#GorącaLinia – indywidualne zbieranie głosów

Ekspert odpowiada:

Ustawa o tarczy antykryzysowej przewiduje, że w sytuacji, gdy ustawowy termin na zwołanie zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, termin ten ulega przedłużeniu o 6 tygodni począwszy od dnia odwołania tego stanu. Zatem jeżeli w danej wspólnocie mieszkaniowej nie odbyło się jeszcze zebranie roczne, obowiązek jego odbycia został przesunięty na okres po zniesieniu stanu epidemii. Także utrzymany jest nadal zakaz zgromadzeń, który w praktyce uniemożliwia odbycie zebrania właścicieli i prawdopodobnie nie zostanie on zniesiony w tym roku. Nie oznacza to jednak, że wspólnoty nie działają i nie podejmują decyzji.

Indywidualne i korespondencyjne zbieranie głosów

Wprawdzie zarząd może sam podejmować czynności zwykłego zarządu, ale już na czynności przekraczające zwykły zarząd potrzebna jest uchwała właścicieli lokali. Uchwały w dużej wspólnocie mieszkaniowej są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Uchwała może być też wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania, na przykład, gdy na zebraniu nie było wystarczającej ilości właścicieli lokali. Zatem uchwały mogą być podejmowane w drodze indywidualnego zbierania głosów.

 Zasady podejmowania uchwał w drodze indywidualnego zbierania głosów, w tym termin, w jakim są zbierane, wspólnota może doprecyzować w regulaminie (uchwała) i wówczas zarząd będzie zobligowany tymi postanowieniami. W przypadku braku takich postanowień wprawdzie ustawa o własności lokali nie określa terminu, w jakim zarząd ma zbierać głosy w drodze indywidualnego ich zbierania, ale nie może tego robić w nieskończoność. Przepis posługuje się bowiem sformułowaniem „zbierania głosów” zatem wymaga aktywności zarządu. Nie można więc uznać za właściwe przyjęcie przez zarząd biernej postawy polegającej na „położeniu uchwały na stole” i czekanie miesiącami do skutku aż wszyscy właściciele wypowiedzą się w sprawie. Sam sposób zbieranie głosów przez zarząd nie został w przepisach określony zatem można uznać, że jest każda nienaruszająca prawa forma działania zmierzająca do umożliwienia właścicielowi oddania głosu.

Z reguły podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów polega to na tym, że zarząd przygotowuje treść uchwały wraz z listą do głosowania, a następnie członkowie zarządu chodzą od drzwi do drzwi i zbierają głosy pod uchwałą. Obecnie bardzo często indywidualne zbieranie głosów poprzedzone jest dyskusją na forum internetowym wspólnoty, gdzie mieszkańcy wraz z zarządem ustalają treści uchwał do podjęcia. Warto zwrócić uwagę, że zarząd zbierając głosy nie ma obowiązku uzyskać decyzji (głosu) każdego właściciela i może zakończyć glosowanie w drodze indywidualnego zbierania głosów, gdy uzyska pod uchwałą podpisy wystarczającej większości właścicieli lub gdy z arytmetyki wynika, że nawet gdyby pozostali właściciele głosowali za i tak uchwała nie zostałaby podjęta. Jest to zwłaszcza istotne w obecnej sytuacji epidemii, gdzie kontakt ze wszystkimi właścicielami ani nie będzie możliwy.

W drodze indywidualnego zbierania głosów podejmuje się uchwały zwłaszcza w sprawach gdzie konieczna jest szybka decyzja właścicieli i nie ma czasu na zwoływanie zebrania. Nie oznacza to, że stosowanie tego trybu musi być czymś uzasadnione, a o jego zastosowaniu decyduje zarząd, kierując się okolicznościami danej sytuacji. W orzecznictwie sądowym panuje tylko pogląd, że w drodze indywidualnego zbierania głosów nie powinno się przeprowadzić zebrania rocznego. Choć w dobie epidemii i ograniczeń co do przemieszczania się i zgromadzeń zapewne sądy nie zakwestionowałyby także podjęcia w drodze indywidualnego zbierania głosów uchwał zastrzeżonych dla zebrania rocznego.

