Głosowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej

Uchwały właścicieli lokali w dużej wspólnocie mieszkaniowej są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Uchwała może być też wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania na przykład, gdy na zebraniu nie było wystarczającej ilości właścicieli lokali. W przypadku głosowania na zebraniu członek wspólnoty musi być na zebraniu obecny osobiście lub przewidując, że nie będzie obecny musi ustanowić swojego pełnomocnika. Drugim ze sposobów podjęcia uchwały we wspólnocie mieszkaniowej jest indywidualne zbierania głosów przez zarząd. Sam sposób zbierania głosów przez zarząd nie został w przepisach określony zatem można uznać, że jest to każda nienaruszająca prawa forma działania zmierzająca do umożliwienia właścicielowi oddania głosu. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby zarząd umawiał się telefonicznie, czy e-mailowo co do terminu oddania głosu, w miejscu ustalonym między zarządem a właścicielem.

Udokumentowanie podjęcia uchwały

Jedyny dokument, który wspólnota mieszkaniowa na zebraniu musi stworzyć, to treść uchwały wraz z podpisami wystarczającej większości właścicieli lokali. Jakiekolwiek inne formy udokumentowania podjęcia uchwały (listy do głosowania, karty do głosowania) mają sens wówczas, gdy ze względu na duże rozmiary wspólnoty trzeba szukać rozwiązań praktycznych do usprawnienia głosowania. Przepisy nie narzucają wspólnotom mieszkaniowym jak ma wyglądać uchwała zatem każdy dokument o charakterze decyzyjnym, na którym zarząd na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów zebrał podpisy właścicieli, których łącznie udziały przekraczają połowę wszystkich udziałów we wspólnocie mieszkaniowej może być potraktowany jako uchwała właścicieli lokali. W celu ułatwienia liczenia głosów oraz orientacji kto głosował, a kto jeszcze nie, zamiast podpisów pod uchwałą wspólnoty mieszkaniowe praktykują listy do głosowania. Ma ona z reguły postać tabeli z rubrykami na numer lokalu, imię i nazwisko właściciela, wysokość jego udziału, oraz rubryki za i przeciw, w których właściciel umieszcza podpis w zależności czy głosuje za uchwałą, czy przeciw jej podjęciu. W celu uniknięcia posądzeń o fałszerstwo lista do głosowania powinna stanowić integralną część uchwały. Jeżeli jest to możliwe powinna znajdować się na jednej kartce wraz z treścią uchwały lub – gdy nie jest to możliwe – powinna stanowić kilka ponumerowanych spiętych kartek opatrzonych u góry numerem uchwały i jej nazwą oraz datą. Karta do głosowania w odróżnieniu od listy do głosowania jest dokumentem indywidualnym. Każdy z głosujących ma swoją kartę do glosowania, na której wymienione są wszystkie uchwały najczęściej tylko z numeru i tytułu, a obok jest rubryka z miejscem do złożenia podpisu w rubryce za lub przeciw. Zaletą posługiwania się kartami do głosowania jest szybkość głosowania. Właściciele lokali nie muszą podczas głosowania podchodzić do przewodniczącego zebrania i składać podpisu na liście do głosowania tylko mają kartę do glosowania przed sobą. Wadą jest duża liczba dokumentów „wyprodukowanych” podczas zebrania, które trzeba archiwizować. Karty do głosowania warto stosować zwłaszcza w bardzo dużych wspólnotach, gdzie głosowanie za pomocą listy bardzo przedłuża przebieg zebrania albo tam, gdzie właściciele mieszkają w znacznym oddaleniu od wspólnoty i nie mogą osobiście stawić się w zarządzie w celu podpisania listy do głosowania. Wówczas wysyłają pocztą listownie podpisane karty do głosowania, które dostali od zarządu.

