Jak podejmowane są decyzje przez wspólnoty mieszkaniowe w wybranych krajach Europy?

Zapożyczenie z zagranicy instytucji wspólnoty mieszkaniowej było ważnym krokiem w dostosowywaniu się Polski do nowoczesnych warunków ekonomicznych i społecznych. Mimo pewnych nieuniknionych problemów, zwłaszcza na tle kompetencyjnym, z czasem sytuacja wewnątrz wspólnot unormowała się na tyle, że śmiało można powiedzieć, iż instytucja ta w polskiej specyfice się sprawdziła. Nie oznacza to jednak, że prawo regulujące działalność wspólnot nie powinno być modyfikowane, także na podstawie doświadczeń innych krajów w zakresie kompetencji decyzyjnych zebrań członkowskich.

Funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych w różnych państwach odbywa się zwykle według podobnego wzorca. Uchwały podejmowane są większością głosów właścicieli, liczoną według udziałów lub na zasadzie „jeden właściciel – jeden głos”, przy czym zwykle istnieją szczególne progi (np. 2/3 dla 3/4) dla decyzji o większej wadze. Poniższe zestawienie sposobów głosowania obejmuje dziewięć państw europejskich; dla większej przejrzystości, informacje te obejmują rodzaje większości wymaganych przy poszczególnych głosowaniach.

Niemcy

Źródłem prawa regulującego kwestie zarządzania nieruchomościami jest ustawa o prawie do własności lokali i zamieszkania, przyjęta w 1951 r. Zniszczone wojną państwo borykało się wówczas z ogromnym deficytem mieszkaniowym i jednoczesnym kryzysem utrudniającym odbudowę, stąd też rozwiązania prawne kładły nacisk na stymulowanie budownictwa i remontów. W miarę poprawy sytuacji, w ustawie zaczęto dokonywać aktualizacji, acz dopiero w 2007 r. wprowadzono reformę, zwiększającą samodzielność wspólnot w sprawach prawnych i finansowych. Najważniejszą nowelizacją było przyjęcie w 2020 r. prawa o modernizacji wspólnot, które radykalnie zmieniło system podejmowania decyzji, uwzględniając m.in. cyfryzację zarządzania. Reforma ta odchodziła od zasady jednomyślności, wcześniej koniecznej w przypadku podejmowania wielu decyzji – na mocy obecnego prawa, zebrania wspólnot są ważne niezależnie od liczby obecnych właścicieli, co eliminuje problem braku quorum. Szczegółowe zasady podsumować można następująco:

• Zwykła większość głosów oddanych (liczona wg udziałów w nieruchomości, chyba że w statucie wspólnoty ustalono inaczej) wystarcza przy podejmowaniu decyzji o wszystkich sprawach bieżących, takich jak np. zatwierdzenie planu gospodarczego i rocznego rozliczenia finansowego, wybór zarządcy, czy wykonywanie drobnych remontów.
• Podwójna większość kwalifikowana (3/4 liczby głosujących właścicieli + ponad 50% udziałów w nieruchomości) wymagana jest przy remontach i przebudowach na większą skalę, jak też w kwestiach zmiany przeznaczenia części wspólnych nieruchomości (wyjątek stanowi wprowadzanie rozwiązań ekologicznych, czy ułatwień dla niepełnosprawnych; w ich przypadku decyzje podejmuje się zwykłą większością głosów).

Tak więc uchwały podejmowane są na ogół zwykłą większością głosów obecnych, co przyspiesza proces decyzyjny; jednak dla inwestycji budowlanych i zmian strukturalnych wymagana jest kwalifikowana większość. System ten sprzyja sprawności działania, zarazem chroniąc właścicieli przed podejmowaniem pochopnych decyzji o dużym znaczeniu.

Francja

W przypadku tego państwa, stosownym źródłem prawa jest ustawa o współwłasności budynków z 1965 r. Również i ona podlegała licznym nowelizacjom, mającym usprawniać procesy zarządzania (przede wszystkim w latach 2014–2021). Jednakże jej pierwotne regulacje, dotyczące zasad głosowania przez członków wspólnot mieszkaniowych, pozostały w zasadzie niezmienne do dziś. Ujęte są one w kolejnych artykułach ustawy:

