Książka obiektu budowlanego - Prawa i obowiązki zarządców w kwestii prowadzenia KOB

W związku z planowanym w Polsce uwolnieniem zawodu zarządcy, w niedługim czasie, możliwe będzie zarzadzanie budynkami przez osoby, które mają wykształcenie średnie bez konieczności posiadania licencji zarządcy, czyli odpowiedniego doświadczenia i świadomości problemów w budynkach eksploatowanych nie tylko technicznych, ale i społecznych. Zwyczajowo przyjęto, że prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego (dalej zwana KOB lub książka) zarządca może powierzyć osobie ze średnim wykształceniem, posiadającej rozumienie przepisów Prawa budowlanego i przepisów powiązanych oraz mającej cechę systematyczności i nawyk czytelnego pisania. Obecnie mimo braku wyższego wykształcenia takie osoby mają nad sobą kontrolę zarządcy lub zatrudnianych przez niego osób z pionu technicznego.

W artykule omówiono problemy na jakie mogą natknąć się osoby prowadzące KOB i przedstawiono alternatywne rozwiązanie, jako propozycję likwidacji nieścisłości w obowiązujących przepisach, a przy okazji wprowadzenia nowego narzędzia jakim jest elektroniczna wersja KOB (dalej zwana eKOB) [3].

Obowiązki wynikające z przepisów o KOB

W pierwszej kolejności krytycznej analizie poddano obowiązki wynikające z Ustawy Prawo budowlane [1].

Zgodnie z art. 63 ust. 1. Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60, oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Tymczasem w wielu przypadkach, z którymi autorka miała do czynienia, stwierdzono, że inwestor zastępczy nie przekazuje wymienionej w art. 63 dokumentacji przyjmującemu budynek do eksploatacji właścicielowi lub zarządcy. Zdarzają się nawet kuriozalne sytuacje, gdzie zaraz po odbiorze przeprowadzonym przez nadzór budowlany, wykonawca lub deweloper twierdzi, że „nie posiada dokumentacji powykonawczej, ani świadectwa charakterystyki energetycznej”. Czy to możliwe? Czy może ktoś chce coś ukryć i nie życzy sobie aby właściciel się o tym dowiedział? Co takiego może być w dokumentach powykonawczych? Dlaczego są problemy z uzyskaniem podstawowych danych o obiekcie? Czemu niektórzy zarządcy godzą się na „przejmowanie” budynku bez uzyskania odpowiedniego kompletu dokumentów?

Na podstawie art. 64 ust. 1. właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego nie będącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, o którym mowa w art. 20 ust. 2, książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego.

Odpowiednie osoby, zgodnie z ustawą [1], zobowiązane są do prowadzenia KOB. Brakuje jednak precyzyjnych przepisów, które określałyby jak należy wypełniać książkę. Obowiązujące rozporządzanie [2] precyzuje bowiem tylko jakie tabele zawiera wzór KOB. Co daje błędne przekonanie zarządcom, że wypełnienie pierwszej strony i wpisanie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie KOB jest spełnieniem „prowadzenia książki”, ponieważ jest już ona otwarta. Zarządcy mają też przekonanie, że dodanie wymaganych przez Nadzór Budowlany zapisów w tablicach 4 i 5, dotyczących zaleceń wynikających z przeglądów, jest już wszystkim co powinni wpisać do KOB. Brak przepisów wykonawczych jasno określających minimalny zakres wypełnienia książki poniekąd zdaje się przyzwalać na „gubienie” istotnych informacji o historii technicznej obiektu (awarie, katastrofy, zmiany sposobu użytkowania).

Zgodnie z art. 64 ust. 2. Obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje właścicieli i zarządców:

• budynków mieszkalnych jednorodzinnych;
• obiektów budowlanych:

a) budownictwa zagrodowego i letniskowego,

b) wymienionych w art. 29 ust. 1 – nie wymagających pozwolenia na budowę;

• dróg lub obiektów mostowych, jeżeli prowadzą książkę drogi lub książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.

I jak dotąd są to jedyne wyjątki nieobjęte obowiązkiem prowadzenia KOB.

Art. 64 ust. 3. Protokoły z kontroli obiektu budowlanego, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego oraz dokumenty, o których mowa w art. 63, powinny być dołączone do książki obiektu budowlanego.