Głosowanie elektroniczne

Według Ministerstwa Infrastruktury członkowie wspólnot mieszkaniowych mogą oddawać głosy przy podejmowaniu uchwał nie tylko w sposób tradycyjny podpisując odręcznie uchwałę, listę do głosowania czy kartę do głosowania, lecz także za pomocą poczty elektronicznej. Jeżeli dla dokonania danej czynności nie została zastrzeżona żadna forma, nie ma przeszkód, aby oświadczenie woli złożyć drogą elektroniczną. Zgodnie bowiem z art. 60 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (złożenie oświadczenia woli za pośrednictwem poczty elektronicznej).

Tym samym właściciel, który jest zainteresowany głosowaniem we wspólnocie drogą mailową, na skrzynkę poczty elektronicznej zarządu, winien wcześniej jednorazowo złożyć odpowiednią własnoręcznie podpisaną deklarację w formie papierowej, z podaniem swojego adresu poczty elektronicznej, z którego będzie w przyszłości oddawał głos i w której zadeklaruje taki sposób głosowania nad uchwałami.

Należy jednak zwrócić uwagę, że przepisy zastrzegają, dla skutecznego dokonania niektórych czynności prawnych, obowiązek dokonania ich w określonej przepisami szczególnej formie (na przykład aktu notarialnego). W przypadku czynności, dla których ustawodawca zastrzegł formę złożenia oświadczenia woli, zastosowanie ma art. 78 §2 KC, zgodnie z którym dla osiągnięcia przez korespondencję elektroniczną statusu formy pisemnej, oświadczenie woli musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tym samym dla dochowania formy pisemnej danej czynności brak podpisu bezpiecznego wyklucza możliwość wysłania oświadczenia za pomocą poczty elektronicznej. Trzeba jednak podkreślić, że odnosi się to tylko do tych czynności, dla których wymagana forma została wprost określona w przepisach prawa. W przypadku ustawy o własności lokali obowiązek zachowania szczególnej formy przewiduje art. 18 ust. 2a określający tryb zmiany sposobu zarządu we wspólnocie (to jest z zarządcy na innego zarządcę bądź zarząd). Ponadto, jak stanowi art. 22 ust. 2, do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali, wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Powyższy przepis nawiązuje do art. 99 §1 KC, zgodnie z którym jeśli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności winno być udzielone w tej samej formie. W związku z powyższym koniecznym jest zastosowanie takiej formy (oznaczającej konieczność wykorzystania podpisu kwalifikowanego) również w sprawach objętych zakresem działania art. 21 ust. 3, na mocy którego zarząd składa oświadczenia w celu wykonania uchwał ze skutkiem w stosunku do właścicieli wszystkich lokali (dotyczy to udzielenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej, dokonania podziału nieruchomości wspólnej oraz udzielenia zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem). Tym niemniej w przypadku pozostałych uchwał podejmowanych przez właścicieli lokali, mają oni możliwość oddawania głosów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie zwykłej, niewymagającej podpisu kwalifikowanego. Głosowanie za pośrednictwem poczty elektronicznej jest możliwe wyłącznie wówczas, gdy uprawniony do głosowania członek wspólnoty złoży uprzednio w tej mierze pisemną deklarację (pozwalającą na jednoznaczną identyfikację osoby głosującej).

Zatem, aby we wspólnocie mieszkaniowej dopuszczalne było głosowanie w drodze elektronicznej zainteresowani właściciele muszą wcześniej złożyć pisemnie takie deklaracje, a zarząd musi pamiętać, że nie wszystkie uchwały mogą być tak głosowane. Jeżeli jednak właściciel nie złożył takiej pisemnej deklaracji i przesyła kartę do głosowania na skrzynkę pocztową zarząd powinien uznać, że właściciel ten nie oddał skutecznie głosu (głos nieważny). Wówczas bowiem tylko własnoręczny podpis na karcie do głosowania doręczony zarządowi osobiście lub pocztą tradycyjną czyni kartę dokumentem świadczącym o tym, jak głosował właściciel.

Odpowiadał: Paweł Puch – prawnik