Parkingi społeczne a ochrona danych osobowych

Zainteresowanie Czytelników wzbudza administrowanie danymi osobowymi użytkowników parkingów społecznych, a co za tym idzie – odpowiedzialność za wdrożenie w procesie zarządzania parkingami wymagań, normujących ochronę danych osobowych.

Pytania Czytelników nie zawierały opisu zastosowanych szczegółowych rozwiązań właściwych dla organizacji parkingów społecznych w konkretnej spółdzielni mieszkaniowej, dlatego też odpowiedź przygotowano opierając się na doświadczeniach własnych. Podjąłem więc próbę odpowiedzi na dwa pytania:

Kto jest administratorem danych osobowych użytkowników parkingów społecznych?

Jakie relacje, w kontekście procesu ochrony danych osobowych, łączą podmioty zarządzające parkingami społecznymi ze spółdzielniami mieszkaniowymi?

Administrator podmiotów użytkujących parkingi społeczne

W zdecydowanej większości przypadków spółdzielnie mieszkaniowe udostępniają teren pod parkingi społeczne na podstawie odrębnych umów, zawierających ogólne zapisy odnoszące się do sposobu zarządzania przyszłym parkingiem; wskazówki dotyczące stosowania zasad sprawiedliwego traktowania przyszłych użytkowników, a także sprawiedliwej kalkulacji przyszłych kosztów obciążających podmioty zainteresowane użytkowaniem miejsc postojowych na parkingach społecznych.

Częstym wymogiem prezentowanym przez spółdzielnie mieszkaniowe, niezbędnym do zawarcia umowy dotyczącej udostępnienia terenu pod parking społeczny, jest sformalizowana forma zrzeszenia się podmiotów zainteresowanych utworzeniem parkingów społecznych, np. w oparciu o zapisy Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach oraz przyjęty dokument opisujący w szczegółowy sposób zasady funkcjonowania parkingu społecznego. Najczęściej dokument ten ma formę regulaminu określającego:

• cele utworzenia parkingu społecznego i sposoby ich realizacji,
• sposoby nabywania i utraty statusu użytkownika parkingu,
• prawa i obowiązki użytkowników,
• zasady korzystania z parkingu społecznego,
• organizację parkingu społecznego, w tym jego władze i organy przedstawicielskie, ich wybór oraz obowiązki i uprawnienia.

Dodatkowo, zgodnie z decyzją władz parkingu społecznego, w związku z realizacją celu związanego z utworzeniem parkingu społecznego, prowadzona jest dokumentacja pomocnicza, zawierająca w szczególności:

• rejestr zgłoszeń osób ubiegających się o przydział miejsca postojowego na parkingu społecznym,
• ewidencję członków parkingu społecznego będących jednocześnie członkami spółdzielni mieszkaniowej,
• listę osób oczekujących na przydział miejsca postojowego na parkingu społecznym, będących (lub nie będących) członkami spółdzielni mieszkaniowej,
• ewidencję rozliczeń finansowych z użytkownikami parkingu społecznego,
• grafik (harmonogram) dyżurów użytkowników parkingu społecznego, w tym zasady jego dystrybucji,
• listę osób (nie zawsze będących członkami spółdzielni mieszkaniowej lub użytkownikami parkingu społecznego) zastępujących na dyżurze użytkowników parkingu społecznego.

Powyższe stanowi, że to podmioty zarządzające parkingami społecznymi, ustalając cele i sposoby przetwarzania danych osobowych ich użytkowników, wypełniają definicję administratora zawartą w art. 4 pkt. 7 RODO. A zatem to do parkingów społecznych należy realizacja wszelkich wymagań aktualnie obowiązujących przepisów prawa normującego ochronę danych osobowych.

Relacje spółdzielni mieszkaniowej z parkingiem społecznym

Podstawowym dokumentem, łączącym spółdzielnie mieszkaniowe z podmiotami zarządzającymi parkingami społecznymi, zrzeszającymi ich użytkowników, jest wspomniana powyżej umowa udostępnienia terenu pod parking, stanowiąca oświadczenie woli, wyznaczająca wzajemne prawa i obowiązki stron umowy. W kontekście przepisów prawa normujących proces ochrony danych osobowych, niezmiernie ważnymi zapisami umowy są te, które odnoszą się do wspierania działalności parkingów społecznych przez spółdzielnie mieszkaniowe. Najczęściej są to zadania związane z:

• procesem weryfikacji członkostwa w spółdzielni osób ubiegających się o przydział miejsca postojowego na parkingu społecznym,
• obsługą rozliczeń finansowych z użytkownikami parkingu społecznego,
• prowadzeniem obsługi korespondencyjnej dla potrzeb parkingu społecznego z użytkownikami oraz osobami ubiegającymi się o przydział miejsca postojowego,
• prowadzeniem ochrony parkingu społecznego z wykorzystaniem systemu monitoringu wizyjnego.

Realizując wyszczególnione powyżej zadania, związane z przetwarzaniem danych osobowych w imieniu administratora, niezbędne dla realizacji celów określonych przez parkingi społeczne, spółdzielnie mieszkaniowe stają się podmiotem przetwarzającym dla parkingów społecznych (art. 4 pkt. 8 RODO) zobowiązanym do zawarcia z nimi stosowanej umowy (art. 28 ust. 3 RODO), określającej m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa administratora (parkingów społecznych).

Mając na uwadze przedstawione powyżej rozważania, a w szczególności wymagania określone w kolejnych zapisach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), w tym także w zapisach, wynikających z Rozdziału VIII RODO oraz Rozdziału 11 Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2018 r., poz. 1000), nie zwracając uwagi na wielkość parkingów społecznych, liczbę ich użytkowników i zaangażowanie osób nimi zarządzających, warto zacytować słowa Alberta Einsteina… odpowiedzialność spada na tych, którzy robią użytek z nowych narzędzi…

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!