Zebranie wspólnoty mieszkaniowej

Żeby przeanalizować około zebraniową sytuację zarówno od strony zarządców, jak i właścicieli musimy wrócić do początków.

Zebrania wspólnot mieszkaniowych to spotkania właścicieli lokali z danej nieruchomości, które służą przedstawieniu sytuacji finansowej wspólnoty, omówieniu stanu technicznego nieruchomości, przedstawieniu planów i potrzeb wspólnoty, ale przede wszystkim podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania budynkiem. Rzadko jednak się zdarzą, żeby formalne decyzje, te które podejmowane są w formie uchwał zapadały podczas zebrania. W zebraniach uczestniczy średnio 10–15% właścicieli, więc te brakujące prawie 40% zarządcy uzbierać muszą w trybie indywidualnym.

Podstawy prawne

W Polsce zebrania wspólnot mieszkaniowych reguluje ustawa o własności lokali z 1994 roku. Każda wspólnota musi raz w roku (do 31 marca) zwołać zwyczajne zebranie roczne.

Kto zwołuje zebranie?

Zebrania zawsze zwołuje zarząd wspólnoty. W niestandardowych sytuacjach zebranie mogą zwołać też właściciele posiadający co najmniej 10% udziałów w nieruchomości – jest to zebranie na wniosek.

Tematy omawiane na zebraniu rocznym

Sprawozdanie finansowe i merytoryczne zarządu. Plan gospodarczy na kolejny rok. Plan remontów i inwestycji. Zmiany w wysokości opłat. Wybór lub zmiana zarządu/zarządcy. Inne sprawy zgłoszone przez właścicieli lokali w ramach wolnych wniosków lub wniosków formalnych.

Podejmowanie uchwał

Uchwały zapadają większością udziałów (nie głosów właścicieli, nie głosów właścicieli obecnych na zebraniu, lecz udziałów w nieruchomości wspólnej). Właściciele mogą głosować na zebraniu, lub w drodze indywidualnego zbierania głosów poprzez karty do głosowania lub, jeśli uchwała WM na to pozwala, poprzez głosowanie elektroniczne udostępnione w systemie na którym pracuje firma zarządzająca.

Czy czas na podjęcie uchwały jest ograniczony?

Co do zasady nie, ale bywają sytuacje, że nie podjęta w ciągu danego roku uchwała traci swój sens lub przestaje być możliwa do zrealizowania. Znam wspólnoty, które mają otwartych kilka, kilkanaście uchwał sprzed lat. Głosowanie formalnie trwa, mimo że np. prace, których dotyczą i stawki podane w ich treści, ze względu na wzrosty cen, w przypadku ich podjęcia dziś nie są możliwe do zrealizowania. Jeśli uchwała nie została podjęta przez 2–3 lata, albo jeśli liczba oddanych głosów na „tak” i na „nie” realnie nie pozwoli na jej podjęcie, to warto takie uchwały zamykać.

Co jeśli właściciel nie zgadza się z uchwałą?

W sytuacji, gdy właściciel nie zgadza się z podjętą uchwałą, gdy w jego ocenie narusza ona prawo lub interes właściciela, w ciągu 6 tygodni od jej podjęcia powinien złożyć pozew do sądu o jej uchylenie. Co do zasady zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje jej realizacji, jednak składając wniosek właściciel może rozszerzyć go o wstrzymanie wykonalności uchwały do czasu rozpatrzenia wniosku przez sąd. W takiej sytuacji zarząd realizować uchwały nie może.

Zebranie na wniosek właścicieli

Zebrania wspólnoty mieszkaniowej na wniosek właścicieli to ważne narzędzie, które pozwala mieszkańcom wpływać na decyzje dotyczące zarządzania nieruchomością.

Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy o własności lokali, właściciele posiadający co najmniej 10% udziałów w nieruchomości mogą żądać zwołania zebrania.

