Przyszłość zarządzania budynkami – facility management

Facility management (FM) ma na celu efektywne funkcjonowanie nieruchomości oraz komfort użytkowników. Obejmuje koordynację operacyjną wszystkich aspektów związanych z budynkiem – od utrzymania technicznego, przez zarządzanie energią, aż po kwestie bezpieczeństwa i ochrony środowiska. Oznacza to, że facility management integruje różne usługi, by zapewnić optymalizację procesów i zasobów.

Utrzymanie sprawności technicznej i bezpieczeństwa budynku 

Utrzymanie budynku w dobrym stanie technicznym jest obowiązkiem wynikającym z art. 61 Prawa budowlanego. Przepis ten mówi, że właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany:

• utrzymywać i użytkować obiekt zgodnie z zasadami, o których mowa w art. 5 ust. 2, tj. obiekt budowlany należy użytkować w sposób zgodny z jego przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymywać w należytym stanie technicznym i estetycznym, nie dopuszczając do nadmiernego pogorszenia jego właściwości użytkowych i sprawności technicznej;
• zapewnić, dochowując należytej staranności, bezpieczne użytkowanie obiektu w razie wystąpienia czynników zewnętrznych oddziałujących na obiekt, związanych z działaniem człowieka lub sił natury, takich jak: wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne, silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne, osuwiska ziemi, zjawiska lodowe na rzekach i morzu oraz jeziorach i zbiornikach wodnych, pożary lub powodzie, w których wyniku następuje uszkodzenie obiektu budowlanego lub bezpośrednie zagrożenie takim uszkodzeniem, mogące spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia lub środowiska.

A zatem właściciel lub zarządca ma obowiązek utrzymywać obiekt w należytym stanie technicznym i estetycznym. Nie powinien on dopuszczać do nadmiernego pogarszania się jego właściwości użytkowych i sprawności technicznej. Swoim zachowaniem musi zagwarantować bezpieczne korzystanie z obiektu przez jego użytkowników i nie może narazić nikogo na niebezpieczeństwo utraty życia lub zdrowia. A ponadto utrzymywać budynek w sposób zgodny z jego przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska.

Obowiązki prawne właścicieli i zarządców – przeglądy budowlane, prowadzenie KOB

Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego ma obowiązek poddawania go regularnym kontrolom stanu technicznego zgodnie z ustawą Prawo budowlane. W zależności od zakresu i częstotliwości kontroli wyróżnia się:

• przegląd roczny – obejmuje sprawdzenie stanu elementów budynku narażonych na wpływ atmosfery, instalacji ochrony środowiska, instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych, wentylacyjnych);
• przegląd 5-letni – obejmuje sprawdzenie stanu technicznego i przydatności do użytkowania całego obiektu, jego estetykę oraz otoczenie, a także instalacje elektryczne i odgromowe;
• przegląd doraźny – wymagany m.in. w przypadku zgłoszeń o uszkodzeniach lub zniszczeniach wywołanych czynnikami zewnętrznymi czy zdarzeniami losowymi;
• kontrola półroczna w obiektach wielkopowierzchniowych – w przypadku budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² lub dachu powyżej 1000 m² obowiązkowe są kontrole dwa razy w roku – do 31 maja oraz do 30 listopada.

Kolejnym obowiązkiem wynikającym z Prawa budowlanego jest prowadzenie książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej. Obowiązek ten dotyczy:

• budynku,
• obiektu budowlanego, który nie jest budynkiem (którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia), m.in.: zapory, silosy, rurociągi, linie lub sieci energetyczne. Takie obiekty budowlane nazywamy budowlami.

Nie wszystkie obiekty budowlane objęte są obowiązkiem prowadzenia KOB. Na przykład dla budynków mieszkalnych jednorodzinnych czy obiektów budowlanych budownictwa zagrodowego i letniskowego nie prowadzi się KOB.

KOB to dokument, w którym zapisuje się m.in. wyniki kontroli technicznych, przeglądów oraz przeprowadzanych remontów.

Wspomnieć należy, że kontrole muszą być przeprowadzane przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia.

Bieżące drobne naprawy

Ustawa Prawo budowlane definiuje bieżące naprawy i konserwacje budynków jako prace mające na celu utrzymanie obiektu w dobrym stanie technicznym bez zmiany jego parametrów użytkowych czy geometrycznych.

