Ergonomiczny open space

Katalog dolegliwości i często idących za nimi chorób zwanych przez lekarzy potocznie „biurowymi” jest spory. Długotrwała praca w biurze, co obecnie jest tożsame z pracą przy komputerze może bowiem powodować: zaburzenia widzenia oraz widoczne zaczerwienienie spojówek, łzawienie oczu, dolegliwości skórne a także obniżenie możliwości kognitywnych jak np. trudności w myśleniu, duży spadek koncentracji, nerwowość, kłopoty z tzw. krótką pamięcią a nawet stany lękowe biorące się z przemęczenia, nerwice.

Zwykle dolegliwości te przemijają np. podczas długiego weekendu czy urlopu, ale często prowadzą do bardzo poważnych chorób m.in. zwyrodnień w kręgosłupie w odcinku szyjno­‑barkowym, dyskopatii, nerwic lękowych czy chorób kardiologicznych (zwłaszcza związanych zaburzeniami ciśnienia).

Nie każde biuro jest oczywiście źródłem takich poważnych schorzeń. Jednak według raportu Międzynarodowej Organizacji Pracy, opublikowanego w 2011 roku, dotyczącego warunków panujących w biurach w państwach najwyżej rozwiniętych, biura źle urządzone, w których zlekceważono zasady ergonomii pracy, na pewno do takich dolegliwości doprowadzą.

Stosowany obecnie w polskich biurach poziom ergonomii jest wciąż niewysoki. Na ogół poprzestaje się na absolutnym minimum warunków bhp; tymczasem wdrożenie zasad ergonomii jest równie dobrą inwestycją jak wprowadzenie zarządzania flotą lub cyklem życia dokumentów papierowych i elektronicznych. Podobnie bowiem jak te dwa wdrożenia, także ergonomia może przełożyć się na zysk.

Open space stosują nawet najmniejsi

Jednym z podstawowych obecnie środowisk pracy są „farmy biurek” czyli open­ space. U źródeł sukcesu tej koncepcji, która na większą skalę pojawiła się we wczesnych latach 90. leży obniżka kosztów przestrzeni biurowej – według badań IBM z połowy lat 90, open-space to ponad 20 proc. oszczędności na kosztach urządzania biur.

Na metrze kwadratowym powierzchni można bowiem rozlokować więcej sprzętów i w aranżacji zwrócić uwagę przede wszystkim na maksymalną oszczędność miejsca. Środowiska pracy tego typu są przy tym bardzo elastyczne i łatwo je dostosować do zmieniających się zadań czy potrzeb przedsiębiorstwa.

Poza tym open space sprzyja szybkiej komunikacji. Według badań IBM odpowiednie ustawienie biurek przyspiesza obieg dokumentów i zwiększa o 15 proc. wydajność pracowników. W Polsce open-space jest bardzo popularne – stosują je nawet firmy małe, które jeszcze kilka lat temu wynajmowały urządzone biura.

Stosunkowo nowym trendem open space jest tzw. klastrowanie, czyli tworzenie stanowisk pracy zespołowej, złożonych z układów 2–4 biurkowych. Zwykle w klastrze pracują osoby z jednego działu bądź zajmujące się jednym projektem; klastrowanie ma zwiększać wydajność pracownika o następne 10 proc. Takie układy mają też zwiększać integrację pracowników i poprawiać atmosferę w firmie.

Jednak badania australijskich psychologów z University of Melbourne udowodniły, iż zyski te mogą być iluzoryczne. Open-space naruszają bowiem głęboko zakorzenioną w ludziach terytorialność, co sprawia, że tracą oni poczucie bezpieczeństwa. W takim miejscu pracy wyższy jest nie tylko stopień stresu, ale także negatywny wpływ na kondycję fizyczną i psychiczną dla znakomitej większości – ok 90 proc. – pracowników.

Praca w open space ma także negatywne skutki w przypadku epidemii sezonowych. Jak udowodnili uczeni z University of British Columbia w Kanadzie, tego typu środowisko pracy jest idealne dla wirusów – w takich biurach ilość zachorowań na zakażenia wirusowe jest o 20 proc. wyższa niż w przypadku tradycyjnych, „klasycznych” biur, co dla pracodawcy skutkuje także większą liczbą zwolnień lekarskich.

Aranżacja biura typu open space

Ogólnie rzecz biorąc, prawidłowa – a więc w jak największym stopniu unikająca tych zagrożeń i spełniająca zasady ergonomii, aranżacja wnętrz typu open-space jest dość trudna i wymagająca sporej ilości starań ze strony zespołu projektowego. Dzieje się tak choćby ze względu na konieczność pogodzenia wyraźnych przeciwieństw, które ujawniają się w trakcie tego procesu np. komunikacja – hałas, swobodne przemieszczanie się – konieczność oddzielania przestrzeni.

Po dwa metry wolnej podłogi…

Jednak istnieje kilka wytycznych, opartych na aktach prawnych dotyczących urządzania przestrzeni biurowej. Znajdują się one m.in. w ustawie Kodeks pracy [DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; (KP)] oraz w rozporządzeniu MPiPS w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.); rozporządzeniu MI w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (DzU nr 75, poz. 690 z późn. zm.); rozporządzeniu MPiPS w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973 z późn. zm.).