• Jak złożyć wniosek o zebranie? Wniosek powinien być pisemny, podpisany przez właścicieli posiadających minimum 10% udziałów, zawierać proponowany porządek obrad, treść uchwał, jeśli planowane jest poddanie ich pod głosowanie oraz uzasadnienie. Wniosek należy przekazać zarządowi lub zarządcy – najlepiej za potwierdzeniem odbioru.
• Co jeśli zarząd/zarządca ignoruje wniosek? Jeśli zarząd nie zwoła zebrania wnioskodawcy mogą sami je zwołać, informując wszystkich właścicieli (np. listownie, e-mailem, wywieszając ogłoszenie na klatce). Zebranie jest ważne, jeśli zachowane są wymogi formalne (np. prawidłowe powiadomienie).
• Najczęściej poruszanymi tematami na zebraniach na wniosek właścicieli są: odwołanie zarządu. Zmiana sposobu zarządu nieruchomością. Wprowadzenie nowych zasad korzystania z nieruchomości (np. regulaminu). Podjęcie uchwał dotyczących remontów lub finansów.
• Czy zebranie może odbyć się online? Tak, jeśli wspólnota wcześniej przyjęła uchwałę, dopuszczającą zebrania w formie zdalnej lub jeśli taki zapis znalazł się we wniosku.
• Czy jest jakiś określony czas na zwołanie zebrania na wniosek? Jeśli we wniosku nie ma określonej daty to przyjęło się, że zarząd ma 6 tygodni na jego zwołanie zebrania. Termin 6 tygodni na zwołanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej na wniosek właścicieli wynika z orzecznictwa sądowego oraz zasad dobrej praktyki zarządzania nieruchomościami, a nie bezpośrednio z ustawy.
  • Brak ścisłego terminu w ustawie. Ustawa o własności lokali (art. 30 ust. 1, zdanie drugie) mówi, że: „Na żądanie właścicieli lokali posiadających co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej zarząd jest obowiązany zwołać zebranie w terminie wyznaczonym w żądaniu”. Jednak nie określa maksymalnego terminu na jego zwołanie.
  • Skąd więc 6 tygodni? W orzecznictwie sądowym przeważa opinia, że 6 tygodni, to wystarczający czas na organizację spotkania, ale jednocześnie nie nadmiernie wydłużający proces. W środowisku zarządców nieruchomości oraz wspólnot mieszkaniowych przyjęło się stosowanie terminu bez zbędnej zwłoki, co oznacza, że – zgodnie z zasadą rzetelnego zarządzania – zarząd nie może dowolnie opóźniać zwołania zebrania.
• Co jeśli zarząd nie zwoła zebrania? Jeśli zarząd lub zarządca ignoruje wniosek, właściciele mają prawo zwołać zebranie samodzielnie (powiadamiając wszystkich właścicieli i zapewniając zgodność z zasadami wspólnoty), a także zaskarżyć bezczynność zarządu do sądu, żądając zobowiązania go do działania.

Czy jest się czego bać?

Nie brzmi to wszystko tak źle, a jednak u wielu zarządców strach przed zebraniami jest duży.

Pamiętam swoje początki w zawodzie, od starszych kolegów słyszałam dużo pozytywów o branży, o tym że to praca, która pozwala rozwijać się w różnych kierunkach, bo wymaga od nas multidyscyplinarnego podejścia, ale im bliżej zebrań tym głośniejsze były inne głosy: „zebrania to masakra” „jak ja nie lubię zebrań” „boje się zebrań”. Nie brzmiało to zachęcająco.

Minęły lata, podczas których przeprowadziłam setki zebrań, pracuję z doskonałym znającym branżę zespołem, spotykam zarządców, którzy na zarządzaniu zjedli zęby a jednak zebrania nadal wielu z nas stresują.

Nie byłabym uczciwa, gdybym nie powiedziała, że miewam zebrania, które i mnie „spinają”. Dlaczego? Zebranie to klasyczne wystąpienie publiczne, to poddanie się pod ocenę, to moment kiedy sprzedajemy swoją pracę. Otoczka z nim związana też czasem podnosi jego rangę więc i rosną emocje. Mam zarząd, który oczekuje, że zebranie potrwa, że nie będziemy „gonić” do końca tylko każdej pozycji damy tyle czasu, ile właściciele potrzebują na przegadanie różnych tematów. Zdarzają się zebrania, podczas których planujemy przerwę na pizzę i 5 godzin niewyjęte. Miewałam też zebrania w salach teatralnych i to nie takich kameralnych w domu kultury, lecz takich na 500 osób i każde z nich już jest za mną i z każdego wyciągnęłam wnioski i na nich zbudowałam swoje doświadczenie.

Zarządcy nieruchomości, szczególnie Ci dopiero zaczynający swoją zawodową przygodę, często podchodzą do zebrań wspólnot mieszkaniowych z pewną ostrożnością, a w niektórych przypadkach wręcz się ich obawiają.