Ponadto warto zwrócić uwagę, że przepisy nie mówią, jak dokładnie ma przebiegać zbieranie głosów w drodze indywidualnego ich zbierania. Zatem można w stosunku do właścicieli przebywających w innych miastach czy za granicą wprowadzić głosowanie korespondencyjne, które niektórym z nas już niestety negatywnie się kojarzy. Polega ona na tym, że członkowie zarządu kontaktują się z właścicielem telefonicznie czy mailowo, że głosowane są określone uchwały. Właściciel prosi o przesłanie ich na wskazany adres oddaje głos na kartach do głosowania i odsyła podpisane przez siebie dokumenty pocztą tradycyjną. 

Komunikacja elektroniczna

Warto też zwrócić uwagę i docenić w tych trudnych czasach możliwość kontaktów, a także podejmowania decyzji poprzez internet. Zarząd może porozumiewać się z właścicielami lokali w każdej możliwej formie. E-mail, fora dyskusyjne i strony internetowe przeznaczone dla konkretnych wspólnot są obecnie bardzo dobrą, jeżeli nie najlepszą, formą wymiany informacji pomiędzy zarządem, a właścicielami oraz między samymi właścicielami. Z powodzeniem mogą służyć informowaniu się o bieżących sprawach, wymianie poglądów, ustaleniu wspólnego stanowiska, wspólnemu przygotowywaniu treści uchwał, uzgodnieniu sposobu podjęcia uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów itd.

Orzecznictwo sądowe bardzo liberalnie podchodzi do braku dochowania wymogów formalnych we wspólnocie mieszkaniowej. Zgodnie z ukształtowaną linią orzecznictwa, uchybienia formalne, jakich się dopuszczono przy podejmowaniu uchwały, mogą być podstawą do uchylenia podjętej uchwały tylko wtedy, jeżeli zostanie dowiedzione, że miały wpływ na podjęcie tej uchwały. Decydujące znaczenie ma treść woli wyrażonej przez członków wspólnoty mieszkaniowej w podjętych uchwałach, a nie kwestie proceduralne (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2007 r., II CSK 370/06).

Według interpretacji Ministerstwa Infrastruktury wyrażanego już wiele lat temu członkowie wspólnot mogą posługiwać się skutecznie pocztą elektroniczną. Zdaniem Ministerstwa nie ma przeszkód, aby oświadczenie woli złożyć drogą elektroniczną. Zgodnie bowiem z art. 60 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (złożenie oświadczenia woli za pośrednictwem poczty elektronicznej). Zdaniem Ministerstwa właściciel, który jest zainteresowany tą formą komunikacji (na skrzynkę poczty elektronicznej), winien wcześniej jednorazowo złożyć deklarację w formie papierowej, z podaniem swojego adresu poczty elektronicznej.

Należy jednak pamiętać, że przepisy zastrzegają dla skutecznego dokonania niektórych czynności prawnych (złożenia oświadczenia woli) obowiązek dokonania ich w określonej przepisami szczególnej formie (na przykład aktu notarialnego lub w zwykłej formie pisemnej). W przypadku czynności, dla których ustawodawca zastrzegł pisemną formę złożenia oświadczenia woli, zastosowanie ma art. 78 § 2 Kc, zgodnie z którym dla osiągnięcia przez korespondencję elektroniczną statusu formy pisemnej, oświadczenie woli musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tym samym dla dochowania formy pisemnej danej czynności brak podpisu bezpiecznego wyklucza możliwość wysłania oświadczenia za pomocą poczty elektronicznej. Trzeba jednak podkreślić, że odnosi się to tylko do tych czynności, dla których wymagana forma została wprost określona w przepisach prawa.

