Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej

Inwestor, oddając do użytkowania budynek, zobowiązany jest przekazać wspólnocie mieszkaniowej dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą, którą stanowi dokumentacja budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz pomiarami powykonawczymi.

Przekazaniu podlegają również inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także instrukcje obsługi i eksploatacji instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem.

Zarząd lub zarządca jest zobowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji, przechowywać ją i aktualizować.

Dokumentacja techniczna

Ponadto właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego.

Książka obiektu budowlanego powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego do użytkowania, a zatem w tej dacie to nikt inny, tylko deweloper powinien ją założyć. Książka powinna mieć format A4 i być wykonana w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie eksploatacji obiektu. Książka powinna mieć ponumerowane strony, zabezpieczone przed ich usunięciem lub wymianą. Wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

W książce obiektu budowlanego wpisuje się:

• podstawowe dane identyfikujące obiekt, w tym jego rodzaj i adres, właściciela, zarządcę, numer i datę sporządzenia protokołu odbioru obiektu, nazwę organu, który go wydał, numer i datę wydania pozwolenia na użytkowanie obiektu, numer i datę protokołu przejęcia obiektu przez nowego zarządcę, dane ogólne o obiekcie wraz z wykazem dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej przekazanej przy zakładaniu książki;
• plan sytuacyjny obiektu, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła, protokoły kontroli oraz badań zgodnie z przepisami prawa budowlanego.

Do książki obiektu budowlanego dołącza się:

• protokoły z kontroli obiektu budowlanego, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, świadectwo charakterystyki energetycznej, dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą, dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem.

Prowadzenie właściwej dokumentacji technicznej jest bardzo ważne, gdyż zgodnie z art. 93 ustawy Prawo budowlane ten, kto nie spełnia obowiązku przechowywania dokumentów związanych z obiektem budowlanym lub prowadzenia książki obiektu budowlanego, podlega karze grzywny.

Dokumentacja prawna

Oprócz dokumentacji technicznej wspólnota mieszkaniowa powinna posiadać także dokumentację prawną wraz ze spisem właścicieli lokali i wielkością posiadanych przez nich udziałów w nieruchomości wspólnej oraz dokumenty rejestracyjne wspólnoty.

Dokumentacja prawna obejmuje także wszelkie umowy, jakie deweloper zawarł na obsługę nieruchomości wspólnej, związane z dostawą mediów, konserwacją i utrzymaniem czystości.

Częścią dokumentacji prawnej są także karty gwarancyjne urządzeń technicznych w nieruchomości wspólnej, umowy o ich konserwację oraz obsługę.

Odtworzenie dokumentacji technicznej

Przejęcie budynku z pełną dokumentacją jest nierzadko pobożnym życzeniem. Tymczasem opracowanie kompletnej dokumentacji budynku to dość kosztowna i czasochłonna operacja, dlatego też niektórzy pierwotni właściciele (deweloperzy, spółdzielnie, gminy) próbują przerzucić koszt jej stworzenia na przejmującą zarząd wspólnotę mieszkaniową.

W sytuacji gdy właściciel nie przekazał dokumentacji lub jest ona niekompletna wspólnota mieszkaniowa powinna wezwać dotychczasowego właściciela do jej wydania, wyznaczając termin na jej przekazanie.

Jeśli te zabiegi okażą się nieskuteczne, zarząd obowiązany, jest do podjęcia niezwłocznych czynności zmierzających do opracowania tej dokumentacji i rozliczenia kosztów związanych z jej opracowaniem.

W tym celu wspólnota mieszkaniowa musi podjąć uchwałę. Jeżeli uchwała właścicieli lokali nie stanowi inaczej, koszty opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku obciążają do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu dotychczasowego właściciela nieruchomości, a po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu wszystkich właścicieli lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Dlatego ważne jest, żeby wspólnota mieszkaniowa w porę podjęła kroki w celu odtworzenia dokumentacji technicznej, aby mogła jej opracowaniem obciążyć dotychczasowego właściciela.

Wspólnota mieszkaniowa odtworzenia dokumentacji dokonuje jednak na swój koszt, a dopiero po jej odtworzeniu - jeżeli nastąpiło to przed wyodrębnieniem ostatniego lokalu - wspólnota powinna wezwać dotychczasowego właściciela do zwrotu kosztów aktualizacji.

W przypadku odmowy zwrotu tych kosztów wspólnota ma prawo skierować sprawę na drogę sądową.

Jeśli wspólnota w porę nie podjęła kroków w celu odtworzenia dokumentacji i czynności te wykonuje w sytuacji, gdy wyodrębniono już wszystkie lokale, powinna te koszty podzielić między właścicieli lokali w stosunku do wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej.

