Sposób głosowania członków wspólnoty mieszkaniowej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 tej ustawy, w sprawach dotyczących podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności. Natomiast, zgodnie z art. 18 ust. 2a, zmiana ustalonego w trybie ust. 1 sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali, zaprotokołowanej przez notariusza.

Ten ostatni przepis jako jedyny określa szczególną formę utrwalenia uchwały. Ustawa o własności lokali nie zastrzega więc – poza wskazanym przypadkiem – że dla ważności uchwały konieczne jest zachowanie jakiejkolwiek szczególnej formy. Uchwała może być więc podjęta w dowolnej formie.

Wynika to z faktu, że omawiane uchwały traktowane są jako oświadczenia woli, które mają na celu wywołanie określonych skutków cywilnoprawnych. Oddanie głosu przy podejmowaniu uchwały to złożenie oświadczenia woli przez członka wspólnoty mieszkaniowej.

Wielość tychże oświadczeń, w sytuacji, gdy stanowi o większości właścicieli, doprowadza do podjęcia wielostronnej czynności prawnej, jaką jest uchwała (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 10 lipca 2013 r., I ACa 18/13). W związku z powyższym oświadczenia te interpretować zgodnie z regułami określonymi w art. 60 kc.

Przepis ten stanowi, że wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny. Wyjątek stanowią tu czynności, dla których wymagane jest zachowanie formy szczególnej (art. 158 kc).

Jednakże nawet te uchwały, które nie mogłyby być traktowane jako wywołujące skutki cywilnoprawne (np. w kwestii udzielenia absolutorium członkom zarządu) także mogą być wyrażone w dowolnej formie, skoro nie jest dla nich zastrzeżona forma szczególna. Brak obowiązku zachowania szczególnej formy dotyczy głosowania na zebraniu właścicieli lokali, w trybie indywidualnego zbierania głosów i w tzw. trybie mieszanym, stanowiącym połączenie obu wskazanych.

Sposoby głosowania

W praktyce spotykanych jest kilka sposobów głosowania nad uchwałami, gdyż ustawa o własności lokali nie wprowadza w tym przypadku bezwzględnie obowiązujących rozwiązań prawnych. W związku z tym podkreśla się, że organizacja sposobu głosowania leży w kompetencji samej wspólnoty mieszkaniowej (tak: Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z dnia 10 stycznia 2012 r., sygn. akt I ACa 603/11).

Pierwszym sposobem jest oddanie głosu za pomocą karty do głosowania (w każdym z przewidzianych trybów głosowania), która może mieć postać karty indywidualnej lub tabeli z wyszczególnieniem poszczególnych właścicieli (umieszczonej bezpośrednio pod treścią uchwały lub stanowiącej załącznik do karty z treścią uchwały).

Ten ostatni sposób stosuje się m.in. w przypadku głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów przez członków zarządu lub upoważnione przez zarząd osoby, a także w czasie zebrań członków wspólnoty.

Pokrewnym sposobem jest złożenie pisemnego oświadczenia, że właściciel lokalu jest za przyjęciem uchwały, przeciwko niej lub wstrzymuje się od głosu. Jeżeli treść takiego oświadczenia nie zawiera w sobie treści uchwały, a np. osoba składająca takie oświadczenie wskazuje na jej numer porządkowy, to należy domniemywać, że zapoznała się z nią i świadomie głosuje w określony sposób.

Oba wymienione sposoby polegają na złożeniu podpisu przez właściciela lokalu. Podpisanie się na karcie do głosowania ma znaczenie wyłącznie dowodowe (patrz: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 października 2012 r., V CSK 459/11).

Brak podpisu na karcie do głosowania, gdy takowa była stosowana, nie pozbawia wspólnoty mieszkaniowej możliwości wykazania, że osoby, które nie złożyły takiego podpisu, głosowały jednak w określony sposób (tak mówi uzasadnienie powyższego wyroku).

Kolejnym sposobem jest oddanie głosu w postaci elektronicznej.

W wyroku z dnia 10 lipca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13, Sąd Apelacyjny w Gdańsku stwierdził, że nie sposób uznać, iż przepis art. 23 ust. 1 UWL jest przepisem szczególnym, który nie przewiduje możliwości głosowania nad uchwałą w formie elektronicznej.

Ustawa o własności lokali nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali. Zagadnienie formy i skutku głosowania należy kwalifikować, kierując się zasadami ogólnymi, wynikającymi z kodeksu cywilnego, a decyzję w kwestii konkretyzacji sposobu głosowania pozostawiono właścicielom lokali, dlatego też uchwała umożliwiająca członkom wspólnoty głosowanie drogą mailową odpowiada prawu. Stanowisko to dotyczy tzw. indywidualnego zbierania głosów. Potwierdza ono brak sformalizowania samej postaci oddania głosu oraz brak zamkniętego katalogu sposobów głosowania.