• Zwykła większość (Art. 24), oznaczająca ponad 50% głosów obecnych lub reprezentowanych, wystarcza do podejmowania decyzji w kwestiach bieżącego utrzymania wspólnot, drobnych napraw i remontów, czy zatwierdzania budżetu rocznego.
• Większość bezwzględna pierwszego rodzaju (Art. 25), czyli większość głosów wszystkich właścicieli, wymagana jest przy wyborze lub odwołaniu zarządcy, planowania prac ulepszających całość nieruchomości (np. wymiana starych, czy zabudowa nowych instalacji) oraz zmian statutu i regulaminów wspólnoty. Jeśli podczas głosowania nie osiągnięto większości, ale uzyskano co najmniej 1/3 głosów, można przeprowadzić drugie głosowanie w tej samej sesji.
• Większość bezwzględna drugiego rodzaju (art. 26), wymagająca 2/3 głosów wszystkich właścicieli, dotyczy podejmowania decyzji o sprzedaży części wspólnych nieruchomości, zmianie sposobu ich użytkowania, jak też o podjęciu prac budowlano-remontowych na dużą skalę.
• Jednomyślność wszystkich członków wspólnoty wymagana jest w wyjątkowych przypadkach, takich jak zmiana wielkości udziałów we wspólnocie, czy zmiana przeznaczenia całego budynku.
• To unikalne francuskie rozwiązanie systemowe zapewnia stopniowanie decyzji w zależności od ich wagi. W praktyce oznacza to, że podejmowanie wielu uchwał wymaga obecności lub reprezentacji dużej liczby właścicieli, co wprawdzie zwiększa legitymizację uchwał, ale może spowalniać proces decyzyjny.

Hiszpania

Kwestie zarządzania nieruchomościami w Hiszpanii reguluje ustawa o nieruchomościach poziomych z 1960 r. Jako że realia społeczno-gospodarcze kraju uległy od tamtej pory zasadniczym zmianom, ustawa ta była wielokrotnie modyfikowana, m.in. w 1999 r. przyjęto nowelizację mającą ułatwić egzekwowanie należności czynszowych, a w latach 2013—2019 kolejne regulacje zmierzające do powstrzymania procesów gentryfikacyjnych (proces transformacji zaniedbanej dzielnicy miasta w modną, ekskluzywną przestrzeń, przyciągającą zamożniejszych mieszkańców i inwestorów, co prowadzi do wzrostu cen nieruchomości, czynszów i zmiany składu społecznego), generowanych m.in. przez krótkoterminowy najem lokali. Obowiązujące w Hiszpanii progi głosowania przez członków wspólnot mieszkaniowych są następujące:

• Zwykła większość udziałów reprezentowanych na zebraniu wystarcza do zatwierdzania wydatków wspólnoty, wyboru administratora, podejmowania decyzji o drobnych remontach, czy ustalania regulaminów porządkowych.
• Większość 3/5 udziałów wszystkich właścicieli ma prawo wprowadzić ograniczenie lub całkowity zakaz krótkoterminowego wynajmu lokali na cele turystyczne oraz decydować o szeroko pojętych kwestiach bezpieczeństwa nieruchomości. Taka większość wymagana jest również do podejmowania decyzji o doposażaniu budynku w dodatkowe instalacje, jeśli nie jest ono wymuszone przez odrębne przepisy (np. zabudowa wind w niskich budynkach).
• Jednomyślność wymagana jest do zatwierdzania zmian w statucie wspólnoty, zmiany wielkości udziałów członkowskich, podziału i łączenia lokali oraz zmiany sposobu ich użytkowania.

Jak widać, hiszpańską specyfiką jest walka z „turystyzacją” osiedli (co jest tam problemem dotkliwszym niż w większości państw europejskich, zwłaszcza w przypadku zabytkowych centrów miast), jak też ochrona przed uciążliwymi i dzikimi lokatorami. Zwykłe decyzje podejmowane są większością udziałów obecnych na zgromadzeniu, jednak dla zmian w strukturze własności wymagana jest jednomyślność, co w praktyce często blokuje takie inicjatywy (jest to zresztą jednym z pożądanych przez ustawodawcę skutków, gdyż ma na celu ograniczenie wykupu lokali przez inwestorów zagranicznych w celach spekulacyjnych). System hiszpański można więc uznać za dość restrykcyjny w kwestiach strategicznych.