Należy zwrócić uwagę, że wyodrębnienie własności ostatniego lokalu w budynku oznacza, że wyodrębniono w formie aktu notarialnego lub orzeczenia sądu własność wszystkich lokali w nieruchomości, a zatem, że poza lokalami stanowiącymi odrębną własność w budynku jest już tylko nieruchomość wspólna. Nie można inaczej rozumieć tego pojęcia. Błędem popełnianym najczęściej przez gminy jest próba obchodzenia przepisu o konieczności zwrotu kosztów odtworzenia dokumentacji poprzez twierdzenie, że wyodrębnienie własności wszystkich lokali w budynku następuje już z chwilą uzyskania zaświadczenia o samodzielności lokali.

Jeżeli w budynku właściciel wyodrębnił i przeniósł własność kilku lokali, a nadal dysponuje lokalami, np. zajętymi przez najemców, które nie zostały wyodrębnione (nie ustanowiono ich odrębnej własności w formie aktu notarialnego lub orzeczenia sądowego i nie założono dla nich odrębnych ksiąg wieczystych), to nie można uznać, że wyodrębniono własność ostatniego lokalu. W takiej sytuacji obowiązek pokrycia kosztów opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku obciąża dotychczasowego właściciela nieruchomości. Jeżeli jednak w przedmiotowym budynku właściciel wyodrębnił i przeniósł własność kilku lokali, a następnie ustanowił w formie aktu notarialnego odrębną własność reszty lokali w budynku z założeniem na nie odrębnych ksiąg wieczystych i wpisaniem siebie jako właściciela, to mamy do czynienia z sytuacją, w której w danym budynku wyodrębniono własność wszystkich lokali.

Czyje dokumenty...?

Zwrócić należy uwagę, że właścicielem dokumentów dotyczących nieruchomości jest wspólnota mieszkaniowa, a nie jej zarządca. Zarząd powierza dokumentację do dyspozycji zarządcy, aby mógł on prowadzić obsługę nieruchomości, ale tylko na czas sprawowania przez niego zarządu. Zarządca, wykonując czynności z zakresu zarządzania, „powiększa" dokumentację wspólnoty mieszkaniowej o kolejne dokumenty, ale nie zmienia to faktu, że robi to w imieniu i na rzecz tejże wspólnoty, a każdy dokument jest częścią dokumentacji wspólnoty i jej własnością. W przypadku zmiany zarządcy poprzedni zarządca ma obowiązek protokolarnie przekazać wszystkie dokumenty.

Okres przechowywania dokumentów

Przechowaniu przez cały okres istnienia obiektu podlegają opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie oraz książka obiektu budowlanego. Inne zasady dotyczą natomiast dokumentów księgowych czy podatkowych.

Z ustawy o rachunkowości wynika, że czas przechowywania dokumentów księgowych wynosi 5 lat i liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym.

Przepisy podatkowe wskazują natomiast, że dokumentację księgową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Natomiast zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem podatkowym przechowywać należy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Dostęp właścicieli do dokumentacji

Właścicielom lokali we wspólnocie mieszkaniowej przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. Ustawa o własności lokali nie precyzuje jednak środków i zakresu kontroli ani obowiązków zarządu w tym zakresie.

Bezsprzecznie jednak w prawie kontroli zawiera się prawo wglądu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej, gdyż w innym wypadku sprawowanie kontroli nie byłoby możliwe.

Obowiązkiem zarządu i zarządcy jest umożliwienie właścicielom lokali sprawowanie kontroli działalności zarządu, a właściciel lokalu powinien zdecydować, czy w tym celu wystarczy mu pokazanie dokumentów, wykonanie kserokopii, umożliwienie wykonania fotokopii czy też zeskanowanie.

W przypadku wspólnot mieszkaniowych ustawodawca nie przewidział sankcji za brak udostępnienia dokumentów wspólnoty jej członkom uznając, że wystarczająca będzie groźba odwołania przez niezadowolonych właścicieli lokali, a w przypadku zarządcy groźba rozwiązania umowy.

Praktyka w zakresie udostępniania dokumentów powinna znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie wspólnoty.

Wspólnota mieszkaniowa w regulaminie powinna określić na przykład, w jakich godzinach i w jakie dni tygodnia można uzyskać wgląd do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej. Z jakim wyprzedzeniem, w jakiej formie i trybie właściciel powinien zamówić wgląd w określone dokumenty. W jakim terminie i na czyj koszt powinny być przygotowywane kopie dokumentów itd.

Stosowne zapisy regulaminu spowodują, że w danej wspólnocie nie będą powstawały spory co do zasady udostępnienia dokumentów.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!