Facility Management

Facility Management jest nowoczesną, bardzo skuteczną metodyką zarządzania nieruchomościami komercyjnymi, sprawdzającą się zwłaszcza dla nieruchomości o wysokim nasyceniu nowoczesną technologią budynkową, gdzie ludzie, technologia i procesy wzajemnie na siebie oddziałują, a Facility Manager świadomy tych procesów wpływa na nie, realizując cele biznesowe właściciela nieruchomości i jej użytkowników, zapewnia optymalne środowisko budynkowe.

Aktualnie można zaobserwować nowy trend, polegający na ekspansji Facility Management (FM) poza obszar nieruchomości. Czytelność procedur oraz silny związek z technologią wywołał zainteresowanie przemysłu metodyką FM i już odnotowano fakty przejmowania procesów produkcyjnych przez firmy standardowo oferujące kompleksowe usługi kategorii FM.

Termin Facility Management (FM) kojarzony z zarządzaniem nieruchomościami pochodzi ze Stanów Zjednoczonych, w Polsce ideę FM promowało stowarzyszenie IFMA Polska (Internationale Facility Management Association) oraz specjalistyczne czasopismo Facility Manager (FM).

Przed zdefiniowaniem, czym jest FM warto przybliżyć środowisko biznesowe, w którym funkcjonuje Facility Manager. Przybliżenie tego środowiska pozwoli łatwiej zrozumieć, czym jest FM, jakich obszarów dotyczy bezpośrednio, a z jakimi współpracuje, realizując cele biznesowe.

Definicje FM

Dla biurowych nieruchomości komercyjnych można wyróżnić 4 główne obszary stanowiące otoczenie biznesowe zarządcy nieruchomości:

Obszar 1 - Asset Management (AM)

Obszar będący z zasady poza zakresem kompetencyjnym zarządcy nieruchomości dotyczy biznesowego, inwestycyjnego podejścia do nieruchomości, jest obszarem działalności biznesowej właściciela nieruchomości, którym może być:

• inwestor,
• spekulant,
• gracz.

Tym obszarem rządzą prawa rynkowej gry finansowej, gdzie nieruchomość obok takich aktywów, jak akcje, obligacje czy inne papiery wartościowe stanowi zawartość portfela inwestycyjnego. Właściciel określa cele biznesowe nieruchomości, a zarządca realizuje je w sposób najbardziej optymalny, funkcjonując aktywnie na pozostałych 3 poniżej wymienionych obszarach.

Obszar 2 - Property Management (PM)

Przyjmuje się jako szeroko rozumiane zarządzanie nieruchomością, obejmujące wszystkie czynności i procedury, zarówno finansowe, jak i techniczne, podejmowane w związku z realizacją celów biznesowych właściciela nieruchomości.

Obszar 3 - Facility Management (FM)

ma kilka definicji, z których istotę FM najbardziej oddają przedstawione poniżej:

a) zarządzanie udogodnieniami (tłumaczenie bezpośrednie);

b) działalność łącząca różne dyscypliny dla zapewnienia funkcjonalności środowiska budynkowego poprzez integrację ludzi, miejsca, procesów i technologii;

c) praktyczna koordynacja fizycznych miejsc pracy z ludźmi oraz funkcjonowania organizacji. Integruje zasady administrowania biznesem, architekturą i utrzymaniem obiektów technicznych1;

d) w zakresie nieruchomości jest zorientowanym na klienta całościowym świadczeniem - którego przedmiotem są kompleksowe zasady podejmowania decyzji dla optymalnego planowania, użytkowania i przystosowania budynków, ich urządzeń, obiektów i świadczeń - wzmacnianym przez systemy informacyjne, wspomagające kierowanie przedsiębiorstwem zarówno na poziomie strategicznym, jak i w odniesieniu do każdego stanowiska pracy biorącego udział w procesie podstawowym1.

Podstawowe domeny Facility Management¹:

Na rynku polskim firmy oferujące usługi Facility Management oraz wewnętrzne struktury firm, dedykowane tej sferze działalności przedsiębiorstwa, realizują zadania w obszarach:

1. obsługa techniczna,

2. utrzymanie czystości,

3. ochrona i konwojowanie,

4. kompleksowa ochrona ppoż.,

5. recepcja,

6. pielęgnacja zieleni i kwiatów wewnątrz budynku,

7. archiwizacja,

8. catering,

9. kolportaż prasy,

10. administrowanie systemami IT i elektronicznymi systemami bezpieczeństwa,

11. inne usługi, według indywidualnych potrzeb.

