Oferty bankowe dla wspólnot mieszkaniowych

Zgodnie z ustawą z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma obowiązek dokonywania rozliczeń przez rachunek bankowy. Przepis ten ma na celu zabezpieczenie interesów właścicieli lokali i ograniczenie ryzyka defraudacji pieniędzy. Posiadanie konta bankowego ułatwia także prowadzenie księgowości i pozwala lepiej kontrolować przepływy pieniędzy.

Dlaczego wspólnota powinna mieć konto bankowe? 

Funkcje konta bankowego wspólnoty:

• przechowywanie środków z opłat eksploatacyjnych,
• realizowanie płatności za energię elektryczną, cieplną, gaz i wodę,
• realizowanie płatności dla dostawców usług, np. firmy sprzątającej czy ekipy remontowej,
• gromadzenie środków pieniężnych na fundusz inwestycyjny i/lub remontowy.

Usługi dodatkowe, często dostępne w pakiecie wraz z kontem:

• konto oszczędnościowe, depozyty, lokaty,
• elastyczne linie kredytowe,
• szybkie zbiorcze księgowanie środków na rachunku,
• sprawna identyfikacja płatników. 

Najlepiej w pakiecie

W większości banków, oferujących produkty dla wspólnot można skorzystać ze specjalnych pakietów, które zawierają produkty i usługi, mające ułatwiać wspólnocie zarządzanie posiadanymi środkami. Zwykle pakiet taki zawiera: rachunek bieżący oraz rachunki pomocnicze, produkty oszczędnościowe (rachunki, lokaty overnight, depozyty długoterminowe), określony limit bezpłatnych przelewów w miesiącu (w zależności od banku nawet do kilkudziesięciu), jak również dostęp do różnych przydatnych funkcjonalności np. usługi płatności masowych. Przykładowo w ramach pakietu Bank Pocztowy oferuje dostęp do systemu Pocztowy Collect, a BOŚ Bank – Masowe Płatności Przychodzące. Usługi te ułatwiają obsługę dużej liczby płatności przychodzących na rachunek wspólnoty.

Pakiety usług finansowych są zwykle zróżnicowane i zależą od mniej lub bardziej zaawansowanych potrzeb poszczególnych wspólnot. Czasem także, posiadanie określonego pakietu wiąże się z niższymi opłatami za niektóre czynności bankowe, np. powiadomienia sms lub wpłaty gotówkowe w oddziale banku. Zwykle w bankach można spotkać dwa rodzaje pakietów. Jeden oferuje podstawowy zakres usług i jest przeznaczony dla niewielkich wspólnot, które zwracają uwagę przede wszystkim na niskie koszty obsługi. Drugi pakiet – droższy i szerszy – przeznaczony jest dla podmiotów dokonujących wielu rozliczeń w miesiącu, którym potrzebne są bardziej zaawansowane narzędzia finansowe.

Łatwe zarządzanie należnościami

Wspólnota musi kontrolować swoje wpływy i wydatki, jak również szybko identyfikować i monitorować wszelkie nieprawidłowości, np. zaległości w czynszu czy innych opłatach od lokatorów. Doskonałym rozwiązaniem może być tu usługa SIMP proponowana przez ING Bank. System Identyfikacji Masowych Płatności (SIMP) zapewnia jednoznaczną identyfikację wpłat i automatyczne rozksięgowanie, ponieważ każdy lokator wspólnoty wpłaca wszystkie opłaty na indywidualny rachunek wirtualny. Dzięki takiemu rozwiązaniu wspólnota może obniżyć koszty i zmniejszyć czas pracy przy obsłudze należności. O usługę SIMP można zawnioskować bezpośrednio z konta bankowego wspólnoty w ING Business. Samo konto można założyć online, bez konieczności odwiedzania fizycznie oddziału banku i korzystać z niego dzięki aplikacji mobilnej, pobranej na smartfon. Konto prowadzone jest bezpłatnie dla aktywnych klientów, nie płacą oni również za przelewy.