Oddanie głosu elektronicznie może mieć różne postacie.

Jedną z nich może być przesłanie na adres poczty elektronicznej zarządu (zarządcy) stanowiska w przedmiocie uchwały.

Inna możliwa forma to oddanie głosu po zalogowaniu się na portal prowadzony przez zarząd (zarządcę), na którym udostępniona byłaby elektroniczna karta do głosowania przeznaczona dla indywidualnego właściciela lokalu np. po wykorzystaniu indywidualnego loginu.

Konieczne jest, aby właściciel lokalu, deklarując chęć oddania głosu w taki właśnie sposób, wskazał adres poczty elektronicznej, na który ma być przesyłana wiadomość o głosowaniu, a zarząd (zarządca) – także adres poczty, na który głos ten powinien być oddany. Pozwoli to na ograniczenie możliwości głosowania w omawiany sposób przez osoby inne niż właściciel lokalu, który jeśli zdecydował się na taki sposób głosowania – nie powinien udostępniać osobom trzecim danych umożliwiających oddanie głosu „za niego”.

Co jednak istotne, w przypadku głosowania w ten sposób właściciel lokalu nie jest pozbawiony możliwości wykazania, że wiadomość z głosem nie została przesłana przez niego. Właściciele lokali nie mogą narzucić w drodze uchwały elektronicznej formy głosowania (por.: przywołany wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku).

Z tych samych względów za dopuszczalne należy uznać oddanie głosu za pomocą wiadomości SMS. To konsekwencja traktowania głosów poszczególnych właścicieli lokali jako oświadczeń woli i braku zastrzeżenia szczególnej formy w tym zakresie.

Kolejnym sposobem głosowania jest oddanie głosów przez podniesienie ręki. Z oczywistych względów stosuje się go w czasie zebrania właścicieli lokali. Jego istota polega – co do zasady – na pominięciu kart do głosowania, gdyż w przypadku konieczności oddania głosu w formie pisemnej, głosowanie najpierw przez podniesienie ręki traci sens. Sąd Najwyższy w powołanej sprawie o sygn. akt V CSK 459/11 wprost stwierdził, że uchwała może być podjęta w głosowaniu jawnym przez podniesienie rąk.

Z tym sposobem głosowania wiąże się problematyka następczego (procesowego) wykazania, że poszczególni właściciele głosowali w określony sposób.

W tym przypadku naturalne rozwiązanie, które może sprzyjać ustaleniu rzeczywistego wyniku głosowania, stanowi sporządzenie protokołu z zebrania. Należy jednak zastrzec, że protokół nie jest formą, w jakiej zostanie utrwalona uchwała, gdyż dokumentuje on tylko przebieg zebrania właścicieli, a więc czynności faktyczne, które miały miejsce w tym czasie (chodzi w szczególności o akt głosowania). Stwierdzenie w nim zatem, że za daną uchwałą opowiedzieli się właściciele posiadający łącznie określony udział w nieruchomości wspólnej, nie oznacza, że uchwała została podjęta w formie pisemnej, nawet jeżeliby pod protokołem podpisali się wszyscy głosujący.

Protokołowanie nie daje także gwarancji rzetelnego odzwierciedlenia przebiegu zebrania. W postępowaniu cywilnym protokół taki traktowany jest jako dokument prywatny (art. 245 kpc), który może być kwestionowany.

Odnośnie do zebrań właścicieli lokali w orzecznictwie przyjmuje się, że ustawa o własności lokali nie przewiduje obowiązku ich protokołowania. Brak sporządzania tego dokumentu nie jest związany z podejmowaniem uchwał przez członków wspólnoty i ich ważnością. Dokument ten jest wymagany tylko w sytuacjach opisanych w art. 18 i 29 ustawy o własności lokali (uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 października 2002 r., IV CKN 1351/00). Ostatni z powołanych przepisów (jego ust. 1b) nie dotyczy jednak podejmowania uchwał.

Brak odpowiedniej regulacji dotyczącej zebrania jest celowym powstrzymaniem się prawodawcy od ingerencji w zagadnienia szczegółowe mniejszej wagi. Protokołowanie zebrania i wyników głosowania jest w takim razie wymaganiem praktycznym, a wynik głosowania może być wykazywany w razie sporu wszelkimi dowodami (patrz: Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 8 listopada 2012 r., V ACa 497/12).

Dowód z protokołu zebrania jest więc jednym ze środków dowodowych dla wykazania jego przebiegu. Ustawa o własności lokali nie przewiduje konieczności jego sporządzania. W związku z tym nie ma podstaw do stosowania względem niego domniemań prawnych, jakie wiąże się z protokołem sporządzonym przez notariusza na podstawie art. 18 ust. 2a.

W przywołanym już wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 października 2012 roku (sygn. akt V CSK 459/11) wskazano, że podpisanie się na karcie do głosowania ma wyłącznie znaczenie dowodowe.

