Refleksje po rocznym zebraniu ogółu właścicieli

Zgodnie z brzmieniem art. 30 ust. 1 pkt 3 przywołanej ustawy, obowiązek zwołania zebrania do 31 marca danego roku nie oznacza jednocześnie obligatoryjnego obowiązku przeprowadzenia zebrania w tym terminie. Zebranie zwołane w powyższy sposób może bez przeszkód odbyć się po zakończeniu pierwszego kwartału. Data zebrania ma istotne znaczenie z punktu widzenia nie tylko samej organizacji zebrania, ale również z uwagi na przywilej każdego z członków wspólnoty do zwołania zebrania. W sytuacji, gdy zarząd lub zarządca nieruchomości wspólnej nie wykona obowiązku narzuconego na te podmioty, stosownie do art. 30 ust. 1a ustawy, prawo do zwołania zebrania przysługuje każdemu członkowi wspólnoty, niezależnie od ilości udziałów w nieruchomości wspólnej.

Co zaprząta umysły mieszkańców?

W niniejszym artykule postaram się przeprowadzić analizę kluczowych tematów, najczęściej omawianych na zebraniach społeczności mieszkaniowych. Jest to o tyle istotne, że z doświadczenia w branży wiem, że zarządcy często patrzą na to z innej perspektywy. Jako najważniejsze w oczach właścicieli można wyróżnić: ulepszenia, usprawnienia infrastruktury, lokalne wydarzenia i działania społeczności oraz bezpieczeństwo i ochrona najbliższej okolicy.

Ulepszenia infrastruktury są często głównym tematem dyskusji na zebraniach wspólnot mieszkaniowych. Mieszkańcy często zgłaszają obawy, dotyczące konserwacji i napraw części wspólnych, takich jak place zabaw, chodniki czy oświetlenie uliczne. Na przykład podczas niedawnego zebrania w jednej ze wspólnot mieszkańcy wyrazili niezadowolenie z powodu pogarszającego się stanu wyposażenia wspólnego placu zabaw na terenie sąsiedniej wspólnoty i przedstawiali potrzebę jego niezwłocznej naprawy. Dodatkowo kwestią dyskusyjną był podział kosztów za powyższe naprawy, gdyż z uwagi na istniejące wzajemne służebności, koszty te powinna ponieść również wspólnota, która nie jest właścicielem terenu, na którym plac się znajduje. Po przedstawieniu stanu prawnego, a także szacunkowych kosztów, właściciele obecni na zebraniu już aż tak mocno nie naciskali na jego naprawę.

Kluczowe okazały się zatem koszty – często słyszę „przecież płacimy co miesiąc” – wielokrotnie odniosłam wrażenie, że właściciele nie do końca rozumieją czym jest zaliczka eksploatacyjna, czemu jedni za garaż muszą płacić, a inni nie i co to są zaliczki celowe – tu sprawdza nam się jedna zasada – edukować, przypominać, omawiać i poświęcić czas na udzielanie takich odpowiedzi. Jeśli będziemy ich zbywać albo wyjaśniać temat jednym zdaniem zawsze odniesiemy odwrotny od oczekiwanego efekt. Nawet jeśli tłumaczyliśmy to kilka razy. Właściciele mają prawo nie pamiętać, nie rozumieć, nie wiedzieć – skupiają się na tematach wspólnoty często tylko w okolicy terminu zebrania rocznego, a my zarządcy codziennie.

Po pierwsze: koszty i wartość nieruchomości

Bardzo często modernizacja osiedlowej infrastruktury jest tematem wywołującym ożywione dyskusje wśród członków wspólnot. Niektórzy opowiadają się za przeznaczeniem większych środków na renowację części wspólnych (np. malowanie klatek schodowych), podczas gdy inni traktują priorytetowo inwestycje w tereny zielone, jeszcze inni nie chcą inwestycji długoterminowych, bo mieszkanie kupili w ramach inwestycji krótkoterminowej.

Trudno oczywiście negować fakt, że wszelkie modernizacje infrastruktury, zarówno te w części wspólne budynków, jak i te zewnętrzne, nie tylko poprawiają jakość życia mieszkańców, ale mają także znaczący wpływ na wartość nieruchomości. Nieruchomość utrzymana na wysokim poziomie zarówno technicznym, jak i estetycznym, a dodatkowo ze zmodernizowaną nowoczesną infrastrukturą, może znacząco podnieść atrakcyjność mieszkania na tle okolicy, podnosząc tym samym wartość nieruchomości i przyciągając potencjalnych nabywców, a także najemców lokali. A to niejednokrotnie cel właścicieli lokali, którzy kupują swoje lokale inwestycyjnie. W Warszawie mamy kilka takich lokalizacyjnych „smaczków”, gdzie standard wykończenia i utrzymania części wspólnych odbiega od innych na terenie dzielnic Warszawy. To miejsca, gdzie na zwalniający się lokal czeka kolejka najemców. Jest to np. Żoliborz, czy też nowoczesna, rozwijająca się część Pragi z Koneserami i Portem Praskim na czele.

