Rozliczenia z najemcami i windykacja należności w praktyce FM

Rodzaje i składniki czynszów

W zależności od rodzaju zarządzanej nieruchomości oraz prowadzonej działalności czynsz może być naliczany w sposób stały lub progresywny.

Czynsz stały występuje najczęściej przy najmie nieruchomości biurowych oraz lokali usługowych położonych poza galeriami handlowymi. Wówczas w umowie znajduje się stała stawka za m².

W przypadku galerii handlowych często stosowaną praktyką jest czynsz progresywny, czyli związany z obrotami lub przychodami najemcy. W zależności od umowy może on uzależniać całość lub część wysokości czynszu od osiąganych przez niego wyników finansowych pojedynie poszczególnych grup towarów.

Media i usługi dodatkowe

Sposób rozliczania kosztów zużytych mediów oraz usług dodatkowych jest za każdym razem inny i zależy od postanowień umowy. W zależności od strony ponoszącej koszty czynsze można podzielić na:

• czynsz brutto – najemca płaci czynsz, wynajmujący ponosi wydatki operacyjne,
• czynsz netto – najemca płaci czynsz oraz ponosi wszystkie wydatki operacyjne.

Media

W ostatecznym rozrachunku koszty pozaczynszowe i tak poniesie najemca, a różnica polega jedynie na sposobie ich rozliczenia.

W czynszu netto najemca pokrywa koszty zużytych mediów na podstawie faktur i obliczeń przedstawionych przez wynajmującego. W czynszu brutto koszty zużytych mediów są zawarte w jego podstawowej stawce czynszu.

Przykład 1 – czynsz progresywny z prowizją od obrotu:

Centrum Handlowe X wynajęło lokal o powierzchni 100 m² sklepowi turystycznemu Y. W umowie najmu strony podzieliły czynsz na część stałą w wysokości 50 zł/m² p.u. oraz prowizję kwartalną w wysokości 5% uzyskanego obrotu. Obrót firmy w pierwszym kwartale wyniósł 100 000 zł.

Czynsz najmu lokalu za ten czas to zatem: 3 * 50 zł/m² * 100 m² + 0,05* 100 000 zł = 20 000 zł.

Przykład 2 – czynsz progresywny z prowizją od obrotu za grupy towarów:

Centrum Handlowe X wynajęło lokal o powierzchni 100 m² sklepowi turystycznemu Y. W umowie najmu strony podzieliły czynsz na część stałą w wysokości 50 zł/m² p.u. oraz prowizję kwartalną w wysokości 5% uzyskanego obrotu od trzech największych grup produktów: namiotów, plecaków i obuwia. Obrót firmy w grupach towarów to: plecaki – 30 000 zł, obuwie – 20 000 zł, namioty – 10 000 zł.

Czynsz najmu lokalu za pierwszy kwartał wyniósł: 3 * 50 zł/m² * 100 m² + 0,05 * (30 000 zł+20 000 zł+10 000 zł) = 18 000 zł.

Najczęściej spotykaną sytuacją jest wynajęcie powierzchni przez więcej niż jednego najemcę, co niesie za sobą potrzebę rozliczenia zużytych mediów pomiędzy poszczególne podmioty. Sposób obliczania udziałów można przeprowadzić na dwa sposoby:

• na podstawie liczników – jeżeli nieruchomość wyposażona jest w podliczniki dla poszczególnych lokali, można rozliczyć media podobnie jak w przypadku wspólnot mieszkaniowych, jako różnicę wskazań głównego licznika na przyłączu i zsumowanych wskazań podliczników.
  
  Różnice wynikające z tzw. strat na przesyle można rozliczyć zgodnie z udziałem wynajmowanej powierzchni w całkowitej powierzchni nieruchomości,
• według udziałów – rozwiązanie wygodne w nieruchomościach bez podliczników oraz przy rozliczaniu mediów, których nie można łatwo olicznikować (np. ogrzewanie).

W obydwu przypadkach koszty zużytych mediów są refakturowane przez wynajmującego na najemców.

Usługi dodatkowe

Oprócz czynszu i kosztów mediów najemca ponosi także koszty związane z usługami dodatkowymi, takimi jak ochrona, usługi porządkowe czy korzystanie przez najemcę lub jego klientów z części wspólnych (np. parking). Usługi te można wliczyć do czynszu bazowego lub wykazać je jako osobną pozycję.

