Mediacje w sprawach administracyjnych

Metoda mediacji w postępowaniu administracyjnym jest alternatywnym sposobem wobec klasycznego i bardzo sformalizowanego postępowania administracyjnego, w którym wyjaśnia się i bada wszelkie fakty i przepisy prawne w sprawie, za pośrednictwem osoby bezstronnej i neutralnej – mediatora. Mediacja administracyjna różni się od „klasycznej” mediacji cywilnej czy rodzinnej, w których jest element negocjacji, czy ustalania, co i ile komu przypadnie, gdyż w mediacji administracyjnej strony za pomocą mediatora skupiają się na ustaleniu faktów oraz ustaleniu ostatecznej treści decyzji.

Mediacje, co do części wspólnych

Każda wspólnota lub spółdzielnia mieszkaniowa miała lub mieć może problem z mieszkańcami, którzy wstawiają kraty lub meble w korytarzach lub klatkach schodowych. Często pisma lub monity nie dają rezultatów w postaci przywrócenia stanu sprzed swoistej samowoli. A tacy lokatorzy czują się zazwyczaj bezkarni. Konflikt może z czasem narastać. Z jednej strony lokatorzy nie chcą pozbywać się mebli lub krat z korytarzy, ale z drugiej strony zarząd musi przestrzegać prawa i obowiązków, nałożonych w decyzjach administracyjnych.

Mediacje zarządu z lokatorami

Kiedy konflikt zaczyna narastać lub strony dochodzą do sytuacji patowej, rozważyć można mediację. Jest to metoda, która nie jest procesem sądowym i nie trzeba znać przepisów prawnych, by ją zainicjować i satysfakcjonująco zakończyć.

Brak formalizmu procesu mediacji służy temu, aby atmosfera na spotkaniach mediacyjnych była przyjazna oraz wspierająca komunikację. Bezstronny mediator, czyli taki, który nie faworyzuje jednej strony, a wspiera obie w płynnej komunikacji, identyfikuje źródło konfliktu i stara się udrożnić porozumiewanie się stron. Można zastanowić się, po co usprawniać komunikację kiedy problem jest jasny i znany? Moim zdaniem warto wysłuchać wszystkich zainteresowanych, dać im prawo do wypowiedzenia swojego zdania, aby zidentyfikować realny problem i motywację działania. A tym samym wypracować wspólny plan działania na przyszłość – ugodę. Mediacja może służyć zapobieganiu konfliktom i sprawom w sądzie, czy w organach administracji publicznej. Może polegać także na tym, aby wypracować schematy działania i komunikacji na linii lokatorzy – zarząd, by w przyszłości nie dochodziło do spięć lub niesnasek.

Warto zauważyć, że w przytoczonym przykładzie, kiedy zarząd nie dojdzie do porozumienia z lokatorami w sprawie usunięcia przedmiotów z korytarzy, organ administracji po przeprowadzonej kontroli i stwierdzonych nieprawidłowościach (np. zablokowanie lub naruszenie drożności dróg ewakuacyjnych) nałoży obowiązki w formie decyzji administracyjnej. Konsekwencje zaś odczują wszyscy członkowie wspólnoty.

Co może zrobić zarządca?

W decyzji o usunięciu rzeczy z ciągów komunikacyjnych, krat z korytarzy lub poprawnych oznakowaniu przeciwpożarowym, określony jest termin na wykonanie tego obowiązku. Ustawa nie wskazuje jednak dokładnie ile czasu ma zobowiązany, tym samym może on być ustalony w ramach swobody decyzyjnej. Czas jest potrzebny na zebranie funduszy na inwestycje oraz zorganizowanie przeprowadzenia tych obowiązków. W czasie mediacji może dojść do usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych przez organ i nakładanie obowiązków stanie się bezprzedmiotowe. Ponadto, niektóre drobne niedociągnięcia mogą nie zostać uznane za naruszenie przepisów ppoż. W takich właśnie sytuacjach, po wszczęciu sprawy administracyjnej istnieje możliwość skutecznych mediacji z organem. Dzięki mediacji pokazujemy drugiej stronie wolę współpracy.

Mediacje w zakresie stanu technicznego budynków

Okresowe kontrole stanu technicznego obiektu budowlanego, instalacji i przewodów są codziennością w każdej wspólnocie lub spółdzielni. Organ nadzoru budowlanego – w razie stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego, mogącego spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, nakazuje przeprowadzenie kontroli, a także może żądać przedstawienia ekspertyzy stanu technicznego obiektu lub jego części. Sytuacje takie dla zarządcy i mieszkańców są bardzo kosztowne, a nawet niebezpieczne. Generuje to niezwykle duże koszty finansowe i organizacyjne. Bardzo często organy administracji nakładają na zarządców obowiązki przedstawienia ekspertyzy w krótkim terminie, a także wyznaczają krótki termin wykonania naprawy stwierdzonych naruszeń stanu technicznego budynku.

Z pomocą wtedy przychodzi mediacja, dzięki której można np. ustalić termin sporządzenia ekspertyzy lub termin wykonania obowiązków, ustalić warunki jakie musi wypełnić zarządca, aby obiekt był przywrócony do należytego stanu technicznego, ustalić co się kwalifikuje do natychmiastowego remontu, co może jeszcze poczekać i co jest w dalszych planach remontowych. Czas oraz ustalenia administracyjne, uzyskane dzięki metodzie mediacji mogą sprawić, że zarządca będzie mógł przygotować się prawnie oraz organizacyjnie do wykonania obowiązków nałożonych przez organ. Ponadto, często mediacja nie jest doceniana w zakresie kształtowania pozytywnych relacji pomiędzy zarządcami a organami, a ma wiele zalet.

Zalety mediacji

Mediacje administracyjne mogą być prowadzone nie tylko przy udziale organu administracji, ale bardzo często ich uczestnikami są poszczególni mieszkańcy lub grupa mieszkańców o spójnych lub sprzecznych interesach. Są to tzw. konflikty mieszane, ale i tu możliwe jest przeprowadzenie mediacji. Mediacja nie jest zarezerwowana wyłącznie dla dwóch stron, o czym warto pamiętać przy sprawach administracyjnych. Co więcej, mediacje to zaoszczędzony czas, bo zamiast dochodzić swoich praw przed organem administracyjnym, a następnie sądem administracyjnym, konflikt można rozwiązać w ciągu kilku spotkań mediacyjnych. Inną zaletą mediacji administracyjnej jest to, że koszty mediacji administracyjnej, co do zasady pokrywa organ administracji publicznej.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!