Włochy

W odróżnieniu od wcześniej omówionych przypadków, w przypadku zarządzania nieruchomościami, źródłem prawa nie jest osobna ustawa, a Kodeks Cywilny z 1942 r., wielokrotnie później nowelizowany, przy czym zasady podejmowania decyzji podczas zebrań członków wspólnot mieszkaniowych regulują artykuły 1117¸1139. Specyfiką włoską jest skrupulatne uzależnienie wagi poszczególnych głosów od udziałów w nieruchomości wyliczonych w tysięcznych częściach (tzw. millesimi). Zasady głosowania są następujące:

• Zwykłą większość stanowi większość obecnych, reprezentujących co najmniej 1/3 wartości nieruchomości. Wystarcza ona do zatwierdzania bilansu, decydowania o bieżących naprawach, czy o sposobach użytkowania części wspólnych.
• Większość kwalifikowana jest to większość obecnych, posiadających co najmniej połowę udziałów; jest ona konieczna przy podejmowaniu decyzji o wyborze i odwoływaniu administratora, dokonywaniu napraw nadzwyczajnych o dużej wartości, czy wprowadzaniu innowacji poprawiających bezpieczeństwo.
• Większość posiadaczy co najmniej 2/3 wartości nieruchomości może decydować o remontach oraz modernizacjach na dużą skalę (jak np. zmiana elewacji, ocieplenie budynku, instalacja paneli słonecznych itp. oraz o zmianie przeznaczenia części wspólnych.
• Jednomyślność wymagana jest w kwestiach zmian praw własności i ograniczania praw wyłącznych poszczególnych właścicieli.

Podobnie jak w Polsce, dopuszczone jest na zebraniach głosowanie zdalne, elektroniczne lub przez pełnomocników, a uchwały mogą być zaskarżane do sądów w określonym terminie. System włoski w praktyce łączy elastyczność w codziennym zarządzaniu z wysokimi progami dla decyzji strategicznych, co podobnie jak m.in. w systemie francuskim często prowadzi do konieczności zawierania kompromisów i prowadzenia długich negocjacji.

Szwajcaria

System szwajcarski jest w wielu aspektach podobny do włoskiego; również w tym, że źródłem prawa w omawianym tu zakresie jest Kodeks Cywilny z 1965 r., a konkretnie kolejne podpunkty jego art. 712. Reguluje on kwestie głosowania we wspólnotach mieszkaniowych na zasadzie podziału zadań na konieczne, użyteczne i luksusowe:

• Zwykła większość głosów (ponad 50% obecnych i reprezentujących ponad 50%) ma prawo decydować o pracach koniecznych, czyli o bieżącym utrzymaniu nieruchomości, wyborze zarządcy, sprawach administracyjnych i budżetowych.
• Kwalifikowaną większością głosów (ponad 50% obecnych reprezentujących ponad 2/3 udziałów) podejmowane są decyzje o pracach użytecznych, czyli podnoszących wartość nieruchomości lub zmniejszających koszty eksploatacji, jak np. ocieplenie budynku, czy zabudowa nowych instalacji.
• Jednomyślność konieczna jest przy podejmowaniu decyzji o pracach luksusowych, do których oprócz radykalnych przebudów, zaliczana jest także zmiana przeznaczenia części wspólnych i zmiana udziałów własnościowych.

Tak więc w Szwajcarii, podobnie jak m.in. we Włoszech, system kładzie nacisk na ochronę praw mniejszości udziałowców, co oznacza, że wszystkie większe projekty wymagają szerokiego konsensusu. Ponieważ zmniejsza to tempo podejmowania decyzji, od kilku lat trwają prace parlamentarne nad kompleksową reformą mającą usprawnić ten proces (głównie poprzez obniżenie wymagań dotyczących quorum) m.in. w zakresie modernizacji energetycznych budynków.

Austria

Kwestie dotyczące podejmowania decyzji we wspólnotach mieszkaniowych w Austrii reguluje federalne prawo o własności lokali mieszkalnych z 2002 r., znowelizowane w 2022 r. w zakresie ułatwienia podejmowania przez wspólnoty decyzji o inwestycjach ekologicznych. Zgromadzenia właścicieli podejmują decyzje na następujących zasadach:

• Zwykła większość głosów (ponad 50% liczonych osobowo) może podejmować decyzje w zakresie zarządu zwykłego (zdefiniowanego w podobny sposób jak w Polsce), tworzenia funduszu remontowego, czy wyboru zarządcy.
• Większość kwalifikowana (ponad 2/3 głosujących reprezentujących co najmniej 1/3 udziałów) konieczna jest do podejmowania decyzji o tzw. inwestycjach nadzwyczajnych, czyli wszelkich pracach remontowych i modernizacyjnych na większą skalę.
• Jednomyślność konieczna jest w sprawach wiążących się ze zmianą struktury własności i zmianą przeznaczenia części lub całości budynku. W przypadkach szczególnych (np. gdy nie jest możliwe oddanie głosu przez jednego z członków wspólnoty) formalna jednomyślność może być zastąpiona przez stosowne orzeczenie sądu.
• Reforma z 2022 r. dodatkowo ułatwiła podejmowanie decyzji w takich kwestiach jak m.in. montaż paneli fotowoltaicznych, ładowarek do samochodów elektrycznych, czy innych instalacji prośrodowiskowych; w takich przypadkach brak sprzeciwu członka wspólnoty w określonym terminie traktowany jest jak zgoda, na innych zasadach wylicza się również quorum.