Wieloosobowa akceptacja poleceń

W większości banków zarządzanie kontem poprzez system transakcyjny banku jest bezpłatne, chociaż niektóre z nich pobierają opłatę za abonament. W ramach tego abonamentu wspólnota może korzystać z bardziej zaawansowanych usług elektronicznych, takich jak zarządzanie grupami przelewów, wieloosobowa akceptacja poleceń lub współpraca z systemami finansowo-księgowymi.

Wieloosobowa akceptacja transakcji jest bardzo przydatną funkcjonalnością, zwłaszcza w sytuacji, gdy zarządca lub administrator ma dostęp do wspólnotowego konta bankowego, a zarząd chce mieć kontrolę nad jego działaniami. Po uruchomieniu usługi firma administrująca otrzymuje bierny dostęp do konta wspólnoty, może przeglądać historię rachunku i wprowadzać dyspozycje płatnicze, jednak bez możliwości ich akceptacji. Do realizacji dyspozycji potrzebna jest tu autoryzacja przez inną osobę lub osoby. Uruchomienie takiej usługi wymaga wcześniejszego nadania uprawnień dla poszczególnych dysponentów konta w trakcie wypełniania wniosku o dostęp do bankowości elektronicznej.

Rachunki lokacyjne

Rachunki lokacyjne są odpowiednikiem rachunków oszczędnościowych dla klientów indywidualnych i działają podobnie: wspólnota może na nie wpłacać i wypłacać środki bez utraty wypracowanych odsetek w dowolnym czasie i w dowolnej wysokości. Banki, które oferują ten produkt oszczędnościowy, zwykle nie pobierają opłat za prowadzenie rachunku i za jeden przelew wychodzący w miesiącu. Przykładowo, Konto Oszczędnościowe Biznes jest uzupełnieniem rachunku bieżącego w Banku Pocztowym. Wszystkie nadwyżki finansowe można tu lokować w dowolnym momencie, a gdy środki będą potrzebne do codziennych rozliczeń, bez żadnych formalności i straty odsetek, można je z powrotem przelać na konto podstawowe. Prowadzenie konta oszczędnościowego jest darmowe, a oprocentowanie może zależeć od wysokości salda.

Jakie kryteria stosować przy wyborze konta bankowego? 

Zarząd wspólnoty musi przede wszystkim określić cele i oczekiwania, zanim wybierze odpowiednie konto bankowe dla wspólnoty. Od tego zależy funkcjonalne i efektywne kosztowo korzystanie z niego. Jakie kryteria wyboru powinien zastosować?

Sposób zarządzania kontem przez wspólnotę: tradycyjny w oddziale banku czy przy pomocy bankowości elektronicznej;

• rodzaj najczęściej wykonywanych operacji bankowych;
• ewentualna potrzeba linii kredytowych;
• akceptacja płatności: jedno lub wieloosobowa;
• format wyciągów z konta i raportów elektronicznych do analizy danych;
• generowanie wyciągów zbiorczych czy baza kontrahentów na potrzeby księgowości;
• potrzeba płatności masowych.

Od powyższych funkcjonalności zwykle zależy wysokość opłat bankowych, które składają się na koszty prowadzenia rachunku. Należy pamiętać, że o zmianie konta zarząd wspólnoty musi informować lokatorów i dostawców usług. Dobrze więc zastanowić się nad wyborem, aby było to rozwiązanie długoterminowe.

Opłaty bankowe

Najważniejszą kwestią, na którą zarząd wspólnoty powinien zwrócić uwagę, są koszty związane z obsługą rachunku. Nie wszystkie pozycje w cenniku będą dla wspólnoty ważne, np. prowizje za wypłaty z bankomatu lub obsługę karty. Są jednak opłaty, które wspólnota musi obowiązkowo uwzględnić w swojej kalkulacji kosztów, takie, jak:

• opłata za otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego (głównego),
• koszt internetowych przelewów zewnętrznych (na rachunki w innych bankach),
• zlecenia stałe i polecenia zapłaty,
• koszt rachunków pomocniczych działających w ramach konta głównego,
• wpłaty gotówkowe na konto wspólnoty dokonywane w placówce banku lub na poczcie.