Powody, wywołujące obawy przed zebraniem

• Problemy proceduralne zebrania wymagają przygotowania: dokumentacji, uchwał, budżetu. Jeśli formalności nie zostaną dopełnione prawidłowo, uchwały mogą być podważone.
• Błędy w dokumentach finansowych
• Niepopularne decyzje podejmowane przez zarząd wspólnoty, z których tłumaczyć się musi zarządca. Wiemy przecież wszyscy, że bywają zarządy, które otwarcie mówią i bronią swoich decyzji.
• Brak aktywności właścicieli poza zebraniami. Wielu właścicieli ignoruje bieżące sprawy wspólnoty, ale na zebraniu nagle wyraża niezadowolenie. Może to powodować frustrację zarządcy, który przez cały rok zajmuje się nieruchomością, a potem musi tłumaczyć się przed osobami, które nie angażowały się wcześniej.
• Trudne pytania i krytyka. Mieszkańcy często mają pretensje o wysokie koszty utrzymania budynku, niedostateczną jakość usług lub brak remontów. Zarządca musi tłumaczyć się z decyzji finansowych i organizacyjnych, co bywa stresujące.
• Konflikty między sąsiadami często dzielą się na frakcje, które mają różne interesy. Zebranie może przerodzić się w kłótnię między właścicielami, a zarządca zostaje wciągnięty w spory, przy czym opowiadanie się po jednej ze stron jest najgorszym rozwiązaniem.
• Najbardziej prozaiczne, acz szalenie ważne jest ryzyko utraty stanowiska. Zebrania są momentem, w którym właściciele mogą przegłosować odwołanie zarządcy lub zmienić sposób zarządzania nieruchomością. Jeśli zarządca nie cieszy się zaufaniem, może zostać zastąpiony.
• Wymuszanie decyzji niezgodnych z prawem. Niektórzy właściciele oczekują od zarządcy działań, które są niezgodne z prawem, np. faworyzowania określonych lokatorów czy nielegalnych zmian w budynku. Zarządca może znaleźć się pod presją, by podejmować decyzje, za które ponosi odpowiedzialność prawną.

Jedni są stworzeni do zebrań, inni mniej, jednym przychodzi to łatwo, innych kosztuje nieprzespaną noc, ale warto pamiętać, że właściciele nie przychodzą oceniać nas, ani komentować naszej nieodprasowanej koszuli czy przejęzyczenia – oni przychodzą, żeby się dowiedzieć dlaczego jest drogo, dlaczego tak dużo płacą za garaż, dlaczego, mimo planowanych oszczędności nie płacą mniej, kiedy planujemy remont klatki czy też nowe nasadzenia. To ich dom, to miejsce, w którym chcą czuć się dobrze i bezpiecznie. Dlatego, odpowiadając na ich pytania, patrzmy na nie przez pryzmat ich potrzeb.

Szykując się do zebrania zastanówmy się o co najczęściej pytali w ciągu roku – te pytania na bank padną i podczas zebrania. Przygotujmy się, przygotujmy prezentację, która przyciągnie uwagę i przypomni podejmowane w ciągu minionego roku działania. Pochwalmy się, ale też uczciwie podejdźmy do tego czego jeszcze nie udało się zrealizować, a na czym wiemy, że właścicielom zależy. Wyjaśnijmy to zawczasu, im więcej powiemy sami, tym mniej będzie tych „atakujących” pytań.

Zarządca odgrywa kluczową rolę w organizacji i przeprowadzeniu zebrania wspólnoty. Dobra organizacja i przygotowanie pomagają uniknąć chaosu, konfliktów oraz zapewniają sprawny przebieg spotkania.

Kilka złotych rad

• Przeczytaj protokół z poprzedniego zebrania.
• Zastanów się, czym się możesz pochwalić, co ważnego dla Właścicieli się wydarzyło, jakie remonty, czy istotne naprawy wykonano – zdjęcia przed i po zawsze pomagają.
• Nie idź na zebranie sam, zaplanuj wsparcie do napisania protokołu i pilnowania listy. Jeśli planujesz ważne remonty zaproś inspektora budowlanego, jeśli fotowoltaikę – to potencjalnego wykonawcę. Jeśli spodziewasz się wielu pytań księgowych, poproś księgowość o wsparcie.
• Z wyprzedzeniem ustal termin i miejsce zebrania. O terminie możesz wcześniej poinformować właścicieli choćby w Newsletterze, miejsce powinno być blisko, a sala niedroga i w miarę wygodna – klasa szkolna jest ok, ale klasa 1–3 ze względu na rozmiar krzeseł już nie.
• Przemyśl porządek obrad. Uwzględnij obowiązkowe punkty, dodaj tematy zgłoszone przez właścicieli, precyzyjnie sformułuj zapisy uchwały – ich treść powinna być jasna, konkretna i zgodna z przepisami.
• Przygotuj się na trudne pytania. Przeanalizuj zgłoszenia i skargi, pomyśl o problemach mieszkańców, przygotuj odpowiedzi na potencjalne zarzuty (np. dlaczego wzrosły opłaty, skąd opóźnienia w remontach). Dobrze mieć tu dokumenty, które potwierdzą nasze słowa.
• Zaplanuj sprawne prowadzenie zebrania. Zarządzaj czasem, to pozwoli na uniknięcie chaotycznych dyskusji. Zamknięcie zebrania.

Dobra organizacja zebrania – to klucz do uniknięcia konfliktów i sprawnego podejmowania decyzji. Powodzenia!