Kiedy wspólnota mieszkaniowa może być zwolniona z KSeF?

W pytaniu nie określono, czy wspólnota mieszkaniowa jest zwykłym podatnikiem czy podatnikiem VAT czynnym, dlatego odniosę się do obu tych sytuacji, przypominając przepisy ustawy o VAT.

Podatnik zwykły, niezarejestrowany, zwolniony podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy VAT, podlega przepisom ustawy VAT w ograniczonym zakresie, ponieważ:

• nie musi się rejestrować jako podatnik VAT czynny;
• czynności sprzedaży towarów i usług lub odsprzedaży nie są opodatkowane;
• jednakże jako zwykły podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego podlega w pozostałym zakresie ustawie VAT, w tym m.in. w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów i usług oraz fakturowania tzw. fakturami o węższym zakresie danych.

Podatnik, w tym wspólnota mieszkaniowa, która w wyniku czynności sprzedaży przekroczył limitowaną kwotę wartości przychodów ze sprzedaży towarów i usług, tj. 200 000 zł, musi się zarejestrować jako podatnik VAT czynny i od tego momentu czynności sprzedaży musi dokumentować fakturą z należnym podatkiem VAT według stawki właściwej. Czynności sprzedaży będzie odtąd podatnik dokumentował fakturami VAT według art. 106a–106q ustawy VAT.

Podatnik jest obowiązany również ewidencjonować odrębnie przychód ze sprzedaży towarów i usług z uwagi na wymóg art. 109 ust. 1 ustawy VAT; chodzi o tzw. ewidencję sprzedaży, rejestr sprzedaży. Wartość tego przychodu jest limitowana dla zwykłych podatników, niebędących podatnikami VAT czynnymi (art. 113 ust. 1 ustawy VAT) i wynosi 200 000 zł.

Zwykły podatnik jest obowiązany wystawić fakturę o węższym zakresie danych (rozp. MF z 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur – patrz §3 ww. rozp.) oraz prowadzić na bieżąco ewidencję sprzedaży – z dnia na dzień – zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy VAT. Podatnik VAT czynny prowadzi pełną ewidencję, w celu rozliczenia podatku VAT z organem podatkowym.

Według art. 109 ust. 1 ustawy VAT – podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy VAT, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji podatkowej albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, urząd skarbowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej oraz ustali od niej kwotę podatku VAT. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, to kwotę podatku VAT ustala przy zastosowaniu stawki najwyższej.

Podatnikowi (wspólnocie mieszkaniowej), przysługują dwa zwolnienia od podatku VAT:

• zwolnienie podmiotowe – w związku z art. 113 ust. 1 ustawy VAT, gdy wspólnota mieszkaniowa w swojej działalności sprzedaży towarów i usług nie przekroczy limitu (200 000 zł), do którego nie wlicza się podatku VAT oraz wartości czynności zwolnionych przedmiotowo od podatku, a więc tych, które są zwolnione przedmiotowo od podatku na podstawie cytowanego rozporządzenia, ale tylko w odniesieniu do czynności obciążenia należnościami z tytułu mediów właścicieli lokali, wykorzystywanymi „wyłącznie na cele mieszkaniowe”;
• zwolnienie przedmiotowe od podatku VAT, przysługujące na podstawie §3 ust. 1 pkt 10 cytowanego rozporządzenia MF, ale jedynie w odniesieniu do czynności obciążenia należnościami z tytułu mediów właścicieli lokali wykorzystywanymi wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Jednakże, z momentem wykonania czynności, w wyniku której nastąpi przekroczenie kwoty limitu 200 000 zł (lub jej proporcji), w związku z postanowieniami art. 113 ust. 10 ustawy VAT, wspólnota utraci zwolnienie podmiotowe od podatku VAT, a opodatkowaniu podlegać będzie wówczas czynność, w wyniku której przekroczono kwotę limitowaną.

W przypadku wspólnoty mieszkaniowej, mającej status podatnika VAT czynnego, czynności sprzedaży i odsprzedaży mediów wspólnota udokumentuje fakturami, z tym że w odniesieniu do faktur wystawionych na właścicieli lokali mieszkalnych wykorzystywanych wyłącznie na cele mieszkaniowe odpowiednio wpisze na fakturze w miejscu podatek VAT treść: „zwolnienie od podatku z podstawą prawną”.

Wspólnota mieszkaniowa nie będzie zobowiązana do wystawienia faktury na nabywcę – osobę fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej, chyba że ona wystąpi z takim żądaniem (art. 106b ustawy VAT). Pomimo tego obrót podatkowy z tego tytułu będzie wykazany przez wspólnotę mieszkaniową w podatkowej ewidencji sprzedaży.

W obecnym stanie prawnym należy przy wystawianiu faktur odpowiednio stosować przepisy art. 106b ustawy VAT, w szczególności z uwzględnieniem tego, że podatnik wykonujący sprzedaż zwolnioną od podatku nie ma obowiązku wystawienia faktury, ale na żądanie musi wystawić fakturę o węższym zakresie danych.

Podatnika VAT czynnego obowiązują zasady według ustawy VAT, m.in.:

1. Kwoty podatku VAT wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

2. W przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę, dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

3. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

• podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, przesyła je lub udostępnia nabywcy,
• nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
• nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
• podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

4. Termin wystawienia faktury

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

5. Faktura korygująca

Podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu – art. 29a ust. 7 pkt 1,
• udzielono opustów i obniżek cen – art. 29a ust. 10 pkt 1,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty (art. 106b ust. 1 pkt 4),
• podwyższono cenę/stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie VAT, lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo 
• „KOREKTA”;
• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
• określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
• przyczynę korekty;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

6. W przypadku, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca, o której mowa:

• powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;
• może nie zawierać danych [art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6] oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

7. Faktura elektroniczna

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

8. Refakturowanie: Według art. 8 ust. 2a VAT „w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi”. W uzasadnieniu wyroku WSA w Gdańsku z 6 grudnia 2017 r. (sygn. akt I SA/Gd 1457/17) napisano: „Z unormowania art. 8 ust. 2a UPTU wynika, że powiernik ma obowiązek dokonać wszelkich rozliczeń w zakresie podatku VAT od dokonanej z osobą trzecią transakcji, w tym wystawić fakturę, złożyć deklarację podatkową, uiścić podatek.”

