Naruszenie tajemnicy korespondencji

W pytaniu użyto pojęcia „administrator wewnętrzny”, a ponieważ takiego pojęcia nie ma w prawie, należy wyjaśnić, że przy wykonywaniu usługi zarządzania nieruchomościami podstawę prawną stanowią przede wszystkim przepisy ogólne Kodeksu cywilnego, w tym przepisy art. 734–751 Kodeksu cywilnego, jednakże szczególnie wiążące są przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami. O zakresie obowiązków i odpowiedzialności usługi świadczonej przez zarządcę nieruchomości wobec zleceniodawcy stanowi wyłącznie umowa o zarządzanie nieruchomością, której elementy przedmiotowo istotne określono w ustawie o gospodarce nieruchomościami (art. 185 UGN).

Warto tu powołać się na wyrok SA w Lublinie z 14 stycznia 2016 roku (sygn. akt III AUa 812/15). Sąd orzekł, że: „Umowa o świadczenie usług jest umową starannego działania, której przedmiotem jest wykonywanie określonych czynności. Czynności te mogą, ale nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu, nie muszą też być wykonywane stale i systematycznie. Jeśli zatem zleceniobiorca zachowa należytą staranność przy wykonywaniu powierzonych mu czynności wówczas nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania”.

Właściwe doręczenie pisma

Odnosząc się do uprawnień zarządcy, należy podać, że urząd, o którym mowa w pytaniu, powinien skierować pismo do właściciela lokalu bezpośrednio, na jego adres. Doręczenie właściwe przez ten urząd polega na dostarczeniu pisma tej osobie, dla której było przeznaczone, na jego adres. W potocznym rozumieniu „adres” – to miejsce zamieszkania lub pobytu osoby. Urząd takiego pisma adresowanego do właściciela lokalu, jako strony postępowania, nie powinien kierować do zarządu lub do całej wspólnoty i jego członków, chyba, że umieści ich wśród adresatów, którym przekazuje pismo „do wiadomości”, ale tylko wtedy, gdy są oni także stronami postępowania.

Pismo urzędowe skierowane bezpośrednio tylko do jednego z właścicieli lokali nie może być przekazywane ani „rozpowszechniane” wśród innych osób czy innych podmiotów ani przez zarząd, ani przez zarządcę nieruchomości, ani też przez pracownika zarządcy nieruchomości.

Takie działanie, niemające umocowania w prawie, nie może mieć umocowania w umowie o zarządzanie nieruchomością, ponieważ narusza warunki umowy, jak też może naruszać prawo do prywatności osoby fizycznej (wspomnianego w pytaniu właściciela lokalu) w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Nieupoważnione dysponowanie pismem właściciela lokalu a RODO

Takie działania, tj. nieupoważnione dysponowanie pismem właściciela lokalu i jego rozpowszechnianie wśród osób trzecich może być uznane przez organ UODO za nielegalne przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych RODO. Firma zarządzająca, zarządca nieruchomości, może przetwarzać dane osobowe właścicieli lokali, ale tylko w zakresie niezbędnym do wykonania zadań zleconych przez wspólnotę. Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych właścicieli lokali (tj. m.in. zbieranie lub udostępnianie) na zapas lub w zakresie szerszym niż to jest usprawiedliwione celami realizowanymi przez administratora danych (wspólnota mieszkaniowa jest administratorem danych) oraz przez podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie. W tym miejscu należy dodać, że zarządca nieruchomości nie może przetwarzać takich danych osobowych, nawet tych uzasadnionych, jeśli strony umowy nie zawarły umowy o usługowe przetwarzanie danych osobowych, która jest umową akcesoryjną do umowy o zarządzanie.

Brak umowy o usługowe przetwarzanie danych osobowych może być uznane za delikt zarówno w stosunku do wspólnoty jako administratora danych, jak i za delikt zarządcy nieruchomości. Przypomnijmy, że wspólnota mieszkaniowa przetwarza dane osobowe właścicieli lokali w celach związanych z zarządem. Chodzi m.in. o zebrania, uchwały, zawiadomienia, rozliczenia, zgodnie z przepisami RODO.

Według art. 23 KC „dobra osobiste człowieka, w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach”.

Według art. 24. KC „ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie”.

Odpowiadała Eugenia Śleszyńska