Facility manager - człowiek orkiestra

Licencję zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami nadaje się osobie, która m.in. nie była karana za przestępstwa przeciwko mieniu, posiada wyższe wykształcenie oraz ukończyła studia podyplomowe w zakresie zarządzania nieruchomościami i odbyła praktykę zawodową (art. 184 ust. 3 Ustawy o gospodarce nieruchomościami). Ostatnie lata i mocno rozwijający się rynek nieruchomości komercyjnych udowodniły, że w przypadku facility managera samo uzyskanie licencji zawodowej to za mało.

Specjaliści zajmujący się FM wyodrębnili kilka cech i kompetencji, które powinien posiadać profesjonalny i skuteczny facility manager. Określenie jednak kluczowych kompetencji jest trudne, gdyż jego działalność ma charakter interdyscyplinarny. Facility manager działa w skomplikowanej przestrzeni organizacyjnej, jego kompetencje odnoszą się w dużym stopniu do umiejętności działania w obrębie całej organizacji, a nie tylko do kierowania sprawami podległej mu jednostki organizacyjnej lub zespołu ludzi. Szczególnie ważne są umiejętności komunikacji z otoczeniem zewnętrznym. W dodatku nie działa jednostkowo, lecz w zespole pracowników doglądających nieruchomości. Umiejętność tworzenia i utrzymania zespołu stanowi kolejny ważny element osiągania sukcesu.

Należy jednak pamiętać, że główną umiejętnością, której oczekuje się od facility managera jest kreatywność w podejściu do zarządzania udogodnieniami.

Rola koordynatora

Nowoczesne nieruchomości komercyjne, ale także i mieszkalne z funkcją biurowo-usługową, wymagają od facility managera koordynacji wielu procesów. Z tego powodu powszechną praktyką wśród menedżerów jest wykorzystywanie programów informatycznych, które pomagają w koordynowaniu pracy wszystkich służb. Jednocześnie nieruchomość jest „żywym obiektem”, który wymaga dużej liczby prac konserwacyjnych i remontowych. Facility manager staje się wtedy zleceniodawcą i to na nim spoczywa odpowiedzialność za znalezienie odpowiedniej ekipy remontowej czy zlecenia niezbędnych przeglądów. To z kolei wymaga również umiejętności działania i podejmowania decyzji pod wpływem stresu i pod presją czasu.

To co odróżnia facility managera od zarządcy tradycyjnego, to zorientowanie na potrzeby użytkowników nieruchomości. Jego zadaniem jest takie działanie, które poprawia jakość, a w rezultacie i efektywność funkcjonowania biznesu użytkowników nieruchomości.

Jednocześnie facility manager nie może zapominać, że jest podmiotem koordynującym, swego rodzaju pośrednikiem między właścicielem nieruchomości a jej użytkownikami. Tak więc nie posiada on pełni władzy dyskrecjonalnej, a co za tym idzie – musi płynnie poruszać się między tym, czego wymagają od niego klienci, a tym, czego oczekuje użytkownik.

Etyka zawodowa FM

Warto jeszcze wspomnieć o standardach etycznych tego zawodu. Facility manager nigdy nie może zapomnieć, że pełni rolę pomocniczą w stosunku do właściciela i użytkowników nieruchomości i że to nie jest jego prywatny folwark. Niesubordynacja jest dopuszczona jedynie w sytuacji, gdy ich działania mogą stanowić niebezpieczeństwo dla obiektu.

Szalenie ważne jest biegłe opanowanie metod planowania udogodnień, wymagające z kolei odwołania się do badań rynku i koniunktury nieruchomości oraz zachowań użytkowników, wykorzystanie metodyki analizy finansowej do podejmowania decyzji strategicznych, budżetowania oraz zarządzania projektami. W tym zakresie facility manager występuje w dwóch rolach, które muszą być jasno określone. Po pierwsze, wykonuje on samodzielnie funkcje planistyczne i analityczne, korzystając z posiadanych umiejętności metodycznych i konsultacji. Po drugie, przyjmuje rolę zleceniodawcy, który zamawia wykonanie niezbędnych projektów i analiz, co nie zwalnia go od podstawowych umiejętności merytorycznych: formułowania zadań (w terminach przedmiotu zlecenia) oraz kontroli jakości (wiarygodności) uzyskiwanych rezultatów.

Facility managerowie pełnią wiodącą rolę w kształtowaniu środowiska stanowisk pracy w organizacjach lub firmach, uwzględniając przy tym wydajność pracy i satysfakcję z jej wykonywania, zdrowie i bezpieczeństwo, ochronę środowiska itp. Pełnią również funkcje doradcze dla organizacji i firm, zwłaszcza w zakresie sprzedaży lub wynajmu budynków lub powierzchni, ich rewitalizacji i zmiany rodzaju użytkowania.

Nie bez znaczenia jest też zdolność przezwyciężania konfliktów interpersonalnych pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za utrzymanie obiektu. Konflikty te zazwyczaj pojawiają się w kontekście możliwości redukcji kosztów.

Praktyka wskazuje, że nawet jeśli facility manager spełnia wszystkie powyższe wymagania i posiada wszelkie przypisane mu najlepsze cechy i umiejętności, to wciąż może nie nadawać się do pracy z klientami. W tym zawodzie potrzebne są bowiem osobiste predyspozycje, cechy charakteru, sposoby reagowania na wydarzenia i postawy wobec świata.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!