W przypadku ustawy o własności lokali obowiązek zachowania szczególnej formy przewiduje art. 18 ust. 2a określający tryb zmiany sposobu zarządu powierzonego we wspólnocie. Ponadto, jak stanowi art. 22 ust. 2, do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Powyższy przepis nawiązuje do art. 99 § 1 Kc, zgodnie z którym jeśli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności winno być udzielone w tej samej formie.

W związku z powyższym koniecznym jest zastosowanie takiej formy (oznaczającej konieczność wykorzystania podpisu kwalifikowanego) również w sprawach objętych zakresem działania art. 21 ust. 3, na mocy którego zarząd składa oświadczenia w celu wykonania uchwał ze skutkiem w stosunku do właścicieli wszystkich lokali (dotyczy to udzielenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej, dokonania podziału nieruchomości wspólnej oraz udzielenia zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem). Zdaniem Ministerstwa tym niemniej w przypadku pozostałych właściciele lokali mają możliwość skutecznego komunikowania się ze wspólnotą mieszkaniową za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie zwykłej, niewymagającej podpisu kwalifikowanego. 

Zaprotokołowanie uchwały przez notariusza 

W niektórych sytuacjach uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza. Przepisy ustawy o własności lokali taki obowiązek wskazują wprost w przypadku zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną ustalonego na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali. Jak wynika bowiem z treści art. 18 ustawy o własności lokali właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Zmiana ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza.

W przypadku gdy wspólnota będzie musiała podjąć uchwałą protokołowaną przez notariusza w ramach czynności przygotowawczych zarząd będzie musiał umówić się na obsługę przez notariusza. Dotychczas polegało to na tym, że notariusz uczestniczył w zebraniu z czego sporządzał protokół. Obecnie odbycie zebrania nie będzie możliwe, co jednak nie wyklucza zaprotokołowania podjęcia uchwały przez notariusza, bo przepis nie mówi o zaprotokołowaniu zebrania tylko podjęcia uchwały, a skoro procedura dopuszcza podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów to i jest możliwość zaprotokołowania przez notariusza tak podjętej zgodnie z prawem uchwały.

Moim zdaniem zarząd zgłasza się do notariusza i oświadcza, że przystępuje do podjęcia uchwał w drodze indywidualnego ich zbierania i przedstawia projekty uchwał, a następnie po zbieraniu głosów przedstawia notariuszowi listy do głosowania a zatem wyniki głosowania, a notariusz spisuje protokół z tej czynności. Notariusze są przecież prawnikami i to wysokiej klasy, więc powinni dostrzec zwłaszcza w dobie stanu epidemii możliwość zaprotokołowania zgodnego z prawem podjęcia uchwały.

Podsumowanie

Zwróć uwagę, że podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów jest jak najbardziej zgodne z prawem i stawiane jest przez przepisy prawa na równi z podjęciem uchwały na zebraniu, a o podjęciu uchwały w tym trybie decyduje zarząd w zależności od okoliczności sytuacji, a stan epidemii jest jak najbardziej sytuacją uzasadniającą takie podejmowanie decyzji.

Zatem nie ma podstaw do wątpliwości, czy właściciele mogą podjąć uchwalę w drodze indywidualnego zbierania głosów nawet tych podejmowanych na zebraniu rocznym. W związku ze stanem epidemii warto też zwrócić uwagę na inne możliwości komunikacji z właścicielami lokali i podejmowania czy ustalania decyzji w drodze elektronicznej i korespondencyjnej. Warto też zwrócić uwagę, że najlepsze będzie łączenie tych wszystkich elementów, czyli kontaktów z właścicielami i dokonywanie ustaleń z wykorzystaniem internetu oraz podejmowanie decyzji w drodze indywidualnego zbierania głosów i w drodze korespondencyjnej. 

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!