Orzecznictwo w zw. z dyrektywą VAT oraz w zw. z art. 8 ust. 2a u. VAT uzależniły możliwość refakturowania usług od spełnienia niezbędnych warunków:

• przedmiotem refakturowania są usługi,
• z usługi nie korzysta podmiot, a jeżeli tak to tylko w części, na który wystawiana jest pierwotna faktura, lecz wyłącznie, czy też przede wszystkim podmiot trzeci – odbiorca finalny,
• odsprzedaż musi być dokonana po cenie zakupu,
• podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej,
• zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności musi być zawarte w umowie między kontrahentami”.

Refakturowanie jest bezpośrednio związane z czynnościami odsprzedaży, a więc z taką sytuacją, gdy podatnik działając w imieniu własnym (ale także na rzecz osoby trzeciej) nabywa towar, a następnie odpowiednio do zawartej umowy przenosi obciążenie na osobę trzecią. Taka sytuacja związana z odsprzedażą towaru (nabytego poprzednio) traktowana jest przez ustawodawcę oraz w orzecznictwie jak wyświadczenie usługi pośredniczenia per analogiam jak przy sprzedaży. W takim wypadku dochodzi do obrotu podatkowego w podatku VAT.

Przy odsprzedaży polegającej na przenoszeniu na osobę trzecią, czynność obciążenia podatnik powinien udokumentować odpowiednio do swojego statusu, tj.:

• czynny podatnik VAT udokumentuje taką czynność wystawioną fakturą VAT;
• podatnik zwykły niebędący podatnikiem VAT czynnym czynność odsprzedaży udokumentuje fakturą o węższym zakresie danych.

Świadczenie usługi pośrednictwa przez wspólnotę mieszkaniową polega na refakturowaniu kosztów zakupu mediów na nabywców tych usług, właścicieli lokali.

Pośrednik nie może na tym zarabiać. Podstawę prawną stanowią przepisy Kodeksu cywilnego, według zasad określonych w umowie cywilno-prawnej, a w zakresie pośrednictwa i obrotu podatkowego przepisy ustawy VAT. Co do zasady obciążenie powinno być dokumentowane fakturą, która może mieć charakter szacunkowy, miesięczny i w końcu roku rozliczany fakturą końcową.

Zasady o których mowa, obowiązują także wspólnoty.

Fakturowanie w systemie KSeF

W art. 106na ustawy VAT i nast. uregulowano kwestię wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, tj.: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem systemu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

W latach 2022–2023 sam nabywca decydował o stosowaniu i otrzymywaniu e-Faktury, co oznacza że sprzedawca nie mógł narzucić nabywcy formy fakturowania ani stosować jej automatycznie. Zgoda musi być udzielona tak, aby sprzedawca mógł udowodnić jej przekazanie (najlepiej pisemnie). Zgoda na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej będzie odrębnym porozumieniem od dotychczasowej zgody na wystawianie faktur elektronicznych. Nowa zgoda będzie miała charakter jednorazowy dla całości faktur związanych z daną transakcją.

Faktura ustrukturyzowana, e-Faktura, w ogólnym ujęciu to faktura elektroniczna, która posiada ustrukturyzowany format XML (zamiast standardowego formatu PDF). Oznacza on zapisywanie informacji według przyjętego standardu/kryterium, określającego kategorie danych, które powinny znaleźć się na fakturze (np. dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży, kwota). W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem KSeF, która posiada, przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.

Faktury ustrukturyzowane (wraz z KSeF) mają stać się obligatoryjne od 1 lipca 2024 roku, a od 1 lipca 2023 r. są obowiązkowe tylko w dużych firmach.

Powinny ona zawierać te same elementy, określone w ustawie o VAT, jakie zawiera faktura papierowa (lub faktura elektroniczna inna niż e-Faktura). Wzór e-Faktury (tzw. struktura logiczna) został określony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Poza elementami obowiązkowymi, e-Faktura może zawierać inne dane, dotyczące zawieranej transakcji (dane nieobligatoryjne).

Art. 106nb ustawy VAT stanowi, że z KSeF mogą korzystać:

• podatnik,
• podmioty wskazane przez podatnika,
• podmioty, o których mowa w art. 106c,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym – uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podst. art. 106r pkt 3.

Art. 106 nc

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.

Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w BIP na stronie podmiotowej urzędu MF.

MF udostępnia na elektronicznej platformie wzór faktury ustrukturyzowanej.

Art. 106nd

Szef KAS prowadzi KSeF i jest administratorem danych w nim zawartych.

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Przypomnieć należy w związku z zadanym pytaniem, że wspólnotę mieszkaniową jako osobę ustawową i jako podatnika obowiązują również przepisy ustawy o rachunkowości w zakresie zasad nadrzędnych, co należy stosować odpowiednio (patrz w tej sprawie na art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i orzecznictwo SN). Czynności związane z refakturowaniem kosztów zakupionych mediów na właścicieli lokali wywołają także skutki w podatku dochodowym od osób prawnych.

Odpowiadała: mgr Eugenia Śleszyńska