Wymóg 2/3 głosów i co najmniej 1/3 udziałów przy podejmowaniu decyzji o najpoważniejszych przedsięwzięciach stanowi logiczny kompromis między elastycznością a ochroną mniejszości udziałowców. W praktyce system ten jest bardziej pragmatyczny niż szwajcarski, zwłaszcza wobec możliwości stosowania procedury „milczącej zgody” przy niektórych inwestycjach.

Wielka Brytania

Niezwykle skomplikowany, oparty na wielowiekowych tradycjach system zarządzania nieruchomościami w Zjednoczonym Królestwie ujednolicony został w znacznej mierze w ramach Anglii i Walii (ale już np. nie Szkocji) przez ustawę o reformie wspólnot i dzierżaw z 2002 r. Sama jej nazwa mówi wiele o specyfice tamtego rynku nieruchomości mieszkaniowych, w ramach którego commonhold (czyli pełna własność, pozwalająca na zarządzanie w ramach wspólnot mieszkaniowych) jest rozwiązaniem dużo mniej popularnym niż tradycyjne leasehold (specyficzna hybryda dzierżawy i użytkowania wieczystego, nie dająca prawa do własności gruntu ani pełnego wpływu na zarządzanie nieruchomością). W systemie commonhold, na zebraniach członkowie wspólnot podejmują decyzje na następujących zasadach:

• Zwykła większość głosów obecnych na zebraniu – bieżące sprawy techniczno-porządkowe, drobne remonty, wybór zarządcy, zatwierdzanie sprawozdania finansowego, ubezpieczenie budynku.
• Większość 75% głosów – zmiana statutu wspólnoty, zmiana przeznaczenia części budynku lub zasad korzystania z części wspólnych.
• Jednomyślność – rozwiązanie wspólnoty, sprzedaż nieruchomości.

Kolejną brytyjską ciekawostką jest brak ustawowego uregulowania kwestii quorum – ustalane jest ono dowolnie przez poszczególne wspólnoty i wpisywane do statutu. W efekcie daje to dużą elastyczność decyzyjną, ale może prowadzić do różnic w standardach zarządzania między wspólnotami. Tak czy inaczej, system brytyjski może być z naszego punktu widzenia ciekawy ze względu na swą niezwykłość, ale wobec zasadniczej różnicy realiów prawnych i rynkowych, ewentualną implementację jego rozwiązań w warunkach polskich raczej trudno sobie wyobrazić.

Słowacja

Źródłem prawa mieszkaniowego na Słowacji jest ustawa o własności lokali mieszkalnych i niemieszkalnych uchwalona w 1993 r. po rozpadzie wspólnego państwa czechosłowackiego i mająca na celu – podobnie jak w Polsce – dostosowanie rozwiązań prawnych z czasów „komunistycznych” do nowych realiów ekonomicznych i społecznych. Również i ona była kilkakrotnie modyfikowana, w tym m.in. w 2020 r. wprowadzono istotne zmiany dotyczące sposobu głosowania i sprawowania zarządu. W chwili obecnej regulacje w tym zakresie przedstawiają się następująco:

• Zwykła większość obecnych na zebraniu, liczonych osobowo, może podejmować decyzje w sprawach organizacyjnych związanych z bieżącym utrzymaniem w ramach zwykłego zarządu.
• Większość właścicieli reprezentujących ponad 50% udziałów konieczna jest do wyboru administratora lub do odwołania przewodniczącego.
• Większość 2/3 wszystkich właścicieli może decydować o zaciąganiu kredytów na potrzeby remontów i modernizacji nieruchomości oraz o prowadzeniu innych inwestycji wysokokosztowych.
• Jednomyślność wymagana jest do zmiany współwłasności i sposobu użytkowania części wspólnych oraz do decyzji o przebudowach zmieniających układ lokali.

Do uchwalania inwestycji i zaciągania nań kredytów wymagana jest zgoda 2/3 wszystkich właścicieli, co jest dość wysokim progiem. W tej sytuacji większe projekty są trudne do przeprowadzenia bez szerokiego poparcia, choć z drugiej strony chroni to wspólnoty przed niedostatecznie przemyślanymi posunięciami finansowymi, prowadzącymi do nadmiernego zadłużenia.