Obszar 4 - Maintenace Management (MM)

Obszar ten jest obszarem czynności operacyjnych i obejmuje wszystkie działania techniczne, finansowe i organizacyjne, mające na celu zachowanie w sprawności technicznej infrastruktury budynku wraz ze wszystkimi jego instalacjami i systemami, zgodnie z obowiązującymi przepisami, instrukcjami, w tym instrukcją bezpieczeństwa pożarowego i dokumentacją techniczną nieruchomości.

Obejmuje on w szczególności organizację i monitorowanie czynności wykonywanych przez służby własne zarządcy i firmy zewnętrzne, a zwłaszcza:

• podejmowanie działań naprawczych,  
• realizację planowych działań prewencyjnych (przeglądy planowe),  
• wykonywanie modernizacji instalacji i systemów,  
• aktualizacja dokumentacji technicznej.

Obszar 2 i obszar 3 wzajemnie uzupełniają się i - pomimo różnic w definiowaniu tych obszarów - posiadają czytelną część wspólną. Jest to ta sfera wiedzy i doświadczenia, bez której trudno wyobrazić sobie profesjonalnego zarządcę nieruchomości czy Facility Managera.

Poniższa grafika prezentuje otoczenie biznesowe zarządcy nieruchomości oraz lokalizacje obszaru FM.

Obszary funkcjonowania zarządcy nieruchomości

Powyższa grafika w sposób obrazowy pokazuje strefę wspólną Property Management i Facility Management (obszar biały) oraz strefę Facility Management, wychodzącą poza zarządzanie nieruchomościami - jest to strefa Facility Management, obsługująca obszary przemysłowe, czyli wychodząca poza przedmiot działalności zarządcy nieruchomości.

Obszary FM oraz PM umiejscowione zostały na tym samym poziomie, gdyż są to obszary wzajemnie uzupełniające się i przenikające, gdyż brak w nich ostrej granicy.

Obszar Maintenace Management (MM) ulokowany został na najniższym poziomie, gdyż stanowi on przedmiot działania zarządcy nieruchomości, jak i Facility Managera, z tą różnicą, że obszar MM w nieruchomościach o wysokim nasyceniu infrastrukturą budynkową, w tym zaawansowaną automatyką i systemami zintegrowanymi na platformie BMS (centralny system zarządzania infrastrukturą), wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej na poziomie ogólnym i wspierany jest systemami informatycznymi.

Facility manager, czyli spec od złożonych procedur

FM jest metodyką nowoczesną, bardzo skuteczną, ale stawia przed Facility Managerem wysokie wymogi kompetencyjne. W praktycznej działalności zawodowej od Facility Managera oczekuje się aktywnego uczestniczenia w życiu budynku od etapu projektu koncepcyjnego poprzez uczestniczenie w budowie (zwłaszcza etapy końcowe), odbiorach, rozruchach, regulacji kluczowych instalacji i systemów budynkowych.

Wiedza z zakresu FM, wykorzystywana zwłaszcza na etapie projektowania, może przyczynić się do zwiększenia funkcjonalności budynku, ułatwienia we wdrożeniu Maintenace (red. - ang. utrzymanie) budynku, uproszczeniu i obniżeniu kosztów obsługi technicznej, zoptymalizowaniu logistyki wewnętrznej i zewnętrznej budynku oraz zoptymalizowaniu kosztów utrzymania nieruchomości.

Metodyka FM w szczególności dedykowana jest nowoczesnym, tak zwanym inteligentnym budynkom, dlatego niezbędne są podstawy znajomości technologii zwłaszcza w zakresie automatyki, zintegrowanych systemów z energetyką i systemami bezpieczeństwa.

Efektywne zarządzanie budynkiem i tymi systemami bez znajomości zasad funkcjonowania i bez biegłego posługiwania się dedykowanymi systemami informatycznymi staje się niemożliwe.

Czasy konserwatorów „złotych rączek" minęły bezpowrotnie, a w ich miejsce pojawili się specjaliści o najwyższych kwalifikacjach, którzy w ramach swoich podstawowych czynności realizują złożone procedury, mające kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa budynku i jego użytkowników.

Bez wsparcia dedykowanym systemem informatycznym nie ma możliwości skutecznego kontrolowania realizowanych procedur zarówno w zakresie interwencji awaryjnych, jak i czynności prewencyjnych realizowanych w ramach obszaru Maintenace Management.

Jak ważny jest to obszar i w jak olbrzymim stopniu wpływa na wizerunek nieruchomości i jego zarządcy będzie tematem odrębnego opracowania.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!

1 według: Facility Management S. Śliwiński