Wzór porządku obrad i sposoby prowadzenia zebrania wspólnoty mieszkaniowej

Przy tak ogólnikowej ustawie, zawierającej ponadto luki i błędy, wspólnoty mieszkaniowe zyskują znaczną swobodę działania: mogą same dla siebie tworzyć przepisy szczegółowe. Mogą też po swojemu interpretować ustawę. Jednak, żeby korzystać z tej swobody, trzeba dobrze znać prawo.

Należy podkreślić, że w obecnym stanie prawnym tylko interpretacja ustawy przez Sąd Najwyższy jest zobowiązująca dla wszystkich właścicieli lokali. W znacznej większości bardzo mało wiedzą oni o przysługujących im prawach.

Podstawowym obowiązkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest przygotowanie i zwołanie zebrania ogółu właścicieli, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Obowiązek ten wynika z zapisu w art. 30 UWL.  Na tym zebraniu zarząd musi złożyć sprawozdanie (finansowe i opisowe) ze swojej działalności.

Zobowiązany jest też do opracowania rocznego planu gospodarowania nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu. Musi również przygotować treść uchwały o przyjęciu sprawozdania i w kwestii udzielenia zarządowi absolutorium oraz uchwały o przyjęciu planu gospodarczego.

W celu uniknięcia opodatkowania środków finansowych zgromadzonych na koncie należy również przygotować treść uchwały o przeniesieniu zaliczek na następny okres rozliczeniowy. O zebraniu zarząd ma obowiązek, zgodnie z art. 32 UWL, zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania.

Obowiązek zwołania corocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej, z powyżej podanym porządkiem obrad, ma również zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 UWL.

A jak można postąpić , gdy zarząd wspólnoty nie został jeszcze wybrany lub istniejący zarząd czy zarządca nie chce zwołać zebrania?

Nie ma wybranego zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Zarządu wspólnoty nie ma, gdy właściciel budynku (deweloper, gmina itd.) sprzedaje dopiero pierwsze mieszkania. W celu wybrania pierwszego zarządu tworzy się tzw. grupę inicjatywną, która zajmie się przygotowaniem zebrania (korzystając z zapisu w art. 30 ust. 1a UWL). Takie zebranie może przygotować również deweloper lub właściciel budynku.

Z praktyki wynika, że zwołanie przez niego zebrania na ogół nie leży w jego interesie. Należy zwołać je w miarę szybko, dopóki deweloper/ właściciel budynku ma większość udziałów w nieruchomości wspólnej.

Jest to wskazane, ponieważ można wówczas głosować nad uchwałami w sposób przewidziany w art. 23, ust. 2a UWL, czyli według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Takie głosowanie może się odbyć na żądanie (wniosek) właścicieli lokali, którzy mają łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Ze zwołaniem zebrania, którego najważniejszym celem będzie zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną (art. 18, ust. 2a UWL) nie trzeba czekać, aż upłyną dwa lata (obowiązek wyboru zarządu w tym czasie wynika z art. 26, ust. 2 UWL lub zapisu w aktach notarialnych sprzedaży mieszkań).

Grupa inicjatywna powinna przygotować treść uchwały o sposobie zmiany zarządu nieruchomością wspólną, ustalonego w akcie notarialnym sprzedaży mieszkań (art. 18, ust. 1 UWL), na sposób zarządu nieruchomością wspólną zgodnie z obowiązującymi zasadami określonymi w ustawie o własności lokali.

Przy głosowaniu nad tą uchwałą musi być obecny notariusz, który sporządzi protokół będący podstawą wpisu do księgi wieczystej (uchwała podjęta bez obecności notariusza jest nieważna i podlega skutecznemu zaskarżeniu do sądu okręgowego).

Kolejnym punktem porządku obrad powinien być wybór członków zarządu (jak wynika z praktyki – najlepiej trzech). Mogą nimi zostać osoby fizyczne, nie tylko będące właścicielami lokali (art. 20, ust. 1 UWL). Do uchwały o wyborze zarządu należy dołączyć tyle list głosujących, ilu zgłoszono kandydatów do zarządu.

Grupa inicjatywna, po zapewnieniu obecności notariusza na zebraniu wspólnoty, powiadamia o nim na piśmie wszystkich właścicieli lokali i deweloper/właściciela budynku, wraz z zawiadomieniem wysyłając porządek obrad i treść uchwały o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną.

Porządek obrad takiego zebrania będzie krótki i przyjmie następującą postać:

• otwarcie zebrania oraz wybór przewodniczącego zebrania, protokolanta i komisji skrutacyjnej,
• podjęcie uchwały o przyjęciu zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną w obecności notariusza,
• podjęcie uchwały o wyborze członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej,
• wolne wnioski.

Zarząd/zarządca nie chce zwołać zebrania (corocznego lub na wniosek właścicieli – art. 31, pkt b)

Grupa inicjatywna złożona z właścicieli lokali – stosownie do zapisów w art. 30, ust. 1a oraz art. 27 UWL – przygotowuje zebranie wspólnoty mieszkaniowej w sposób podany wyżej. Obecność notariusza nie jest potrzebna, jeżeli przedmiotem obrad nie będzie podejmowanie uchwał w sprawach wcześniej przez niego zaprotokółowanych.