W przypadku nowych obiektów biurowych często spotykaną praktyką jest rozbicie czynszu na czynsz podstawowy – stanowiący przychód wynajmującego, czynsz dodatkowy, będący pokryciem kosztów usług dodatkowych oraz koszty mediów. Usługi dodatkowe mogą być zawarte w podstawowej umowie najmu lokalu lub być przedmiotem osobnej umowy.

Jak widać w przedstawionych powyżej przykładach, ostateczny koszt jest dla najemcy taki sam. Różnica polega na sposobie rozliczania wydatków.

Czynsz brutto może być stosowany wtedy, gdy najemca prowadzi działalność, w której zużycie mediów jest we wszystkich miesiącach zbliżone, a rodzaj działalności nie powoduje znacznych zużyć (np. w hotelach czy też przy wynajmie powierzchni magazynowo-składowych).

Czynsz netto ma zastosowanie w przypadkach, w których oferuje się znaczną liczbę usług dodatkowych i występuje znaczący udział zużycia mediów, np. w galeriach handlowych czy lokalach gastronomicznych.

Koszty remontów i ulgi w czynszu

Katalog kosztów obciążających najemcę lokalu został przedstawiony w art. 681 Kodeksu cywilnego. Oprócz kosztów zużytych mediów najemca ponosi także nakłady związane z drobnymi naprawami i odświeżeniem lokalu.

Kiedy stan użytkowy lokalu nie pozwala na korzystanie z niego bez uprzedniego przeprowadzenia remontu, częstą praktyką jest jego przeprowadzenie na koszt najemcy w zamian za ulgę w czynszu.

Ze względu na trudności podatkowe, zamiast wprowadzać ulgę w czynszu korzystniej jest ustalić czynsz na niższym poziomie w pierwszych miesiącach trwania umowy.

Postanowienia dotyczące remontu warto uzgodnić przez rozpoczęciem prac, a samą wysokość ulgi w czynszu ustalić po jego zakończeniu, na podstawie przedstawionych faktur za poniesione koszty.

Standard techniczno-użytkowy nieruchomości komercyjnej w znacznym stopniu wpływa na jej atrakcyjność. W przeciwieństwie do wspólnot mieszkaniowych budynki komercyjne nie mają funduszu remontowego.

Wszystkie remonty i naprawy w obiekcie finansowane są z osiąganych przychodów. Ustalenie, która ze stron poniesie nakłady na remont, czego konsekwencją będzie ewentualne obniżenie czynszu z tego tytułu, pozwala wybrać wariant najbardziej optymalny finansowo, który nie przysporzy dodatkowej pracy działowi księgowości.

Terminy płatności

Zasady rozliczania czynszów z najemcami mają istotny wpływ na płynność finansową zarządzanej nieruchomości. O ile przy zastosowaniu czynszów stałych brutto facility manager ma pełną dowolność w regulowaniu należności i estymowaniu wyników finansowych, o tyle przy czynszach progresywnych albo rozliczanych netto wydaje się to bardziej złożone.

Czynsz brutto gwarantuje określony przychód w danym terminie, dzięki czemu zarządca – znając jego wysokość w danym miesiącu – może swobodnie pokrywać koszty utrzymania nieruchomości.

Stosowanie czynszów progresywnych oraz rozliczanie się w czynszu netto na podstawie przedstawionych faktur wymaga większej uwag przy planowaniu. Bardzo ważnym aspektem jest skoordynowanie terminów zobowiązań za faktury wystawiane przez podwykonawców i dostawców mediów

• z terminami płatności czynszów oraz opłat pozaczynszowych tak, aby terminy wpływu
• z czynszów były wcześniejsze niż terminy zobowiązań.

Zabezpieczenia wierzytelności

Często spotykaną, lecz błędną praktyką jest traktowanie kaucji jako zaliczki oraz wliczanie jej jako ostatniego czynszu miesięcznego po zakończeniu umowy najmu.

Przykład 3 – czynsz netto

Biurowiec A wynajął lokal biurowy o powierzchni 100 m² firmie doradczej B. W umowie najmu strony ustaliły miesięczny czynsz podstawowy w wysokości 30 zł/m² p.u., czynsz dodatkowy w wysokości 15 zł/m² p.u. oraz koszty zużycia mediów na podstawie refaktur za zużyte media.

