11 głównych kompetencji facility managera według IFMA

Mówiąc o Facility Management zazwyczaj wyróżnia się trzy poziomy niezbędnych kompetencji facility managera:

I. obszar kompetencji zawodowych, uzyskiwanych w trakcie studiów i szkoleń, obejmujący szeroką tematykę związaną z prawem, ekonomią i techniką;

II. obszar kompetencji metodycznych, uzyskiwanych najczęściej w ramach praktyki zawodu (w miejscu pracy), w tym korzystanie z narzędzi informatycznych i technik wspomagania decyzji;

III. obszar kompetencji społecznych, związany z wykorzystywaniem umiejętności zawodowych i metodycznych w otoczeniu społecznym.

Powyższe obszary uzupełniają się wzajemnie, kreując osobę, która potrafi wykorzystać wiedzę i umiejętności w środowisku pracy. Ale równocześnie brak umiejętności zawodowych, nieumiejętność wdrażania metod i instrumentów zarządzania lub niski poziom kompetencji społecznych może być poważnym problemem w prowadzeniu działalności w zakresie FM również ze względu na interdyscyplinarność tego obszaru. Problem ten jest poruszany często w środowiskach zawodowych, stanowiąc nierzadko podłoże do sporów na temat wyższości jednych obszarów nad innymi w praktyce zawodu. Warto tutaj więc dokonać podsumowania dziedzin i obszarów, z którymi facility manager może mieć do czynienia i w których powinien posiadać kompetencje.

11 głównych kompetencji

Badanie przeprowadzone w 2009 roku przez International Facility Management Association (IFMA), dotyczące głównych kompetencji wykorzystywanych w pracy facility managerów (Global Job Task Analysis – GTJA) stanowi doskonałą obserwację głównych trendów światowych w tym obszarze. Badaniem objęto prawie 1000 facility managerów z 62 krajów, co daje mu reprezentatywny (na poziomie międzynarodowym) charakter.

Jako główne kompetencje Facility Managera zostały tutaj wyróżnione:

1. Komunikacja

– program komunikacji i zarządzanie procesami dla klientów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Facility manager musi umieć komunikować się w różnych (także konfliktowych) sytuacjach i wykorzystywać do tego różne kanały komunikacyjne (komunikacja werbalna, pisemna, niewerbalna, elektroniczne kanały informacji, media itp.).

2. Zarządzanie kryzysowe i Business Continuity

– zarządzanie w sytuacjach kryzysowych i procedury zarządzania ryzykiem. Ponieważ czynności realizowane przez facility managera są ściśle związane z działalnością organizacji, wymagane jest umiejętne przełożenie ewentualnych sytuacji kryzysowych na programy zarządzania kryzysowego, których wykorzystanie umożliwi odpowiednie reagowanie nie tylko na wydarzenia związane bezpośrednio z budynkiem, ale także te wywołane przez zachodzące w nim procesy.

3. Ukierunkowanie na środowisko i Zrównoważony Rozwój

– zrównoważone zarządzanie zbudowanym i naturalnym środowiskiem. Współczesne budynki są jednymi z głównych kreatorów efektów zewnętrznych dla środowiska. Facility manager w swojej pracy jest więc zobowiązany do respektowania wymagań środowiskowych i zasad zrównoważonego rozwoju, np. poprzez programy oszczędnościowe w zakresie zużycia energii elektrycznej czy używanie materiałów przyjaznych dla środowiska.

4. Finanse i Zarządzanie

– plany strategiczne, budżety, analizy finansowe. W praktyce każda wydawana i zarabiana w budynku złotówka powinna zostać opisana rachunkiem ekonomicznym. Dzięki planom (strategicznym, budżetowym) możliwe jest odpowiednie zaplanowanie przepływów gotówki i efektów z prowadzonej działalności, analizy ekonomiczno-finansowe umożliwią zaś znalezienie i ograniczenie nieefektywnych operacji oraz znalezienie metod poprawy efektywności.

5. Zasoby Ludzkie

– zdrowe i bezpieczne środowisko, bezpieczeństwo, rozwój zawodowy. Facility manager w środowisku pracy ma olbrzymią rolę w kształtowaniu bezpiecznego, wydajnego i satysfakcjonującego miejsca pracy dla pracowników zatrudnionych przy realizacji operacji wykonywanych przez organizacje – użytkowników budynku. Tym samym dokonuje się tutaj włączenie obszaru FM w zarządzaniu zasobami ludzkimi organizacji.

6. Przywództwo i strategia

– planowanie strategiczne, organizowanie pracy. Facility manager musi mieć świadomość misji, celów i strategii organizacji użytkującej budynek. Sam musi dokonywać wyborów strategicznych i organizować swoją i swoich służb pracę w taki sposób, aby jak najlepiej dopasować nieruchomość do wymagań użytkownika. Ponieważ nie da się tego osiągnąć bez określenia własnej strategii, konieczne staje się zarządzanie strategiczne obszarem FM.

7. Zarządzanie operacjami i utrzymaniem budynku

– zarządzanie operacjami w budynku, jego utrzymaniem i konserwacją. Facility manager musi być zaznajomiony z operacjami zachodzącymi w budynku, jego zasobami technicznymi. Powinien umieć skoordynować poszczególne operacje w sposób umożliwiający wydajne i bezpieczne korzystanie z nieruchomości z respektowaniem odpowiednich przepisów prawa i standardów.

8. Zarządzanie projektami

– planowanie i zarządzanie różnorodnymi projektami i związanymi z nimi kontraktami. W wielu przypadkach praca facility managera związana jest z nadzorowaniem lub realizacją projektów. Bez umiejętności zarządzania projektami nie ma on możliwości odpowiedniego planowania, realizacji i kontroli nad wykonywanymi działaniami.

9. Jakość

– najlepsze praktyki, stałe doskonalenie się, audyty i pomiar efektów. Świadomość wymagań użytkowników nieruchomości co do jakości środowiska tworzonego przez nieruchomość jest punktem wyjścia dla facility managera do takiego zarządzania, aby spełniać te oczekiwania i wychodzić naprzeciw przyszłym wymaganiom. Ważne jest tutaj również użycie odpowiednich metod pomiaru jakości i oceny zadowolenia użytkowników nieruchomości.

10. Zarządzanie nieruchomościami

– plany zarządzania, przejęcia i zbycia nieruchomości. Facility manager musi mieć świadomość faktu, że nieruchomości stanowią wartościowe aktywa, które powinny nie tylko wspomagać pracę ludzi, ale również powinny być zarządzane z punktu widzenia ich wartości.

11. Technologia

– technologia Facility Management, systemy zarządzania miejscem pracy. Będąc odpowiedzialnym za zarządzanie i utrzymanie obiektów konieczne jest „bycie na bieżąco” z różnorodnymi systemami technicznymi, w tym z wykorzystaniem systemów IT. Facility manager musi korzystać z nowoczesnych rozwiązań technicznych i informatycznych w celu oferowania nowoczesnej usługi zarządzania obiektem.

Interdyscyplinarność obszaru FM, wyrażona w wynikach powyższego badania, wskazuje na swoistą ewolucję: od dbania o stronę techniczną obiektów i administrowania nimi do kompleksowego, opartego na współczesnych trendach zarządzania złożonymi strukturami, uwzględniającymi potrzeby użytkowników nieruchomości i klientów zewnętrznych.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!