Zmiana sposobu zarządu

Co należy zrobić, gdy na zebraniu uchwała w tej sprawie nie została podjęta z powodu niewystarczającej frekwencji i notariusz nie będzie mógł dokonać wpisu do księgi wieczystej? Czy wówczas głosowanie należy uzupełnić w trybie indywidualnego zbierania głosów, czy też możliwe jest przyjęcie stosunku liczby głosów „za” do liczby głosów oddanych tylko na zebraniu, zamiast do liczby właścicieli ogółem (zarówno w sposobie głosowania wg wielkości udziałów jak i w sposobie „1 właściciel = 1 głos)? Nasz problem jest szerszy i wynika z braku zainteresowania udziałem w głosowaniu przez wielu właścicieli, włącznie z brakiem możliwości doręczenia im kart do głosowania bądź ustanowienia pełnomocnictwa. Sytuację komplikuje jeszcze dodatkowo zapis w umowie, iż uchwały dotyczące czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu podejmowane będą większością co najmniej 75% głosów (czy jest on prawnie skuteczny, skoro przepisy UWL stanowią o zwykłej większości głosów?). 

Odpowiedź: Ustawa o własności lokali wyraźnie stwierdza, że uchwała w sprawie zmiany dotychczasowego sposobu zarządu musi być zaprotokołowana przez notariusza (art. 18 ust. 2a). Oznacza to m.in., że uchwała ta musi być podjęta na zebraniu, na którym notariusz jest obecny, gdyż w przeciwnym razie nie mógłby protokołem potwierdzić, że uchwała została faktycznie podjęta. Z tego względu nie jest możliwe uwzględnianie głosów zbieranych indywidualnie.

Problem małej frekwencji na zebraniu można natomiast rozwiązać poprzez przygotowanie przez właścicieli lokali, którzy na zebranie nie będą mogli przybyć, notarialnych pełnomocnictw dla tych, którzy w zebraniu będą uczestniczyć. Kosztuje to niewiele, a pozwoli na sfinalizowanie sprawy.

Pamiętać należy, że w uchwale należy wyraźnie zapisać, że wspólnota postanawia zmienić zasady zarządzania nieruchomością wspólną z zarządu powierzonego na zarząd „właścicielski”, a dotychczasowa umowa wygasa z dniem podjęcia uchwały.

Jeśli uchwała zostanie podjęta, to – zgodnie z art. 20 ust. 1 UWL – trzeba wybrać zarząd. Tu obecność notariusza jest zbędna. Wspólnota nie może nakazać zarządowi, by zawarł umowę o administrowanie ze wskazanym przez nią podmiotem – wybór administratora jest suwerenną decyzją zarządu. Można jednak – przed podjęciem decyzji o wyborze do zarządu konkretnych osób – uzyskać od nich zapewnienie, że zawrą umowę ze wskazanym administratorem, co jednak nie będzie wiążące w sensie prawnym. Gdyby zarząd chciał wybrać innego administratora, to można zarząd odwołać bez podawania uzasadnienia.

„Zaostrzanie” zapisów ustawowych, np. poprzez stwierdzenie, że decyzje przekraczające zakres zwykłego zarządu wymagają ponad 75% głosów, jest niedozwolone, ale tylko wtedy, gdy umowa jest zawarta na podstawie konkretnego aktu prawnego. W tym przypadku sprawa nie jest jasna – została zawarta umowa bez odwoływania się do UWL (oprócz art. 18). wskutek tego zapis zawarty w umowie obowiązuje. Podejrzewam, że nie wszyscy członkowie wspólnoty, którzy umowę akceptowali, zdawali sobie sprawę z konsekwencji. 

Ustawa o własności lokali nie przewiduje powoływania „rady wspólnoty”. W łonie wspólnoty funkcjonują jedynie dwa organy – najwyższy, czyli zebranie ogółu właścicieli oraz wykonawczy, tzn. zarząd. Chcąc uniknąć na przyszłość problemów, należy po prostu wybrać zarząd. To, że jego członkami zostaną aktualni członkowie rady wspólnoty nie ma żadnego znaczenia. Nie można jednak podjąć uchwały o treści: rada wspólnoty zostaje przekształcona w zarząd, gdyż termin „rada wspólnoty” oznacza zbiór pusty. Po prostu – należy sporządzić imienną listę kandydatów do zarządu i poddać ją głosowaniu.

Warto podkreślić, że nie jest celowe powoływanie dodatkowych organów we wspólnocie, np. komisji rewizyjnej, ponieważ prawo kontroli działalności zarządu posiada każdy członek wspólnoty (art. 29 ust. 3).

Może się jednak zdarzyć, że zajdzie potrzeba wnikliwego zbadania sposobu realizacji przez zarząd określonej uchwały wspólnoty i wtedy warto wyznaczyć zespół – nieformalny, który w imieniu wszystkich właścicieli lokali sprawę gruntownie przebada i swoje uwagi przedstawi podczas ogólnego zebrania.

Niezrozumiałe jest dlaczego chcą Państwo zmienić sposób zarządu oraz dotychczasowego zarządcę zatrudnić w charakterze administratora. Jeśli nie sprawdza się, trzeba z jego usług zrezygnować, a jeśli jest dobry, to czy warto zmieniać sposób zarządu? Być może decyzja o zmianie sposobu zarządu została podjęta przez niektórych właścicieli lokali bez gruntownego przemyślenia. 

Oprac.: red.