W praktyce najczęściej wypełniane są książki obiektu na stronie tytułowej, niekiedy dane podstawowe i tablice (nr 4 i 5) „dla Nadzoru”, a reszta dokumentów gromadzona jest w odrębnych teczkach i nie zawsze odpowiednio streszczona w KOB.

Następnie poddano analizie niektóre obowiązki wynikające z rozporządzenia Ministra Infrastruktury [2], co podano na podstawie poszczególnych paragrafów i tak:

• książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego…, do użytkowania i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania (§ 2);
• książka powinna mieć format A4 i być wykonana w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie użytkowania obiektu (§ 3.1);
• wzór książki określa załącznik do rozporządzenia (§ 3.2);
• książka powinna mieć strony ponumerowane oraz zabezpieczone w sposób chroniący przed ich usunięciem lub wymianą, a w przypadku wypełnienia całej książki zakłada się jej następny tom, wpisując na stronie tytułowej kolejny numer tomu oraz datę założenia (§ 4).

To oznacza, że wypełnienie jednej całej tablicy jest w zasadzie równoważne z założeniem kolejnego tomu.

§ 5.1. Wpisy do książki obejmują:

1) podstawowe dane identyfikujące obiekt:

• rodzaj obiektu i jego adres,
• właściciela, zarządcę – nazwę lub imię i nazwisko,
• protokół odbioru obiektu – numer i datę sporządzenia,
• pozwolenie na użytkowanie obiektu – nazwę organu, który wydał, numer i datę wydania,
• zmianę właściciela lub zarządcy – numer i datę protokołu przejęcia obiektu,
• wpis o zamknięciu książki, datę jej założenia.

Zdaniem autorki zbyt mało miejsca pozostawiono na zmianę właściciela lub zarządcy. Przykład – w skali obiektów handlowych znanej sieci hurtowni budowlanych w Polsce dowodzi, że realizacja i odbiór następuje często przez spółkę zagraniczną, następnie w niedługim czasie przejmuje obiekt spółka polska, a następnie regionalna. Obiekt często może też być wchłonięty do innej spółki lub sprzedany, ze względu na politykę firmy. Przykładowo nowy obiekt może zmienić właściciela już trzykrotnie zanim minie rok jego użytkowania, co wyczerpuje treść § 4.

2) dane ogólne o obiekcie budowlanym wraz z wykazami dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej przekazanej właścicielowi (zarządcy) przy zakładaniu książki.

3) plan sytuacyjny obiektu, z granicami nieruchomości, usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła – najlepszą jakość mają oryginalne mapki geodezyjne, ze względu na komplet informacji, ale do KOB nie można dokładać stron, bo obowiązuje nadal wzór sprzed dziewięciu lat.

4) protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy oraz przeprowadzonych remontów i przebudowy obiektu – brakuje jasnego określenia, gdzie wpisywać pozostałe przeglądy, chociażby dla częstszych niż roczne przeglądów w obiektach wielkopowierzchniowych.

§ 6.1. Wpisy do książki obiektu powinny być dokonane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu – przepis ten jest trudny do spełnienia, chociażby w sytuacji awarii czy katastrofy, gdzie w grę wchodzi bezpieczeństwo ludzi i w pierwszej kolejności ratowanie ich życia czy mienia.

§ 6.2. Wpis do książki powinien:

1) zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła – jednak na wpis o osobie – miejsca w rubrykach, np. 5 i 6 nie przewidziano;

2) cechować się jednoznacznością i zwięzłością – czego nie zauważono, ponieważ w KOB używane są określenia „jeśli” czy „jeżeli”.

§ 6.3. Wpisów, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b), dokonuje właściciel lub zarządca obiektu albo osoba upoważniona przez właściciela lub zarządcę – przekazanie tych obowiązków winno być potwierdzone pisemnie i odnotowane w KOB.

§ 6.4. Sprostowania błędów we wpisach dokonuje się przez przekreślenie wyrazów pojedynczą linią oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej zmiany – co w pewien sposób wydaje się zabezpieczać przed niekontrolowanym kreśleniem wpisów w KOB przez osoby nieupoważnione.