Jak wynika z ich lektury, w przypadku wielu pracowników jednocześnie zatrudnionych, na każdego z nich powinno przypadać co najmniej 13 metrów sześciennych objętości pomieszczenia i ponad 2 metry kwadratowe wolnej podłogi. Wolnej, a więc nie zajętej przez urządzenia techniczne, meble czy wyposażenie.

Konieczne jest także zapewnienie właściwej komunikacji – przejścia powinny zapewniać swobodny ruch zarówno jedno- jak i dwukierunkowy i w świetle cytowanych przepisów posiadać nie mniej niż 0,6 m szerokości (dla ruchu jednokierunkowego) oraz 1 m (dla ruchu dwukierunkowego) przy czym niedopuszczalne jest tworzenie stref wyłącznie o ruchu jednokierunkowym, nawet w wydzielonych obszarach. Warto też zwrócić uwagę na uwzględnienie potrzeb osób niepełnosprawnych – pracujących już w firmie, a także klientów.

Wysokość pomieszczenia nie może być niższa niż 3 m. Przy spełnieniu wymogu 15 m sześciennych wolnej przestrzeni na jednego pracownika można obniżyć ten wymóg do 2,5 m, ale tylko w przypadku pomieszczeń, w których pracuje do 4 osób i nie może być to wydzielony fragment open-space.

Ergonomiczne stanowisko

Następne wymogi dotyczą urządzenia stanowiska w ramach open space. Pracownik bowiem musi posiadać na stanowisku możliwość takiego rozmieszczenia wszystkich elementów obsługiwanych nie zdalnie, aby znalazły się one w zasięgu rąk.

Odległości między monitorami na sąsiednich stanowiskach nie mogą być mniejsze niż 0,6 m, zaś między pracownikiem, a tylną ścianką monitora osoby pracującej naprzeciw nie może być mniejszej odległości niż 0,8 m. Z kolei odległość miedzy ekranem a oczami pracownika nie może być mniejsza niż 0,4–0,75 m w zależności od wielkości monitora.

Problemem jest hałas

Według cytowanych już przepisów, w pomieszczeniach, gdzie znajdują się stanowiska komputerowe, dopuszczalny poziomu hałasu nie powinien przekraczać 55 dB. Tymczasem kilkadziesiąt stanowisk komputerowych na jednej otwartej przestrzeni generuje o wiele większy hałas. Nakłada się na to jeszcze konieczność komunikacji interpersonalnej.

W efekcie od razu przy projektowaniu open­‑space trzeba uwzględnić odseparowanie stanowisk pracy panelami wygłuszającymi lub ściankami działowymi. Tego typu rozwiązania mają również taką zaletę iż budują prywatność, co częściowo znosi uciążliwe cechy pracy w open-space. Z tego też względu trzeba, a nawet warto pozostawiać pracownikom urządzenie swoich działów.

Warto wspomnieć, iż dostępne na rynku ścianki wygłuszające posiadają różny poziom ochrony przed hałasem i inny ich rodzaj trzeba będzie zastosować w przypadku oddzielenia działu finansowo-księgowego, a inny w ramach call centre czy działu handlowego. Konieczne jest też takie rozplanowanie biura tak, aby uniknąć ciągów „przechodnich”.

Z punktu widzenia ergonomii np. niedopuszczalne jest przechodzenie klientów poprzez pracujące już działy – recepcja i ewentualne sale konferencyjne, recepcyjne i pokoje kierownictwa powinny znajdować się na przodzie biura typu open space.

Hot desking

Często promowanym typem założenia biurowego, zwłaszcza w obecnych czasach kryzysu gospodarczego jest hot desking. To open space, w którym pracujący pojawiają się w ustalonym czasie, realizując większość zadań poza biurem. Jedno stanowisko pracy przypada wtedy na kilka osób; koniecznym jest aby nie były to więcej niż dwie osoby.

W świetle ergonomii tacy pracownicy muszą posiadać elementy wyposażenia przyporządkowane im indywidualnie – najlepiej aby były to małe przesuwne, zamykane szafki-kontenerki, w których znajdą się ich dokumenty i wyposażenie. Niezbędny jest także grafik pracy aktualizowany w czasie rzeczywistym i dostępny także na urządzeniach mobilnych, aby pracownik w każdej chwili mógł sprawdzić czy może pojechać do biura.

Ergonomiczną funkcjonalność biur typu hot desking można zwiększyć, tworząc salę spotkań i tzw. quiet rooms, gdzie pracownicy mogą odpocząć od panującego na stanowiskach pracy hałasu.

Na zakończenie warto wspomnieć, iż przy ergonomicznym projektowaniu open space przestanie być typową przestrzenią wolną. Upodobni się do klasycznego biura, z indywidualnymi i działowymi stanowiskami pracy oraz z wydzielonymi powierzchniami specjalnymi jak np. sale konferencyjne, recepcyjne czy pokoje managerów. Przestrzeń ta jest jednak elastyczna i łatwiejsza do szybkiego przeorganizowania niż tradycyjne biuro; oczywiście jest także tańsza.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!