Po drugie: wspólnotowa integracja

Wydarzenia i działania społeczne, to kolejny kluczowy obszar burzliwych rozmów na zebraniach wspólnot mieszkaniowych. Właściciele często współpracują przy planowaniu i organizowaniu wydarzeń towarzyskich, takich jak imprezy osiedlowe na Dzień Dziecka, Dzień Sąsiada itp., uroczystości świąteczne i akcje charytatywne. Wydarzenia te służą sąsiadom do interakcji, wzmacniania więzi społecznych i budowania poczucia wspólnoty. Zainteresowanie uczestnictwem w działaniach społecznych różnią się w zależności od wspólnoty mieszkaniowej – niektóre wspólnoty mogą pochwalić się wysokim poziomem zaangażowania, a inne mają trudności ze zdobyciem nawet niewielkiego zainteresowania. Znam wspólnoty, gdzie impreza z okazji Dnia Dziecka jest najważniejszym i wyczekiwanym wydarzeniem sezonu. Zarówno dzieci, jak i dorośli czekają na to, co nowego wymyśli im w tym roku zarządca – dmuchane zjeżdżalnie, pokazy baniek, maskotki i gry wielkoformatowe są na porządku dziennym. W kolejnych latach pojawia się pokaz magika, grill, wata cukrowa czy popcorn. Bywało tak, że przy okazji wspólnego ubierania choinki stawialiśmy nawet fontanny czekoladowe, od których nie mogli oderwać się i mali, i duzi.

Informacje zwrotne i sugestie mieszkańców mają kluczowe znaczenie dla poprawy jakości i przydatności przyszłych wydarzeń. Na przykład, po wieczorze filmowym o małej frekwencji członkowie społeczności mogą zaproponować alternatywne formy wydarzeń albo zasugerować promowanie wydarzeń za pomocą mediów społecznościowych, aby zwiększyć uczestnictwo. Aktywnie angażując mieszkańców w planowanie i realizację wydarzeń społecznych, wspólnoty mieszkaniowe mogą wspierać tętniące życiem i włączające środowisko społeczne.

Po trzecie: bezpieczeństwo i ochrona

Bezpieczeństwo i ochrona nieruchomości to również bardzo ważne kwestie, które są często poruszane na zebraniach wspólnot mieszkaniowych. Mieszkańcy poszukują aktualnych informacji na temat wskaźników przestępczości, trendów i środków bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim rodzinom i majątkowi. Najtrudniej jest im zrozumieć, że ta ochrona z lobby nie chroni ich mieszkania czy roweru na balkonie albo w garażu. Programy i inicjatywy sąsiedzkie są często omawiane jako profilaktyczne środki, mające na celu powstrzymywanie działalności przestępczej i promowanie czujnej społeczności. Taką najpowszechniejszą metodą jest rozbudowa systemu monitoringu wizyjnego, który w dzisiejszych czasach można wyposażyć w szereg nowoczesnych algorytmów i funkcji, ułatwiających agentom ochrony śledzenie osób zachowujących się podejrzanie, dzięki czemu mogą zareagować zdecydowanie szybciej. Ponadto niezwykle istotna i niezbędna do skutecznego rozwiązywania problemów związanych z bezpieczeństwem jest współpraca z lokalnymi organami ścigania. Będąc w bieżącym kontakcie z funkcjonariuszami organów ścigania, przede wszystkim dzielnicowym, mieszkańcy mogą uzyskać wskazówki, dotyczące strategii zapobiegania przestępczości, szybko zgłaszać incydenty i włączać się w działania policji. W zależności od potrzeb, na zebranie są oni niejednokrotnie również zapraszani. Co ważne, dyskusje na temat bezpieczeństwa w najbliższej okolicy wspólnoty podkreślają zbiorową odpowiedzialność właścicieli za ochronę swojej nieruchomości i tworzenie bezpiecznego środowiska życia dla wszystkich.

Inicjatywy, pomysły pozostaną jednak przez właścicieli niezauważone, jeśli zarządca nie pracuje na relację z nimi przez cały rok. Jeśli na zebraniu kluczowymi uwagami jest nie odbieranie telefonów, nie oddzwanianie, nie odpisywanie na maile, to żaden Dzień Dziecka nie nadrobi tych niedociągnięć w codziennej pracy zarządcy. Właściciele muszą czuć się bezpieczni i zaopiekowani.

Wespół w zespół

Podsumowując, zebrania wspólnot mieszkaniowych, czyli spotkania społeczności osiedlowych stanowią, cenne forum do poruszania szerokiego zakresu spraw i tematów mających wpływ na dobrostan i spójność osiedli, a nawet większych obszarów np. dzielnic. Zagłębiając się w dyskusje na temat poprawy infrastruktury, wydarzeń i działań społeczności oraz bezpieczeństwa i ochrony okolicy, mieszkańcy mogą wspólnie stawić czoła wyzwaniom, dzielić się pomysłami i pracować na rzecz poprawy ogólnej jakości życia w swoich małych społecznościach. Poprzez aktywne zaangażowanie i udział w zebraniach, właściciele przyczyniają się do rozwoju dobrze prosperującej i prężnej wspólnoty mieszkaniowej.