Produkty kredytowe dla wspólnot

Mimo, że wspólnota nie ma osobowości prawnej (jest tzw. „ułomną” osobą prawną), to dzięki zadeklarowanym wpłatom swoich członków posiada zdolność kredytową i może skorzystać z zewnętrznego finansowania i takich produktów bankowych, jak kredyt remontowy, termomodernizacyjny lub inwestycyjny. W niektórych bankach wspólnota może też zaciągnąć kredyt z premią remontową lub termomodernizacyjną z Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK).

Kredyty, o których mowa, przeznaczone są na konkretne potrzeby, np. remont czy modernizację budynku zarządzanego przez wspólnotę (np. wymiana wind czy dachu, odnowienie klatek schodowych, instalacji wodnych lub grzewczych). Jego wysokość zależy od stanu środków zgromadzonych w funduszu remontowym wspólnoty.

Z kolei ekokredyt ING Banku Śląskiego warto rozważyć, gdy wspólnota planuje realizację przedsięwzięcia wspierającego ekologię i zrównoważony rozwój. Mogą to być projekty związane z pozyskaniem energii z odnawialnych źródeł, modernizacją systemów grzewczych, ale nie tylko. Chcąc poprawić komfort życia wspólnoty, można zastanowić się nad rozwojem terenów zielonych. W tej kategorii mieści się:

• rozwój terenów zielonych wokół nieruchomości (w tym tworzenie tzw. „zielonych podwórek”),
• budowa lub modernizacja placów zabaw dla dzieci,
• miejsca sportowo-rekreacyjne, np. miniboiska, siłownie na powietrzu,
• podjazdy, windy, podnośniki dla osób niepełnosprawnych.

W obszarze termomodernizacji ciekawym przykładem jest projekt „BOŚ Bank na rzecz zwiększenia efektywności energetycznej”, współfinansowany ze środków grantu przyznanego przez Europejski Bank Inwestycyjny w ramach inicjatywy ELENA (European Local ENergy Action), finansowanej z programu Unii Europejskiej Horyzont 2020. Bank finansuje przygotowanie analiz i dokumentacji technicznej, które są niezbędne do rozpoczęcia inwestycji związanej z:

• poprawą efektywności energetycznej (także w połączeniu z instalacjami OZE) budynków mieszkalnych (wielo- i jednorodzinnych), budynków użyteczności publicznej oraz przedsiębiorstw i innych podmiotów (np. wyższych uczelni),
• budową i modernizacją sieci ciepłowniczych,
• modernizacją oświetlenia ulicznego,
• budową stacji ładowania pojazdów elektrycznych.

Pokrywane są koszty opracowania m.in. następujących dokumentów:

• audytu energetycznego ex ante (dla budynków i przedsiębiorstw),
• dokumentacji technicznej, np. projektu elewacji, projektu modernizacji instalacji grzewczych i ciepłej wody użytkowej, oceny instalacji fotowoltaicznych,
• analizy techniczno-ekonomicznej, w tym analizy skuteczności zastosowania ogniw fotowoltaicznych,
• studium wykonalności odnawialnych źródeł energii,
• dokumentacji niezbędnej do uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach przedsięwzięcia oraz pozwoleń środowiskowych.

Mały wybór

Jeśli wspólnota chce sprawnie i efektywnie kosztowo zarządzać swoimi środkami, powinna posiadać konto bankowe dopasowane do swoich potrzeb. Niestety, tylko kilka banków posiada w swojej ofercie konta przeznaczone dla wspólnot mieszkaniowych. Po dokładnej analizie parametrów kont, widać duże rozbieżności cenowe. Wybór jest więc niełatwy, gdyż wymaga bardzo szczegółowej kalkulacji kosztów. Zawsze jednak można poprosić bank o ofertę skrojoną na miarę, wraz z możliwościami negocjacji opłat i prowizji.