Co powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością?

Umowa musi mieć formę pisemną, ponieważ w innej formie nie będzie ważna. Wspomniana ustawa oraz Kodeks cywilny regulują wymogi co do elementów umowy i sposobu jej zapisu. Ponadto zarządca nieruchomości jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Dzięki temu właściciel nieruchomości będzie mógł dochodzić swoich roszczeń od zarządcy. Wysokość polisy ubezpieczeniowej regulują ministerialne zapisy.

Co powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością?

Ważne są przede wszystkim elementy obowiązkowe dla każdej umowy cywilno‑prawnej. Umowa o zarządzanie nieruchomością musi zawierać oświadczenie zarządcy o tym, że posiada uprawnienia zawodowe wydane przez Ministerstwo Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej zezwalające mu na wykonywanie zawodu zarządcy nieruchomości. Do umowy wpisujemy numer licencji zarządcy. Zarządca oświadcza także w umowie, że zgodnie z wymogami prawa posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. W części dotyczącej przedmiotu umowy powołujemy się na Ustawę o gospodarce nieruchomościami oraz wymieniamy dane dotyczące księgi wieczystej nieruchomości, której zarządzanie dotyczy i informacje co do obiektów wchodzących w skład danej nieruchomości.

Szczegółowe określenie obowiązków zarządcy

Umowa o zarządzanie nieruchomością powinna także zawierać dokładne wyliczenie obowiązków czyli tego, czego oczekujemy od zarządcy nieruchomości w ramach umowy. Na początek należy wprowadzić zapis, zgonie z którym to zarządca będzie ponosił odpowiedzialność za opiekę nad nieruchomością wspólną zgodnie z przepisami prawa. Ponadto należy podkreślić, że zarządca zobowiązuje się dbać o ochronę interesów wspólnoty (lub właściciela nieruchomości) i dochowywać szczególnej staranności, która jest właściwa dla zawodowego charakteru czynności i zasad etyki zawodowej zarządcy nieruchomości.

– W dalszej części powinniśmy przypomnieć, że zarządca jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej. Oznacza to, że nie wolno mu przekazywać osobom trzecim jakichkolwiek informacji dotyczących zarządzania  nieruchomością, które mogłyby naruszać interesy wspólnoty lub właściciela nieruchomości – mówi Marcin Sodo. Ten obowiązek nie ustaje wraz z zakończeniem umowy, chyba że zarządca zostanie z niego zwolniony poprzez sąd lub inny powołany do tego organ.

Opisujemy wszystko od A do Z

Umowa o zarządzenie nieruchomością powinna zawierać opis czynności, których wykonywania oczekujemy od przyszłego zarządcy. Dokonujemy tego punkt po punkcie wprowadzając na przykład zapisy zobowiązujące zarządcę do prowadzenia pełnej dokumentacji dotyczącej wykazu lokali w nieruchomości oraz ich właścicieli i tego, ile udziałów posiadają w nieruchomości wspólnej. Umieszczamy także zapis wprowadzający dla zarządcy obowiązek reprezentowania wspólnoty przed sądami w sprawach dotyczących egzekwowania należności od mieszkańców na rzecz tej wspólnoty. Zarządca nieruchomości powinien także zostać zobowiązany w umowie do prowadzenia tak zwanej książki obiektu budowlanego i pełnej, aktualnej dokumentacji technicznej w sposób, który regulowany jest przez odpowiednie ustawy.

Nie zapominajmy o sprawach finansów

W kwestiach finansowych umowa o zarządzanie nieruchomością powinna nakładać na zarządcę obowiązek kontrolowania rozliczeń oraz wykonywania umów przez dostawców energii elektrycznej, wody czy gazu oraz pozostałych firm świadczących stałe, bieżące usługi na rzecz wspólnoty. Zarządca może także negocjować oraz przedstawiać wspólnocie oferty firm, które mogłyby świadczyć usługi na jej rzecz. Ponadto zarządca nieruchomości powinien mieć obowiązek bieżącego rozliczania wszelkich wpłat wnoszonych przez mieszkańców na rzecz wspólnoty, a wynikających z kosztów zarządzania nieruchomością wspólną lub pokrywających koszty dostarczania wody i ciepła czy wywozu nieczystości. Powinniśmy również zobowiązać zarządcę do sporządzania corocznego sprawozdania finansowego oraz wszelkich innych sprawozdań, jeśli prawo nakłada na wspólnotę obowiązek ich przygotowywania.

Kontakty zarządcy z mieszkańcami

Warto także zobowiązać zarządcę nieruchomości do przygotowywania rocznego planu gospodarczego oraz informacji o tym, czy plan został zrealizowany wraz ze szczegółowym wyliczeniem i podziałem finansów na każdego właściciela nieruchomości we wspólnocie. Zarządca w umowie o zarządzanie nieruchomością powinien być także zobowiązany do przekazywania na żądanie każdego z właścicieli lokali szczegółowych informacji dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną i kwestii finansowych. Powinien on również być osobą odpowiedzialną za przygotowywanie wszystkiego co wiąże się z organizacją zebrań właścicieli lokali należących do nieruchomości.

Wynagrodzenie dla zarządcy

Oczywiście umowa o zarządzanie nieruchomością musi także zawierać stosowne regulacje dotyczące wynagrodzenia wypłacanego zarządcy. Należy w tym punkcie przypomnieć także o odpowiedzialności zarządcy za brak lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z umowy oraz zastrzec, że zarządca nie może pobierać innych opłat za zarządzanie nieruchomością niż wynagrodzenie określone w umowie.

Odwołania do pozostałych aktów prawnych i załączników

Tak jak każda umowa również ta, dotycząca zarządzania nieruchomością powinna zawierać informację o tym, jak rozstrzygać kwestie, które nie zostały w niej przewidziane.
W tym miejscu należy przywołać wspomnianą wcześniej Ustawę o gospodarce nieruchomościami, Ustawę o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 roku (DzU z 2000 roku, nr 80, poz. 903 z późn. zm.) oraz standardowo Kodeks cywilny. Do umowy należy dołączyć w formie załączników dokumenty takie jak świadectwo nadania zarządcy nieruchomości licencji zawodowej, polisę OC zarządcy nieruchomości, zaświadczenie zarządcy o wpisie do ewidencji gospodarczej oraz zaświadczenia o nadaniu numerów NIP i Regon zarządcy nieruchomości.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!