Bieżąca konserwacja są to roboty/czynności polegające na odtworzeniu stanu pierwotnego lub wymianie zużytych elementów na nowe w ramach bieżącego utrzymania. Czynności te nie wymagają pozwolenia na budowę ani zgłoszenia.

Innym pojęciem natomiast jest remont. Polega na wymianie wszystkich lub części elementów na nowe, zwykle wiąże się z większą skalą prac (np. wymiana całego pokrycia dachu).

Ponadto właściciel, zarządca lub użytkownik budynku ma obowiązek dokonać napraw i usunąć stwierdzone podczas okresowych kontroli uszkodzenia lub braki, które mogłyby zagrozić życiu, zdrowiu, środowisku lub bezpieczeństwu mienia.

Usługa „złotej rączki” przy codziennych eksploatacyjnych usterkach

Usługą „złotej rączki” potocznie określa się pomoc techniczną i serwisową polegającą na wykonywaniu drobnych napraw, prac konserwacyjnych oraz montażowych w obiekcie.

Usługa ta zwykle obejmuje kilka obszarów, m.in. prace hydrauliczne (naprawa cieknącego kranu, wymiana uszczelek); prace elektryczne (naprawa lub wymiana gniazdka czy włącznika światła); prace montażowe (składanie mebli biurowych, zawieszenie tablic czy półek); prace stolarskie (naprawa klamek czy wymiana zawiasów).

Usługa ta przynosi szereg korzyści zarządcy budynku. Obejmują one przede wszystkim oszczędność czasu, niższe koszty bieżące oraz szybsze rozwiązywanie problemów. Drobne usterki są usuwane na bieżąco, co zapobiega ich przekształceniu w poważniejsze awarie. Zarządca nie musi tracić czasu na poszukiwanie i weryfikowanie drogich, wyspecjalizowanych ekip do prostych prac. Ponadto stawka godzinowa jednej wszechstronnej osoby jest zwykle korzystniejsza niż interwencje wyspecjalizowanych serwisantów.

Prace porządkowe, czyli czystość na powierzchniach komercyjnych

Utrzymanie czystości na powierzchniach komercyjnych to prawny obowiązek pracodawcy oraz zarządcy budynku, wynikający bezpośrednio z Kodeksu pracy, przepisów BHP, a także Prawa budowlanego.

Artykuły 214 i 233 Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę bezwzględny wymóg zapewnienia czystych i higienicznych pomieszczeń pracy oraz odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Przepisy BHP nakładają na pracodawcę i zarządcę budynku obowiązek utrzymania obiektu w stanie zapewniającym bezpieczne warunki, co obejmuje m.in. czyste podłogi, wolne drogi ewakuacyjne i sprawną wentylację.

Artykuły 61 i 62 Prawa budowlanego mówią wprost, że właściciel lub zarządca budynku komercyjnego ma obowiązek użytkować go w sposób zgodny z przeznaczeniem i dbać o jego należyty stan estetyczny oraz techniczny.

Co obejmują prace porządkowe w obiektach komercyjnych (biurowcach, magazynach, galeriach handlowych)?

Przez prace porządkowe w obiektach komercyjnych rozumie się przede wszystkim codzienne czynności mające na celu utrzymanie czystości, takie jak: odkurzanie i mycie podłóg, opróżnianie koszy na śmieci, czyszczenie biurek, blatów oraz dezynfekcja włączników, klamek, poręczy. Ponadto do prac porządkowych zalicza się serwis sanitarny, który obejmuje: czyszczenie i dezynfekcję toalet, uzupełnianie mydła, papieru toaletowego czy ręczników papierowych.

W obiektach komercyjnych wykonuje się także różne prace okresowe i gruntowe, np.: maszynowe mycie posadzek, pranie wykładzin, mycie okien i przeszkleń.

Zarządcy obiektów komercyjnych muszą także zadbać o tereny zewnętrzne. Zobowiązani są do wykonywania takich czynności jak: zamiatanie alejek, czyszczenie parkingów podziemnych oraz odśnieżanie.

Rola facility management w zarządzaniu obiektami

Aby pracownicy mogli jak najlepiej wykonywać swoją pracę, muszą przebywać w budynkach bezpiecznych, ergonomicznych, zrównoważonych. Takich, które ułatwiają im wykonywanie obowiązków. Facility manager dąży do optymalizacji przestrzeni, efektywnego prowadzenia projektów kapitałowych, jak najlepszego zarządzania energią, dba o konserwację budynku, czuwa nad przepływami finansowymi przy jednoczesnym zwracaniu uwagi na czynnik ludzki.