Cel prowadzenia książki

Celem prowadzenia KOB jest m.in.:

• ułatwienie wykonania obowiązków w zakresie utrzymania obiektu, nałożonych przepisami prawa na właściciela lub zarządcę, a także w określonych przypadkach również na użytkownika części lub całości obiektu;
• usprawnienie zarządzania obiektem i jego użytkowania;
• ułatwienie sporządzania analiz, sprawozdań i innych opracowań dotyczących użytkowania obiektu;
• ułatwienie wykonywania obowiązków przedstawicielom właściwych organów lub jednostek upoważnionych do kontroli utrzymania obiektów we właściwym stanie technicznym oraz do kontroli przepisów obowiązujących w budownictwie.

Wypełnianie KOB w 10 krokach¹

Opracowano zasady wypełniania KOB na poszczególnych stronach i w tablicach w dziesięciu krokach. Prezentujemy dwa pierwsze kroki dotyczące wypełnienia strony tytułowej oraz dane osoby dokonującej wpisów.

Krok 1.

Strona tytułowa zestawia podstawowe informacje identyfikujące obiekt. (Tab. 1.) Ponadto spis treści obejmuje całą charakterystykę zawartości książki i korespondującą – narzuconą przez rozporządzenie (wzór) – numerację stron. I tak strona 1 nie zawiera pól do uzupełnienia. Książka musi odpowiadać przepisom [2] i mieć dokładnie taką ilość i taką samą zawartość poszczególnych stron, jaka jest przewidziana we wzorze. Jeżeli wypełnilibyśmy jedną z tablic do końca mimo, że w innych tablicach pozostałoby jeszcze wolne miejsce, to i tak należy założyć nową książkę dla tego obiektu. A zatem kontynuacja książki jest już w innym tomie. Dołączanie dodatkowych stron nie wchodzi w rachubę, gdyż treść § 3.2. zabrania takich operacji ("Wzór książki określa załącznik do rozporządzenia").

Krok 2.

Przepisy nie uściślają kwalifikacji osoby prowadzącej KOB. Tak jak wspomniano na początku tekstu, zwyczajowo przyjęto, że taka osoba winna mieć:

• co najmniej średnie wykształcenie ogólne lub techniczne,
• dobrą znajomość przepisów ustawy Prawo budowlane oraz przepisów rozporządzenia MSWiA z 19 października 1998 r. i MI 3 lipca 2003 r. w sprawie KOB,
• umiejętność podejmowania decyzji w sprawie właściwego kwalifikowania dokumentów wymagających zarejestrowania,
• umiejętność czytelnego i wyraźnego pisania odręcznego,
• umiejętność systematycznego wykonywania zapisów oraz staranność w prowadzeniu książki.

Właściciel lub zarządca może sam prowadzić książkę lub upoważnić inną osobę do jej prowadzenia, z tym, że kopia upoważnienia powinna być dołączona do dokumentacji obiektu.

Wpisów do książki obiektu nie mogą dokonywać przedstawiciele organów, które są uprawnione do kontroli, jak: organy administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego, straży pożarnej, inspekcji sanitarnej, inspekcji ochrony środowiska, inspekcji pracy (jeśli obiekt jest zakładem pracy), itp.

Zalecenia pokontrolne organów i instytucji są przekazywane w innym trybie, a prowadzący KOB jest zobowiązany do zapisania informacji o dostarczonym dokumencie i dołączenia tego dokumentu do książki, a następnie do odpowiedniej teczki. Należy zadbać, aby była zachowana chronologiczna ciągłość zapisu osób odpowiedzialnych za prowadzenie książki.

Kolejne kroki wypełnienia książki obiektu budowlanego zostaną omówione w kolejnych numerach „Administratora”.

¹ Źródła: [2], [4], Jan Andrzej Wiktor strona www.lokus.com.pl i opracowania oraz badania własne

Literatura

1. Ustawa Prawo budowlane z 7 lipca 1994 r., Dz. z 1994 r. nr 89, poz. 414, z późn. zm. (ostatnia w czerwcu 2010 r. DzU z 2010 r. nr 121, poz. 809)

2. Książka obiektu budowlanego wg załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 3 lipca 2003 r. (DzU z 2003 r., nr 120, poz.1134)

3. Ostańska A.: KOB jako narzędzie pomocne w zarządzaniu budynkiem. Styczeń 2012, maszynopis s. 1–7

4. Ostańska A., Rola KOB w zarządzaniu budynkiem, Materiały Budowlane 3/2012, s. 80–84.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!