Portugalia

Podobnie jak w przypadkach Włoch i Szwajcarii, Portugalia nie ma osobnej ustawy normalizującej kwestie zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi, a sprawy te regulują bezpośrednio Art. 1414¸1438 Kodeksu Cywilnego z 1966 r. Również i ten akt prawny ulegał w przeszłości wielu nowelizacjom, w tym m.in. od 2022 r. zwiększono odpowiedzialność administratorów za decyzje podejmowane w ramach zwykłego zarządu i wprowadzono możliwość odbywania zebrań oraz głosowania w trybie zdalnym. Zasady dotyczące głosowania są obecnie następujące:

• Zwykła większość udziałów (tj. ponad 50% obecnych) pozwala na zatwierdzanie finansów wspólnoty, wybór administratora i dokonywanie drobnych prac remontowych.
• Większość 2/3 udziałów w całkowitej wartości budynku pozwala na podejmowanie decyzji w zakresie tzw. prac innowacyjnych, jak większe remonty i ulepszenia budynku.
• Jednomyślność konieczna jest do zatwierdzania zmiany przeznaczenia części wspólnych nieruchomości lub zmian tytułów własności.

Zasady przejęte w Portugalii są zatem podobne do systemów włoskiego i hiszpańskiego, z wyraźnym rozróżnieniem między codziennym zarządzaniem a strategicznymi decyzjami. Oznacza to, że w podobnym stopniu sprzyjają stabilności zarządzania nieruchomością, ale zarazem mogą blokować zamierzenia innowacyjne.

Analiza porównawcza praktycznych konsekwencji

Biorąc pod uwagę podane informacje, pod względem poszczególnych cech, systemy podejmowania decyzji przez wspólnoty mieszkaniowe w poszczególnych krajach można ocenić następująco:

• Łatwość podejmowania decyzji – Niemcy i Austria mają najbardziej elastyczne systemy, które pozwalają na szybkie podejmowanie decyzji bez wymogu quorum. W krajach takich, jak Hiszpania czy Słowacja, wysokie progi (2/3 lub jednomyślność) często blokują inwestycje.
• Ochrona mniejszości – Szwajcaria, Francja i Hiszpania mocno chronią prawa mniejszości członków wspólnot, wymagając wysokich progów dla strategicznych decyzji. To zmniejsza ryzyko narzucania kosztownych inwestycji mniejszości, ale spowalnia proces modernizacji.
• Elastyczność – system prawny Wielkiej Brytanii pozostawia wiele w rękach statutów i prawa lokalnego, co zapewnia elastyczność funkcjonowania wspólnot w zależności od warunków lokalnych, ale prowadzi do braku jednolitości. W praktyce oznacza to, że standardy zarządzania mogą się znacznie różnić nawet w obrębie jednej miejscowości.
• Stabilność vs. innowacyjność – prawa krajów z wysokimi progami decyzyjnymi (Hiszpania, Portugalia, Słowacja) zapewniają stabilność i ochronę status quo, ale utrudniają wdrażanie nowych rozwiązań. Z kolei prawa Niemiec i Austrii sprzyjają innowacjom i modernizacjom, ale mogą generować konflikty między zarządami wspólnot a ich członkami.

Na podstawie analizy sytuacji w innych krajach, można wyodrębnić najistotniejsze chyba obecnie światowe trendy w modyfikacji praw dotyczących zarządzania wspólnotami:

• Trójstopniowy model głosowania (zwykła większość, kwalifikowana większość, jednomyślność w sprawach podstawowych zmian własnościowych) jest coraz bardziej uniwersalny i staje się standardem międzynarodowym.
• Wielkości udziałów w nieruchomości są kluczowym kryterium głosowania, zwykle ważniejszym niż liczba osób.
• Elastyczność co do wielkości quorum rośnie – coraz więcej państw dopuszcza głosowanie zdalne i uproszczone procedury.

Podkreślić należy, iż w większości analizowanych państw nowelizacje aktów prawnych w przedmiotowym temacie, miały miejsce w ostatnich 10 latach (w Szwajcarii prace aktualizacyjne wciąż trwają), a wiodącym tematem zmian, była reforma zasad głosowania uchwał.

Jakie z tego wnioski mogą wypływać w kontekście ewentualnych zmian w polskiej ustawie o własności lokali? To oczywiście pozostaje do uznania ekspertów zarówno opracowujących, jak i oceniających stosowne propozycje kodyfikacyjne. Warto jednak w wielu sprawach wzorować się na innych, bardziej doświadczonych w sferze zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi, aby uniknąć zbędnego wyważania drzwi już dawno przez nich otwartych.