Uchwały podjęte na zebraniu zwołanym nie przez zarząd/zarządcę, a także podjęte w wyniku indywidualnego zbierania głosów nie przez zarząd/zarządcę, będą ważne pomimo zapisu w art. 23, ust. 1 UWL. Taka obrona właścicieli lokali przed zarządem/zarządcą, który nie wykonuje swoich podstawowych obowiązków, jest utrwalona w orzecznictwie prawniczym.

Wspólnoty mieszkaniowe na ogół nie mają:

• uchwały określającej zakres i sposób prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
• uchwały w sprawie określenia granic nieruchomości wspólnej.

Pierwsza uchwała, do której podjęcia jest zobowiązana wspólnota mieszkaniowa zapisem w art. 22, ust. 3, pkt 10 UWL, jest bardzo ważna. Powinna ona zawierać regulamin rozliczania mediów. Powinien być on dostarczony za potwierdzeniem podpisu każdemu mieszkańcowi (lokatorowi) w budynku, a nie tylko właścicielowi lokalu.

W przypadku ponoszenia opłat za media zużywane nie tylko przez właścicieli lokali, lecz także przez innych mieszkańców mających prawo do korzystania z lokalu, wspólnota występuje w roli pośrednika płatności za media.

Wspólnota mieszkaniowa, zgodnie z ustawą o własności lokali, może zajmować się wyłącznie sprawami dotyczącymi nieruchomości wspólnej. Może więc dochodzić tylko kosztów poniesionych na jej utrzymanie.

W związku z tym regulamin rozliczania mediów musi być tak napisany, żeby nakładał na właścicieli obowiązek ponoszenia kosztów dostarczania mediów do ich lokali i kosztów zużywania mediów w ich lokalach, a nie tylko w nieruchomości wspólnej.

Rozliczanie mediów (wszystkich) nie należy do zarządu nieruchomością wspólną. Dochodzenie w sądach zaległości z tego tytułu bez regulaminu rozliczania mediów jest bardzo trudne.

Podjęcie drugiej uchwały, wynikającej z treści aktu notarialnego i ustawy o własności lokali, ułatwia przejrzystość rozliczeń. Nie ma pytań, dlaczego za remont pewnych części płaci, a za naprawę innych właściciel lokalu musi zapłacić sam.

Jest jeszcze jedna uchwała, w sprawie regulaminu porządku domowego, która powinna znaleźć się w obrocie prawnym wspólnoty mieszkaniowej. W praktyce podejmują ją niemal wszystkie wspólnoty.

Czy w trakcie zebrania można zmienić porządek obrad?

Trudno namówić zarząd, żeby w porządku obrad umieścił podjęcie uchwał o swoim odwołaniu i powołaniu nowego składu zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Każdy właściciel lokalu może żądać omówienia spraw niezaplanowanych w porządku obrad. Pozwala na to art. 27 UWL: „Każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Nie uchybia to jednak przepisom art. 21 ust. 1 i art. 22 ust.1”.

Tak więc można żądać podjęcia uchwał o odwołaniu członków zarządu i powołaniu doń nowych osób. Należy jednak pamiętać, że listy do głosowania muszą być przygotowane oddzielnie dla każdej osoby.

Stanowisko, że zaplanowany porządek obrad nie jest sztywny i członkowie wspólnoty mieszkaniowej, właściciele lokali mogą wyjść poza jego zakres, jest utrwalone w orzecznictwie prawniczym.

Istotnie, występują uchybienia związane ze zwołaniem zebrania czy zbieraniem głosów, jednak powszechnie aprobuje się pogląd Sądu Najwyższego, iż wadliwość może doprowadzić do unieważnienia uchwały, tylko wtedy, gdy mogła ona mieć wpływ na wynik głosowania (por. orzeczenie z dnia 02 lutego1962 roku I CR225/61 RPE 1963/2).

Wobec tego podejmowane uchwały nie mogą naruszać podstawowych zasad porządku prawnego, nie mogą być sprzeczne z prawem ani umową właścicieli, nie mogą naruszać ich interesów i powinny się wiązać ze zmniejszeniem kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

Dla ważności uchwały nie ma znaczenia, kto zbierał głosy i kto zwołał głosowanie. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Sądu Najwyższego, ustawa o własności lokali nie uzależnia ważności uchwał od należytego zwołania zebrania lub zbierania głosów przez osoby uprawnione.

Decydujące znaczenie ma tu treść woli wyrażonej przez członków wspólnoty w podjętych uchwałach, a nie kwestie proceduralne. Konsekwentnie trzeba przyjąć, że właściciele nie są związani treścią projektów uchwał przedstawianych w zawiadomieniu o terminie zebrania wraz z porządkiem jego obrad, w związku z czym mogą podejmować uchwały wykraczające poza te projekty lub je zmieniać (wyrok z 11 stycznia 2007 r. (II CSK 370/2006).

Należy podkreślić, że to właściciele lokali tworzący, a nie zarząd, podejmują uchwały. Oznacza to zatem, że ewentualne uchybienie proceduralne w zakresie zebrania głosów nie ma żadnego wpływu na ważność uchwał podjętych przez właścicieli lokali.

Na koniec trzeba przypomnieć, że lista do głosowania powinna zaczynać się za treścią uchwały, na tej samej stronie (wtedy nie można się tłumaczyć, że treść uchwały nie była komuś znana), a także, że w przypadku indywidualnego zbierania głosów trzeba dostarczyć podjęte uchwały wszystkim właścicielom lokali.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!