Kwalifikowany podpis elektroniczny w służbie gospodarki paperless
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zabezpieczony kryptograficznie. Fot. Pixabay
Rozwiązania paperless pozwalają ograniczyć wiele ryzyk po stronie firmy, powodują oszczędność kosztów i korzyści ekologiczne. Coraz więcej firm decyduje się na ograniczanie papierowych faktur, rachunków lub umów i zastępuje je cyfrowymi odpowiednikami. Ważnym narzędziem w tej zmianie jest e-podpis, czyli elektroniczny podpis kwalifikowany, który gwarantuje bezpieczeństwo cyfrowego dokumentu i ustala tożsamość osoby podpisującej. Niestety, tempo przechodzenia na gospodarkę paperless wciąż jest mało zadowalające.
Zobacz także
Redakcja news Wejście w życie przepisów o patodeweloperce zostanie opóźnione?
Do Ministerstwa Rozwoju i Technologii (MRiT) spływają wiadomości od samorządów, inwestorów, a także ekspertów z apelami o przesunięcie terminu wejścia w życie nowych przepisów.
Do Ministerstwa Rozwoju i Technologii (MRiT) spływają wiadomości od samorządów, inwestorów, a także ekspertów z apelami o przesunięcie terminu wejścia w życie nowych przepisów.
Redakcja news Czy to koniec patodeweloperki? Co zmieni się od 1 sierpnia 2024?
Od 1 sierpnia wejdą w życie dwie nowelizacje rozporządzeń z zakresu przepisów budowlanych, które mają na celu m.in. walkę z patodeweloperką.
Od 1 sierpnia wejdą w życie dwie nowelizacje rozporządzeń z zakresu przepisów budowlanych, które mają na celu m.in. walkę z patodeweloperką.
Paweł Puch Jeden właściciel – jeden głos
We wspólnocie mieszkaniowej do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali, wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca...
We wspólnocie mieszkaniowej do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali, wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności, przekraczające zakres zwykłego zarządu.
Paperless, czyli rezygnacja z papieru na rzecz cyfrowego obiegu dokumentów to trend, który mocno przyspieszył w trakcie pandemii COVID-19. Pozbycie się papierowych dokumentów wymaga metody podpisywania, która zastąpi odręczny podpis - elektronicznego podpisu kwalifikowanego. To ciąg znaków dołączany do dokumentu, który gwarantuje, że jego treść nie może zostać w sposób nieautoryzowany zmieniona, i potwierdza tożsamość osoby podpisującej. Jest on również zabezpieczony kryptograficznie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest coraz częściej wykorzystywany w obrocie gospodarczym, ponieważ w świetle prawa jest równorzędny z odręcznym podpisem i regulowany przez unijne rozporządzanie eIDAS. Dzięki temu dokument uwierzytelniony takim podpisem jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej.
Kiedy można stosować kwalifikowany podpis elektroniczny?
Firmy wykorzystują go m.in. do podpisywania umów cywilnoprawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień, także w obrocie międzynarodowym oraz w kontaktach z administracją do sygnowania np. deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje, wymiany dokumentacji z Głównym Urzędem Statystycznym, Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, Krajowym Rejestrem Sądowym czy organami samorządowymi.
Dzięki temu narzędziu, można podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co jest dla firm wygodne, szczególnie w warunkach pracy zdalnej. Podstawową korzyścią tego rozwiązania jest brak konieczności drukowania, kopiowania, wysyłania kurierem czy archiwizowania podpisanych dokumentów. To powoduje optymalizację czasu pracy personelu, a firma ogranicza zużycie papieru i innych materiałów biurowych. W rezultacie dba o środowisko i odnotowuje wymierne korzyści finansowe.
Eksperci podkreślają, że wśród korzyści, które zapewnia firmie paperless, poza oszczędnościami po stronie kosztowej i ekologią, jest również minimalizacja ryzyk po stronie firmy, takich, jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne.
Może Cię zainteresuje: Jakie zmiany w pracy zdalnej?
Narzędzia dostępne na polskim rynku
Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir jest pierwszym w pełni digitalowym rozwiązaniem, co oznacza, że nie wymaga korzystania z karty kryptograficznej i czytnika. Na polskim rynku dostępne są także inne tego typu narzędzia, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Jednak autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym pod względem prawnym w wielu sytuacjach może nie wystarczyć i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów.
Poza usługami wspierającymi cyfryzację obiegu dokumentów Krajowa Izba Rozliczeniowa dostarcza również narzędzia służące bezpiecznej wymianie informacji, mechanizmy oparte na analizie big data, rozwiązania z zakresu otwartej bankowości i AML. Ma to na celu przyspieszenie szybkości wdrażania paperless w Polsce, która wciąż jest niezadowalająca.
Badanie wykonane w 2022 roku na zlecenie KIR i ZBP wskazuje, że zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym rośnie także wśród indywidualnych użytkowników – w latach 2018–2022 odsetek korzystających z e-podpisu zwiększył się o 38 proc. Z takiej usługi chciałoby korzystać trzech na pięciu respondentów. Największy potencjał e-podpisu Polacy widzą w przypadku zawierania umów na usługi realizowane za pośrednictwem banków (52 proc.), umów z dostawcami usług użyteczności publicznej, takich jak prąd, gaz, woda i śmieci (45 proc.), umów ubezpieczeniowych (42 proc.), telekomunikacyjnych (41 proc.) i medycznych (34 proc.).
Źródło: Newseria Biznes