Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej

Dokumenty administracyjne

Jest ich naprawdę sporo.

Pierwsza część to dokumenty podstawowe, czyli protokół przekazania / przejęcia zarządu, plan sytuacyjny terenu, zawiadomienie o nadaniu numeru REGON, decyzja w sprawie nadania numeru NIP, decyzja dotycząca zwolnienia z comiesięcznego składania deklaracji CIT-2, wykaz właścicieli wraz z adresami do korespondencji, mailami, numerem lokalu i ewentualnie miejsca garażowego czy też komórki lokatorskiej / boksu, posiadane udziały, wypis z księgi wieczystej nieruchomości, obowiązujące regulaminy.

Umowy dla wygody warto podzielić na obowiązujące i archiwalne. Ja osobno lubię też mieć jednorazowe zlecenia, które często występują w formie umowy. Z umów dowiemy się najwięcej o wspólnocie, mamy tu przecież umowy na dostawę mediów, obsługę rachunku bankowego, na konserwacje stałe (sprzątanie, konserwacja techniczna, konserwacja dźwigów itp.) wszelkie usługi (zawierające NIP, wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, polisę ubezpieczeniową usługodawców). Warto też gromadzić umowy: wynajmu pomieszczeń, użyczenia ścian na reklamy, dachu na anteny i inne (jeśli, oczywiście, wspólnota takie umowy podpisała). Umowy / zlecenia na roboty budowlane każdorazowo powinny być uzupełnione o protokół przekazania oraz protokół odbioru robót.

Kolejną grupą dokumentów są uchwały – one bowiem wskazują działania podejmowane przez zarząd czy też zarządcę.

Uchwały powinny być numerowane w ten sam sposób, nie ma znaczenia, czy z podziałem na lata, czy nie (to już indywidualna decyzja każdej WM). Uchwały to jednak nie sama ich treść – niezbędna jest lista do głosowania lub karty oraz protokół z podjęcia danej uchwały z podanym trybem zbierania głosów i wraz z potwierdzeniem o skutecznym poinformowaniu właścicieli o jej podjęciu.

Osobno kompletujemy dokumenty z zebrań – tu już ważne jest dopilnowanie podziału na lata. Dokumenty z każdego zebrania to oryginał zawiadomienia o zebraniu wraz z projektami uchwał oraz potwierdzeniami odbioru / nadania zawiadomienia, a także protokół z zebrania wraz z listą obecności.

Osobnym zbiorem dokumentów są protokoły ze spotkań z zarządem, w przypadku ważnych spraw – z mieszkańcami. Takie protokoły powinny zawierać listę obecności, wykaz omawianych tematów, ustalenia.

Czasy się zmieniły, więc i sposób wymiany korespondencji także. Korespondencja listowna stanowi znikomy ułamek dokumentacji wspólnoty, dlatego też ważne jest, by również korespondencja mailowa kompletowana była skrupulatnie i szczegółowo. Dziennik korespondencji musi być zatem rozbudowany o korespondencję email. 

Dokumentacja techniczna

Zgodnie z art. 29 ust. 1c i 1d ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, ma obowiązek podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów z tym związanych. Jeżeli uchwała właścicieli lokali nie stanowi inaczej, koszty te obciążają: do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu – dotychczasowego właściciela nieruchomości, a po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu – wszystkich właścicieli lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Najważniejszymi składowymi dokumentacji technicznej są dokumenty budowlane, czyli projekt budowlany obiektu, pozwolenie na budowę, dziennik budowy, protokół odbioru obiektu oraz decyzja o pozwoleniu na użytkowanie. W praktyce, przy nowych obiektach, zarządcy biorą, co deweloper daje. Czasami to tylko kopie z poświadczeniem zgodności, czasami – tylko dokumentacja instalacyjna.

Zgodnie z art. 60 Prawa budowlanego, inwestor, oddając do użytkowania obiekt budowlany, zobowiązany jest przekazać właścicielowi lub zarządcy obiektu dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą, którą stanowi dokumentacja budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi.

Zadaniem zarządcy jest jednak zadbać o to, by dokumentacja była kompletna i zgodna z przepisami. Jej stan ma wielkie znaczenie dla dalszego zarządzania nieruchomością.

W tej części dokumentacji najważniejszym dokumentem jest jednak Książka Obiektu Budowlanego. Wraz z załącznikami, opisuje pełną historię budynku, co ułatwia podejmowanie dalszych decyzji w celu optymalnego gospodarowania nim. Książka Obiektu Budowlanego powinna być formatu A-4 i mieć strony ponumerowane oraz zabezpieczone przed wyrwaniem lub uszkodzeniem. KOB to dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy. Protokoły z kontroli obiektu budowlanego, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego oraz dokumentacja powinny być dołączone do książki obiektu budowlanego.

Poza protokołami, które muszą być załączone do KOB, co roku wykonujemy także szereg przeglądów dodatkowych. Wszelkie te protokoły powinny być również gromadzone i odpowiednio segregowane. Poza przeglądami dźwigów, gazexów, bieżącymi przeglądami konserwacyjnymi, przeglądami czystości, mamy też badania grubości pokrywy śniegowej, które należy wykonywać po opadach śniegu, a także protokoły z odbiorów prac remontowych, odbiory zieleni itp.

Gdy budynek lub urządzenia znajdują się w okresie gwarancji / rękojmi, przeglądy okresowe powinny być wykonywane przez jednostki specjalistyczne zgodnie z dokumentacją DTR i warunkami umowy oraz rękojmi/gwarancji. Po zakończeniu okresu gwarancji/rękojmi przeglądy powinny być wykonywane zgodnie z dokumentacją DTR. Po każdym przeglądzie wystawiany jest protokół.

Kolejną częścią dokumentacji technicznej jest wykaz gwarancji i usterek. Ułatwi nam to bieżącą pracę. Często gwarancje przekraczają okres 24 miesięcy, ciężko zatem spamiętać, co kiedy robiliśmy i do kiedy jest na gwarancji. Przez nieuwagę możemy narazić wspólnotę na niepotrzebne koszty. Zestawienie usterek jest niezbędne w przypadku obiektów będących w okresie rękojmi. Po zmianie ustawy konsumenckiej rękojmia to pięć lat – to naprawdę długi czas na egzekwowanie prac i usterek od dewelopera… a z doświadczenia wiem, że wystarczy miesiąc, by zrobić wielki bałagan który potem prostuje się miesiącami.

Jedynie skrupulatne i rzetelne podejście do tematu pozwoli nam zachować porządek w dokumentacji i ułatwi nam codzienną pracę.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!