Średniomiesięczne zużycie mediów wynosi: energia elektryczna 7 zł/m², woda – 2,50 zł/m², ogrzewanie – 1,50 zł/m².

Całkowity miesięczny koszt wynajęcia lokalu przez firmę B to zatem: 100 m2*(30 zł/m²+15 zł/m²+7 zł/m²+2,5 0 zł/m²+15,0 zł/m²) = 5600 zł.

Przykład 4 – czynsz brutto

Biurowiec A wynajął lokal biurowy o powierzchni 100 m² firmie doradczej B. W umowie najmu strony określiły miesięczny czynsz na poziomie 56 zł/m² p.u. oraz ustaliły, że koszty usług dodatkowych oraz zużytych mediów będzie pokrywał wynajmujący.

Całkowity miesięczny koszt wynajęcia lokalu przez firmę B wyniósł: 100 m²*56 zł/m² = 5600 zł.

Funkcją kaucji jest zabezpieczenie wykonania przyszłej umowy lub przedmiotu najmu i z zasady jest ona zwracana najemcy po wykonaniu umowy. Kaucja pobrana od najemcy nie stanowi przychodu podatkowego wynajmującego i tym samym nie może zostać uznana za koszt uzyskania najemcy.

Windykacja należności

W przypadku powstania nieuregulowanych należności po stronie najemcy wynajmujący może przystąpić do ich windykacji. Praktyka wskazuje, iż dochodzenie roszczeń na drodze sądowej jest niekorzystne dla obu stron.

Poniżej przedstawiono możliwy scenariusz działania, który w pierwszej kolejności pozwoli na polubowne rozwiązanie sporu.

Powstanie zaległości lub zanegowanie zobowiązania – bieżący kontakt z najemcą pełni ważną funkcję prewencyjną. W przypadku powstania zaległości warto już w pierwszym etapie wystąpić do najemcy z prośbą o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji oraz określenie terminu zapłaty. Dobrą praktyką jest osobisty charakter pierwszego kontaktu i przedstawienie przy tej okazji propozycji rozwiązania sytuacji.

Jeżeli nie przyniosło to rezultatu, zarządca może przekazać do działu prawnego lub prawnika wynajmującego zlecenie wystawienia najemcy wezwania do zapłaty. To ważny krok, gdyż świadczy o chęci ugody ze strony wynajmującego.

Jeśli wysłane do najemcy wezwanie do zapłaty również pozostanie bez efektu, wynajmujący może zaproponować oddanie sprawy do mediacji. Krok ten także jest ważny w postępowaniu sądowym, ponieważ dowodzi, że wynajmujący wykorzystał wszystkie możliwości polubownego rozwiązania sporu.

Skierowanie pozwu do sądu – druk pozwu sądowego znajduje się do pobrania na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Do pozwu należy dołączyć tytuł prawny do reprezentowania właściciela nieruchomości (umowa o zarządzanie, pełnomocnictwo), kopie dowodów zadłużenia – faktury, wezwana do zapłaty etc. Trzeba też wnieść opłatę sądową w wysokości 5% wartości sporu.

Nakaz sądowy w postępowaniu upominawczym wydawany jest przez referendarza sądowego. Najemca może wnieść sprzeciw od nakazu zapłaty w ciągu 14 dni.

Jeśli sprzeciw nie zostanie wniesiony lub zostanie oddalony, sąd przystępuje do postępowania formalno-procesowego i wydaje wezwanie na rozprawę. Wyrok sądu I instancji uprawomocnia się po 21 dniach.

Jeśli nastąpi apelacja, to w drugiej instancji możliwe jest: utrzymanie wyroku, zmiana lub częściowe uznanie. W tym ostatnim przypadku zwrot w pomniejszonym zakresie trafia do ponownego rozpatrzenia.

Aby uchronić się przed kosztami komorniczymi, należy wysłać pismo z wezwaniem do zapłaty (z datą). Niezbędnym elementem jest też pismo do komornika o wszczęcie postępowania komorniczego wraz ze wskazaniem majątku, z którego nastąpi egzekucja.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!