnie z przepisami nadrzędnymi ustawy o rachunkowości (por. m.in. wyrok SN z dnia 16 listopada 2016 r., sygn. I CSK 791/15),
• uchwała ogółu właścicieli lokali w sprawie zasad rachunkowości wspólnoty.

Wspólnota mieszkaniowa powinna przyjąć zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej; powinien tego dopilnować zarząd wspólnoty. Wspólnota mieszkaniowa powinna przyjąć odpowiedni plan kont i ustalić, kto będzie zajmował się księgowością wspólnoty; możliwe jest zlecenie obsługi rachunkowej wspólnoty firmie usługowej.

Rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej (jako system) powinna obejmować:

• przyjęte zasady rachunkowości w drodze uchwały właścicieli,
• prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, (ewidencji rachunkowej) ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdania finansowego,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji rachunkowości,
• wzory sprawozdania finansowego oraz
• zasady rozliczania wyniku finansowego.

Zasady nadrzędne prowadzenia rachunkowości:

• zasada wiernego i rzetelnego obrazu rachunkowości,
• zasada wyższości treści nad formą, zasada dokumentacji,
• ciągłości i jednakowego grupowania operacji gospodarczych w latach obrotowych, oraz zasada kontynuacji działalności,
• zasada współmierności przychodów i odpowiadających im kosztów,
• zasada ujmowania rzeczywiście poniesionych kosztów i odpowiednio przychodów z zachowaniem zasady ostrożności, zasad porównywalności,
• zasada niekompensowania,
• zasada memoriałowa,
• zasada istotności,
• zasada periodyzacji.

Przyjęcie zasad rachunkowości dla wspólnoty mieszkaniowej następuje w drodze przyjęcia uchwały przez ogół właścicieli lokali, przyjęta uchwała jest wiążąca dla organu, zarządu wspólnoty, w stosunkach zewnętrznych i wewnętrznych.