To stwierdzenie jest istotne, gdyż dopuszczanie podejmowania uchwał w taki sposób – i związana z tym metoda stwierdzenia podjęcia uchwały – prowadzić może do komplikacji. Łatwo bowiem można wyobrazić sobie sytuację, że fakt istnienia takiej uchwały, a ściślej jej przegłosowania przez wymaganą większość, może być kwestionowany przez przeciwnika procesowego w toku postępowania cywilnego (np. przez żądania ustalenia nieistnienia uchwały w sprawie o zapłatę przeciwko właścicielowi lokalu, który kwestionuje istnienie uchwały podwyższającej zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną).

W przypadku sporu sądowego, gdy w sprawie pojawi się spór odnośnie do istnienia uchwały podjętej w takiej właśnie drodze, konieczne i dopuszczalne będzie wykazanie, że za jej podjęciem opowiedzieli się właściciele posiadający większość udziałów w nieruchomości wspólnej. Będzie to możliwe np. poprzez powołanie ich na świadków na okoliczność głosowania za podjęciem uchwały. W tym przypadku to jednak na wspólnocie mieszkaniowej będzie ciążył ciężar dowodu, a nie na właścicielu lokalu podnoszącym taki zarzut.

Skutkiem braku zbierania podpisów i sporządzenia protokołu z zebrania w przypadku głosowania przez podniesienie rąk może być wytoczenie powództwa o ustalenie nieistnienia uchwały. Jednak w przypadku takiego sporu wykazanie, że uchwała została przegłosowana, może napotkać przeszkody np. w przypadku śmierci właściciela lokalu czy niemożności uzyskania z nim kontaktu.

W praktyce spotyka się uchwały w sprawie zastępowania protokołowania ręcznego nagrywaniem przebiegu zebrań. Uchwały takie, w związku z brakiem konieczności sporządzania protokołu, należy uznać za niecelowe. Wobec powyższego głosowanie na zebraniu nierejestrowanym w ten sposób nie mogłoby być uznane za dokonane niezgodnie z przepisami i nie byłoby podstaw do uchylenia. Jednakże taka forma utrwalenia przebiegu zebrania może stanowić dowód, który trudno będzie podważyć.

Głosowanie tajne i przez aklamację

Gdy ustawa przewiduje głosowanie udziałami w nieruchomości wspólnej, na karcie do głosowania musi się znajdować imię i nazwisko właściciela, poprzez które indywidualizuje się wysokość udziału (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 3 kwietnia 2014 r., sygn. akt I A Ca 791/13). Taki sposób głosowania może być zastosowany, gdy liczenie głosów nastąpi na podstawie zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, niezależnie od ilości udziałów we własności nieruchomości (art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali).

Nie jest także wykluczone głosowanie przez aklamację, rozumiane tu jako niezgłoszenie sprzeciwu (milczenie) wobec proponowanej uchwały (por. uzasadnienie wyroku Sądu Okręgowego we Wrocławiu z dnia 10 maja 2013 r., sygn. akt I C 1390/11).

Sposób ten może mieć zastosowanie w przypadku zebrań właścicieli lokali, gdy ponadto wiadomo, kto konkretnie był obecny na zebraniu, a więc można ustalić wielkość udziałów.

Milczenie, w myśl art. 60 kc, może być uznane za przejaw oświadczenia woli wyrażającego zgodę w sytuacji, w której osoba niezaprzeczająca mogła i powinna zająć merytoryczne stanowisko w danej kwestii (por.: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 marca 2006 r., I CSK 63/05). Uchwała nie musi jednak w ten sposób uzyskać większości głosów, gdyż jest to tylko jeden ze sposobów głosowania.

Podsumowanie

Dopuszczenie tak wielu sposobów oddania głosu może prowadzić do tego, że w przypadku głosowania nad konkretną uchwałą poszczególni właściciele będą mogli to robić na różne sposoby. Ma to duże znaczenie, gdyż zainicjowanie zbierania głosów w jednej z dopuszczalnych form nie oznacza przesądzenia, że ta forma ma być zachowana w toku całej procedury głosowania.

Problematyka ta jest istotna dla przeprowadzenia głosowania przez członków zarządu i administratorów w taki sposób, aby w przypadku sporu sądowego nie było wątpliwości co do tego, czy zostały one skutecznie podjęte.

Jak z tego wynika, powstaje w tym zakresie wiele zagadnień. Powinno w związku z tym dążyć w przypadku każdego ze sposobów głosowania do takiego udokumentowania oddania głosu, aby w razie sporu w tym zakresie można było wykazać oddanie głosu bez znacznych trudności procesowych. Zagadnienia z tym związane moją bowiem w znacznej mierze konotacje procesowe. Należy jednak pamiętać, że właścicielom lokali nie można w zakresie sposobu oddania głosu czynić ograniczeń, gdy nie wynikają one z przepisów prawa.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!